办公室管理设计与案例分析

《办公室管理设计与案例分析》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室管理设计与案例分析（17页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、四、设计题(每小题 10 分，共 20 分)1文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么， 怎样做? 1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、 中秋节等； (1 分)(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (2 分)(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的 购物环境。 (1 分)(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对 方选择适当的礼物即可。 (1 分)(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。 (1 分)(6)赠

2、送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (1 分)(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (1 分)(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你 提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 (1 分)(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。(1 分)2文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算 预支的出差费用。 (2 分)(2)回到公司上班后，应将出差过程以及

3、有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的， 可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (2 分)(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (2 分)(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (2 分)(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 四、设计题 、康桥宾馆位于本市南京西路号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某 企业准备在 11 月 15 日上午 9：00 至 12：00 召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发 展和销售计划，地点就在康桥宾馆的 12 楼会议室。这次会议由总经

4、理办公室负责安排。办 公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？ （1）会议的名称：（2 分） （2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（2 分） （3）日期、时间（开始到结束的预定时刻） ；（2 分） （4）地点：（具体在几楼几号会议室） ；（2 分） （5）议题（或者议事日程） ；（2 分） （6）主办者的联络处，电话号码等；（1 分） （7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图） ；（2 分） （8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。 （2 分） 、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议 用品，室外有

5、接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会 后应该做些什么工作？ （1）要替搭车回去的人安排车子；（2 分）（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（2 分） （3）有留话时，切记务必传达；（1 分） （4）检查会场有无物品遗漏；（1 分） （5）要为参加会议的人员送行；（1 分） （6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； （2 分） （7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（2 分） （8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（1 分） （9）关紧门窗并上锁；（1 分）

6、（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。四、设计题(每小题 10 分。共 20 分) 1麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召 开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发 表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以七、L 人为宜； (2 分)(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (1 分)(4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (1 分)(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (2 分 (6)座谈会的时间不必严格规定，可

7、长可短； (1 分)(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 ， (1 分) 2科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副 经理、办公室正副主任和职工代表等，共 46 人，会议文秘人员和其他服务人员 4 人，会议 时间为 5 小时。参加会议人员月平均工资为 2400 元，其他收入 600 元，假设一个月工作 30 天、一天工作 8 小时。会议后勤费用开支有：文件材料费 200 元，饮料费 100 元，因会 议紧张安排午餐，餐费每人 10 元。请计算会议的成本。 答案： 1)会议成本=23(G+S)Tn+后勤开支=6(G+S)T?n+后勤开支 (2)

8、G-参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为 10 元，(2400308) (3)S参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为 25 元。(600308) (1 分)(4)T参加会议人员人均到会时间为 5 小时；(1 分)(5)n参加会议人数为 50 人(46+4)；(1 分)(6)后勤开支等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为 800(200+100+1050) (7)会议成本一 6(10+25)550+800 =18750 一-800 =19550(元) (2 分)四、设计题 1小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给 她配置了带锁的办

9、公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶 水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2 刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13) 答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要 翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类 放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入 办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 2安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材

10、料 和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行 10 人将于 8 月下旬来访，商议合作的 具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121) 答：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；（4）预订食宿；（5）迎接来宾； （6）商议日程；（7）安排会议；（8）陪同参加；（9）送别客人；（10）接待小结。 3康桥宾馆位于本市南京西路 45 号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企 业准备在 11 月 15 日上午 9:00 到 12：00 召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和 销售计划，地点就在康桥宾馆的 12 楼会议室。这次会议由总经

11、理办公室负责安排。办公室 主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？(P123) 答:他应考虑?1)会议名称;(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间； （开始到结束的预定时刻） （4）地点；（具体在几楼几号会议室） （5）议题；（或议事日 程） （6）主办者的联络处、电话号码等。 （7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码 （必要时可附上地图） 。 （8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等 4文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145) 答：文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下 发言的要点。会议上注意自己

12、的表情和说话的语调，并控制发言的时间。对发言内容加以 引导，提醒时间有限。在会议上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某 个人。最后作总结，统一认识。要求与会者笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印 件放进文件夹。以作查证。 5麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召 开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P150) 答：（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢 于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3）座谈会上，文秘人 员应与主持人密切配合；（4）主

13、持人负责引导、组织、可不做记录；（5）详细的记录应 由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短； （7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈。可使气氛轻松。 6某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会 议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾， 为圆满结束这次会议，办公室人 员在会后应该做些什么工作？(P134) 答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或 被人错领、冒领；（3）有留言时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要 为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前，要

14、检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西， 如有，则必须加以熄灭。 （7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并 收拾妥当，倒去垃圾；（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并 上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。 7科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经 理、办公室正副主任和职工代表等，共 46 人，会议文秘人员和其他服务人员 4 人，会议时 间为 5 小时。参加会议人员月平均工资为 2400 元，其他收入 600 元，假设一个月工作 30 天、一天工作 8 小时。会议后勤费用开支有：文件材料费 200 元，饮料费 1

15、00 元，因会议紧张安排午餐，餐费每人 10 元。请计算会议的成本。(P161) 答：（1）会议成本23（G+S）Tn+后勤开支6（GS）T.n后勤开；（2）G 参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为 10 元， （2400308） ； （3）S参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为 2.5 元。 （600308） ；（4） T参加会议人员人均到会时间为 5 小时；（5）N参加会议人数为 50 人（46+4） ；（6） 后勤开支等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为 800（200+100+1050） ；（7） 会议成本6（10+2.5）550+80018750+800

16、19550（元） 8文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P196) 答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或 者结算预支的出差费用。 （2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。 如果是上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备 案。 （3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完成的工作。 （4）把在出差时结 识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 （5）对在旅行过程中给予帮助和照 顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 9文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？ (P186)履行哪些职责？(P1182) 答：（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表