审计人员用好word的十三个妙招

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1、审计人员用好 word 的十三个妙招 审计人员在运用 Word 时常遇到一些小问题不得解决，笔者在实践基础上掌握了一些技法， 现提供给审计人员，只望共同提高业务工作水平。一、解决 WINDOWS XP/2000 环境下 Word 中仿宋、楷体_GB2312 等三号字体显示模糊的办法目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为 WINDOWS XP/2000，在此 环境下，打开 Word 使用国家规范文书字体中仿宋、楷体_GB2312 三号字时，电脑显示屏可能会出 现文字有毛边模糊的现像，很令人心烦。有时审计人员会认为是计算机固有的或者想调整也不知 道从何入手，以致输入时间一长会头昏

2、眼花。其实解决办法很简单，不管是在 WINDOWS XP 还是在 WINDOWS2000 中，你打开桌面，右击鼠标，出现菜单，选择“属性”“效果”将“平滑 字体边源”前的勾去掉，再点击“应用”“确定”，问题就解决了，再看看效果是不是不一 样？二、不切换输方式,快速输入数字中的小数点审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，你如果是用 安装 office 时携带的五笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间 不断调整而烦恼（使用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后接着数据时自动将数据间的 句号修改为小数点）。不过利用 Word 工具中的“自动更

3、正”可解决此问题，让你一劳永逸。方法： 打开“工具”“自动更正”“自动更正”，在“替换”“替换为”中分别填上“。”、 “.”（小数点），点击“确定”，回到 Word 输入界面，在输入数据后输入两个“。”，再输入 数据，看看“.”是不是变成了小数点“.”。这一方法会让你在输入小数点是多输入一个“。”， 不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。按此办法进行后，你 在 Excel 中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号 更正、如将“1、”改“”，年份中“零”的更正、如将“二 00”改为“二”；公文年份 中“括号”的更正、如将“（”“”改

4、为“”。 三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，Word 中虽然为“修 订”提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性， 审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其实这是一个很 麻烦的事情。在 Word 中“版本”功能，对上述问题迎刃而解，用一个 Word 文件保存所有修改信 息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个 Word 文件后，首先选择一下“文件”“版本” “现在保存”，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文 档后先打开

5、“文件”“版本”“现在保存”，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其 他需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个审计报告或 其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后 情况。四、妙用“Ctrl+Z”，取消自动项目编号在没有改变 Word 缺省设置的情况下，输入：“一、基本情况”后再换行时，系统会自动将 其行为变成项目自动编号形式，并在下一行添加了“二、”字样。这时如果按 BackSpace 键，可 以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“一、 ”已经变成项目编号了，不可选，在我们继续

6、输入文字后，Word 的“自动项目编号”就会直接影 响着文档的排版效果。如何去除？用“Ctrl+Z”就可发挥作用了。我们在输入“一、基本情况” 敲回车后，顺手按一下“Ctrl+Z”，一切都 OK 了，第一行还是原来的样子，一点也没变。其原因 是 Word 系统中有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入 “1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是换到下一行，二是自动将这 两行变为自动编号的形式。“Ctrl+Z”的作用是撤消上一个操作，恢复到以前的某一步。我们按 了一下“Ctrl+Z”，刚好取消了第二个动作，系统只做一个动作，而没有做自动编号，所

7、以在此 以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的“自动更正” （即“自动更正”为自动编号形式），你可以按你的需要编制段落标题号了。五、运用“编辑选择性粘贴”功能，方便编辑复制文本资料我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在 Word 中采用“粘贴”，往往会将原有的格 式复制过来。如在 Excel 中复制几列几行文字或数据后，在 Word 中“粘贴”，则会将表格格式复 制过来，而不是纯文本形式；在浏览网页时选好区域复制后，在 Word 中采用“粘贴”，则会将网 页形式复制下来，使你无法进行文字编辑。如果你采用“编辑”“选择性粘贴”“无格 式文本”，则一切问题可以解决了，复制过来的是纯文本格式

8、，你可对复制过来的文本自主编辑 了。六、巧用“替换”功能，删除 Word 文档多余的空行 有时候需要删除 Word 文档中有许多空行（如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文 件），一行一行的删除费时费力，这时我们可用“替换”功能来轻松解决（在 WPS 中删除空是很 方便的），主要方法： 打开“编辑替换”，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊 字符”中的“段落标记（P）”两次，在输入框中会显示“PP”，然后在“替换为”输入框中用 上面的方法插入一个“段落标记（P）”(一个“P”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空 行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一

9、下就可以了，如果是在处理复制网页文章 时还会出现段落标记后有一些空格，那你就试一下在查找中的“P”加个空格，再加上“P”， 替换为“P”，那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决 了。 ”），还是手动换行（页面行末显示的符号是“”），前面去空行的是自动换行符。对文件中 手动换行符(“Shift+回车”)形成的空行，在替换时需要选择“特殊字符”中的“人工换行（L）” 两次，即用“ll”替换成“l”，空行便可去除。总之用替换的方法来删除空行时，要灵活对 待查找的内容，不然可换不了啊。此时如果上面的方法去不了空行，那你需要细心看一下换行 段落标记，是自动换行（页面行末显

10、示的符号是“七、用“表格标题行重复”功能，实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页 显示在 Word 中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用表格功能，设置 不好，最后一页是有多少行打多少行，也没有标题，不能实现满页打印。如果你用一下 Word 中的 “表格标题行重复”，就可以实现这个功能。方法：先复制 Excel 表至 Word 中用“粘贴”功 能，再选择所需要设为标题行的部分，点击“表格”“重复标题行”就完成了。试一下，在 标题行外的空格连续中输入数据或文字，换行，至第二页，是不是自动满页显示？此功能在处理 进行工程决算审计表中，你需要在 Word 表格中连续输入需要

11、每页有文本标题显示的、同时在次页 需要满页显时就起作用了。八、利用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能，让文稿正反的页码能在正确位置打印在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将页码先编在右侧，先 打这几页，然后再对反面的页的页编排在左侧，再进行打印，这样打印后页码就自然 对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能后，只要 在打印界面上先打页，然后将纸反过来再打页，这样处理后页码自然对齐 了。九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符，你在“段落缩进与间距特殊格 式”中确定需要首行缩进两个字符，“段落缩进与间距

12、度量值”有时会显示厘米，这样 就无法精确计算两个字是多少。如何处理？先选择区域，再选择一下字体“宋体”，再选择“段 落”缩进与间距特殊格式首行缩进”，再选择“度量值”便会出现缩进两个字符了， 点击一下，以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了。十、利用图片处理工具，巧妙处理数码相机的取证材料我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证，其取证的隐蔽性较好，在审计中发现的 问题未最后确定时，往往不为被审计单位察觉（过去发现问题时对原始资料折叠复印容易被发现），但其后续图片处理不太方便，用 Acdsee 还是用 Photoshp,是需要花一定时间学习的。其实 Office2000 中就有很实用的图片处理软

13、件 Microsoft Photo Editor，结合 Word，你便能很方便 处理数码图片资料了。方法：第一步安装图片软件，对 Office2000 进行安全安装，即在进入按装 程序“添加或删除功能”在“Microsoft Office”下拉菜单中选择“从本机运行全部程 序”“开始更新”，这以后你机器上就安装了 Microsoft Photo Editor；第二步打开全部图 片，然后一张一张的“裁切”“复制”打开 Word 文档“粘贴”，第三步在 Word 中 从“工具”中打开“图片”格式，对每张图片的大小、对比度、黑白等调整一下，尽量将一张凭 证的所有附件整合在一页或几页上，然后对需作为审

14、计证据的图片一次性打印出来，这一方面节 约了纸张，另一方面也形成了审计证据的电子文档。十一、给 Word 文件配备 Excel 文件，便于审计文件资料查找与汇集我们在用 Word 编辑文件时，需要用 Excel 文件编一些表格资料，如果将编写审计报告或其 他报告所需要的审计调整调查表等 Excel 表格文件整合到一个 Word 中，这样做有利于文件表格资 料查找、修改、整理，不必在打印好 Word 后再到 Excel 中去查找所打印文件对应的 Excel 文件了。 方法：光标移至己打开的 Word 文件的最后，打开“插入”“对象”“由文件创建”，在 “文件名”右侧“浏览”选择你需要插入的文件，

15、然后在“显示为图标”上打勾就行了。这时文 档中出现了一个图标，双击即打开了该 Excel 文件，注意此文件己成为 Word 文件的附件，保存了 Word 文件即保存了 Excel 文件。同理在 Excel 中也可加载上一些 Word 文件。考虑打印 Word 文件 时会将 Excel 文件图标打印出来，此时可先删除这个图标，进行 Word 文件的打印，然后用 “Ctrl+Z”，撤销刚才动作，即可恢复 Excel 文件图标。十二、利用邮件合并功能，实现批量处理含有数据的文本资料我们在处理信函、通知、询证函、审计日记、审计工作底稿等，其格式基本一致，但具体 内容及对象都不同，如果每次都一个一个的录

16、入打印，使得基本相似的文本格式都在重复输入， 如何利用己有的数据资源，使这类重复劳动变成一件轻松的事情，用“邮件合并”来解决，主要 是利用 Excel 的数据资料，在 Word 中设置需要输入的位置后，可自动生成，具体方法可在 Word 的帮助文件学习。十三、用好“两端对齐”与“左对齐”，让文档界面清楚漂亮我们在安装 Word2000 时，格式栏中文字对齐方式只有“两端对齐”、“居中”、“右对齐” 一般不显示出“左对齐”格式，而我们在编制文章时有时需要用“左对齐”，从那里找出来？在 “工具”“自定义”“格式”，找到“左对齐”后左击不放，拖至格式栏中你确定的位 置、放手，这时“左对齐”的格式就留在了格式栏中了。而“两端对齐”的作用是以“左对齐” 为前题，对在自动换行中因标点符号、数字等造成换行后右端出现上下行不对齐的问题进行修正， 做到在自动换行的各行能保持上下行左右侧对齐。因此你在