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1、 文件编号：ST-CW-004- A第 0 页：共 8 页实创家居装饰集团有限公司实创家居装饰集团有限公司支出票据管理规定支出票据管理规定密级：公开密级：公开财务部财务部 程洪艳程洪艳 编制编制文件审批表文件审批表评评 审审 部部 门门评审人确认签字评审人确认签字日日 期期文文 件件 批批 准准文件更改记录文件更改记录更改日期版次更改内容文件编号：ST-CW-004-A第 1 页：共 8 页1.1. 目的：目的：为了使各费用项目界限更清晰，费用核算更便捷、规范，并利于强化费用考核和费用控制目标的实现。2.2. 范围：范围：适用于实创集团各子公司。3.3.名词解释名词解释3.1 营业费用：是指营
2、销部各店面发生的各类费用。3.2 管理费用：是指总部各职能部门发生的各类费用。3.3 财务费用：指银行手续费、利息收入、利息支出等费用。4.4.职责职责 4.1 各部门：确保各项费用支出在年度预算和月度资金预算内，并确保费用支出的合理性、合规性、真实性5.5.程序程序5.1 费用报销分类：公司涉及的费用分为营业费用、管理费用、财务费用三大类，为了明细核算，根据公司的实际情况将营业费用、管理费用分别进行细分为：5.1.1 人力费用：二级科目包括工资、提成、福利费、招聘费、培训费、一次性奖金。5.1.2 广告费用：二级科目包括广告费、制作印刷费、展览展示费。5.1.3 房租费用：二级科目包括房租、
3、宿舍租金。5.1.4 行政类费用：二级科目包括办公费、水电暖、电话费、电话费、网络服务费、维修费、保安费、保洁费、注册费、会议费、劳保费用、顾问费、认证管理费。5.1.5 交通运输费用：二级科目包括车辆保养修理、车辆保险/车船税、油费、车辆停车过路费、市内交通费、差旅费、长途物流、短途物流。5.1.6 其他费用：二级科目包括业务招待费、税费、信息费、其他费用。5.1.7 摊销费用：二级科目包括软件使用费、折旧费、低值易耗品摊销、样品摊销、装修费。5.1.8 财务费用分为利息收入、利息支出、手续费。5.1.9 各项明细科目包括的内容参照预算指导书。5.2 审核发票的要求如下：5.2.1 要素齐全
4、，包括开具日期、品名、数量、单价、金额、收款单位等都应如实填写；5.2.2 付款单位必须写公司全名，如“北京实创装饰工程有限公司” 。5.2.3 大小金额必须一致，数量乘单价的金额必须计算正确，收款单位的发票专用章必须为新版防伪章；5.2.4 接受的发票字迹要清晰可辨，严禁涂改，涂改后的发票一律不予报销。5.3 费用单证粘贴、填制的规范要求：文件编号：ST-CW-004-A第 2 页：共 8 页5.3.1 报销的原始单据必须从右到左、从小到大整齐有序地用胶水粘贴在“粘贴单”上，不能一大叠单据粘一块儿，也不能使用订书针将发票订在一起后再粘贴，厚度要做到均衡、适中且粘贴牢固，如果一张粘贴单粘贴不下
5、可再加粘贴单，即一张费用报销单可以附多张粘贴单，粘贴不能超过“粘贴单”边界，同时要注明单据张数和金额。5.3.2 原始单据粘贴时，必须是单据的正面面向审阅者，应折叠整齐，对不整齐的原始单据应整理整齐，传真的批件必须复印，不能将传真件直接作为报销附件。5.3.3 分属不同费用项目的票据不能混合粘贴在一张粘贴单上，不同的费用项目必须分开粘贴单粘贴，多张粘贴单（最多 3 类费用项目）可以与一张费用报销单粘贴在一起报销。5.3.4 如果报销时需要附领导批示或合同等，正规发票与批示、合同不得混合粘贴在同一“粘贴单”上，要先将发票附在粘贴单上，批示及合同附在粘贴单之后。5.3.5 费用报销单上要写明报销部
6、门（核算时费用归口部门） 、报销日期，报销经手人要在制单人栏签名；部门间代垫费用的，经办人在报销时要分别写出各部门费用明细，例如多部门共同承担一项费用，由行政部门垫付，报销时由行政部负责做费用分摊表，各承担部门确认签字后将费用分摊表做为附件一同报销。5.3.6 常用的大写数字：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、整等。5.3.7 特殊情况没有发票，需要找发票代替时,制单报销时按所找发票的内容填写在报销明细单的内容栏，同时填写费用申请明细表中的真实内容及找票内容。5.3.8 OA 单的填制说明：详细说明：填写报销项目的简要说明（内容必须与所附发票的内容一致） ；金 额
7、：填写报销的准确金额（小写阿拉伯数字） ；文件编号：ST-CW-004-A第 3 页：共 8 页即 付：点击“增加记录”按钮“详细说明”和“金额”的内容将自动填加为“即付”的内容中；单据张数：填写原始凭证的单据张数;备 注：填写报销项目的详细说明，有找票的情况，填写报销项目的真实内容。+选择附件：如需详细说明的内容太多，可以直接以附件的形式链接。审核人列表：审核人的顺序为部门分管领导、财务会计、财务经理、周利华、罗立新。5.4 费用报销的其他要求5.4.1 各项借款的管理要求严格遵照员工借款管理制度及集团内部借款流程执行。5.4.2 报销附件要求：费用种类费用种类审核内容审核内容固定资产/低值
8、易耗品执行固定资产和低值易耗品管理规定，需提供申请单、 入库单、出库单差旅费执行出差管理流程的审核标准内装执行内装流程标准，需提供预算书和决算书广告费需提供广告合同或当期报纸、效果图照片等房租租金需提供租赁合同（分期付款在第一次付款时提供）办公费需提供办公用品的明细需要部门分摊的费用分摊表5.4.3 特别说明：费用超过 1,000 元的费用支出，必须以银行付款的形式支付，严禁款项由第三方转交。5.5 常发生费用报销规定及所附单据附件细则5.5.1 广告费（适用：市场推广部）5.5.1.1 包括报纸、电视、广播、网络、电梯、户外看板、楼宇广告、公交车播音广告等。5.5.1.2 报销规定：属于营销
9、部各店面承担的广告费必须按照年初/月度各店面目标任务进行分摊。媒体发布广告费（报纸、电视、广播、网络） 、户外广告费（户外看板、楼宇、公交车）报销时要尽可能在享受服务期间分段支付广告费（首次报销时已全额收到发票的再次付款不需附发票，未全额收到发票的再次付款时需要附发票，建议首次报销时由广告商全额开票） ，建议万元以上的电视、电台广告、公交车播音广告报销时须附第三方监播单，户外广告必须附效果图照片，合同复印件等。5.5.2 制作印刷费（适用：市场推广部）5.5.2.1 包括用于营销推广的各类制作（如：宣传资料、单页、手提袋、纸杯、车贴等） ；非营销推广的各类制作费（如：合同、收据、订金协议、胸牌
10、等） 。5.5.2.2 报销规定：需附申请表、发票、制作印刷费分摊表报销。5.5.3 展览展示费（适用：市场推广部）文件编号：ST-CW-004-A第 4 页：共 8 页5.5.3.1 包括公司参加各类展览展会所发生的展台租金、展台搭建、管理费及用电等相关费用（不包括展会或展览期间领用的推广类或非推广类产品的费用） 。5.5.3.2 报销规定：报销时需附发票、申请单、费用预算表。5.5.4 房租费/宿舍租金（适用：行政部、营销部）5.5.4.1 包括总部租金、店面租金、宿舍租金、物业管理费。5.5.4.2 费用分摊标准：总部各部门的房租费按各部门实际使用面积分摊。实际使用面积根据各部门工位数进
11、行测算，职员一人占一个工位，总监带独立办公室的一人占三个工位，由人力资源部及行政部提供。营销部各店面分摊总部展厅房租费，按店面年度/月度任务目标进行分摊。其中：设计中心部的实际公摊面积为应摊面积的 1.5 倍；各郊区店面的实际公摊面积则在应摊面积的基础上降低 0.5 倍。店面租金及宿舍租金按实际情况进行报销。5.5.4.3 报销规定：报销时须附发票、房屋租赁合同复印件、房租费用分摊表。如果房租是采用分期付款的方式，在第一次付款时必须附上合同，以后付款时可不用再附合同。针对店面的特殊情况，特做如下说明：付款要求严格按合同执行。各店面在签订合同时，尽量回避支付押金的要求。各店面必须建立房租付款备查
12、登记簿，房租发生重复付款或交叉付款现象的直接挂相关人员个人借款，从工资或提成中扣还。房租费必须提供合规有效的发票方可报销，不得以白条和收据代替。5.5.5 办公用品费（适用：行政部等部门）5.5.5.1 包括用于办公设备的消耗品、各种文具。如：墨盒、硒鼓、墨粉、笔、本、订书器、各类凭单、纸等。5.5.5.2 报销规定：发票（发票上所购办公用品必须提供品名、单价和数量，如果发票上品名填写为“办公用品”，还必须附加盖商场发票专用章（或财务章）的送货明细清单） 。由行政部统一采购的办公用品形成的办公费，由行政部分配至各部门后报财务部统一入账。单价超过 200 元的办公用品要作为低值易耗品报销（但不包
13、括墨盒、硒鼓、墨粉等单价超 200 元的电脑耗材） ，不能与办公费用混在一起报销。5.5.6 复印机租赁费/租摆费（适用：行政部）5.5.6.1 包括公司及店面的复印机租金、花木、绿植。5.5.6.2 报销规定：发票、费用分摊表。其中绿植租赁费报销时必须进行实物盘点，盘点人签字确认。5.5.7 快递费（适用：各部门）5.5.7.1 报销快递费时必须附发票、寄件人回执联。私人业务发生的快递费一律不得报销。5.5.8 电话费（适用：行政部）5.5.8.1 报销规定：固定电话费凭中国电信、铁通等电信通讯公司开出的正规发票原件据实报销。非公的私人电文件编号：ST-CW-004-A第 5 页：共 8 页
14、话费一律不允许报销（如信息费等） ，行政部必须将非公的私人电话费单列出来，从相关责任人收入中扣回。各部门新装电话业务由行政部统一办理，行政部每月将各部门电话费使用明细表交财务部入账。各店面电话费由营销部凭正规发票原件据实报销。5.5.8.2 报销时附发票、电话费分配明细表。5.5.9 网络服务费（适用：网站运营部、信息部）5.5.9.1 包括网站、网址、域名服务费、网线接入费、上网费。5.5.9.2 报销规定；报销时需附发票、协议或合同、总部网线接入费按各部门实际使用的网络端口分摊表。5.5.10 水电暖（适用：行政部、营销部）5.5.10.1 包括水费、电费、取暖费、饮用水费5.5.10.2
15、 报销规定：报销水电费须写明起止日期及起止度数。每月行政部将总部的水电费参照房租费的分摊方法进行分摊后交财务入账。报销时需附发票、物业部提供流水清单、各部门水电暖费用分摊表。5.5.11 会议费（适用：各部门）5.5.11.1 报销规定：大额会议费支出需要事前以申请单的形式报总裁批准后实施，申请单中要列明预计费用支出项目明细。该项费用报销时附发票或财政部门统印的收费收据、总裁批准的申请单、会议通知、参会人员明细表及最终发生费用明细表经领导批准后报销。各部门年度奖金以团队形式外出旅游或活动发生的相关费用由部门先行垫支，然后凭有效合规的票据据实报销，需附活动期间实际费用的开支明细表。各部门年度奖金
16、不得以现金或实物的形式发放给员工。领导 BC 会、营销部门月会等会议，如所发生费用在预算内可凭正规发票及费用明细单据实报销。5.5.12 车辆费用（适用：行政部、各部门）5.5.12.1 包括公司公用车辆的费用、配备小车的各部门总监的汽车费用。公司公用车辆的日常管理、计算分摊、控制责任部门是行政部。5.5.12.2 公用车辆管理及分摊管理细则：每月实际发生的油费、过路过桥费、停车费由行政部按各部门实际使用情况进行分摊；车辆保险费、办证费、年检费、管理费等一次发生有效时间较长的费用支出要与日常费用单列报销，原始票据在粘贴时也要与日常费用分开粘贴。5.5.13 差旅费（适用：各部门）5.5.13.1 包括公司员工因公出差期间发生的各种合理的费用（如：车票费、外地市内交通费、住宿费、餐费、通迅费、其他公务杂费等） ；市内交通费（如：公交车票、地铁票、出租车票）5.5.14 差旅费报销规定严格遵照出差管
