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1、石洞Dr _ 电厂办公自动化系统的应用及发展方向龚智清( 华能上海石洞口第二电厂，上海2 0 0 9 4 2 )办公自动化简称O A ( O f f i c eA u t o m a t i o n ) 是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑、以提高综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息系统。随着电力体制的改革，企业的工作重点已由原来的单一安全生产转变为以经济效益为中心的全方位的综合发展。为此，电力企业需要建立规范的现代企业制度，减人增效，提高劳动生产率，提高管理水平，加强信息反馈，提高决策的科学性和准确性，提高企业的综合竞争力，
2、而有效应用电子信息技术则是实现这一切的捷径，本文即是介绍本厂o A 系统的建设与应用，并确定了今后的发展方向。1我厂办公自动化系统应用概况我厂作为华能的一流电厂早在1 9 9 8 年8 月开始采用办公自动化管理系统，实现了邮件传输、公文管理和文书、科技档案计算机管理。该系统运行在L o t u sN o t e s 平台，经过多年的不断优化，该系统已成为我厂现代化管理不可分割的工具之一。通过邮件系统建立了华能系统的内部通信平台，使企业内部的通信和信息交流快捷通畅，从而节约了纸质成本，提高了工作效率。在公文管理方面，收文可实行收文登录、扫描、网上拟办、批办、承办；发文可实现发文拟搞、网上核稿、会
3、签、签发等：在档案管理方面，已实行文件归档、组卷、编目、统计、利用及网络检索等档案处理，对文件进行全息阅读。实现工作流程的自动化，这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题。每个企业都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高企业协同工作的效率。实现文档管理的自动化，可使各类文档( 包括各种文件、知识、信息) 能够按权限进行保存、共享，能够非常方便地查找和使用。每个企业都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里，文档的保存、共享、使用和再利
4、用是十分困难的，文档的检索更十分繁杂。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，任何一个员工，可以按权限上网浏览积累下来的各种技术文件、规章制度等等。运用该系统我厂的档案管理通过国家的级验收。利用O A 系统，使我厂办公自动化管理向标准化、规范化、科学化迈开了坚实的步伐，大大提高了工作效率和工作质量。2 我厂办公自动化系统特色我厂办公自动化的主要特色：支持异地办公；采用工作流模式，使用灵活；采用离线检索系统解决了数据备份与快速查阅。0 A 系统是一项系统工程，它不但和数据库技术等有关，而且要和网络技术、管理科学等相结合
5、。我厂的局域网系统支持远程异地用户按权限拨号登录，因此我厂的0 A 系统也支持移动办公和跨地域办公。本系统的用户以角色来分类。角色类似于工作岗位。每一任务并不直接分配给用户，而是分配给某一特定的角色。这样，在人事变动的情况下，只需要把需要变更的人员配以相应的角色便能反映人事变动的调整，毋需修改程序。业务过程由一系列的任务组成，每个任务都是由具有相应角色的人员来执行的，而工作项则是业务过程的一宗事件。例如，一件收文是收文管理过程中的一个工作项，收文登记是收文管理过程的一个任务，该任务是由具有收文登记角色的人员来执行的。用户通过个人工作台处理所有传给他的工作项。用户在被赋予的权限下，可以对业务过程
6、中的所有工作项进行跟踪，监控及催办。结构模型可以简单地用下图表示：0一、工作台一、 蝴勰随着o A 系统的应用，各种历史档案数据会不断的增加，这些数据已不经常被使用，它们存放于数据库中，形成庞大的数据资源，占用了数据库的有限存储空间，极大的降低了各应用系统对数据库的检索和操作速度，同时也影响了数据库系统和应用系统的稳定性。对于这些历史数据的处理，通常的解决办法是利用数据库系统自身的备份功能，将其备份到各种存储介质，以便保存。然而，对于备份出来的历史数据，用户无法方便的对其进行再检索和再利用的，一旦需要查阅时需要把数据库倒入o A 系统中，即占用的大量的系统空间，又花费的大量的精力。而我厂目前使
7、用“远望公司”的档案数据离线检索系统即解决了这一问题。本系统提供了数据输出接口，可按照多种国际流行的格式及现在国际通用的数据交换格式X M L 输出检索结果以便用户再次编辑及与其他系统交换数据。如电厂的锅炉专工可以把0 A 系统中的专业图纸、技术文档导出刻在一张光盘中，需要的时候可在任何一台装有W I N D O W S 平台的微机上浏览，查询简单使用方便，无需安装任何专业软件。刻出后的光盘自动启动，光盘放入光驱后会自动运行并出现本系统的封面图像并播放背景音乐。2 2 4进入系统后会出现主界面，大致框架如下图：本系统提供多种灵活多样的查询功能，可按需进行详细信息的查询，以下为自定义条件查询：3
8、 我厂0 A 系统的发展方向0 A 系统的发展经历以下几个阶段：第一代0 A ：从8 0 年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。2 2 5第二代0 A ：从2 0 世纪9 0 年代中期开始，随着以L o t u sN o t e s 为代表的群件技术的面世，以及网络通信技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三代o A ：随着2 1 世纪知识经济
9、时代的来临，知识成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与政府信息化建设的核心。对知识前所未有的重视，使以工作流为中心的办公自动化系统开始提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。与前两代相比，第三代0 A 是集文件审批管理和知识管理于一体的应用系统，并以知识管理为核心，提供了丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能够随时随地根据需要向专家学习、向单位现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的被动地位转向主动，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机关的整体创新和应变能力。新一代0 A ：办公自动化经过前三个阶段的发展，新一代的0 A
10、 产品彻底摆脱了传统O A 的束缚，注重的是企业的实际需求及业务流程的电子化实现，正在向着协同化、平台化、一体化的方向发展。对于企业管理层来说，需要一个能够有效监控企业运作，协调各种企业资源，分析企业运营状况，协助他做出分析和决策的o A 系统；对于I T 部经理而言，需要一个可扩展，可高度订制，功能纵深，应用集成，有效解决“孤岛”难题；而对于项目经理则需要一个能够帮助他分解项目、调控和管理项目的资金、人力、物料、进度，并对项目作出各角度分析以帮助项目小组更好的完成项目的0 A 系统：对于普通员工，需要一个个性化的个人工作界面，可以共享知识信息，与企业其它各部门人员保持沟通，共同完成各种事务，
11、并协助他有效制定个人工作计划的o A 系统。我厂的o A 目前以经历了从第一代和第二代，目前正处于第三代的初级阶段，我们采用了先进的网络、通讯、工作流、文档数据库等技术思想，达到了提高办公效率、增强协同工作能力、减少人工操作的重复和复杂程度、提高日常办公的管理水平和规范工作流程等目的；同时，对各种知识( 技术文档、技术图纸等各种文档) 进行积累、管理、交流和共享，使管理水平进一步科学化和现代化。o A 的核心内容就是协同。协同也是我厂o A 的发展方向。协同发展到今天，有两个发展方向：一个是动态协同，强调随时随地获得最新数据和作出决策：一个是大规模的系统协同。o A 的发展方向应该是按照这两个
12、方向发展。动态的协同可以实时获得各种业务系统的动态数据以满足移动办公的各种安全需要。而大系统协同则要求O A 产品能够和企业的E R P 、M I S 、C R M 、S C M 等系统实现系统间的无缝集成，包括数据流的集成、工作流的集成、应用的集成、信息的集成。o A 已经成为一个单位进行知识管理的基本平台，它至少要能实现一个单位的知识积累、知识共享与知识管理。具体地说，它应该实现三种功能：跟踪、收集与整理员工的日常工作行为，员工可以随时随地地使用自己或他人日常工作的积累，对员工的工作做出指导与帮助；跟踪、分析单位的决策行为，及时向单位各级部门提供经整理的决策知识；方便收集员工有针对性的解决方案，能随时随地地为员工共享。因此，我厂的0 A 必定朝着这方面发展，o A 将是我厂信息化的共用平台。作者简介：龚智清，女，大学，出生于1 9 6 8 6 2 0 ，华能上海石洞口第二电厂信息中心工程师，从事信息网络安全管理工作2 2 6
