Excel经典实用技巧35招

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1、Excel 经典实用技巧 35 招 一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性” 功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别(如“工业企业” 、 “商业企业” 、 “个体企业”等)分 别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后， 按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将 B、C列分别命名为“商业企业” 、 “个体企业”3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列)，执行“数据有效性” 命令，打开“数据

2、有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮， 选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业” ， “商业企业” ， “个体企 业”序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如 D 列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列” 选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中 C 列任意单元格(如 C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单 元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如 D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的 企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打

3、印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠 标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时 调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令” 标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链 接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行

4、命名(如“工资表” 等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜 单中，选“分配超链接打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围” 右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜 单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入” 菜单中“超链接”菜

5、单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色” 显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”命令， 打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项， 在后面的方框中输入数值“2000” 。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将 “字体”的“颜色”设置为“红色” 。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设

6、置好其它条件(大于等于 1500，字体设置为 “蓝色”;小于 1000，字体设置为“棕色”)。3.设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要 求以不同颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制 作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1.执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名 如“fuhao1” 并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏” 工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录 制宏”工具栏上的“停止”按钮

7、，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏” 。2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工 具栏”对话框，输入名称“专业符号” ，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏” ，将“命令”下面的“自定义按钮” 项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个“自定义按钮” ，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指 定宏”对话框，选中相应的宏(如 fuhao1 等)，确定退出。重复此步操作，将按

8、钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具 栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击 鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。2.执行“视图视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮， 弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作， “添加

9、”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器” ，选中需要打印的表格名称，单击 “显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工 具栏上的“打印”按钮，一切就 OK 了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺 序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在 “输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)， 单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元

10、格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话 框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义 的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式” 对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面 的方框中输入“;”(三个英文状态下的分号)。2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”

11、对话框，设置好密码 后， “确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功 能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“”号，这样可以 防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入 法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性” 对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项 后， “确定”退出。以后当选中需要输入中

12、文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表 中的第 1 个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑之家而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符， “pcw”用小写)，在“替 换为”下面的方框中输入“电脑之家 ” ，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符 此时可以不考虑“pcw”的 大小写 ，然后确认一下就成了。十、在 Excel 中自定义函数Exc

13、el 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完 成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具宏Visual Basic 编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开 Visual Basic 编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入模块”菜单命令，插入一个新的模块模块 1。3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、

14、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背 景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些 单元格(区域)。 3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的 “调色板”中，选中“白色” 。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下 面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。提示 衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字

15、符“然后，再同 时选中 A1 至 G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中 A1 至 G2 单元格区域(第 1 位学生的成绩条区域)， 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线” 选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4.同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按 住鼠标左键，自 A4 拖拉至 G186 单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮，即可将成绩条打印出

16、来。十四、Excel 帮你选函数在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel 的“搜索函数”功能 可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选 出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确 定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某 个单元格的内容，可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口” ，单击其中的“添加监视” 按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按 钮。重复前述操作，添加其它“监视点” 。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口” ，即可查看所有被监视点单元格内 的数据和相关信息。十六、为单元格快速