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1、秘书学与公文写作秘书学与公文写作第 1 章 绪论一、什么是秘书学1、定义：秘书学是以秘书、秘书工作为研究对象的一门学科。2、秘书学是一门新兴的应用学科。3、秘书学研究的任务：探讨秘书工作的规律，指导现实的秘书工作。十大发展趋势：（1）秘书工作内容不断拓展 （2）秘书工作意识不断更新（3）秘书工作制度不断完善 （4）秘书工作机制不断优化（5）秘书个体素质不断提高 （6）秘书人员知识更新要求不断提高（7）秘书工作队伍年轻化趋势明显（8）秘书人员流动加快（9）秘书的廉政要求不断提高 （10）秘书理论研究越来越繁荣深入4、秘书学的特点：实践性、政治性、综合性二、什么是秘书1、秘书一词的古代含义（1）指
2、用隐语来预决吉凶、对未来做出预言的谶纬图隶之书。 （2）指宫禁中的秘密藏书（3）指官职名称2、秘书的现今含义（1）职务名称：“联合国秘书联合会”：秘书是主管人员的一位特殊的助手，他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给于权力范围内做出决定。王千弓：秘书是国家工作人员职务名称之一，其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项的人员。（2）职业名称苏联卡捷琳娜， 机关秘书：秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称作秘书的辅助性、事务
3、性和信息性的服务。广义的秘书：助理、办公室工作人员。狭义的秘书：直接任秘书职务的人员。定义：秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，作为职务名称指在领导者身边，为领导工作服务，辅助决策，承办文书、会务等日常工作和交办事项的人员，是领导的参谋和助手。我国的秘书职业：3、秘书的种类：（1）从组织形式上：机关公务秘书、私人秘书（2）从工作性质上：行政秘书、文字秘书、机要秘书、生活秘书（3）从行业上：行政秘书、法律秘书、医药秘书、教学秘书等（4）从职务上：政务秘书、事务秘书4、私人秘书的任务：知识服务、事务服务、管理服务、经营服务、技术服务、其他服务5、秘书部门：是辅助领导从事秘书工作的综合性办事机
4、构。6、秘书工作：是秘书和秘书部门为领导工作服务，在办文、办会、办事等方面当好领导参谋和助手的各项工作活动。三、秘书学研究的内容1、关于秘书史的研究 2、关于秘书工作机构的研究 3、秘书工作的研究 4、关于秘书人员的研究5、国外秘书工作研究 6、各种专业秘书工作的研究 7、秘书工作发展前景研究四、秘书工作的属性及与相关学科的关系1、秘书学是一门独立的学科 2、秘书学是行政管理学的分支学科 3、秘书学是边缘交叉学科五、研究秘书学意义和方法第二章 秘书工作的产生和发展一、秘书工作的产生1、秘书工作产生的条件：（1）国家的出现是社会条件（2）文字的出现是物质条件2、我国秘书工作的起源：夏代是秘书工作
5、的萌芽时期。 （1)纳言（2）史官（3）尹3、秘书工作的成果文书（1）我国最早的文书珍品甲骨文书（2）我国最早的公务文书尚书二、古代主要秘书官职1、先秦时期周礼：宰夫有八职：“五曰府，掌管契以治藏；六曰史，掌官书以赞治”。史官、太史寮、御史、左徒、书府2、秦汉至魏晋时期：丞相府 御史大夫寺、尚书台、秘书监、秘书令、三省制的形成3、隋唐、宋元时期：三省分权、三省制、翰林院、匦史院、枢密院、谏院、行中书省4、明清时期：内阁、六科、通政使司、司礼监、奏事处、南书房、内三院、军机处、师爷（幕僚)古代秘书发展变化规律说明以下几点：（1）各朝都很重视秘书工作（2）官职变化，但辅佐性质没有变（3）秘书威胁皇
6、权，皇帝就要设法变动（4）秘书的地位相当重要古代秘书工作的一些制度1、文书用印制度： 玺书：用于封检文书。2、副本制度3、文书驿传制度： 马传曰驿，步传曰邮。 “急递铺”4、公文用纸制度 5、一文一事制度 6、保密制度 7、贴黄、引黄制度 8、判署、签押制度9、照刷、磨勘制度 10、票拟制度 11、秘书人员的选拔制度四、半殖民地半封建时期1、清末秘书工作特点：（1）对外关系上改变了以天朝自居的身份 （2）机构上去从帝国主义的需要（3）对外文书种类大量增加，大量卖国文书 （4）新的秘书工作机构2、民国时期（1）南京临时政府设秘书处（2）南京临时政府对秘书工作进行改革A、简化文书种类，划一公文程式
7、B、革除封建称谓，使用公元纪年C、规定办公程序，提高行政效率（3）北洋军阀时期，秘书工作倒退3、国民党时期秘书工作秘书工作的四次改革：19271933 颁发一系列条令、办法19331937 “文书档案连锁法”19381945 “三联制大纲”1947 年 文书工作竞赛4、建国前共产党领导下的秘书工作（1）毛泽东为党中央第一任秘书（2）最早的秘书机构（3）设立文书科（4）第一个文件处置办法（5）地下党秘书工作的特点（6）抗日战争时期秘书工作制度改革旧的公文程式创建新的办文制度改进既要文电工作加强会务组织工作5、社会主义时期秘书工作1、李剑飞的文章2、1951 年秘书长会议3、1954 年档案工作会
8、议4、1956 年秘书工作文件5、1981 年国家行政机关公文处理暂行办法6、1980 年以后秘书学的研究7、1985 年全国的二次秘书长会议8、1990 年全国秘书长会议第 3 章 秘书部门一、机关管理与秘书部门的关系1、机关：指国家、政党、或团体为实现其职能而在一定范围内负责指挥和控制全体的部分。狭义的机关是指各级组织为处理日常公务而设置的综合性办事机构。机关发挥三种功能：发动功能、控制功能、代表功能2、秘书部门在机关中的重要位置行政组织六要素：职能目标、权责体系、机构设置、人员构成、运行程序、法制规范秘书部门是为机关领导服务的综合性办事机构，处在领导机关的中心位置，他不分管某个方面的工作
9、，但是领导机关和机关主要领导开展工作实现领导职责的枢纽和协调控制中心。秘书部门是辅助领导层决策的部门；是为领导层服务的综合部门；是为平级和下级机关服务的部门。必须明确秘书部门是：辅助机构而非权力机构；事务机构而非实作机构；协调机构而非管辖机构；参谋机构而非决策机构。二、秘书部门机构设置与领导关系1、秘书部门机构设置的原则：（1）精简的原则（2）效能原则2、秘书机构设置3、秘书部门的领导关系三、秘书部门的职能与任务1、职能：“参与政务，管理事务” 参谋、办事、服务、协调2、任务：（1）机关日常运转（2）文书工作（3）信息处理（4）调查研究（5）督办工作（6）协调工作 （7）信访工作（8）会务工作
10、（9）保密工作（10）档案工作（11）公关工作 （12）机关事务工作管理工作 （13）其他特殊和临时交办工作六大方面：（1）机关日常工作程序管理（2）会议的管理（3）文书档案的管理（4）查办、信访、接待、保密、印章管理（5）机关行政经费管理（6）后勤服务管理3、秘书部门管理工作的科学化（1）观念的科学化 （2）秘书人员素质现代化 （3）机构设置合理化（4）管理手段方法现代化 （5）后勤服务工作社会化 （6）规章制度科学化第 4 章 秘书工作一、秘书工作的性质与作用1、秘书工作的性质：辅助性、服务性、机密性2、秘书工作的特点：政治性、综合性、事务性、文牍性、被动性3、秘书工作的作用：（1）辅助决
11、策的参谋作用（2）传递信息的耳目作用（3）沟通连接的枢纽作用（4）办理事务的助手作用（5）机关的门面作用二、秘书工作的规律和工作制度1、秘书工作的规律：追逐线规律、整体性规律、秘书工作的矛盾规律2、秘书工作的原则：保密、准确、迅速3、私人秘书应遵循的原则：信守协议的原则、遵纪守法的原则、正确处理关系的原则三、秘书工作的内容、指导思想与工作方针1、内容三大类：日常程序化工作；领导临时交办的工作；出主意当参谋的工作秘书工作的主要内容有：（1）辅助决策工作 （2）文书工作（3）会务工作（4）调研工作 （5）信息工作（6）查办工作 （7）信访工作（8）档案工作（9）机要保密工作（10）值班工作（11）
12、印信管理工作 （12）机关事务管理 （13）临时交办工作2、指导思想：三个服务：为领导工作服务；为机关服务；为基层服务3、秘书工作的指导方针四个转变：（1）从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策（2）从收发传递信息转变为综合处理信息（3）从单凭老经验办事转变为科学管理 （4）从被动服务转变为力争主动服务秘书的十种角色：（1）智多星角色 （2）耳目嘴的角色（3）胳膊腿的角色（4）代首脑的角色（5）联络员的角色（6）检查官的角色（7）外交官的角色（8）红管家的角色（9）万金油的角色（10）老黄牛的角色第 5 章 秘书人员的修养一、什么是修养1、含义：修养就是修饰养育使之完美。指一个人在政治思想道
13、德品质和知识技能等方面经过长期的学习锻炼所达到的水平，也就是所具备的德、识、才、学、体等方面的素质。2、秘书要有良好的修养：“马不伏枥，不可以趋道；士不素养，不可以重国。 ”居，善地；心，善渊；与，善仁；言，善信；政，善治；事，善能；动，善时；夫唯不争，故无忧。3、怎样修养：玉炉烧炼延年药、正道行修益寿丹4、具备哪些修养：（1）马列主义修养（2）职业道德修养：忠于职守，忠诚可靠；埋头苦干，任劳任怨；秉公直言，实事求是；公正廉洁，顾全大局；纪律严明，守口如瓶；谦虚谨慎，平等待人；笔要直，脑要清，心要诚；眼要明，耳要灵，嘴要勤；手要短，腿要长，风格高（3）礼节礼貌修养：仪表、举止、介绍、握手、乘车
14、、宴会（4）知识修养：秘书的知识结构是“T”型结构（5）能力修养：基础能力、一般能力、特殊能力（6）人际关系修养：什么是人际关系：一定社会关系基础上的个性关系。人际关系包括四大关系：血缘关系、地缘关系、业缘关系、人缘关系人际关系构成要素：双方一对关系、三方三对关系、四方六对关系、五方十对关系公式：N 方=（N/2）*（N-1）2、秘书的人际关系：即秘书在从事秘书工作中与各方面人员交往的具有个性特点的关系。与领导的关系；与部门之间的关系；与各方面人员的关系秘书人际关系的特点：业缘性、综合性处理好人际关系的意义：生存的需要、心理的需要、自我价值实现的需要秘书如何处理好人际关系：处理好同领导的关系明
15、确三个基本原则：明确工作上的主从性；思维上的互补性；人格上的平等性掌握四个规律：“镜象”效应规律；认知情感适应规律；动机激励规律；媒介连接规律善于知情论理：能知心、深知情、善论理、会办事、重礼节。要有恰当的方法：首次强烈印象法、保持距离法、环境适应法、娱乐法、心理相容法。第 6 章 会务工作第一节 会议一、什么是会议会是一种事先约定的、有组织的、有目的的会晤、聚众议事或传递信息的行为过程，使人们在社会生活、政治生活中处理问题的一项经常性的活动形式。尚书：“议事以制，政乃不迷。 ”2、会议的作用：实行决策，安排工作；交流意见，沟通思想；收集信息，推广经验；联络感情，塑造形象。三、会议的种类：从规
16、模分：特大型、大型、中型、小型。从会议性质分：规定性会议、决策性会议、专业性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议等。企业内部会议：工作会议、董事会、员工大会。企业外部会议：新闻发布会、展览会、联谊会等。四、会议两面观“月球表面的危机测验”会议的优点：集思广益；避免集权；便于协调扩大视野；鼓励创新；搁置行动。会议的缺点：耗费人力财力；决议失误；被少数操纵；责任不明；感情用事；推卸责任；议而不决等。会议效率公式：会议成本=2ABT+其他会议最佳时间：第 2 节 会务与会务工作一、什么是会务工作会务，简言之就是会议事务。会议的事务工作主要是会议准备工作，这种具体的会议组织和服务工作就是会务工作。二、会务工作的要求一般要求：准备充分；组织严密；服务周到；确保安全。具体要求：确定开会；确定会议形式；确定会议规模，确定会议时间和会期；确定会址；会议运作。三、会务工作的内
