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1、附件附件 1旅行社跟踪操作规范旅行社跟踪操作规范(1)接到国内旅行社电传或信函订房和用餐的消息后,先与相关部门联系是否能安排,然后叫营销部负责人审核,并汇报相关事宜;(2)获营销部负责人批准后,即用电传或信函向该社团确认订房和用餐;1. 准备(1( 确认电传、信函发出后,复印一份交相关部门订房和用餐(客房部,前厅部,中西餐厅) ;(2( 将订房和用餐及批复的电传、书信放到该旅行团的档案中,同时要做工作记录。注意其订房和用餐的时间变更及人数增减,及时汇报并与相关部门(客房部,前厅部,中西餐厅)联系,通知变更情况;(3( 按照对方订房单(机、车票、接送服务等)要求,与相关各部门联系落实,变更时一定
2、要通知有关部门;(4( 团队抵达前(特别是一些重要团队)要检查房间是否按要求安排好(询问前厅部)并落实订餐,记录该团队进餐的时间及地点;(5( 检查机、车及提出的要求是否全部落实,了解其准确的时间与地点,以及有关旅行社的联系人或找到该团的地陪,了解有关接送及入住其间的活动安排,妥善落实相关的接待工作。2. 接团(1)团队抵达时,应及时与领队(导游)取得联系,了解是否有另外的问题出现或提出其他什么特别要求,同时落实该团的进餐时间,通知中西餐厅.(2)与前厅部联系,迅速将该团的行李送到楼层、房间,记录领队的房号,以便随时取得联系;(3)做好司陪的用餐,按团队的规定安排司陪住房,一般能在免房内安排为宜;出现单男单女要求增加免房,客房情况好时一般安排在经理值班房 2 楼(改为司陪房) ;客房情况不好时,入住宾馆内的客房.3. 跟踪反馈(1)及时与客户沟通,掌握客户的需求变化;(2)发现错误之处,责任相关部门改进,不许出现责任推卸情况;(3)做到善始善终.4. 相关文件旅行社团队协议5. 记录名称团队确认,更改/取消单