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1、办公室管理形成性考核册答案办公室管理形成性考核册答案 （仅供参考）（仅供参考）办公室管理形成性考核册办公室管理形成性考核册 一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程 的第一章第 2 点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。办公室实务工作一览表 序号国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企） 1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容 2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格 3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。 4 档案管理 档案管理。 5 会议组织 安排会议事务，并做会议记录或纲要
2、。 记录上司指令及会谈、会议内容。 6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 7 信息资料 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 8 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 9 接待工作 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。 10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 11 督查工作 督导一般职员或速记员。 12 日程安排 替上司定约会并做好记录； 13 日常事务“ 阅读并分类信件 通讯事务、电话； 14 办公室管理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设 备及用品 15 其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项
3、交办的事项- 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。 17 外出办事，如银行、邮局等。 18 同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基 本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、 会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填 上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事 务的内容，后两项则是文书处理的内容。 二、办公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有：1.信封、纸张；2软盘、光盘等；3铅笔 4圆珠笔；5
4、签字笔或钢笔； 6修正液或修正带；7印盒；8各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包 括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9小刀；10日历等；11其他， 如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。国内电视大 学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。本题在书上有明确答案，得分率很高。 主要认真阅读教材，就能答对 三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？本题主要考核本课程的第二章第 1 点的“文员工 作指导思想”这一知识点。 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1计划的步骤，要充分了解即将开始的工作
5、内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进 行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3检查的步骤，要 分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作 加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划实施检查” 这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计 划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题 时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，
6、而且还要说明三者之间的关系 如何。 四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题主要考核本 课程的第二章第 1 点的“按照优先顺序处理工作”这一知识点。按照“优先顺序”制定计划书时， 要按以下三个步骤进行：1将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓 的事？C.是否不可以做的事？对于 A 要集中精力做，对于 B 和 C 可以从计划中删掉。对于 A 类事情再 进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不 紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3与上司 形成
7、默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第 28 页。同学们可以参照教材 上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。 五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。 1请示方法和报告方法；2计划方法和总结方法；3受意方法；4传达方法；5进言方法； 6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法。 本题主要考核本课程的第二章第 3 点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同 学们按照这个思路作答即可：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司 在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发
8、表的意见和想法 等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某 一问题、某项工作发表的意见和看法等）。 受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点； （3）注意倾听，用心判断指示的用意（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话； （5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；6）接受指示后，要不失 时机地贯彻实施。2结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分 做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让
9、 我写一份公司的简介，内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没 有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来， 我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简 介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。在回答这道题的时候，可以只选择其 中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要 简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失
10、分的原因大多是不结合实际谈 自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。 办公室管理形成性考核册办公室管理形成性考核册 一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 同：1都应先问好，再传达自己的信息；2都应保持耐性、热情的态度； 3通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4都应简明扼要表达自己的意思。 异：1打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响 24 声就接听。 2打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。 二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？ 1、文秘人员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辩听出对方，这应是一种专业技巧。 2、
11、除了分辨声音之外，文秘人员对名字的辩识一定要有相当的把握，新上任的文秘尤其要在这 方面下工夫。 3、来电者寻找你的上司 4、有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”，以应付那些上司不想接待的 人；或请对方留下口信，待上司作出选择性的回复。 5、应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别处理，聪明地转接电话，把来电转接 给真正能处理该事情的人。 6、文秘人员经常会接到推销等电话，要完全避开这些电话是不可能的。 7、文秘人员对待投诉电话要有礼貌、有责任心。 8、如果找上司的人是他的朋友或有业务关系的人，文秘人员不应妄攀交情，抓着电话畅谈。三、简要回答邮件分拣的一般标准。 （1）
12、按照收件人的姓名分拣； （2）按照邮件的重要性分拣； （3）按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件？本题主要考核本课程的第四章第 5 点的“上司不在时邮件的处理” 这一知识点。本题的答案请同学们见教材第 70 页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。 五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？ 答：1上司正在开会时； 2上司繁忙时；3上司即将外出时；4远道来访或有重要事情的来访 时。 请同学们按这几点参看书本 89 页进行分析办公室管理形成性考核册办公室管理形成性考核册 一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。 1、遵循法律法规 2、合理确定会议目标 3、
13、确定必要的与会者 4、减少会议数量 5、缩小会议规模 6、简化会议程序 7、缩短会议时间 8、控制会议经费 9、分析会议成本二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。本题主要考核本课程的第八章第 4 点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案： 1日程安排计划表的种类： （1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活 动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成 表，再通知各部门。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以
14、一个月 为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一 周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以 时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。 2各种预定表的编制请同学们参照教材 P.166P.170 上的例子，编写。本题考察同学们对知识点的 灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。 1、准备旅行计划和旅行信息 2、制定约会计划 3、为商务洽谈收集资料 4、决定旅行用品四、文秘人员对上司主要工作的
15、辅佐主要包括哪些方面？本题主要考核本课程的第十章第 3 点的“文 秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题答题思路如下： 1提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或 准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 2私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹 私事： （1）特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘 人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。 （2）纯私人性请求时遇 到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 3财物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者， 以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，
