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1、适应形势 逐步改革-论研究所文献情报工作的改革与发展徐鸿儒（执笔）（院海洋所科技情报研究室）研究所的文献情报工作，是科研工作不可分割的重要组成部分，对研究所的科研全局和具体研究课题的进展，起着重要的支撑和保证作用。随着研究所体制改革的不断深入，研究所的文献情报工作遇到了许多新的问题，面临着适应形势，逐步改革的局面。文献情报工作自身的发展，也需要改革、创新。现就我所文献情报工作几年来改革的做法和体会，讨论研究所文献情报工作的改革。一、工作内容的变化以前，研究所文献情报工作的基本任务是保证本所科研工作的文献需要，做好科技图书、期刊、档案和各种资料的搜集、整理、加工和管理、借阅、收藏工作。所以，主要
2、只为本所科研人员服务，服务对象是单一的；坐等读者上门，工作性质是被动的、静态的；每天搬运、编写，工作方式是手工的；不与其他单位往来，工作环境是封闭的。近几年科技体制的深入改革，引起了研究所文献情报工作从内容到形式的一系列深刻变化，其内涵增加，外延扩展，任务内容有了巨大变化。主要有：1.根据新的办院方针，保持一支精干力量从事基础研究和新技术跟踪，主要精力投入国民经济建设的主战场。例如，海洋所560 多名科技人员参与课题研究，就有 420 多名科技人员投入到“主战场” ，约占 75%。这一大部分科技人员经常深入国民经济建设的现场，在所内时间较少；在所内时还得做实验和处理其他事务，很少有时间去查阅日
3、益增多的文献资料，获取最新的有用的科技信息。当前，为从事基础研究和新技术跟踪的科技人员进行服务的内容和方式均有待改进。如何为主战场的科技人员服务，已成为文献情报工作突出的新课题。2.近年来国内外科技信息大量增加，出现了在数量上急剧增长的“情报爆炸”和在质量上良莠混杂的“情况污染” 。最近我们做了调查，海洋科学学术刊物，不包括海洋科学情报类和研究海洋科学必须参考的其他学科的刊物，国外主要的有 96 种。60%是 60 年代后创刊的，国内 48 种，90%以上是 70 年代末以来创刊的。的确，文献量很大，质量相差悬殊，精华层出，但谬误也不少。科技要作者不得不花 3050%的时间和精力查阅文献检索工
4、作和情报调研工作，给科技人员提供“方便可靠情报” ，节约科技人员的时间和精力，以利提高科研工作效率。3需要对情况进行深度揭示。传统的情报研究多限于纯科学技术的调研，专业性强，而往往忽略研究科学技术与周围社会诸因素的关系，评价往往有其局限性。所以，情报研究应在用分析思维方法认识局部事物的基础上，应用系统工程理论进行综合研究。过去，情报调研的结果多是定性的描述，极少有定量的结论，很难算作可靠信息。为此，必须借助于数学，建立数学模型，才算达到应有的精确度，不仅可以说明现在，并且还可预测未来。4.服务对象不再仅仅是科技人员，而且包括了领导机关、决策人员和科技管理人员；不再只为本单位人员服务，而且也开始
5、为同行服务，为需要本报科技成果的单位和个人服务。5.不再只是提供学科前沿或专业的战略情报，而且要提供国民经济建设前沿的具有科技开发价值的文献情报信息。6.不再是被动服务，而且要参加重大科研课题的攻关，为课题选定、方案实施、成果鉴定、成果推广全过程进行主动服务，促进出成果，促进成果用于国民经济建设。7.不仅注重科技情报信息，而且要注重技术经济情报和市场信息的搜集。不仅重视文献信息的开发工作，而且需加强非文献情报信息如口头信息、样品、实物情报信息的搜集开发工作。8.不仅要重视情报信息的输入，而且要加强情报信息的输出，要宣传和推广本所的科研成果。9.由于我们国家大，地区广和部门多，工作性质相同或接近
6、，相关的兄弟单位很多。例如，我国的海洋科研力量分布在军工、交通、水产、地质、石油、高教、海洋局和中国科学院 8 个系统的 73 个单位，部分从事海洋工作的机构还有 60 多个。青岛最为集中，全国高级海洋科技人员有一半多集中在青岛，但也分别隶属于七八个系统的十五个单位，条块分割，各自为战；互相封锁，相互牵制；科研项目重复多，人、财、物、时浪费大。本着发挥社会主义大协作的精神，文献情报工作人员应积极开展兄弟单位间的密切合作和协作，文献互通有无，情报资源共享，减少浪费，携手共进。10.要开源节流，广集经费这本来不应是文献情报工作人员的工作内容，但由于国家经费还有困难，尽管物价不断上涨，然而文献情报经
7、费却不断下降。例如，海洋所 1985 年，图书情报经费虽有计划，实际上是实报实销；1985 年文献情报经费 22.05 万元，1986 年 23.1 万元，1987年 20.18 万元，1988 年 18.9 万元，1990 年 18.3 万元。看来物价还要继续上涨，而文献情报经费中，文献工作占了其中的 89%，情报工作仅占 11%，文献工作差很多，情报工作则更缺，难以全面开展工作。所以，每年都得花很多时间和精力在节约开支，筹集经费上。必须面对这个现实，正确对待和处理。总之，研究所文献情报工作的改革，除继续做好文献工作外，大力加强情报工作，积极开发利用信息资源，是研究所文献情报工作改革深化的重
8、点。二、机构设置文献情报工作内容的变化，需要有相应的组织机构设置来配合，才能顺利开展工作，完成任务。根据研究所文献情报工作的新内容和任务。研究所应设立统一的文献情报研究室，对全所的文献情报工作实行全面组织管理。情报室内建立适合本所学科或专业的三个组、三次情报研究和咨询服务组。我院有不少研究所是全国唯一的、独具特色的研究单位，建立这种学科或专业的包括各种图书、期刊、视听资料、计算机储存资料、特种文献、内部资料和技术档案的收藏中心，既有过去文献工作的基础，也符合进行规划协调、发展特藏的精神。二次文献情报是整个文献情报工作的中心环节，建立二次文献情报组，既能方便读者查阅各种专题文献，又为建立学科或文
9、献数据库打下了基础。三次文献情报是文献情报工作的核心，建立学科或专业的三次情报研究和咨询服务组，是当前科技发展和科学技术面向四化建设，抽入国民经济主战场的需要，也是科技赶超世界先进水平，为四个现代化进行科技探索，宣传和推广科技成果的需要。建立和健全含有上述三个组的文献情报研究室应成为研究所文献情报工作近期发展的目标。法律所早已建起统一的科技情报研究室，全面负责组织管理全所的文献情报工作，基本上实现了图书情报一体化，一、二、三次情报工作也全面铺开。现室内文献情报工作分四个组成部分：1.图书馆负责一次文献存贮和二次文献检索工作。2. 国外情报组3. 国内情报组分别负责国外和国内情报研究和技术咨询工
10、作。根据工作的具体情况，三个组的工作常有交叉、协作和配合。4. 科技情报网做好文献情报工作需要大量人力，需要大量懂专业、懂多种外文、文笔好的人才。但研究所毕竟不是专业文献情报机构，不可能也没必要配备很多科技人员来做文献情报工作。按科学院有关文件精神，研究所文献情报专职人员的编制可占全所人数的5%， （实际上许多单位未达到） ，目前基本够用，将来还应增加。专职文献情报人员不仅是文献情报工作的骨干力量，而且还应是文献情报工作的组织者和管理者。根据研究所的具体情况，重要的是依靠专职文献情报人员去屐和组织广大科技人员，共同协力做好文献情报工作。大体上说，一、二次文献情报主要由专职文献情报人员承担，科技
11、人员配合；三次文献情报则主要由专职人员组织科技人员来完成。研究所与专业情报单位不同，它有从事科研工作的广大科技人员，他们是科研情报工作的坚强后盾。这是研究所科技情报工作的一大优势。科技人员可以及时判断每个情报的真伪、新旧与价值，并能及时使用，见效快。所以，应充分发挥这一优势，把专职情报人员同科技人员结合起来，做好研究所的文献情报工作。专职文献情报人员与科技人员相结合，可以采取组织兼职情报员网的形式。由文献情报室向全所各课题组聘请一二名具有一定专业水平、热心情报工作的科技人员担任兼职情报员。专职文献情报人员按专业分工与他们联系，通过组织和活动联系起来，形成网，上下左右迅速传递信息，协力合作，开展
12、全面性情报工作。当然，还可采取适合本所的其他形式进行结合，但结合的优势无可置疑。以前，虽然每个科技人员都很重视文献情报工作，但往往仅是个人，至多是课题组小范围内的活动，结合后，范围可以扩大到所，且两者都能够互相取长补短，相互促进。专职文献情报人员可以向科技人员学习专业知识，了解科研现状；科技人员可以从专职文献情报人员那里获得最新文献情报，学到情报技术，使自己的文献情报工作更适应现代科技的发展。在海洋所领导的支持下，兼职情报员网已在 1972 年组织起来，1984 年又进行了调整和充实，现共有 52 人，包括各研究室各主要课题组的科技人员代表，他们工作在科研最前线，又活跃在情报战线上，给海洋所的
13、文献情报工作注入了勃勃生机。从总体来看，海洋所的文献情报工作还没形成分明的三个组，不过三个方面的工作已在开展，尚需进一步强化。计划在年内将图书馆拆建成一次文献（情报）存贮组和二次文献（情报）检索组；将国内情报组和国外情报组扩建成情报研究和技术研究中心。三、工作方法的改进和加强根据研究所文献情报工作内容的变化，除了文献情报组织机构须作调整外，文献情报的工作方法也须有相应的改进和对原来行之有效的工作方法的加强，才能做好工作。主要工作方法有：紧紧依靠专职文献情报工作人员，同科研人员密切配合与合作，衽文献工作情报化；加强情报研究，开展定向服务和定题服务；加强对科技成果的宣传，重视情报信息的输出；广泛搜集市场需求信息，推广科技成果，开展技术咨询服务；学会经济管理，开源节流等。在这几个方面，我们都做了一些工作，取得了一定的成效。（一）主动、积极和科研人员结合（一）主动、积极和科研人员结合
