强化档案管理 为中心工作服务

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1、强化档案管理 为中心工作服务 近年来，在各级领导的高度重视和档案部门的指导下，我市财政系统本着“依法治档、强 化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标，坚持把依法治档、服务财政中心工作作 为搞好档案工作的核心来抓，健全档案机构和组织，完善档案规章制度，实现档案管理现 代化，努力开发利用档案信息资源，目前，全市财政系统已经建立了综合档案室 个（含 市局） ，有专兼职档案员 人，1991 年，市局机关综合档案室被评审认定为省一级目标管 理单位，2000 年晋升为省特级。-200X 年，局属 个二级单位、9 个基层所档案管理被评审认定为省 级目标管 理单位，局机关及系统档案管理工作进一步规范化、标

2、准化、现代化，较好地实现了档案 工作为领导服务、为基层单位服务、为财政中心工作服务的宗旨，有力地促进了地方经济 的发展和财政改革的深化。现将近年来我们所做的工作简要汇报如下：一、强化领导，狠抓落实，档案组织管理不断健全 自 2000 年我局档案工作升省 特级之后，我们从档案利用的实践中充分认识到档案管理工作的重要地位和作用，为此， 局党组高度重视档案管理工作，把档案管理工作作为提高机关工作效率和工作质量，搞好 财政工作的一项重要内容来抓，通过近年来的常抓不懈，全员档案管理意识得以提升，档 案管理体制得以健全，档案管理制度日趋严谨，使全局的档案管理工作取得了长足的进展。一是加强档案工作的组织领导

3、。针对近年来我市财政系统机构和人员特别是局党组成 员变动较为频繁的实际情况，我们及时调整和充实档案管理工作的领导力量和组织机构。 市局机关和局属二级单位都分别成立了由局长挂帅、分管副局长负责，办公室主任主抓的 档案 工作领导小组和档案工作鉴定小组，配备了专职或兼职档案管理员，明确了分管领导、 责任部门和工作人员，对本系统的档案工作履行监督、检查和指导的职责，并坚持做到 “三个纳入”：即将档案工作纳入领导议事日程，每年年初由分管负责人提出具体工作任 务，局党组集体研究解决工作中的实际问题，与其它业务工作一起部署、一起检查、一起 考核；将档案管理纳入目标管理，局机关档案工作明确了保持省特级的目标，

4、将其纳入日 常工作考核，每半年检查落实；将档案工作所需要经费纳入机关财务预算，五年来用于规 范档案管理工作的专项经费就达到 万元，确保了档案工作各项管理措施的落实到位。二是推进队伍建设。市局机关在编制十分紧张的情况下，为综合档案室配备了专职档 案员，局机关各股室都调配了思想素质、文化素质较高，热爱档案事业的同志从事兼职档 案工作，个市直局属二级单位全部配备了专职档案员 名，形成了以市局综合档案室为龙头 的全市财政系统“金字塔”式档案管理网络，在档案管理体制上实现了规范化管理。同时， 我们还注意落实档案工作人员经济和政治待遇，保持档案工作人员的相对稳定。另一方面， 我们还特别注重档案人员业务素质

5、的提高。局里采取定期组织岗位培训，选送档案人员参 加档案部门组织的专业培训，不断提高档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。2000 年 以来，先后组织全局专兼职档案员培训次，参加人员多人次；组织全系统专职档案人员参加档案部门和行业部门组织的业务培训及进修达人次。三是强化责任意识。近年来，每年我们都通过多种形式学习宣传档案法 、 湖北省 档案管理条例 、 湖北省机关档案工作目标管理考评办法等档案法律规章，使全局干部 职工和档案工作人员充分认识到档案工作既是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重 要事业，也是适应社会主义市场经济形势发展变化的一项重要的系统工程。在实际工作中， 我们通过普法学习、周

6、四学习日不定期的组织档案知识讲座、答题测试等形式，讲解档案工作与财税征管、稽查等工作的联系，把档案工作贴近工作实际，把一年一度的档案归档 工作变为日常工作，从而避免了以往那种年终突击整理档案的被动局面，有效提升了干部 职工管理档案的责任意识。全系统各级领导也将档案工作抓在手上，使档案工作在整个财 政工作中有了“位子” ；各基层工作人员更是将档案用于日常管理活动中，利用档案提高工 作效率已经成为基层财政干部的共识。四是强化制度建设。为保证全系统档案工作的正常运转并形成良性循环，我们始终做 到“三个坚持”：其一是坚持职能管理。为切实履行市局对二级单位的档案管理指导职能， 每年，我局都要按照档案法的

7、有关规定，由市局办公室对所属市直二级单位和市局机 关各股室档案业务工作进行监督、指导和检查，严格文书处理和立卷标准，确保了文件材 料的收集齐全。其二是坚持制度规范管理。在抓好档案法律法规宣传贯彻的基础上，我们 依据档案法 ，结合湖北省机关档案工作目标管理考评办法重新修订、补充完善了 档案工作管理规定 、 档案人员岗位制度 ， 立卷归档制度 、 档案借阅保密制度 、 档案库房管理制度 、 档案鉴定销毁制度 、 档案利用统计制度等一系列规章制度， 从档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均 建立健全了完备的制度及措施，并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进

8、行考核， 进一步规范了档案工作行为，使依法治档工作纳入了法制化的管理轨道；在完善档案室各 项工作制度和档案管理制度的基础上，我们根据省、市档案局的规定和要求，结合实际， 对各部门的工作职责、各门类档案的立卷分工、案卷整理标准、移交保管、开发利用等工 作环节都做出了明确的规定和要求，并印发所属单位和部门执行，使全系统档案工作步入 有法可依、有章可循的制度管理轨道。其三是坚持考核管理。近年来市局坚持实行每年一 次的能级考核管理，考核内容涵盖了档案管理的方方面面，并以此加强对基层档案管理工 作的检查指导，促进了基层档案管理的规范化。二、加大投入，狠抓标准，档案基础设施建设不断完善 多年来局领导非常重

9、视机关综合档案室的硬件投入，虽然局机关经费开支紧张，但是 为了实现档案管理现代化，不断提高档案管理的水平，局机关每年有计划的投入相应的资 金，改善基础设施条件，提高档案管理效率。一是建设高标准综合档案库房。升省特级之 后，我局并没有放松对档案工作的投入，在建设有面积达 157.7 平方米的综合档案库房之 外，另外安排了两间办公室作为 档案 办公和接待阅文室，从而保障了档案库房建设的高 标准。同时，对荣誉陈列室斥资近 3 万元进行装修改造，配备 2 匹立式空调 1 台、计算机 档案专用软件、扫描仪器，档案密集架 7 列 21 节，检索工具柜 5 个，办公用柜 3 个，去湿 机 1 台，温湿度计、

10、吸尘器各 1 个，并安装了铁门、双层防晒窗帘、水柱、干粉及二氧化 碳三层次防火器材等，使库房档案管理做到了防盗、防光、防高温、防湿、防火、防尘、 防鼠、防虫的要求，保证了档案资料安全保管，极大地促进了档案管理的现代化进程。 三、强健基础，狠抓规范，档案业务建设不断巩固 根据 2000 年省特级考评组对我局档案业务工作的意见，近年来，我们积极采取措施， 重点把好“五关” ，强化档案管理现代化建设，多措并举提高档案管理质量。一是把好“收集归档关” 。按照新修订的“三合一”制度，各单位、各部门都一一明 确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交综合档案室。 局综合档案室对照

11、考评标准逐次逐条严抓枢组，尤其是在案卷规范上，组织人员集中力量 对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷全部打散后进行重新整 理、分类、组卷、编目和装订，对案卷中极个别有三色笔等不耐久的文件材料，及时行进 补签和抢救，先后完成规范各类案卷卷，声像资料册（件） ，更换案卷盒 个，保证了案卷的质量，确保了入库档案的齐全完整合规。二是把好“档案整理关” 。在档案整理过程中，我们严格按照省、市档案局的有关规 定和我局修订的“三合一”制度要求，对各种门类和载体的档案进行了科学分类。对于各 科室、二级单位的各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的 文件材料，做好文件

12、的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档 工作。同时，我们将人事档案与业务档案分离，由人事股负责，加强人事档案的保密性。 经过近年来的建设，我局现已形成各门类档案卷（件） ，其中：文书档案 卷（件） （永久 卷（件） ，长期 卷（件） ，短 期 卷（件） ） ，会计档案室卷（永久 卷、定期 卷） ；资料 册；干部职工档案卷；声象档案 册；实物档案 件；电子档案 件。编制了机关工作大事记、 组织机构沿革、基础数据汇编、专题目录索引、全引目录等较为齐全的编研资料，做到组 卷合理，排列有序，编目规范，实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准 化、检索科学化。三是把好“档

13、案保管关” 。五年来，综合档案室始终坚持做好库房温湿度记录，及时 进行降温和除湿操作；坚持做好库房卫生，库房装具摆放整齐有序，库房内无霉变、虫咬 和乱堆放杂物等现象；入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。四是把好“统计鉴定销毁关” 。每年我们都要对入库档案进行清理核对，及时填报机 关档案工作统计年报，并按时向档案主管部门报送。对省、市各级档案执法检查、调查、 统计，均积极配合，按时完成有关工作要求，多次受到各级领导的好评。同时，我们认真 做好到期档案的鉴定与销毁工作，对无保存价值的档案，由档案室列出清单，登记造册、 经档案鉴定小组鉴定签字后，按规定进行监督销毁。五是强化档案管理现代化建

14、设。随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得 相对滞后。在我市财政系统局域网建成开通之后，我系统的财税征管网、办公自动化网已 经全部连接开通。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地 搞好档案服务，是我们面对的紧要问题。200X 年，我们以微机管理为突破，运用市档案局 推荐的专用软件，对近 5 年来的各类档案的分类号、主题词、形成时间等输入了微机，并 通过建立文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件 的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成了一个有序的整 体。目前，我们已经建立了财务收支、预算外资金、周转金使用、

15、企业财务指标等 8 套财 政数据库，完成了计算机辅助的档案管理系统，初步建成了数字化档案室，真正做到档案 信息的远程传输和资源共享。四、强化编研，狠抓实效，档案开发利用不断优化 搞好档案工作的目的就是为财政中心工作服好务，服务是档案工作的出发点和归宿， 这既是档案工作的基本要求，也是档案工作的价值所在。几年来，我局档案工作以为财政 中心服务，为领导决策服务，为机关基层服务为己任，不断拓宽服务领域，优化服务方式， 档案工作焕发出了新的活力。一是档案检索工具编制齐全。我们编制了案卷目录、全引目录、电子档案目录、科技 档案目录等各种齐全配套的检索工具索引，对库藏档案进行了条形码编码处理，能够方便 快

16、捷地直接检索到文件的页号。二是档案利用效果丰富。据统计，近年来，市局综合档案室平均每年要接待查档 100 多人次，调阅档案 300 余卷（件） ，我们均做好了查询登记和利用效果登记，在行政许可 法实施前，需对各类行政许可设定的文件进行清理，为便于工作，市局综合档案室及时为各部门提供了建市以来的所有行政许可设定文件 份。通过积极主动提供利用档案， 为领导决策和各项工作的开展发挥了重要作用，取得了明显的社会效益和经济效益。 （增加 事例） 三是档案编研成效初现。在坚持做好发文汇集、专题汇编、组织沿革、大事记、基础 数字汇编的同时，我们还编印了手册 、 财政政策汇编 、 年度工作总结汇编 、 年度信息调研汇编等 20 余种 档案编研资料，为领导决策、为机关各部门、为基层各单位主动提供了服务，有效促进了 各项工作的开展，如在文明创建中，市局档案室充分发挥大本营的作用，积极为创建提供 各类参考资料；在行风评议中，综合档