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1、1论前台文员工作的重要性论前台文员工作的重要性 摘要：首先前台是一个公司的门面，每个来公司的人最先接触到的就是前台（也包括打电话） ，所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。因此，前台文员的工作就更重要和关键了。本文从接待礼仪、制度考勤、档案管理、文化宣传等方面对前台文员工作的重要性进行论述。关键词：前台文员 接待礼仪 制度考勤 档案管理 文化宣传前言在如今科技高速发展，经济逐渐膨胀，竞争激烈的 21 世纪，在经历了经融危机后，如今的市场经济已经更加顽强和健全。无论大中小企业，公司，都在从各个方面完善自己，增强竞争力。尤其是注重公司前台的设置和前台文员的职业高要求。可以说，前台的
2、形象直接影响着一个公司的规模，质量，文化及效益。前台文员就像是一个公司的脸，这张“脸”不仅要天生长得漂亮，而且还要有后天的装扮，更要有一份职业的气质散发出来，吸引来宾，客户，合作者。许多公司都对前台文员有了更高的要求和重视。 目前，公司前台文员已经成为了很多公司不可或缺的一个岗位。一、 接待礼仪作为一名前台文员，最首要的工作就是接待。接待礼仪也成为接待工作的重中之重。对于前台文员的首要要求，就是“雅” 、 “亲” 。 “雅”就是要坐，立，2行，走，端正自然，优雅气质。 “亲”就是要待人接物，处事行动，亲切大方。时刻保持良好的精神风貌。其次，1.在很多公司都会对前台文员有这样的要求：负责前台服务
3、热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误； 2. 负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；3负责拟制并做好上级领导或合作商的交流，视察，汇报的接待工作。前台热线的工作虽然是只闻其声，不见其人。但是对方却百分之九十可以从你的语气中听出你的态度和工作状态，所以一定要做到以真诚的服务意识和热情的工作态度来接听电话。另外，在语音方面，要尽力做到吐字清楚，声音甜美，使用文明规范的语言。最后要做好来电记录，及时处理事务。对于公司的客户来访接待，坚持做到 3“S” 。一般前台文员正坐着，当有来访者时，应立即站起来，保持
4、最真挚热情的微笑，双眼目视着对方的眼睛，以示欢迎。如果来访者是熟悉的人，打招呼问好后，询问其来访的目的；若果是陌生人，则在问好后，询问其身份和来访目的。需要等候的让其稍等，并送上报刊，茶水等；如果对方是不速之客，不搭理你，应该严格处理好，不随意让无关的人员或对不怀好意的人进入公司，影响公司的正常运行和制度。对于上级领导或合作商的来访，最好事先做好策划和准备。当来访者到来的时候，前台要微笑相迎，彬彬有礼，热情细致地做3好一系列的接待和服务工作。包括着装，用语，动作，表情。一个有水平的公司，是可以从前台文员的这些微小的接待工作中看出公司的水平的。因此，前台文员不仅要做好平时的硬件工作，还要做好软件
5、工作。自古“礼多人不怪” ， “良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒” 。礼仪修养体现着一个人的素质，更能代表一个团队，企业的精神与文化。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。在我从事前台文员期间，经常会遇到客人到访，交流的时候。奉茶也就成为了一道必不可少的工作。没有经验的第一次，我倒了满满的一杯，茶叶也放得很多，没过 2 分钟，一杯茶里百分之八十都是茶叶。然后就是单手奉茶，两杯一起端给客人。在添水的时候我把左手背到了背后，显得很没有礼貌等等，出了非常多的小错误。有了这次的经验后，我第二次就做得比较到位了。茶七酒八，双手奉茶，笑脸相问，轻快细
6、致。每隔 2 到 3 分钟就轻轻进去给客人添水，不打扰到领导与客人间的谈话。然后微笑离开。这一颦一笑都非常关键，可以体现出公司的素质和规格。因此，不要以为这个前台文员的接待工作很简单，这是细工出慢活，以小见大的工作；更是展现公司礼仪文化的平台。二、 制度考勤“没有规矩不成方圆。 ”一个集体，团队，有一个明确的规章制度，是非常必要的。一个企业和公司更需要这样的制度。有了规4章制度，才能够更好地执行各项工作，才能有条不稳地进行运作。在制度上，前台文员要做的就是上下班出勤情况。除此之外，还有违反公司各项规章制度的考勤，请假情况的记录等等。有些公司地前台文员每天都做好考勤记录，一周或者一个月后就统计汇
7、总，纳入到相应的惩罚与评优当中。这份工作可以监督员工的上班情况和工作态度。前台文员在做这一份工作时是需要一定的耐心和胆量的。因为事情很繁琐，每天你必须先做好，别人才会照做好；其次，在纪律上一定要实事求是，不要害怕抓住领导迟到的“小辫子” ，或者同事的“小尾巴”而敷衍不登记。这当中需要的还有一些小技巧，之所谓“得民心者得天下” ，这个火候要前台文员自己掌握好，这样既不得罪了谁，也不会没有贯彻执行公司的规章制度。在外来的公司，人员看来，如果前台的这项工作能够做好，同样是可以给公司带来很好的声誉及效益的。三、 档案管理文员，顾名思义，其工作自然离不开文字。能够写一手好文章，能够熟悉各种办公常用软件，
8、以及各种文书的拟制和资料的整理是非常重要的。前台文员的工作也涉及这些。收发文件，张贴公告，信函接收，这些都要细心地做好，同时归档，整理，保存。如今很多公司的前台文员都要负责公司人事的档案管理。做人事档案管理最重要的就是要有很强的保密意识。因为涉及的是公司内部的人事资料。管理好员工人事档案资料，建立，完善员工人事档案管理，严格借档手续。员工的入职申请书，离职表，身份证复印件，银行5卡复印件等资料的管理都要谨慎细致，不出现一点的马虎和错误。人事档案是一个公司重要的生产，竞争资源。 “以人为本” ，正体现当今社会的要求。前台文员要总好这份工作是需要非常细心的。稍有一点闪失，错误，就会影响到公司的业绩
9、，甚至是招来劳动合同的纠纷官司。所以，前台文员要把好人员信息的建档工作，这有利于上级部门，甚至整个公司的发展。四、 文化宣传每一家公司都自己独特的企业文化。企业文化是一种无形资产，它的力量和影响是无穷尽，不可想象的。企业愿景，企业目标，企业价值观，企业安全文化，制度文化这些都是公司的根，成长的重要枝叶。做为一名公司的前台文员，对于公司企业文化这块，做的工作时比较多的，也是相当重要的。最主要的就是企业文化的宣传工作。每个公司基本上都有内刊，稿件是内部员工所投送的。一般由前台文员负责收集稿件，编辑并且打印出版。这是一种内部精神和人文关怀的建设，前台文员在当中充当的不仅是编辑员，而且还有宣传员。前期
10、的稿件征集，后期的刊物发放。连接好员工间的关系的不仅这项工作，还有公司企业文化宣传园地的制作和更新。让公司人员在工作之余学习一些课外知识，感受公司的企业文化及精神。这是一股潜移默化，可以推动公司成长的动力。这需要前台文员敏锐，机智的观察力和创新能力。把公司的企业文化宣传做好，也就好比给公司的门面又加了一扇宣传门，招揽人才，增加商机。6除了文字的宣传外，语言的宣传也是必不可少的。前台文员要有很强的沟通能力和广阔的人际关系。对外的沟通和宣传，以及对内的交流与引导。能够熟练公司的各种文化建设，并且在对员工和外界人员的宣传工作上可以准确，详尽，这对公司来说是一件很必要的事。因此，做为前台文员，一定要积
11、极主动学习公司的企业文化，让自己成为公司文化的宣传者和传播者。前台文员要做好这个传播者的工作并不容易。文稿的征集和编辑，排版是一个非常繁琐的工作。一般会经历一个月的时间才可以把内部文刊给编辑并出版。我就经历过这样的工作，每一个环节都需要你自己的安排和衔接，这样才可能顺利出版，并保证质量。只有自己拥有了丰厚的企业文化知识， “腹有诗书气自华” ，让企业的文化从你的言行中体现出来，宣传出来。结论也许有的人在脑海里会简单的认为，前台文员只是一个花瓶，没有一点重要性；也许在传统的认识里，前台文员就如一个看门的小姐；也许在大多数人眼里，会把前台文员定义为一个只会抄抄写写的小秘等等。其实不然。在如今，做过
12、前台文员的我就能深刻的感受到前台文员对一家公司和企业的重要性。这个岗位的重要性和艰难性事很多人无法想象和预见的。以上的几项工作只是前台文员工作中的几个重要的工作内容，其实前台工作多而繁琐，还需要管理公司各种财物，提高财物利用率，组织策划各种活动和方案，接受领导安排的各项临时性工作等。7事无巨细，百密一疏。做为前台文员首先要有积极热情的工作态度，正确认识面对这份工作。其次，耐心细致地处理好大大小小各项事务。最后，要及时准确地完善自己的工作，为公司的运行和发展做出自己一份应有的贡献。我相信：按照如今的趋势，在将来的发展中，公司前台文员一定会走向更加重要的地位，扮演着不可或缺的角色，对于公司前台文员
13、的各项要求一定会更高。前台文员就是一个全能的人才，可以说需要略懂传统文化，又要精通现代文化。待人能够落落大方，处事能够冷静沉着。所谓动静兼具方好。作为一名公司前台文员，努力提高自己的礼仪修养，文化知识认知度；加强自己的听，说，读，写能力，把自己培养成一个综合素质的人才。虽然前台文员现在还并不是一个公司的管理者，但是作为一名前台文员，一定不要乱，不要无方向地做，盲目地学。要有自己的一个目标和计划，一步一步地积累经验，让自己成长，逐渐成为一名出色的前台文员，公司的形象代言人。我相信，前台文员以后不仅只是公司的“脸” ，更能成为公司的“脑” ，掌握并指挥着全局。参考文献：1 金正昆 接待礼仪礼仪面对面丛书中国人民大学出版社 2009 年 4 月 2 张东 浅析人际吸引规律在秘书工作中的应用 中国劳动保障局出版 2007 年 12 月中旬刊 3 王育 秘书实务 高等教育出版社 2007 年 7 月 4 朱红娟 浅谈当前档案管理人员的教育培训 档案管理杂志社 2010 年 6 期85 聂蓉 管理你的风格 中外企业文化杂志社 2009 年第 10 期 6 赵慧军管理沟通-理论.技能.实务 人民教育出版社 2007 年 3 月 7 夏蕊 浅谈企业文化建设 黑龙江省企业管理协会出版 2009 年 9 月
