2017办公自动化复习资料

《2017办公自动化复习资料》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2017办公自动化复习资料（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、办公自动化系统- 1 -1.1 发展背景背景: （1）以经济为主导的全球化趋势 （2）以信息技术为主导的科技的迅猛发展以新公共管理理念进行政府再造 强调政府开放、透明、参与和服务性 公共管理领域 通讯和信息技术应用1.1.11.1.1 信息技术的公共管理应用信息技术的公共管理应用让.萨勒蒙纳(法，1996)信息技术会广泛引起社会变革，这种变革在相当程度与信息技术在公共管 理中应用相关 信息技术提供的机遇将会使公共管理机制与行为发生巨大变化，这种变化 在几年中的变化会超过过去 50 多年变化的总和 自 20 世纪 70 年代末 80 年代初，西方各国掀起政府改革(政府再造)的浪潮。0ECD 在

2、1993 年调查统计，24 个成员国都处于行政改革的浪潮之中。1995 年，它的年度报告转变中的治理: OECD 国家的公共改革声称: 经合组织国家的公共管理改革具有一个共同的议程:“管理主义 (Managerialism)”或“新公共管理(New Public Management)”，它以 采用商业管理的理论、方法和技术，引入市场机制，提高公共管理水平 及公共服务质量为特征。 政府再造（新公共管理）主张摒弃传统的官僚制独占模式，引入市场机制 和私营部门的管理技术和手段来管理公共部门，强调以顾客为导向的公共 服务。 英国的下一步(Next Steps) 计划(全名是改变政府管理，下一步行动方

3、 案) 美国的企业化政府改革运动1993 年，克林顿上台后的政府改革计划- “重塑政府运动”(Reinventing Government Movement)；国家绩效委(NPR-National Performace Review) 的报告 运用信息技术改造政府(Reengineering-Though Information Technology) 创造成本更少、运转更好的政府(Creating a Government That Works Batter and Costs Less) 奥地利的行政管理计划 丹麦的公营部门现代化计划 法国的革新公共行政计划办公自动化系统- 2 -1.1.

4、21.1.2 传统政府服务模式传统政府服务模式单向汇报，难以监督部门分割独立，各自为战 单向交流，来回反复手续复杂，效率低下1.1.31.1.3 信息化的政务服务模式信息化的政务服务模式双向交流，便于监督信息共享，内部协同 一个前台，全程服务规范透明，方便快捷1.2 信息技术与政府管理创新1.2.1 信息与管理信息系统信息与管理信息系统办公自动化系统- 3 -1、信息(1) 信息的概念 音信、消息( 新辞源) 信息就是能够用来消除随机不定性的东西(申农信息论) 信息在客观上是反映某一客观事物的现实情况 信息在主观上是可接受、利用的，并指导我们的行动 信息是一种已经被加工为特定形式的数据 信息的

5、主要性质 事实性 可压缩性 传输性 增殖性 等级性 扩散性 分享性 转换性 信息的性质决定系统的处理和加工 信息的性质确定了信息管理的地位 信息生命阶段和生命周期传输加工存储维护使用收集(2)管理信息系统 信息是一种资源，必须对其进行管理。 在一个组织中相互关联的用来收集、处理、存储和使用信息技术以支持统 计、管理、决策、对外联系等的各个要素的集合。 管理信息系统涉及的工作有: 数据收集 准确性校验 存储 维护 安全保障 组织-整合数据使之满足需要 检索-方便得到数据 管理信息系统的组成管理信息系统的类型和功能 管理的层次组成说明人员包括最终用户和系统技术人员两大类。最终用户包括：高层管理 人

6、员、管理人员、事务人员、高级管理人员的助理人员 计算机硬件包括计算机、服务器、外设、电源等 网络设备通信线路、网络设施、接口设备 软件包括操作系统、软件包、用户界面、处理模块等 数据数据需要用数据库管理系统来进行管理 规程有关系统运作的规定、操作指南等信息是组织的一种战略资源战略层管理层作业层决定战略目标有效利用组织资源完成具体活动管 理 的 层 次资 金人 员对 象内 容合作 部门安东尼模型安东尼模型办公自动化系统4支持不同层次的管理信息系统支持不同层次的管理信息系统 支持作业层的系统-运作级信息系统 记录组织的事务活动、提供信息服务 支持管理层的系统-管理级信息系统 支持管理人员观察、控制

7、、决策活动 支持战略层的系统-战略级信息系统 支持高层做长期规划的系统 管理信息系统的类型管理信息系统（MIS）面向管理业务的系统 （MOOS）事务 处理 系统TPS知识 工作 支持 系统KWSS办公 自动 化系 统OAS面向管理决策的系统（MDOS）管理 报告 系 统MRS决策支 持系统DSS主管信 息系统EIS1.事务处理系统(TPS)事务处理系统是组织中处于业务操作层的最基本的信息系统，它应用信息 技术支持组织中最基本的、每日例行的销售业务处理活动，例如工资核算、销 售订单处理、原材料出库、费用支出报销等。一般在组织的业务操作层，业务 处理活动是高度结构化的，其过程有严格的步骤和规范 典

8、型的应用系统有:学校的学藉注册与管理系统、学生选课与成绩登记系统、 课程安排系统，银行的储蓄业务处理系统、信用卡发放与结算系统，民航 公司的机票预售系统，宾馆的客房预订与消费结算系统，商场的货品盘点 系统、POS 结算收款系统，机关的公文运转管理系统等。2、知识工作支持系统知识工作支持系统主要面向组织中的业务管理层和管理控制层，支持工程 师、建筑师、科学家、律师、咨询专家等人员的工作，由于这类人员的工作具 有知识密集型的特征，他们往往被称为知识工作者(Knowledge Worker)。知识 工作者的工作主要是创造新的信息和知识，如政策制订、产品创新与设计、公 关创意等 知识工作支持系统要具有

9、强大的数据、图形、图像以及多媒体处理能力,能 够在网络化条件下广泛应用多方面信息和情报资源，并为知识工作者提供多方 面的知识创造工具和手段。典型的知识工作支持系统是计算机辅助设计系统 (Computer Aided Design System,简称 CAD 系统)、平面设计与制作系统、三维 动画制作系统以及最近发展起来的虚拟现实系统(Virtual reality systems)等， 它在许多企业组织特别是制造企业中得到了十分广泛的应用。办公自动化系统53、办公自动化系统办公自动化系统主要面向组织中的业务管理层，对各种类型的文案工作提 供支持。从事这些工作的主要有秘书、会计、文档管理员及其他

10、管理人员，他 们的工作性质主要不是创造而是应用和处理信息，因此他们往往被称为数据工 作者(Data Worker)。 办公自动化系统的主要目的是通过应用信息技术，支持办公室的各项信息 处理工作，协调不同地理分布区域之间、各职能之间和各信息工作者之间的信 息联系，提高办公活动的工作效率和质量。 典型的办公自动化系统主要通过文字处理、桌面印刷、电子化文档进行文 件管理，通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排，通过桌面型数据 库(Desktop Databases)软件进行数据管理，通过基于计算机网络的电子邮 件、语音信箱、数字化传真和电视会议等进行信息联络与沟通。 4、管理报告系统管理报告系统主

11、要面向组织中的管理控制层，为组织的计划、控制和决策 等职能提供规范化的综合信息报告，同时提供对组织当前运行状态和历史记录 信息的检索与查询功能。 相对于事务处理系统来讲，管理报告系统中的信息具有综合性和周期性的 特征，综合性体现在它的信息不是单纯地来源于某一个事务处理系统，而往往 是对组织内的各个职能或所有运行环节的信息进行浓缩、汇总和综合，以反映 组织内部的综合业务情况;而周期性周期性体现为，它并不像事务处理系统那样注重每 日每时的实时信息，而是从管理控制目标出发，以周、旬、月、年为周期对组 织内部的全面信息进行处理，把握组织的基本运行状况，服务于业务分析和管 理控制。 5、决策支持系统决策

12、支持系统也是面向组织的管理控制层和战略决策层，但它侧重于应用 模型化模型化的数量分析方法进行数据处理，以支持管理者就半结构化或非结构化的 问题进行决策。 决策支持系统不仅要应用来自事务处理系统和管理报告系统等内部信息源 的数据，同时还要应用来自于组织外部环境各种数据源的数据信息，如国家宏 观经济政策与法规、行业统计信息、竞争对手相关信息和股票市场信息等，这 些外部信息是组织进行决策的重要依据。 决策支持系统最显著的特征是其很强的模型化、定量化分析能力，它从决 策分析角度出发，运用各种数学模型和方法对信息进行深入分析，力图挖掘信 息内在的规律和特征，并以易于理解和使用的多媒体方式提供给决策者，以

13、在 工具、方法和处理手段上支持决策者的决策活动。 由于决策支持系统的用户是进行各级决策的中高级管理人员，因此其人机 交互方式应更加友好，操作更加简便，更易于非专业人员理解和应用。 典型的决策支持系统应用有销售分析与预测、生产计划管理、成本分析、 定价决策分析等。 6、主管信息系统办公自动化系统6主管信息系统面向组织的战略决策层，它不同于其他类型的信息系统专为 解决某类或某个特定问题，而是为组织的高级主管人员建立一个通用的信息应 用平台，借助于功能强大的数据通信能力和综合性的信息检索和处理能力，为 高级行政主管人员提供一个面向随机性、非规范性、非结构化信息需求和决策 问题的支持手段。 主管信息系

14、统既应能够从组织内的各系统中提取综合性数据，也应能够从 组织外部的各种信息渠道获得所需的数据，系统能够对这些数据进行组合、筛 选和聚合操作，并运用最先进的通信技术和多媒体技术将数据处理结果快速而 准确地展示在董事会会议室或高级主管的办公桌上。 由于高级主管人员往往对计算机系统不很熟悉，而他们的信息需求经常又 具有很强的随机性和不确定性，因此系统对人机交互界面和交互方式有更 高的要求，往往采用图形用户界面、图形化数据信息表达和更为先进而简 单的命令输入方式。系统类型工作内容举例涉及的管理层次主要使用者管理报告系统 MRS生产计划、作业 计划、库存控制、 财务预算、财务 报表、综合统计 等管理控制

15、中、高层管理人 员决策支持系统 DSS成本分析、投资 分析、市场预测、 价格/利润分析、 生产计划的仿真 与优化等管理控制、战略 决策中、高层管理人 员主管信息系统 EIS市场开发计划、 产品开发计划、 经营战略、人力 资源计划、重大 投资决策等战略决策高层管理人员1.2.2 流程再造与政府管理创新流程再造与政府管理创新 1.政务流程的概念和定义办公自动化系统7政务流程政务流程(Government(Government Process)Process)是指一组为公众提供特定的服务或产品相关的、是指一组为公众提供特定的服务或产品相关的、 结构化的活动集合结构化的活动集合, ,是政府机关在行使政府职能过程中一系列有计划的行政活动是政府机关在行使政府职能过程中一系列有计划的行政活动 的总和。的总和。3、信息管理的流程创新以顾客满意度为目标，检查组织内与 组织间的信息和作业流程，通过流程 分析，为提升流程绩效，修正现有流程， 或重新设计流程，以达到流程简化、高效、 成本降低与质量改进的服务或功能实现。信息管理的流程创新职能环节职能环节职能环节公民后台环节职能 环节 职能 环节 后台环节职能 环节 职能 环节 后台环节职能 环节 职能 环节 前台部门公民从传统服务过程机制到电子服务过程集成机制的转换