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1、1公文写作与处理公文写作与处理第一节 公文写作一、公文的概念、类别和功能一、公文的概念、类别和功能1、公文的概念公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过 一定的处理程序形成和使用的书面文字材料（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家政策、方针， 发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经 验的重要工具。公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织 以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据；公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别 于私人文书的本质所在。公文有广义
2、和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电 报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成 和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公文指公文处理办法中规定的十二 类十三种公文，专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公 文。2公文的类别依不同标准，不同角度，公文有多种分类方式。(1)通用公文与专用公文。根据形成和作用的公务活动领域（即通常所说的按公文形成和使用范围） 划分，通用公文是各类各级机关、团体、企事业单
3、位都使用的文件，如请示、报告、函等，专用公文 是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件 等。(2）对外公开文件、限国骨公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。这是根 据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件，内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外 公开发布；限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布；内部使用文 件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，内容含 有一般国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指内容含有最重要的国家秘密， 一旦泄露会使
4、国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会 使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。(3）上行文、平行文、下行文。是公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文，指向有隶属关 系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的 任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。(4）规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。 是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导 指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指
5、导、布置工作，阐明领导指导原 则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情 况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文2件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出 规定的文件。(5）平件、急件、特急件。是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求，按常 规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件；特急件是指内容非常重要 并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。(6）收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自
6、外部的文件；发文是 指本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的也称发文。3公文的功能，公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具，这一功能主要表现 在下述方面：(l)公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令。在公务活动中发挥领导和指导的作用，是 加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。(2)公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文， 使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。(3)公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用
7、。 它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。(4）公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与 凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。(5）公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平 的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。(6）公文是社会活动的真实纪录。它印证了公文作者的合法身份；记录了各项管理活动的性质、 状态；因此，具有重要的凭证作用。二、公文的文体、结构、格式和稿本二、公文的文体、结构、格式和稿本1公文的文体公文的文体，指公文的表达方式。公文属
8、应用文体，应具有应用文体的基本属性，即具有直接应 用性，从本质到现象，从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定，保证公文内容完整、标 记明显的格式规范性。但它又不同于一般的应用文，具有其自身的特殊属性。第一，公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。白话文具有通 俗易懂、语义确切的优点。第二，公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。这是因为公文内容的表述，必须做到事理结合， 除去对客观事物的性质、状态、特征作出叙述与说明以外，还要求在此基础上进行科学的分析与论证， 以表明作者的观点与态度。只是不同文种因其性质与行文目的不同而在三种表达方式的运用上，各有 侧重。如规范
9、性、公布性文件侧重于说明的方式；工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式；而内容复 杂的公文，如调查报告，则需同时兼用三种表达方式。2公文的结构公文的结构指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。国家有关机关对公文的基本构成作出 了规范性要求；其基本组成部分为一切公文所必备，其他组成部分可视具体情况决定取舍。3公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其 标记、抄送机关、注释、印发说明等。3公文的格式公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。公文格式具有较强的 规范性；国
10、家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。规范的公文格式有利于维护公文的 严肃性，方便对其直接阅读与传递、处理；有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文 字符号的形体及尺寸等予以规范。目前我国通用公文的格式一般为：(1）公文纸采用国内通用的 16 开型，推荐采用国际标准 A4 型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸， 可根据实际需要确定。(2）公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区，与不允许出现任何符号的白边区 两个区域。上白边（天头）和左白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）。(3
11、）所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排版）。正文的行长应与图文区宽度相等（即 通栏排）。(4）左侧装订。（少数民族可按其习惯书写，排版）。正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏 排）(5）在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、 “秘密”分别予以标注，并后加“”，必要时还应注明保密期限（如机密5 年）。在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用 3 号或 4 号黑体字印刷。紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。在印制本上，紧急
12、程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的 1/3 弱，以大号黑体字、 黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，但也可根据需要用其他颜色）印制，居中排一行。联 合行文的公文，一个作者占一行。发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样， 依次标注作者代字，置于方括号中的年份号，顺序号。如国务院 1997 年第一发文即标作：“国发 1997001 号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中；如有签发人时，应居左，两者排
13、一行。常 采用 3 号或 4 号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长 10omm 的细实线。签发人的编排。在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出“签发人”字样 后空一格排发签发人的姓名，字体字号与发文字号相同。标题的标注与编排。撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：结构完整；语意确切；文字 简练、醒目，字数一般不超过 50 字。4主送机关的标注与编排。在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、签复责任的机关的全 称或规范化简称或统称标出，标注时需注意：除了普发性公文外，一份公文（特别是上行文）只能以 一个机关为主送机关，不能“多头主送”；除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主
14、送领导者，更 不能同时直接主送几位领导者；应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不 是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关；应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范 的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，结尾用冒号。 如主送机关不止一个时，应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用 顿号、逗号或分号分隔。常用 3 号或 4 号仿宋体字印刷。正文的编排。在印制本上，正文位于主送机关下，按自然段依次排列，每段起首空两格，回行 顶格，常用 3 号或
15、 4 号仿宋体印刷。附件标记的标注与编排。撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件数、份数。印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号（只一件时不排）、标题、份数。 每件一般占一行，字体字号与正文同。印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职 务，后空两格后请领导签注姓名。印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下不压日期。作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发 时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一
16、个作者一般占一行，字体 字号同正文。在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注（在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文） 外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文 中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的 4 号或小 4 号仿宋体字印刷。主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主 题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。抄送机关的标注与编排。在印制本上，抄送机关位于主题词以下，用两条与图文区宽度相等的 平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。起首顶格排印“抄送：”字样，而后，按机关的性质、级别 和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称，其间用顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号 相同或小一号的文字印刷。印发说明的编排。在印制本上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边 交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明
