浅谈澳门公司法中的公司秘书制度

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1、浅谈澳门公司法中的公司秘书制度浅谈澳门公司法中的公司秘书制度浅谈澳门公司法中的公司秘书制度作者：艾群1994 年的新澳门公司法典 （草案）是一部极具特色的法典。 （注：澳门现在正进行商法典的本地化工作，该商法典含公司法，但内容完全与公司法典草案相同，故此处仍以后者为依据。 ）在体例上它保持了本地区的特点，又借鉴了其他国家与地区的相关法律制度。在内容上，除以葡萄牙的公司法为模式外，还参照借鉴了西班牙、法国、德国、巴西和阿根廷的现行公司法例，并同时吸收和采纳了毗邻香港地区的普通法法系公司法律制度。它体现了大陆法系与英美法系兼而有之的风格，对澳门商法的确立与完善有着重要的意义。（注：米也天：澳门民商

2、法 ，中国政法大学出版社，1995 北京，第 245 页及以下。 ）尤为典型的是在公司组织机构中该草案引进了公司秘书制度并用专节加以规定。公司组织机构是依法行使公司决策、执行和监督职能的机构的总称。公司的权利能力和行为能力是由人组成的机构行使和实现的，故公司机构对公司运作及对公司的生存发展至关重要，是公司生命力的集中体现。在某种程度上，它体现并决定着公司的生命活力和运作效率。而其中公司秘书作为公司的一个独立机构，显然有着不可忽视的作用。（一）公司秘书的职权与职责澳门公司组织机构由四部分构成：股东会、行政管理机关、公司秘书和监事会。公司秘书作为一个独立的机构有着广泛的权力。 （注：在香港公司制度

3、中，公司秘书可以称为行政主管人员（chief admiuistrativeofficer） 。见曾华群、李曙峰：中港公司法律实务 ，商务印书馆、香港。1994 年 8 月第一版，第 180 页。 ）对外，公司发行的股票、债券除须有公司行政机关成员的签名，同时还必须有公司秘书的签名。对内，公司的职权有：1.证明公司设立文件的译本和符合原文无误；2.负责股东会议及行政管理机关会议的秘书工作，签署有关的议事记录；3.必要时证实公司文件上签名的真实性；4.确保出席股东会会议的股东名单的填写及签名；5.在公司登记簿册上登录有关事项及其修改情况；6.证明公司簿册的副本或转录本的真实、完整；7.确保帐簿表册

4、供股东或有关人士公开查阅；8.确保在 8 日内将最新章程、 决议及设定负担与担保的副本交付有关人士，等等。 （注：顾经仪、黄来纪：公司法比较研究 ，澳门基金会出版，1997 年，第 124 页。 ）综上观之，公司秘书的职权有：确认权、公证权、监控权。秘书必须对其所签名的文件做真实性审查，核实无误后，签名盖章。经秘书签名盖章的文件类似被公证了的文件，任何人无权变动文件内容。这一签名权的行使对董事及董事长在公司内部的活动起到了一种监控的作用，以避免将个人的行为作为公司行为而损害公司的利益。该制约可以防止权力的滥用，从而保护股东、债权人的利益，保护公司运作的安全。关于秘书权力范围，主要限定在公司内部

5、的日常管理活动里。其签名权限制在本公司的文件、表格、簿册、股票、债券。但不能以公司的名义对外签署文件。公司法只赋予了董事长为公司的法定代表人，而秘书不具有该种地位。公司秘书的职责法条化，使其责权分明而又规范，所有的活动都在法律授权范围内，手续减化，不受干扰。从而提高公司机构的管理水平与办事效率，促进公司业务水平的提高，保障公司运作的安全性，这基本上是公司秘书制度的立法目的。（二）公司秘书的资格与限制关于秘书的任职资格、法律地位，澳门公司法的规定是：公司秘书是公司的高级管理人员。公司均应设一名秘书，首名秘书必须由股东在公司设立时即时指定，后任公司秘书由行政管理机关成员中选用，也可以由公司聘用的律

6、师、法律代理人（法律代办）担任。由于秘书在公司中拥有诸多权力，故其资格要求很高，限制较严格。秘书应具有必备专业知识和经验的人员，可以是公司董事或其他管理人员。由于他们在公司中的地位和信誉，能为自己的行为负责，体现出一种权威性和可信性。例如充当秘书的律师必须是执业 3 年以上的人员， 他们既懂专业又有经验。又例如一些法律代理人（一些专业性的咨询公司或律师事务所）担任公司秘书，不但业务熟，而且资信也较高。在很多情况下，他实际上起着公司的“公证员”作用，因而对其资格和信用的要求是颇高的。 （注：前引米也天书，第 264 页。 ）对秘书身份的限制是：当秘书和行政管理人员为一人时，他不能以双重身份做出同

7、一行为。比如：当董事同时也是秘书时，不能以董事的身份做秘书的事情，而只能以秘书身份做秘书的事务。要么必须放弃秘书身份，另找他人代替行使秘书的职责。这一规定是为防止董事以秘书的身份为自己的行为公证，使公司内部管理出现漏洞和无序。 （注：前引曾华群、李曙峰书，第 179 页。 ）（三）澳门公司法引入公司秘书的法制背景澳门公司法增加秘书制度，是法律与经济变革的需要。澳门目前正处在过渡时期，1999 年回归祖国即将实现，其政治、经济正在发生巨大的变化，它必然影响到以往的法律制度。其特殊的地理位置及经济环境的因素存在，使澳门的法律尤其是商事法律领域里呈现了大陆法系与英美法系融合的趋势。大陆、台湾是大陆法

8、系的法律，香港、新加坡等地是英美法系的法律，澳门法律亦属大陆法系，随着越来越多的商事活动，不可避免地要与不同法系的国家、地区打交道，尤其与香港地区的商业往来频繁，使得澳门必须将过去长期沿用的公司法做必要的修改。公司秘书制度是英美法的一项制度，现时香港、新加坡、澳大利亚及英国等都有此项制度。澳门公司秘书制度就是参照香港公司条例引进的。香港公司条例第154 条为公司秘书。条例较简单， 规定了秘书的任职条件、空位时的措施、助理秘书和副秘书的设置。但职责与权力没有写进条例。澳门公司法将秘书制度引入并专作一节，把秘书的任职、资格、权限、职责以法条形式一一列明，具体而明确。可以说澳门公司法的公司秘书制度是

9、两大法系法律制度相互借鉴学习的一个具体例证。（四）公司秘书设置对公司法实践的意义从公司自身的特点要求看，公司秘书制度的引进是非常必要的。公司的人格是拟制的，其权利能力和行为能力的行使是通过公司机构中自然人的活动得以实现的。从某种意义上讲，公司的各种权益、投资人股东利益的实现与保护，最终落实在公司组织机构的运作中，这种运作是由人来完成的，故公司在法律上和运作中的生命力就集中体现在公司的组织机构上。澳门公司秘书制度作为一个独立的机构与股东会、行政管理机构、监事会共同组成一个完整的公司组织机构，它们彼此间既相互联系，又各自独立。分工明确，各司其职。秘书制度的建立又使公司的运作更为机动灵活，可使公司的

10、经营效率提高。回顾改革前的澳门旧公司法的组织机构，其规则是不完善的。 “有限公司的管理机构是公司所委任的经理，由经理管理公司的日常事务，经理可以由股东担任，也可以由非股东担任。经理有权使用公司的印鉴，经理在文件上的签字和加盖的公司印鉴即代表公司，所签署的文件对公司产生法律效力。 ”可以看出旧公司组织机构的经理权力过于集中，而法律规则过于简单，势必使公司运作蕴藏着不安全性，不适合现时日益复杂多变的市场经济形势。所以修改旧公司法，引进先进的法律制度，充实完善新法，使其成为一个切实可行的法律制度，是澳门公司法革新的主要目的。这一博采众家之长的制度，有着十分积极的意义。（五）我国现行公司管理制度及相应

11、于公司秘书的机制我国公司法是具大陆法系性质同时又有中国特色的法律制度。其组织机构根据三种管理职能设置，即股东会（行使决策职能） 、董事会（行使执行职能）和监事会（行使监督职能） 。董事会是公司的决策执行机关，有对外对内的职权。对内管理公司事务，对外代表公司进行活动。根据我国公司法规定：董事会的职权有 10 项；第 1 项至第 7 项是规定董事会对公司的决策执行、经营计划、投资方案、财务预算决策、公司合并分立解散方案的职权；第 8 项是决定公司内部管理机构的设置；第 9 项是聘任或解聘公司经理，根据经理的提名，聘任或者解聘公司副经理、财务人员，决定其报酬事项；第 10项是制定公司的管理制度。也就

12、是说公司管理的内部事务，制定规章制度等权力在董事会。董事长是由董事会推选的，他对外对内的职权有：（一）主持股东大会的召集，主持董事会会议；（二）检查董事会决定的实施情况；（三）签署公司股票、公司债券。董事长是公司的法定代表人，公司管理的最高负责人。经理是董事会的助理机构，对内负责公司的日常经营管理，对外拥有代理权，在经营过程中，经理以公司的名义对外进行活动。不过经理以公司名义对外活动的性质不同于法定代表人的董事长，其权限不如法定代表人宽泛。 （注：前引曾华群、李曙峰书第 182 页。 ）他对外代表公司的权限，由董事长代表公司授予。经理的管理职权有：（一）主持公司的生产经营管理工作，组织实施董事

13、会决议；（二）组织实施公司年度经营计划和投资方案；（三）拟订公司内部管理机构设置方案；（四）拟订公司的基本管理制度；（五）制定公司的具体规章；（六）提请聘任或者解聘公司副经理、财务负责人；（七）聘任或者解聘应由董事会聘任或者解聘以外的负责管理人员；（八）公司章程和董事会授予的其他职权。经理列席董事会。同是董事会助理机构，经理的权限要比公司秘书的权限宽泛得多。经理有代理权，而公司秘书没有代理权。经理有公司内部人员的聘任的权力，制定内部规章制度的权力，而公司秘书没有这方面的权力。但是作为公司秘书的那部分权能在我国公司法是如何体现的？我国现行公司法第 49 条董事会的议事方式和表决规定，董事会应当对

14、所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应妥善保存。 公司法第 39 条股东会议事方式和表决规定：“股东会会议应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。会议记录应妥善保存。 ”公司法第 132 条：“股票由董事长签名，公司盖章，第 167 条：公司发行公司债券， 必须在债券上载明公司名称、债券票面金额、利率、偿还期限等事项，并由董事长签名，公司盖章。 ”从条款规定的内容可以看出：股东会议由股东签名即可，文件保存在股东会，董事会议由出席的董事签字，文件保存在董事会，但由谁来保存没有明确规定。股票债券由董事长签名即对外生效，对签字和文件的

15、真实性如何确认，没有明确的条款规定。关于董事的责任与免责，第 118 条规定：“董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负赔偿责任，但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。 ”可以作为免除责任的证据的会议记录，其真实性可靠性如何确认，股东或利害关系人对记录是否承认？公司法都没有做规定。这样有可能导致权力因缺乏即时的监控发生滥用，导致虚假、谋取私利的现象发生。从而增加公司运作的危险性，加重管理成本。在实践中，我国的有限责任公司都设有秘书。但这里的秘书与澳门的公司秘书的概念大相径庭。澳门公司秘

16、书是董事会助理机构，是公司组织机构中与其他机构平行的一个独立的机构，有广泛的权力。我国公司里的秘书没有法律上的地位，也无法定权力。通常被视为经理助理，处理日常事务性的工作。秘书的岗位职责由经理制定，秘书对经理负责。其任职资格由经理决定，与经理是上下级的关系。我国公司法没有设秘书制度。但深圳股份公司条例是一个例外。不过该条例只是原则上规定股份有限责任公司必须设立公司秘书，而没有进一步的具体规定。与此不同，在境外上市公司条款中除设置了公司秘书还规定了专门的职责。如到香港上市公司章程必备条款 （1998 年 6 月 10 日国家体改委发布）中第 4 部分第 4 条第 3款是秘书的专门条款，比较具体。公司应设公司董事会秘书，并由董事会委任。秘书是公司的高级职员，主要职责是保管文件，向有关单位递交文件，保证股东名册妥善设立，保证有关人员及时得到有关记录和文件。资格方面的规定大致同澳门公司秘书规定，但未规定法人团体、律师可以做秘书。第 4 条第 4 款详尽地规定了董事和高级管理人员的义务。 又如到境外上市公司章程必备条款（1994 年 8 月 27