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1、在档案鉴定工作中坚持以下三个基本观点。(一)全面的观点认识档案的价值和作用，应当从国家和人民的整体利益出发，用全面的观点，充分地认识和估计档案的价值，而不能只从一个机关、一个部门的局部是否需要去考虑。档案是国家的财富，它的作用是多方面的。某一个机关不需要的档案，往往其他机关需要；对当前参考价值不大的档案，可能对将来的历史研究有重要的价值。档案的形成不是孤立的，各个全宗之间、全宗内的档案之间是互有联系的，在判断档案价值时，就应将有密切联系的档案，联系起来去判断它的价值，而不能孤立地去看某份文件或某部分档案的价值。(二)历史的观点档案是历史记录，它是在一定的历史条件下形成的，它的产生总是和一定的历
2、史条件相联系。考察档案有无保存价值和具有何种价值，必须运用历史唯物主义的观点和方法，结合当时的历史背景，把档案故在一定的历史条件下，去分析它的形式和内容，以及文件之间的相互关系，以此判断它的社会作用，防止片面的实用观点和非历史观点。(三)发展的观点社会是发展的，需要利用档案的因素也是变化的，档案的价值必将随之发生变化。鉴定档案价值时，要用发展的眼光预测档案长远的历史作用。现在有用的档案，将来可能没有用处；现在尚未用到的档案，将来可能有用。因此，在鉴定工作中，要站得高，看得远，把档案的现实作用和未来作用有机地统一起来，对档案的价值做出科学的预测。鉴定档案价值的基本工作方法鉴定档案价值的基本工作方
3、法直接鉴定法直接鉴定法直接鉴定法是鉴定档案价值的基本工作方法。它的要求和含义有两个方面：1、鉴定档案价值时，要求鉴定工作人员根据鉴定档案价值的原则和标准，直接地、具体地按照档案的实际情况判定其价值。因为鉴定档案价值的标准档案保管期限表，虽然对各种类型档案材料的保管期限做了明确规定，但保管期限表的条款不可能反映出实际工作中形成的档案材料的一切特点，也不可能包括所有的档案材料。即使档案保管期限表上有明确规定，也需要去直接审核档案材料，才会知道符合某一项条款，从而确定其保管期限。2、要求鉴定工作人员逐件逐张地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和文件标题就判定其价值。一般说来，目录和标题应该正确反映文件
4、或案卷的内容和成分，但在实际工作中会有质量拙劣的目录和标题，不能正确揭示文件或案卷的内容和成分，如果根据它们来判定文件的价值，就可能得出错误的结论。因此，为了保证鉴定工作的质量，必须直接审核档案材料。直接鉴定法是保证鉴定工作质量的重要方法，必须坚持这种工作方法。但是它不是要求机关领导人、鉴定组织的全体成员都要去翻阅一遍所有被鉴定的档案。应该由谁去直接鉴定档案，可以由鉴定委员会或小组视具体情况确定。直接鉴定法一般是以案卷为单位进行的，如果在一个案卷内有不同价值的文件，而文件之间又有密不可分的联系，则以其中最重要的文件的价值来确定该案卷的保管期限；如果在重要的案卷中发现个别不需继续保存的文件，而其
5、案卷已经装订好的，可维持原状；如在需要销毁的案卷中发现个别重要文件时，则应将其取出另外保存，其他文件可以销毁。分析档案价值的一般方法分析档案价值的一般方法分析档案价值，必须具体地分析档案自身各方面的特点和状况，全面地、综合地判定它对社会的利用价值。一般应从以下几个方面分析档案的价值：(一)分析文件与立档单位的关系这是鉴定档案价值的出发点。分析文件的价值，首先要分析这份文件与立档单位的关系。文件有本机关形成的，也有外单位发来的。外单位发来的文件中，又有上级机关文件、下级机关和同级机关的文件等等。分析档案的价值应站在本单位的角度，本单位形成的文件是保存的重点，大部分需要长久保存。外单位发来的文件，
6、相对来说应该少留一些，以避免各全宗档案不必要的重复。要不要保存外单位的文件，关键看本单位承办情况，即来文与本单位的关系。如果来文需要承办，或与本单位工作关系密切，需要一起参与活动，这样的来文仍应保存。只有把握住文件与立档单位的关系这一线索，将一个机关的全部档案材料与本机关的主要职能活动和任务联系起来，分析其在行使本机关主要职能和完成主要工作任务，以及反映基本情况方面的作用，才能准确把握文件的价值。(二)分析文件的内容这是鉴定档案价值最重要的一个方面。就是根据文件内容所记述和说明的事情、事件、问题，分析这些信息对社会利用的价值，判定档案的保管期限。一般说，以下几方面的内容价值较大：反映立档单位主
7、要职能活动和基本历史面貌的文件；反映党和国家的方针政策的文件；反映重大历史事件的文件；反映主要业务活动的文件；反映全局性的文件；有针对性、依据性的文件。总之，凡是有科学意义和实际查证意义的文件，就有比较大的保存价值，而反映一般日常事务性活动的文件，价值就不大。(三)分析文件的作者在社会上的地位和作用由于立档单位在社会上、历史上所处地位，所起作用的不同，形成的文件其价值也不同。高级领导机关、重要单位和著名人物所形成的档案，往往具有重大价值，它(他)们所形成的全宗，其永久保存的档案要比一般单位形成的永久保存的档案比例要高一些。(四)分析文件的时间主要看档案产生的时间和所处的历史时期。一般地说，产生
8、的时间越早就越珍贵。古代档案保存到今天的很稀少，今后又不会再产生了，因此，鉴定时应从宽。同时，由于文件的产生与其所处的历史环境有着密切联系，在某些重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值。(五)分析文件的完整程度一般情况下，保存的档案文件比较完整时，鉴定的尺度应严格一些，尽量减少文件的重复。比如，有年度统计报表，也有季度统计报表，年度的为长期，季度的为短期。但如没有年度的，季度的也就变得重要了。相比较而言，档案愈不完整，鉴定时的尺度就应酌情放宽一些。(六)分析文件的有效性所谓有效性，就是看文件在工作、生产和法律上的效力。比如合同、协议书、借据等，它们在一定时间、条件下具有法律上和工作上的效力，
9、也就具有相当的价值；当文件的这种有效性消失后，其价值就会发生变化，往往会降低和失去原有的价值。因此，一般情况下，尚具有法律上和工作上的效力的文件，比已失去这种效力的文件重要。但须注意，对已失去时效的文件，还要从其他方面考察其价值因素，并非失效的文件即一律失去保存价值。(七)分析文件的名称从文件的名称可看出文件的不同作用，从而可以反映出它们的不同价值。如决定、决议、指示、条例、纪要、报告等，就比一般性的通知、简报、来往函件重要。但由于文件名称在使用方法上不统一，有的文件不能只看名称，而要与文件内容结合起来看。如有的通知实际上是指示性、决定性的，就不能作为一般通知看待；著名人物的来往信件，就不能当
10、作一般的信件来处理。(八)分析档案的可靠程度由于文件在形成过程中经历的阶段不同，致使同一文件有正本、副本、草稿、定稿之区别，决定了其可靠程度的不同，文件的价值也就不同。一般地说，在同一文件的不同稿本中，定稿、正本的保存价值往往大于草稿、副本。但在没有正本的情况下，抄本、草案也有重要的价值。重要立法文件的草案、草稿也有较大的保存价值，通过它可以看出重要文件制订形成的过程。(九)分析文件的外形特点这主要是指文件的制成材料、书写方法、笔迹以及标记等。外形特点也影响文件的价值，如文件的内容不重要，而其文字具有书法和文学研究价值；有的花边图案具有艺术价值；有的因为有著名人物的批注、题词、签字等，使其价值
11、提高了。总之，上述的几个方面是互相联系、不可分割的，分析档案的价值时，必须综合考察文件 各个方面的特征和作用，切忌孤立地、机械地从某一方面去分析、判定档案的保存价值。档案保管期限表的类型档案保管期限表的类型(一)通用保管期限表它是由国家档案局编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用的档案保管期限表。如 1987 年国家档案局颁发的文书档案保管期限表 （见本章附件） ，就是一个通用保管期限表。它有两个特点：一是确定全国各机关、团体、企业、事业单位档案材料保管期限的标准，具有通用性；二是制订其他各种类型档案保管期限表的依据。各系统，各单位在根据本身实际情况制订详细的保管期限表时，必
12、须与通用表的精神一致，尤其在确定档案保管期限时，只能延长，不能缩短。(二)专门的档案保管期限表它是由国家档案行政管理部门会同有关专业主管部门编制的，供各机关、团体、企事业单位鉴定专门档案时使用的一种档案保管期限表。例如，国家档案局和财政部共同颁布的预算会计档案保管期限表 ，就是属于这一类型的档案保管期限表。(三)同系统机关档案保管期限表它是由某一系统的主管领导机关编制的，供同一系统内各单位鉴定档案价值时使用的保管期限表。例如， 市教育系统档案保管期限表 。(四)同类型机关档案保管期限表它是由档案行政管理部门或主管领导机关编制的，供同一类型的单位鉴定档案价值的依据和标难。如市职业高级中学档案保管
13、期限表 。(五)机关档案保管期限表这是各机关根据本机关档案的具体情况编制的，专供本机关鉴定档案时使用。它几乎包括了一个机关(或学校、工厂等)在工作活动中可能形成的所有文件及其保管期限。每一个单位都应该编有这种保管期限表。为使用方便，可将它与本单位平时归卷使用的立卷类目结合起来，在案卷类目的每一条款下注明保管期限。以上五种类型的档案保管期限表，第一种是其他四种的依据，具有指导意义；第五种在编制过程中，必须以前面四种为依据，不能违背其基本精神与保管期限的规定，这样才有利于全国档案鉴定工作在国家档案行政管理部门的监督下顺利进行。档案保管期限表的结构档案保管期限表的结构档案保管期限表的结构，包括顺序号
14、、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分。以上是档案保管期限表的一般结构，可以根据保管期限表的特点和实际需要，增加或减少某些项目，但条款与保管期限是最基本项目，任何保管期限表都必须有。(一)顺序号就是保管期限表的各条款经过系统排列后，在各条款的前面编上统一的顺序号。编顺序号的目的，是固定条款的排列位置，作为鉴定工作人员使用保管期限表时引用条款的代号，因此，条款必须从头到尾，统一编流水号，不能有重号、空号。（二)条款它是一组类型相同文件的名称或标题。拟制条款必须能反映出一组文件的来源、内容、名称和形式，要求文字简明确切。在列举一组文件的来源、内容、名称和形式时，可以指出具体的作者、问题和名称；也
15、可以概括地指出其类型，如“上级文件” 、 “会议文件” 、“报表”等，必要时还应指出文件的用途，如“执行” 、 “备案” 、 “参考”等。(三)保管期限它是在每一条款之后指出该组文件材料应该保存的年限，即档案的保管期限。确定保管期限，是编制档案保管期限表最核心的问题。根据党和国家的有关规定，保管期限分为永久、长期、短期三种或者永久和定期两种。某些专门档案在保管期限上另有规定，要按照国家档案行政管理部门和专业主管机关共同商定的规定执行。保管期限的年限，是从文件产生后第二年开始算起。(四)附注附注亦称注释，是指在表格之后，对某些条款及其保管期限所作的必要的注释和说明。例如：条款中“主要文件材料”系指哪些材料；“重要的”是何含义；“一般的”指什么等等。(五)说明指对档案保管期限表所作的总说明。一般应指出保管期限表的使用范围，制订保管期限表的依据、指导思想以及本表的结构、保管期限的计算方法和其他有关事项等。一般列于档案保管期限表的开头，也可置于表后。
