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1、文件控管程序书文件控管程序书自己收藏的觉得很有用故上传到百度与大家一起分享！國立成功大學醫學院附設醫院文件控管程序書發布日期：96 年 12 月 19 日文件制/修訂紀錄版本日期制/修訂說明維護單位：總務室維 護 者決 行1961219為落實本院文件標準化管理、管制之規定確保文件之正確性、即時性及可用性訂定此標準化文件以為遵循之規定劉志真許夙君主任目錄一、目的3二、範圍3三、定義3四、權責單位 4五、名詞解釋 4六、作業要求 4七、品質指標 8八、流程圖8九、表單8十、參考文件 8一、 目的為落實本院文件標準化管理、管制之規定確保文件之正確性、即時性及可用性本室參考 96 年度中聯企業管理股份
2、有限公司來本院授課ISO9000文件製作及管理研習營相關文件並經本院資訊文件管理標準化工作小組研討訂定出統一文件標準化格式俾供遵循之依據與規定；本程序書僅訂文件大略之標準規範往後在操作上未訂定之細節部分再依序增訂二、 範圍本院有關品質管理系統各類文件之制定、修改、編碼、發行等管理原則均屬於本程序書之適用範圍三、 定義文件架構如下：(一) 第一階文件（QM：政策/手冊）：說明標準文件具體作法指導綱要(二) 第二階文件（QP：程序書）：本院內部各相關單位為達成文件標準化活動要求所規定之方法程序進一步規範活動之目的與範圍、執行人員、方式以及如何對其控制與紀錄等其目的在使相關人員明確地了解文件標準化中
3、所述之願景與目標應如何達成例：品質程序書或規範、要點等(三) 第三階文件（WI 或 SOP、GOP：作業指導書）：用於直接指導人員按技術規範要求完成標準化之文件作業時必須依據使用的指導文件或說明文件詳細指示人員如何執行完成一件工作之方法與步驟例：操作說明、標準作業書、作業說明書(四) 第四階文件（FM：表單、紀錄）：作業進行時須填寫紀錄所須用表單例：表單、報告書、記錄、工作摘要四、 權責單位科部室須指派專人管理工作分配如下：(一)文件維護者(承辦員)：(二)文件審查者(一級主管)：主任五、 名詞解釋無六、 作業要求要求規定如下列：(一) 文件管控要點1. 應將本院文件分類歸檔2. 作業程序修改
4、時其相關之文件應同時進行更新3. 首次制定核准版本為 1爾後每修訂一次即依順序改變版本例如 1 版、2 版(二) 文件制訂、審查、發行、銷毀、定期審閱與稽核1. 一階文件：由各科部室擬辦公文依照本院文書處理流程陳核經院長核可後公布發行2. 二至四階文件：本院各單位負責二至四階文件應指派專人辦理由承辦者填寫文件暨表單制修訂建議單經單位一級主管審查核可後公布發行3. 各階文件經核准後應將電子檔案交由承辦者進行文件版本控管此階段一般等級文件以承辦者發文或訊息通知人員4. 更新後之文件名稱修改至文件管理系統文件之表單一覽表予以列管5. 持有舊版文件之人員應主動以碎紙機銷毀該份文件並使用最新版本文件6.
5、 定期審閱：各單位就權責文件應至少每年一次分批審閱由各單位主管自行排定相關人員就各階文件進行年度審閱作業審閱時應秉作、說、寫一致之原則就不適用之文件應即提出檢討並修正7. 稽核：品管中心得隨時（或於每年二月、八月）稽核各單位之文件標準化落實情形稽核時得會同總務室及資訊室共同作業並作成稽核報告呈請院長依實績予以獎勵獎勵方式包括核發績效獎金、敘獎、公開表揚等(三) 文件標題欄標示 每頁須呈現字型 10 號標示內容如下：1. 一、二、三階文件標示(1) 文件名稱(2) 文件編號文件之編號由文件分組統一管理文件編號格式為定義說明如下圖類別部分由科部自行運用無分類一律寫 00 即可 (3) 制訂單位(4
6、) 版本：務必更新最近版本(5) 頁碼/總頁數：包含封面、目錄、內容與附件2. 四階文件標示四階文件為表單無須二、三階表示方法僅須訂版本與文件編號（參照上述二、三階文件標示第 2 格只須改為 4 階）字型 10 號表單內文格式無固定標準內容如下：(1) 版本(2) 文件編號：4(四) 封面內容標示一、二、三階文件須於文件首頁標示下列內容1. 機構名稱：字型 24 號標楷體2. 作業名稱：名稱過長者在作業名稱與發布日期中間有 2 行空白欄可以運用字型 24 號標楷體勿將發布日期位置往下調3. 發布日期：統一以民國年表示字型 16 號標楷體4. 文件制/修訂紀錄：字型 24 號標楷體內容標題字型
7、14 號標楷體內文字型 12 號標楷體(1) 版本(2) 日期(3) 制/修訂說明(4) 制訂單位：維護者：決行(五) 目錄僅須顯示如下1. 目錄：24 號標楷體2. 章節與頁數：14 號標楷體(六) 文件序號參照中央法規標準法第八條條文之書寫方式如下一、(一)1.(1) A.(A)(七) 內文格式：1. 一階文件須標題如下標題字型 16 號標楷體(1) 目的(2) 依據(3) 適用範圍(4) 願景(5) 目標(6) 責任劃分(7) 獎勵措施(8) 政策文件之維護權責2. 二階文件須標題如下(1) 目的(2) 範圍(3) 定義(4) 權責單位(5) 名詞解釋(6) 作業要求(7) 品質指標(8
8、) 流程圖(9) 表單(10) 參考文件3. 三階文件須標明如下(1) 目的(2) 範圍(3) 定義(4) 權責單位(5) 名詞解釋(6) 作業內容(7) 品質指標(8) 流程圖(9) 表單(10) 參考文件(八) 文件修改1. 文件之修改應由該文件之維護單位填寫文件暨表單制修訂建議單比照上述(二)文件制訂、審查、發行2. 提議修改者應主動向文件維護者通知並給與更新版檔案進行文件修改程序(九) 保管與紀錄編號所有文件應由文件維護者予以保管、維護、建檔並建立文件管理系統之表單一覽表予以列管(十) 文件作廢1. 所有表單紀錄至少保留一年各科（部、室）所屬之相關紀錄之保存期限得依業務需求另訂保存期限
9、2. 表單紀錄之報廢應由紀錄保管單位填寫文件暨表單報廢申請單經單位主管核准後由紀錄保管單位指派專人以碎紙機或指派專人配合總務室進行銷毀3. 文件暨表單報廢申請單統一由各紀錄保管單位人員編號控管七、 品質指標（由各單位訂定填寫）八、 流程圖無九、 表單（一）文件暨表單制修訂建議單（文件編號：0000-4-00-001）（二）文件管理系統之表單一覽表（文件編號：0000-4-00-002）（三）文件暨表單報廢申請單（文件編號：0000-4-00-003）十、 參考文件中央法規標準法、96 年度中聯企業管理股份有限公司 ISO9000 文件製作及管理研習營相關文件文件名稱文件控管程序書文件編號G000-2-00-001制訂單位總務室版 本1頁碼/總頁數2/8
