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1、1学校档案归档管理制度学校档案归档管理制度( (试行试行) )为加强学校的档案建设工作，达到档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，根据区教育局档案归档要求，特制订本制度。一、文件材料的归档原则一、文件材料的归档原则: :1、归档文件材料必须完整。2、文件材料必须准确地反映各部门各项活动的真实内容和过程。二、文件材料的基本要求二、文件材料的基本要求: :1、文件材料必须字迹清楚，不用圆珠笔、铅笔、红墨水及纯蓝墨水签批或书写，一律用黑色笔书写或打印。2、各室各项工作中形成的应归档的全部文件材料，有各室的主管人员初步整理，组织保管，学校的文书档案（即上级来文）每年年底上交档案室；教学档案、德
2、育档案在每学期末汇总上交档案室；基建档案、会计档案在整理结束后就可移交档案室保存。三、归档部门及负责人三、归档部门及负责人: :校长室（文书档案、大事记）：郭军丽（大事记的记载范围见附件一）党支部、工会:李季教导处（教学档案）：孙永良德育处（德育档案）：李来水基建档案：张俊威会计档案：刘新波照片档案：郝凤莲声像档案：綦占龙备注：教学档案和德育档案除了收集文字版的材料外，还要收集电子文件。四、归档范围：四、归档范围：（一）校长室（一）校长室1、重要会议记录。2、学校一年一次编写组织机构，人员配备一览表、大事记。3、学校建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等。4、学校干部任免，领
3、导班子调整的文件，校内部机构负责人任免材料。25、学校教职工技术职称评审、聘任、考核等记录、批准书、批复、通知等。6、学校离退休人员登记表、审批表，改变干部级别待遇的请示、批复。7、学校教职工违纪处分报告，调查材料，本人认识及上级机关的批复。8、学校人员复查、落实政策报告、批复、结论材料等。9、学校教职工辞职、退职报告和批复。10、学校教职工调整工资、培训进修等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。11、学校各种名册（1）教职工花名册 （2）教师任职情况表12、学校各种统计报表（1）教职工基本情况统计表 （2）国家干部定期年报表13、学校工作意见、计划、规划、总结、目标管理、专题调查材料
4、。14、学校负责人在全校性会议上的讲话材料。15、学校制定的各项组织简则，岗位责任制，规章制度，工作条例。16、反映本校主要职能活动的出版物定稿和样本。17、 、教职工调动工作，大中专毕业生分配工作报到证，介绍信及存根。18、学校领导代表学校在上级召开会议上的发言，经验交流材料。19、学校代表上级机关起草被采用的文件最后草稿和印本。20、学校领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。21、上级机关领导来校视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。22、学校接待外宾等外事活动形成的文字记录。23、学校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。24、学校教职工伤亡、抚恤、遗属补助
5、等有关材料。25、学校教职工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材料。26、学校上报未批复的各项请示材料。27、学校处理的重要来信、来访的有关材料。（二）党支部（二）党支部31、党支部会议记录，党支部改选，奖惩，党内规章，党费管理等工作中形成的文件。2、共产党员名册，民主党派人民名册。3、党组织年报。4、党员组织关系转移介绍信及存根。5、党支部拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。（三）工会（三）工会1、工会拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。2、学校教代会专题材料（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、会议纪要、倡议书等）
6、。3、工会统计表。（四）教导处（四）教导处1、教师任职任课情况表。2、教职工、班级、学生基本情况统计表。3、其它统计报表。4、教导处、教研组工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等。5、学生学籍册（卡）管理。（1）基本情况 （2）每学期品德评语，各学科成绩记录 （3）奖征情况 （4）体检健康状况 （5）义教卡 （6）出勤情况 （7）未结业离校学生去向 （8）毕业生去向6、各类学生名册（1）全校各班学生花名册 （2）各班学生干部名册 （3）新生入学名册 （4）各届毕业生登记表（包括小学升中学时填写的登记表和毕业登记草表）7、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根（含学
7、生、家长申请报告、领导人意见） ，借读生审批材料。8、学生参加区以上各种学科竞赛、比赛、文艺演出、体育运动优胜者，获奖名册，奖品复印件或照片。9、教学教研活动形成材料4（1）关于学校各种教学方面的规章制度（2）各科教学计划、教研活动安排（3）每学期总课程表、作息时间（4）学校日志（5）每学期班主任名单、教师任职任课情况（6）公开课教案、评议等有关材料（7）校本课程活动形成的材料（如各校本课程的组织情况、活动计划、活动记录、展示方案等）（8）师范院校毕业生来校实习记录（9）参加各级教学成果展览的展出目录、获奖材料10、试卷和成绩（1）每学期期终考试、升学毕业考试试卷样本（2）学期各科成绩汇总表和
8、单科成绩表（3）试卷分析、成绩统计、教学质量分析11、学校体育运动会和达标材料（1）学校运动会手册（2）各项成绩记录（3）优胜者名册和成绩（4）达标情况12、反映学校主要职能活动和工作成果的照片、录音、录像带或 CD、VCD 等。（五）德育处（五）德育处1、班主任工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等。2、教职工获得各种荣誉称号：如优秀班主任、为人师表等获奖材料（事迹登记表、批准文件、照片） 。3、学生奖、惩、事故材料（1）评为区以上的三好生 （2）校级各类先进名册和材料 （3）开除学籍的处分材料（学校对学生处分的报告、调查材料、本人认识、上级批复、也含校外处分被公安局拘
9、留、少教、劳教、判刑有关材料）5（4）受校纪处分材料和改正情况、撤销处分时间（5）学生伤亡事故的情况报告、调查材料4、其它（1）家长会议材料（2）与兄弟单位的教学活动、经验交流材料（六）少先队（六）少先队1、少先队工作计划、总结、管理、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记。2、少先队学生干部名册。3、评为区以上优秀学生干部、优秀团员等材料。（七）总务处（七）总务处1、劳动工资报表。2、学校财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证清册。3、学校基建活动中形成的文件材料（学校平面图、施工、竣工、验收等各个环节中形成的文字、图纸、计算材料、征用土地的请示与批复，校舍产权等方面的协议合同，调查报
10、告，危险校舍的抢修，使用情况等） 。4、设备材料（1）设备、仪器随机文件，包括维修、使用说明书，合格证，安装图，原理图易损坏图纸、保修、装箱单等。（2）进口设备、贵重设备的报批、报关、检查、索赔及有关合同等材料。（3）为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。（4）修理记录。（5）有关部门对设备的年检材料5、会计凭证类（1）单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证（2）涉及外事的记帐凭证6、会计帐簿类（1）日记帐 （2）总帐 （3）明细分类、分户或登记簿现金出纳帐、银行存款帐67、会计报表类（1）各种行政事业单位决算 （2）单位预算会计月、季报表8、其它类（1）会计移交清册 （2）会计档案保管清册 （3
11、）会计档案销毁清册附件一：附件一：学校大事记记载范围学校大事记记载范围1、学校成立、撤销、回复、合并、更名、隶属关系和校址变化；2、学校教育机构和只能部门的设置和变化3、学校领导人和中层干部的任免和变动4、党、团、群众组织的建设和重要活动5、学校管理体制及变革6、重要规章制度的制定、公布与实施及修改7、重要会议和和重要决定。8、历次政治运动及落实政策9、学校领导人与知名人士的重要活动。10、附属机构（附属中小学、校办工厂农场、服务公司等）的设立及变化；11、办学规模、办学形式和学制的变化。12、专业设置、课程设置及变化；13、招生制度、招生范围的变化；14、教学方法的试验与推广；15、教学研究
12、与科研项目的完成、鉴定、获得与教材的编写出版；16、重要的教学科设施、设备的兴建及投入使用；17、改善教职工工作、生活条件的重大措施；18、学位授予点获准设立；19、获奖学金制度、贷雪金制度及勤工助学制度的实行；20、与产业部门、科研部门等单位合作关系的建立；21、本校的集体和师生获得奖励和荣誉称号；722、本校师生参加重要比赛、竞赛获得优异成绩；23、学校教学资质（等级）的评定；24、上级领导人到校视察与重要指示；25、本校教师、教育工作者参加国际、国内重要的教学和学术交流获得，与国内外教学机构、学校及教学工作者的友好往来；】26、校刊校报的创办；27、校舍新建扩建；28、重大事故；29、学
13、校工作中的重大失误；30、学校领导人和知名人士的逝世；40、其他。附件二：附件二：电子文件的收集电子文件的收集一、收集范围：文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，类别代码为 T。二、收集前必须填写电子文件积累登记表：序号：积累电子文件的顺序号。一般一年一个流水号，即每年从 1 开始顺序编号；题名：填写这份文件的题名。如“关于举办拔河比赛的通知”电子文件名：全宗号+日期+题名，如“1020030208 关于举办拔河比赛的通知”类别代码：一般为 T8三、刻录：以年为单位，将电子文件进行光盘刻录。要一式三份，一套移交档案馆，一套六档案室保存，一套供日常查阅。附件三：附件三：数码
14、照片的收集和整理数码照片的收集和整理一、分类按其形成的年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每个奶奶读建立一个名称为DATA 的文件夹。二、编号。对文件夹中所有的数码相片文件按时间（或重要程度）先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切（如一个活动、会议、事件的）数码照片应该排列在一起，编号的过程就是给数码相片进行文件名更名，即“年度+流水号” 。例如，排列为 2004 年归档的第 16 张数码相片，将其拷贝到 DATA 文件夹下，重命名为“20040016”.三、编制目录。在更名的同时，要填写好照片档案文件级目录。照片号照片题名拍摄者拍摄时间保管期限备注四、刻录。序号题名电子文件名类别代码
15、光（磁）盘号形成部门形成日期稿本代码软件系统密级备注9光盘刻录一式三份，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。附件四：附件四：音像的收集和整理音像的收集和整理一、音像档案原则上以一盒（盘）为一个保管单位。二、音像档案的分类，可以按年度-载体分类，即在同一年度内按载体或格式（录音带录像带光盘）分别排列，然后逐盒（盘）编流水号， 。例如，某立档单位（全宗号为57）2007 年第一盒音像档案，其档号格式可用“57YX2007001” （YX 代表音像档案的类别号）三、音像档案目录的填写序号作者内容制作日期保管期限备注附件五：附件五：档案鉴定小组档案鉴定小组组 长：丛滋芬副组长：王伟娟 李季成 员：孙永良 李来水 张俊威 刘新波 刘爱静 郭军丽 郝凤莲綦占龙
