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1、浅谈金融档案的外包管理浅谈金融档案的外包管理以南京金融以南京金融档案管理中心为例档案管理中心为例FINANCIALACCOUNTING金融会业税.针对我国银行业税负过重和税制结构缺陷,参照美国银行和其他国家的做法,对银行业营业税税基改为差额征收,或改征增值税;改变坏账与利润分离的财务管理模式,提高贷款损失准备金的税前扣除比例,规定商业银行的账面利润首先要冲抵坏账后才能表现为真实利润,只有真实利润才可作为税基和股东分红的基础;运用税收政策,支持和鼓励金融创新;如衍生金融产品(包括结构性金融产品),其收益一般由公允价值变动(按企业会计准则第 22 号一金融工具确认和计量规定,衍生工具的公允价值变动
2、计入当期损益,但这部分损益在实际交割前是银行尚未实现的收益)和交易价差(类似于投资收益)两部份构成,对衍生金融产品的税务处理包括所得额的确定,所得获取的时间确定等都采用财务会计准则,不单独制定计税依据等,并按收付实现制计算应纳税所得额,避免银行为尚未实现的利润甚至亏损垫支税款.豳(作者单位:中国建设银行股份有限公司浙江省嘉兴分行)计口葛凌云浅谈金融档案的外包管理以南京金融档案管理中心为例金融档案是指各金融机构在工作中形成的具有保存价值的历史记录.包括:各金融机构文书部门产生的文书档案;会计,基建部门产生的各类专业档案;信贷部门产生的信贷档案;客户办理业务时留存的各类表单,资料,合同以及其他工作
3、中产生的文字,图表,光盘,磁盘等材料.金融机构的文书档案中有工作计划,目标,规章制度,会议记录,总结,业务文件材料等等,具有一定的机密性,对金融机构的管理起着重要的指导作用.金融机构档案管理现状(一)基础设施不达标档案库房是保存档案的场所和基础设施,是一种特殊性建筑,要求具有防高温,防潮,防光,防有害气体等功能.库房内还要求配备设施包括消防设施,空气调节设施,专用档案装具,监控防盗设施等,这些都直接影响档案的保管效果.而目前绝大多数金融机构没有符合档案管理标准的档案库房,而如果金融机构白行建造符合档案管理要求的档案库房,需要大量的财力,物力,因此金融机构往往利用办公用房作为档案库房,导致有的金
4、融机构现有的档案库房面积偏小,防火,防盗,防潮等设施不全;有的金融机构档案库接近水源,档案受潮,霉变情况时有发生;有的金融机构办公,阅档,库房合并使用,用纸箱,麻袋来装重要的档案资料;有的金融机构甚至将档案和杂物堆放在一起,导致重要的档案资料被当作废品卖掉等情况的出现.(二)管理机制不健全金融机构的各项业务活动都是为金融机构的经营活动服务的,在各项业务活动中产生的档案应该是一个不可分割的有机整体,是金融机构多方面,多层次信息的体现,反映了金融机构经营活动的全过程.如果把这些档案分成若干块管2o11 年第 11 期团YINGGUANL营管理理,既不科学又不利于金融机构发展的需要,因此档案的集中管
5、理是十分必要的.但目前除少数金融机构实现了档案的真正集中管理外,大多数金融机构各类档案往往按形成部门和档案来源分散保管,比如:文书档案由办公室保管,会计档案由会计部门保管,信贷档案由信贷部门保管,其他档案也由产生部门自行保管,分支机构产生的各类档案也由分支机构的内设各部门分头保管,没有将本单位所形成的档案按整体来进行管理,更缺乏统一档案管理的标准和制度.这些情况势必造成档案管理和使用的不便,档案的安全性和保密性相对较弱,也容易出现人为方面的问题.因此须制定统一的档案管理发展规划,采用统一的档案管理模式.(三)制度建设滞后档案工作制度的建立和健全,是单位建立档案工作的重要标志之一.金融机构制定规
6、范的档案工作制度,对自身档案工作起着约束和导向作用,可以减少档案管理的随意性,保证自身档案管理工作的健康,持续发展.由于金融行业的特点,目前金融机构各类档案的具体要求各不相同,各门类档案的管理也处于各自为政的状况.在制度建设上,有的单位虽然制度有档案管理办法,但存在内容不全,没有涉及档案的统计,保密,利用等方面内容的情况;有的单位照抄照搬其他单位现成制度的情况,不符合本单位实际,不便于执行;有的单位长期以来沿用老的档案管理制度,不注意对制度的完善修改,使制度的规定脱离了实际,不能起到规范行为的作用.在档案整理上,有的金融机构档案管理执行上级单位的标准,有的金融机构则执行地方档案局的标准,有的金
7、融机构则执行长期以来形成的习惯做法,使得档案规范化管理步履艰难.档案人员的素质如何,直接影响到档案质量的好坏.金融机构档案管理人员大多都是身兼数职,变动频繁,新手多,没有经过专业培训,缺乏专业的档案理论知识,没有更多的精力投入到档案管理中,档案管理都是一个人摸索着干,无法对档案进行科学有效的管理,加上制度建设不完善的问题,在档案整理上往往出现分类,整理规则前后不一致的情况,前一年度和后一年度档案整理方法完全不同,无规律可循,档案编号错号,漏号,跳号现象时有发生,应该归入上一年度的档案却归入下一年度,档案随意查阅,只满足于档案不丢失,装进袋子,锁进柜子,停留在你查我调的阶段,更不要说去对档案进行
8、现代化的管理,研究档案的开发利用.二,解决金融机构档案管理困境的途径随着现代经济金融的不断发展,金融机构档案管理工作不断遇到新矛盾,新问题.纸质档案海量增长,受到场地与资金限制,档案堆积如山,金融机构每年需花费大量的人力,物力去整理,维护;由于库房紧张,档案占用办公室的面积,为此金融机构要付出昂贵的租金或同值的机会成本;由于人手不足,无专业人才等问题导致了金融机构对圉 2Ol1 年第 11 期一经FlNANC1ALACCOUNrlNG金融会其自身产生的金融档案无精力进行标准化的管理;档案的管理不善,导致重要的档案文件损坏,丢失,从而造成经济损失,影响金融机构的业绩和管理.而要建立一个规范的,符
9、合档案管理要求的档案库房,对于单个的金融机构来说是一项耗时,耗力且艰巨而繁琐的工作,增加非核心业务的档案管理人员也将直接影响金融机构的竞争能力.因此,无标准档案库房,整理不规范,大量积压,查找困难,利用率低,是现阶段金融机构档案管理普遍存在的问题.追求低成本高回报是最基本的商业操作规则,国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则.金融服务外包作为一个新兴行业,正在全球化的背景下迅猛发展.追求低成本高回报是最基本的商业操作规则,国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则.专业化的外包服务分工与运作可以产生规模效益,对客户而言,从外包中得到的利益主要有成本的节约,质量的提高,服务速度的
10、加快,以及使企业更多关注于核心业务,更有效地分配和使用资源.金融机构可以将其非核心业务中的档案管理业务交给专业的中介服务机构来进行集中管理,中介服务机构全面地,综合地运用各种方法,手段,工具,将金融档案管理中的人力,物力等软,硬资源按照集中的模式进行整合,使得金融档案管理规范,便于利用,使金融机构可以节约成本,集中优势资源发展核心业务,优化其市场战略,在市场竞争中取得优势.金融机构档案的外包管理,最大优势在于通过一定的专业分工,获得外部规模经济效应,让金融机构更多关注核心业务,继而实现节约生产成本,获得利润最大化的目标.因此档案外包集中管理成为解决金融机构档案管理难题的出路.三国内外先进经验在
11、国外,档案中介业已经发展得相当成熟,并形成了一套公认的运作规则和模式.美国的商业性文件中心就是由私人创办的档案寄存机构,配有现代化的文件存储设施,专门为企业提供档案的寄存服务,尤其可为新型载体文件提供良好的保管条件.2000 年 11 月由美国银行,摩根大银行与 IBM 公司共同合资设立的 ViewpointArchiveService 公司可以说是适应档案管理业务外包而产生的一种新型档案中介服务机构,它专门提供支票影像档案的存储与查询服务.2002 年底,美国第三大信息管理与档案文件保管企业Guarantee 公司进入中国市场,向社会提供全方位的档案文件保管寄存服务.在国内,也有不少档案中介
12、组织为社会提供档案的整理,装订,保管等服务.1993 年就已成立的上海档案咨询服务中心,是我国较早的一家档案中介机构;北京碧海兰台咨询有限公司,福建省文件档案管理服务中心,深圳市档案寄存中计心等档案中介机构也承担了大量的档案劳务性工作.西安银博科技发展公司数据信息中心是主要从事银行,政府机构和大中型企事业单位文件档案的数字化工程及后续维护与加工服务的机构.近年来,他们先后为多家单位提供档案数据的扫描录入服务,包括建行陕西省分行会计稽核中心的扫描补录,个人住房档案合同收件及扫描,个人贷款档案扫描录入等外包服务.四南京金融档案管理中心档案管理与利用模式虽然上述档案中介机构的成立解决了一些单位,部门
13、档案外包的需求,但专门为金融机构服务的档案中介机构还是寥寥无几.金融档案由于存在着安全性,保密性,稳定性等问题,对将重要的档案资料交给社会上一般的档案中介机构,金融机构还存在着担忧与顾虑.2008 年,具有金融服务职能的人民银行南京分行营业管理部所属南京金融票据中心为南京地区金融机构建立了金融档案管理中心这一档案中介服务平台,积极主动开展金融档案管理服务,为金融机构提供了较为完善的金融档案外包服务.(一)为金融机构提供多种档案管理服务金融档案管理中心提供的档案管理服务包括寄存和托管两种模式.档案的寄存,是指由档案管理中心提供符合档案管理要求的库房2o11 年第 11 期固YlNGGUANL营管
14、理和装具进行存放,并负责库房的日常管理,档案的整理,调阅等由寄存者负责.档案的托管,是指由托管单位按档案管理要求进行装订后,将档案交档案管理中心管理,档案管理中心提供整理编号,编制目录,档案调阅以及日常管理等服务.(二)档案寄存,托管的程序金融档案管理中心接收寄存,托管档案的原则一是要有保存价值,二是要自愿.接收的程序是:金融机构提出申请,档案中心对金融机构的档案数量,种类,寄存或托管时间以及费用等进行确认并接受申请;双方根据国家有关法律规定,订立档案寄存,托管协议并签名盖章,明确双方权力与义务;清点档案数量,档案的所属年度,种类,保管方式,密级等进行清点检查,生成电子目录并注明存放的位置;根
15、据移交方确定的档案数量,种类,移交时间办理交接手续.(三)档案的管理1.档案库房硬件设施符合要求.档案管理中心档案库房按照中华人民共和国建筑工业行业标准档案馆建筑设计规范乙级档案馆标准进行建设,配备了档案密集架,空调机,去湿机,灭火器,温湿度计,防虫防霉药物,防鼠板等设备和物品,并在库区内设置 24 小时数字化视频监控录像系统和防盗报警装置及消防设施.2.建立了档案管理各类制度.根据国家及省市各级档案管理规定,档案管理中心先后制定了档案寄存,托管服务管理办法,档案管理制度,档案人员岗位责任制,会计档案管理办法,以及档案保管制度,档案保密制度),档案借阅,利用制度,档案统计制度,档案鉴定,销毁制
16、度,档案移交制度,(库房管理制度),库区安全制度等十几项制度办法;同时还在日常工作中建立了档案查阅借阅登记簿,库房温湿度登记簿,库房检查登记簿,库房出入登记簿等一系列工作台账,将工作台账责任到人,保证了档案管理的规范,安全,保密.3.注重档案管理人员素质培养.目前档案管理中心全部档案管理人员均为大专以上学历,全部取得了南京市档案局的档案人员上岗资格证书和会计人员从业资格证书.每年档案管理中心还对档案管理人员进行保密教育,签订保密协议书,并组织他们参观学习具有先进管理档案工作经验的单位,提高档案管理业务水平.4.科学合理保管档案.按金融机构行业特征,档案管理中心将托管档案按机构,年度,类别等要素对档案进行整理,编号,造册,装盒,登记等,并生成电子目录,档案上架后还要将存放的位置进行登记,保证能够迅速准确地查找到档案.对寄存的档案,实行封箱管理,金融机构将档案按年度分门别类分别装入专用档案箱内,每箱填写四张标签贴在箱子四面,标签内容为寄存单位名称,档案种类,箱号,箱内卷数,备注等内容.(四)档案的合理利用寄存,托管在档案管理中心的团 2011 年第 11 期经FINA
