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1、第 1 页 共 8 页宁波鄞州农村合作银行公文处理办法第一章总则第一条 为使宁波鄞州农村合作银行(以下简称本行)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。第二条 本行的公文(包括电报，下同)，是本行在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是经营和管理活动的重要工具。第三条 本行公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 本行公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 本行公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。第六条 本行各级负责人应当高度重视公文处理工作模范遵守本办
2、法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。第七条 本行的办公室是公文处理的管理机构，主管本行机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第八条 本行的办公室设立文秘部门配备专职人员负责公文处理工作。第九条本行的公文种类主要有:(一)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，第 2 页 共 8 页变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。(二)公告适用于向外宣布重要事项或者法定事项。(三)通告适用于公布本行各部门和机构应当遵守或者周知的事项。(四)通知适用于本行批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员
3、。(五)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(六)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。(七)请示适用于向上级机关请求指示、批准。(八)批复适用于答复下级机构的请示事项。(九)意见适开于对重要问题提出见解和处理办法。(十)函适用于本行与其他不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。第 3 页 共 8 页(十一)会议纪要适明于记载、传达本行会议情况和议定事项。第三章 公文格式第十条 本行公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、
4、印发机关和印发日期等部分组成。(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密“、“机密“级公文还应当标明份数序号。(二)紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急“、“急件“。(三)发文机关标识应当使用本行全称;联合行文，主办机关排列在前。(四)发文字号应当包括本行代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号.(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用
5、全称或者规范化简和、统称。第 4 页 共 8 页(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。(九)公文除“会议纪要“和以电报形式发出的以外，应当加盖印章O 联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。(十四)文字从左至右横写、横排。第十一条 本行公
6、文中各组成部分的标识规则，参照国家机关公文格式国家标准执行。第十二条 本行公文用纸一般采用国际标准 A4 型( 21Omm x 297mm )，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十三条 本行行文应当确有必要，注重效用。第十四条 本行行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十五条 本行部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。第 5 页 共 8 页第十六条 本行“请示“应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告“不得夹带请示事项。第五章 发文办理第十七条 发文办理指以本行名义制发公文的过
7、程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十八条 草拟公文应当做到:(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。(三)公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应才注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。(六)结构层次序数，第一层为“一、“，第二层为“(一)
8、“，第三层为“1“，第四层为“(1)“。 (七)应当使用国家法定计量单位。第 6 页 共 8 页(八)文内使用非规范化简示，应当先用全称并注明简称 O 使用国际组织外文名称或其结写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(九)公文中的数字，除成文三期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使原阿拉伯数字。第十九条 本行所发请示、报告，由行长审签;其他文件，由主管行长审签。任何部(室)负责人或拟稿人不能签发文件。第二十条 办公室必须做好欠文的审核把关工作，审核的重点是:是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是
9、否与有关部门协商、会签，附件和原始资料是否齐全，文字表述、文种使用、行文关系、公式格式是否符合本办法的有关规定。第二十一条 文件经办公室官核后，送行领导签发。未经办公室审核的公文，不得直接送行领导签发。行领导签发后的文件，未经签发人同意，不得改动。第六章 收文办理第二十二条 本行收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。第二十三条 外来文统一由办公室文秘人员负责做好清点、拆封和登记工作。要注意验收来文，核对无误后才能签收。除文秘人员外，其他人员不得擅自拆封。拆封后，对所有来文要逐一登记。第 7 页 共 8 页第二十四条 收到上级主管部门及政府部门的文件、简报
10、、信息以及参加上级会议带回的文件等，由文秘人员扫描进入“办公自动化系统“发送给本行的秘书，由秘书按不同的设定的程序送达给行长室、机关部室及各支行阅览。收到会议通知、紧急电文，要及时送办公室主任处理，不得延误。第七章 公文归档第二十五条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。第二十六条 办理完毕的公文，包括发文和收文，要按照机关档案管理制度的有关规定及时立卷，并按期向机关档案室移交。归档范围内的公文，由文秘部门根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和
11、利用。第八章 公文管理第二十七条 本行公文由文秘部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。第二十八条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。第二十九条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，第 8 页 共 8 页经办公室主任批准，可以翻印。翻印时，本行文秘人员应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第三十条 本行公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖本行证明章。第三十一条 不具备归档和存查价值的本行公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。第三十二条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文，文秘人员应当进行登记。第九章 附则第三十三条 本办法由宁波鄞州农村合作银行负责解释和修改。第三十四条 本办法自文发之日起实施。宁波鄞州农村合作银行二 00 五年五月十日
