Office使用的100个窍门和小提示2

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1、OfficeOffice 使用的使用的 100100 个窍门和小提示（下）个窍门和小提示（下）作者： itweek.co.ukThursday, December 30 2004 11:13 AM 我们中的绝大部分人都使用 Microsoft Office，但是我们是否都了解如何能够最有效地使用它？我 们在这里列举了 100 个使用的窍门。本文的第二部分是关于 PowerPoint 和 Outlook 的。POWERPOINTPOWERPOINT 28.28.清理工具清理工具 也许 Office 软件工具条中的大部分工具你都从未使用过，PowerPoint 也不例外。为了清理这些多余 的功能，

2、你可以按住“Alt”然后将鼠标放在把不需要的工具图标上，按住左键将它拖出工具条，这时那 些工具就不见了。如果你想找回它们的话，右键单击工具条进入“自定义”窗口，选择“命令”标签， 你就能够把需要的按钮拖回工具条了。 29.29.在在 XPXP 中创建图表中创建图表 在 Office XP 的绘图工具条中包含了一个新的，但是非常容易被忽略的功能。绘图按钮帮助你能够 很方便地创建维恩图、波形图、锥形图和其他形式的图表，还能够根据你的数据自动创建文本标签。这 样做会非常快捷，而且这个工具能够帮助你在现有图表中编辑或者添加效果。 30.XP30.XP 中的另一个新功能中的另一个新功能动画方案动画方案

3、Office XP 中的另一个新功能是动画方案。如果你自己创建一个动画，可能会花费很多时间，而且会 比较麻烦。但是动画方案中包含了模板和样式任务面板，这使你能够从中进行选取，而省略了很多烦琐 的工作。 31.31.精确定位精确定位 如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置，你可以不使用鼠标，你可以使用键盘 上的方向键来一点点调整它的位置。如果你同时按住 Ctrl 键，对象移动的步长就会更小，移动的幅度取 决于你的显示比例，这让你能够为对象进行更精确地定位。 32.32.使用批注使用批注 如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻灯片中添加批注，这个功能帮助你同其他人分享你 的观点或

4、者想法。使用 PowerPoint 的批注功能，你可以控制它们的外观。选中注释，点击“绘制”菜单， 选择“自动生成形状”，你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状，这样能够使它变得更显 眼。 33.PPT33.PPT 和和 PPSPPS 如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件-而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话， 当你双击这个文件的图标时，Windows 就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放，而不是像 PPT 文件一样 会在 PowerPoint 里以编辑的方式打开。不过你还是可以使用 PowerPoint 对于 PPS 文件进行编辑，你只 要在 PowerPoint

5、的“文件”菜单中打开它就行了。 34.34.缩小文件缩小文件 如果你的文件中包含了很多图片，那么文件就会变得非常巨大。如果你使用的是 PowerPoint 2002， 你就能够选择压缩图片，通过这种方式能够让文件变小。打开“图片”工具条，然后按“压缩图片”按 钮。你能够选择压缩一个、多个或者是全部的图片。 35.35.使用使用 WordWord 来帮助整理你的想法来帮助整理你的想法 你可以使用 PowerPoint 中的大纲来确保你的注释和幻灯片顺序正确，你也可以使用 Word 的提纲功 能，这一功能比起 PowerPoint 的似乎更加强大。这样做的操作非常简单，你只需要做好内容大纲，然后

6、在 Word 中单击“文件”菜单，然后选择“发送”，然后在子菜单中选择“Microsoft PowerPoint”就可 以了。 36.36.添加图片添加图片 你可以在这里找到微软为 PowerPoint 提供的、免费的相册插件，你可以使用保存在硬盘上的图片、 或者是来自数码相机/扫描仪的图片作为自己的相册。你可以选择每页的图片数、风格、背景和标题。 37.37.不使用不使用 PowerPointPowerPoint 就打开文件就打开文件 当然，你可以把演示文稿发送给任何人，但是如果你的接受人没有安装 PowerPoint 这个软件，那也 没关系。你使用“打包”工具将文稿处理成打包的版本，在这样

7、的版本中，将包含一个独立的 PowerPoint 浏览器。 38.38.暂停放映暂停放映 在一个幻灯片的放映过程中，你可以按“B”键或者“句号”键来将放映暂停。这会使屏幕变黑。再 次按下同样的按钮则可以恢复放映。如果你愿意，你可以使用“W”键来让屏幕变成白色。 39.39.使用音频和视频使用音频和视频 PowerPoint 2002 的注册用户能够免费获得微软的 Producer 软件。它增加了流媒体功能，实时视频 或者文件视频因此得以展现。你可以在这里找到它。 40.40.建设具有自己风格的母版建设具有自己风格的母版 如果你在幻灯片母版中添加任何东西文字或者对象，它们都会在所有的幻灯片中出现

8、。这对于 树立品牌来说非常有用，你可以把公司标志放在幻灯片的某个角落里。选择“视图”菜单，选择“母版” ，然后选择“幻灯片母版”，之后你就可以编辑幻灯片母版了。 41.41.灵活设置背景灵活设置背景 你可能希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以 进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片 不使用母版背景。 OUTLOOKOUTLOOK 42.42.寻找文件夹寻找文件夹 除了管理你的邮件、便笺、日历、任务和联系人之外，你还能够使用 Outlook 浏览你硬盘中的文件 夹。在 Outlook 界面左边的快捷方

9、式栏中，按“其他快捷方式”，然后你就能够发现“我的电脑”和 “My Documents”的快捷方式。如果你处理的是 Office 文件，它就能够显示诸如“关键字”、“作者”、 “修改时间”等详细信息。同 Windows 浏览器不同，你能够从 Outlook 打印文件和文件夹列表。 43.43.发送电子名片发送电子名片 你可以在 Outlook 电子邮件中附加电子名片（vcards）。这样无论谁收到你的邮件后都能够轻易地 将你的信息添加到他们的通讯簿中（他们只需要双击电子名片就可以了）。首先确保在你自己的通讯簿 中有你自己的联系方式。然后按照如下顺序操作：工具选项邮件格式签名选取器 编辑，然后你

10、就可以在“电子名片选项”中选择你自己的名片。然后按“OK”，这样就成功了。 44.44.设置启动时的起点设置启动时的起点 你不见得一打开 Outlook 就转到收件箱，但是说明如何改变这一设置比较困难：进入“工具”菜单， 然后选择“选项”“其他”“高级选项”，然后找到“启动时定位到”下拉菜单，然后选择你希望的 选项，然后关闭对话框。 45.45.按照规则排列邮件按照规则排列邮件 如果你在 Outlook 中保存你的联系邮件，那么系统可以帮助你按照一定规则排列它们。在邮件窗口， 如果你按“发件人” /“收件人”这个列标题，系统就按照 A 到 Z 的字母顺序排列邮件，你再按一下列 标题，系统就按照

11、 Z 到 A 的顺序帮助你排列邮件。其他的列标题也有同样的作用。你还可以改变列的标 题：用鼠标右键点击列标题，选择“设置列格式”，在对话框中选择“可用字段”。系统将按照你的修 改设置该列的格式和标题。 46.46.查看与特定联系人的交流查看与特定联系人的交流 你可以在联系人窗口查看你与每一个联系人的邮件收发的历史记录，双击联系人姓名将会打开“联 系人”对话框，选择“活动”你可以找到同该联系人进行的所有交流。 47.47.在周日历中增加日期在周日历中增加日期 为了看到在 Outlook 日历中的周界面上看到日期，你需要调整 Windows 设置。打开“控制面板”， 双击打开“区域选项”，然后选择

12、“日期”，将其调整为长日期格式 ddddd MMMM yyyy，你就会发现 Outlook 立即发生了改变。 48.48.编写邮件编写邮件 那些使用拨号上网的用户不会愿意花很多时间在线撰写邮件。不过在 Outlook 中，用户可以很方便 地离线阅读和写邮件。只要在“文件”菜单中选择“脱机工作”就可以了。你写好的所有邮件都会被保 存在“发件箱”中，直到你连接到互联网上，并且按“发送和接受”，它们才会被发送出去。 49.49.分类分类 你可以为你的联系人、便笺、约会和邮件指定类别，这方便你跟踪项目或者其他你所关注一些事情。 用鼠标右键点击项目后，在弹出菜单上选择“类别”来进行这一工作。单击“主类别

13、列表”来增加或者 删除类别。如果想按照类别进行查看，则需要进入“视图”工具，选择“当前视图”，然后选择“自定 义当前视图”。 50.50.添加地址添加地址 你可以在工具条上为你经常联系的联系人设置一个按钮。操作方法如下：工具自定义，然后在 类别中选择“文件”，在命令中选择“邮件”，用鼠标左键按住它并将它拖动到工具条，然后松开鼠标 左键。现在用鼠标右键单击这个新的图标，并且使用菜单对它进行重命名，确认选择了“图片和文本” 或者“纯文本”选项。在同一个菜单中，选择“指定超级链接”然后“打开”。然后填写邮件地址， 如果你喜欢还可以填写默认的邮件标题。关闭对话框，Outlook 将很快发布这个信息。

14、51.51.便笺便笺 如果你在阅读你的邮件，而且你想写一些注释的话，选择该邮件，然后按住鼠标，将它拖动到位于 屏幕左边的 Outlook 快捷方式栏中“便笺”的图标上。系统会将它保存为一个新的 Outlook 便笺。这对 于网页、帮助文档或者其他应用也有效。 52.52.转移文件夹转移文件夹 如果你更换电脑，你可以带走你的 Outlook 文件夹。打开“文件”菜单，选择“新建”，然后选择 “个人文件夹文件”（在 Office XP 中被表示称作“Outlook 数据文件”）。创建一个新文件夹，为它命 名，然后转到“视图”菜单，打开“文件夹列表”，将你想要拷贝的所有文件夹拖到新文件夹之中。用 鼠

15、标右键点击新文件夹并关闭它，然后关闭 Outlook。在 Windows 浏览器中找到这个文件夹（你可以使用 “开始”菜单中的“搜索”功能），然后把这个文件夹拷贝到新机器上。在第二台电脑上，打开 Outlook，选择“文件”菜单，“打开”，然后打开你拷贝的文件。 53.53.合并日历合并日历 这个功能非常有用，它能够很方便地查看你的约定是否同朋友有时间冲突。你可以合并两个日历文 件夹：打开源日历，然后进入“视图”菜单，选择“当前视图”，“自定义当前视图”。确保没有筛选 条件是处于激活的状态。进入“视图”菜单，选择“当前视图”，选择“事件”，这里会列出你的约会。 选择你想要合并的项，按鼠标右键，

16、然后选择“复制”。打开目标日历，选择“粘贴”。 54.54.添加联系人添加联系人 将你所收到邮件的发件人添加到联系人列表中非常容易。你只需要双击“收件箱”里的邮件，然后 用鼠标右键点击发件人，在弹出的菜单中选择“添加到联系人”就可以了。 55.55.双时区双时区 如果你工作在两个时区，你可以看见自己所在时区的时间和另一个时区的时间。你只需要这样做： 工具选项首选参数日历选项时区显示附加时区，然后选择时区并且填写“标 签”，当你查看日历的时候，就能同时看到两个时区的时间。 OutlookOutlook 快捷键快捷键 虽然 Outlook Express 不像 Word 或者 Excel 那样具有那么多的功能和按钮，但是它仍然有很多快捷 键能够把你的手从鼠标上解放出来。下面列举了其中一些： Ctrl+M 发送和接收邮件 Ctrl+N 新建邮件 Ctrl+P 打印当前邮件 Ctrl+R 答复当前邮件 Ctrl+Shift+R 全部