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1、 东莞市文软计算机科技有限公司 1 文档管理系统文档管理系统 用用 户户 使使 用用 指指 南南 版本：版本：2.2.0 东莞市文软计算机科技有限公司 2 声明 Copyright 2013 东莞市文软计算机科技有限公司 版权所有，保留所有权利 未经东莞市文软计算机科技有限公司明确书面许可，任何单位或个人不得擅自 仿制、复制、誊抄或转译本书部分或全部内容。不得以任何形式或任何方式 （电子、机械、影印、录制或其他可能的方式）进行商品传播或用于任何商业、 赢利目的。 本手册所提到的产品内容仅供参考，如有内容更新，恕不另行通知。除 非有特殊约定，本手册仅作为使用指导，本手册中的所有陈述、信息等均不构
2、 成任何形式的担保。 东莞市文软计算机科技有限公司 3 目目 录录 1、 概述概述 . 5 1.1概念及术语解释 . 5 1.1.1 系统名词 . 6 1.1.2 系统应用架构图 . 6 2、开始使用、开始使用 文档管理系统文档管理系统 . 6 2.1 启动文档管理系统 . 6 2.2 系统初始化设置 . 8 2.2.1 系统设置 . 8 2.2.2 添加字段 . 8 2.2.3 添加索引模板 . 12 2.2.4 添加系统应用权限 . 14 2.2.5 创建用户 . 15 2.2.5 创建、划分用户部门 . 16 2.3 开始协同办公 . 17 2.3.1 用户个性化设置 . 17 2.3.
3、1.1 修改登录密码 . 17 2.3.1.2 系统个性化设置 . 18 2.3.2 文档管理 . 19 2.3.2.1 目录操作 . 19 2.3.2.2 添加文档 . 24 2.3.2.2.1 批量导入 . 24 2.3.2.2.2 扫描文档 . 26 2.3.2.2.3 在目录中创建和上传文档 . 31 2.3.3.3 文档操作 . 33 2.3.3.4 文档版本 . 40 2.3.3.5 目录和文档授权 . 42 2.3.3.5.1 目录（文档）授权与应用权限的区别 . 42 2.3.3.5.2 目录和文档授权设置 . 42 2.3.3 办公应用 . 44 东莞市文软计算机科技有限公司
4、 4 2.3.3.1 办公桌面 . 44 2.3.3.2 文档袋 . 47 2.3.3.3 文档借入借出 . 49 2.3.3.4 快速查询 . 51 2.3.4 系统审计 . 53 2.3.4.1 操作记录 . 53 2.3.4.1.1 操作历史 . 54 2.3.4.1.2 查询文档操作记录 . 54 2.3.4.1.3 查询目录操作记录 . 56 2.3.4.1.4 查询系统操作日志 . 57 2.3.4.2 统计报表 . 58 2.3.4.2.1 文档报表 . 58 2.3.4.2.2 目录报表 . 59 2.3.4.2.3 用户报表 . 60 2.4 运行文档管理系统-备份与恢复 .
5、 60 2.4.1 导出 . 62 2.4.2 备份 . 63 2.4.3 恢复 . 63 东莞市文软计算机科技有限公司 5 1、 概述概述 企业在生产过程中，每天都会形成很多纸质和电子文档。这些文档对企业来说都是很重要的资产。如何管理和高效运用这笔资产却是一个大问题。目前企业一般的文档管理办法 ： 1. 纸质文件纸质文件：重要的业务表格，财务单据，人事/商业合同和传真件，通常采用分部门编号归档管理。缺点： 查询速度慢，每次调阅都需要看原件、 共享难度大，因为原件只有一份，如同时查看，只能等待或复印。 2. 电子文件电子文件 ：通过在局域网的服务器上设置共享目录来存放文档，由电脑管理员统一管理
6、。 缺点： 操作复杂，查阅费时、不能很好的解决文件读取共享及版本的问题； 安全性低，不能设置用户对目录和文档的使用权限，不能跟踪每一个用户使用操作。 FileMS 是文软多年来积累客户应用需求研发用于管理企业文档的专业文档管理系统。它强大的文档管理功能，让你轻松应对以上难题： 帮企业按员工职务划分用户组和用户对系统的使用权限； 帮企业实现一部分目录和文档给特定用户或部门浏览或修改的权限； 帮企业实现文档的安全共享、应用、管理； 帮企业实现客户资料、销售资料、生产资料、财务单据、人事资料等档案电子化归档及共享应用； 帮企业实现文档的版本管理，解决共享占用的问题，让你随时调阅修改的每一个版本； 帮
7、企业提升文档查询调阅的效率，减少办公成本； 提醒企业员工一段时间内需要处理的文档，提升企业业务动作效率！ 1.1 概念及术语解释概念及术语解释 在介绍系统使用前，先对以下一些概念及术语进行解释： 东莞市文软计算机科技有限公司 6 1.1.1 系统名词系统名词 名词名词 解释解释 目录 可创建子目录，相当于 windows 的文件夹，但区别在于它不能存放文档 文档目录 不能创建子目录，只能存放文档 文档袋 存放某一时刻要使用文档的虚拟文档袋 字段 用来标释关键信息，如姓名，性别等等 索引模板 指为不同类型的文档创建用来录入并记录关键字的信息模板 全文查询 对系统文档的有关信息进行模糊查询 1.1
8、.2 系统应用架构图系统应用架构图 2、开始使用、开始使用 文档管理系统文档管理系统 2.1 启动启动文档管理系统文档管理系统 1 在 window桌面中找到下图所示的快捷方式，双击运行； 东莞市文软计算机科技有限公司 7 2录入登录用户名和密码（系统用户 admin 密码默认为 1），点击【提交】进入系统的主操作界面。 注意：第一次登录【文档管理系统】时，请先单击注意：第一次登录【文档管理系统】时，请先单击【设置设置】检查检查【服务器计算名服务器计算名】是否为安装了【文是否为安装了【文 档管理系统档管理系统- -服务端】的计算机，如果不对，修改正确后点击服务端】的计算机，如果不对，修改正确后点击【提交提交】，系统登录成功后会自动保存。，系统登录成功后会自动保存。 登录界面： 主界面： 东莞市文软计算机科技有限公司
