公文写作答疑

《公文写作答疑》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文写作答疑（70页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、11、联系当前工作实际，在公文文种的使用上应当注意哪些问题？ 【解答】 主要应当注意以下几个问题： （1）文种名称的确定与使用，应当严格按照条例和新办法的统一规定办事，不可乱 起名称。比如，不能放着“通告”这个名称不用，偏偏捡来一个“告示”来充当“通告”。 “请示”就是 “请示”， “意见”就是“意见”， “报告”就是“报告”，何苦非要将他们硬行扯在一起，以致于拼凑创造 出诸如“请示+报告”的“请示报告”或“意见+报告”的“意见报告”呢！ （2）对文种的使用，要严格依据制文机关的权限，切不可“不懂会规，乱抄旗杆”。以“公告” 为例，新办法规定它适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。从这个简短

2、的涵义上，我 们已经体会到了它的份量。它的适用范围是“国内外”，适用的内容是宣布两种事项，一是重要 的，二是法定的。由此我们不难理解，它的使用者不可能是一些部门（如地方上的金融、工商、 税务、文教、物价、房管等管理部门），也不可能是一些基层机关和企事业单位。而目前滥用“公 告”的现象可以说已经到了比比皆是的地步。一些地方部门和基层机关发布有关方面应当遵守 或者周知事项时，放着“通告”不用，非抢“公告”不可。更有甚者，一些人把“公告”与“广告”混为 一谈，在各种新闻媒介中竞出现诸如“开业公告”、 “迁址公告”、 “电话变更公告”、 “致歉公告”、 “展销 公告”、 “停业公告”、 “招生公告”、

3、 “招聘公告”、 “房屋清盘公告”、 “彩电联手降价公告”、 “拍卖公告”（到 目前只尚缺“新婚公告”、 “离婚公告”、 “征婚公告”）等。上述做法，实际是一种越权、侵权行为，理 应加以纠正。 （3）不要把“函”遗忘，偏爱“请示”。 条例和新办法中进一步明确规定：“函”适用于不相 隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。按这一规定精神，凡向与 自己无领导与被领导、指导与被指导关系的主管部门请求审批事项，均应使用“函”这种文种。 切不可因为自己有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学及要钱、要 物、要机构、要编制、要人员、要政策优惠等），不问是否有无隶

4、属关系，一律要对方写出“请示”， 然后自己对其也以“批复”相待之。这与条例、新办法的规定是格格不入的，要知文种本身 体现着严格的政治权限。 （4）要全面理解“意见”这个文种的双重作用。 “意见”这个文种对我们广大公文工作者来讲 并不陌生。虽然过去“意见”从未列为行政公文的主要种类，但它是党的机关公文中的一个主要 文种，而且大家也一直在用。人们对它的使用，过去主要是向上级机关反映自己管辖范围内有 关工作的意见，要求上级加以支持或批转，现在， “意见”也可用于向下级机关指导工作，即对重 要问题提出见解和处理办法，要求下级贯彻办理。 2、使用“命令”发布行政法规和规章有什么限定吗？ 【解答】 行政机

5、关“公布令”的制发者必须是具有制定、发布行政法规、规章权的国家行 政机关。如国家行政法规的制发主体是国务院；“部门规章”由国务院各部门制发；“政府规章”即 地方人民政府制发的规章，由省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务 院批准的较大的城市、计划单列市的人民政府根据法律、行政法规和地方性法规而制定。以上 行政法规和规章均可使用“公布令”来发布。 一些地区、部门根据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的“类规章性 文件”，不得使用“公布令”，而应用“通知”予以发布。 3、 “批示”与“批转”、 “转发”是否一个意思？ 【解答】 “批示”不等于批转、转发。 “批示”

6、是一个独立的文种，而批转、转发是公文处理 的一个程式。何况在“批转”、 “转发”中大都使用“通知”做文种，这更与“批示”风马牛不相及。 4、一个单位的数份“请示”或数个单位的同一内容的“请示”，是在同一办公会议上审批的， 这样可否只使用一份“批复”来解决？ 【解答】 不妥。无论是“批复”还是“批示”，都应坚持一文一事的原则，一份“批复”针对一 份“请示”。在同一办公会议上审批若干同一内容或一个单位的数份“请示”，应坚持一文一事、 分别“批复”，而不应在一份“批复”中包括数份“请示”的内容。25、对下级的“请示”进行批复时，有时上级用“批复”，而有时又用“函”，这是为什么？ 【解答】 对下级机关

7、的“请示”，由上级机关进行批复时必须使用“批复”，但当这种批复 是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间属于平级关系，故用“函”代行“批复”来进行 批复。这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一 份千真万确的“批复”。 6、把“函”说成是惟一的平行文，对吗？“意见”不也可以平行吗？ 【解答】 就“函”的本质来讲，在党政两大公文法规中所规定的主要文种中，它是惟一的 一个平行文。虽然“意见”也可平行，但它还可用于上行或下行，属于中性行文。 7、下级与上级相互答复询问应用什么文种？ 【解答】 下级答复上级的询问应用“报告”，上级答复下级的询问应用“函”。

8、 8、用“通知”转发上级的“通知”，如何解决标题中几个“通知”重复出现的问题？ 如县人民政府转发市人民政府转发省人民政府关于（事由）的通知的通知的 通知这个标题，可否省略其中的两个“通知”？ 【解答】 为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（市政府）和自己所使用的 两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题变成县人民政府转发 省人民政府关于（事由）的通知。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删节的中 间层次写进公文的开头，如：“近接市人民政府以政发20046 号发来省人民政府关于（事 由）的通知，现转发给你们，。 ” 9、市教委向市财政局申请核准追加学校校舍

9、修缮费用，其申请与答复为什么不能使用 “请示”与“批复”？ 【解答】 “请示”与“批复”这两个文种之间体现了一种上下级关系。而市教委与市财政局属 于平级，在各自的职权范围内，相互办理和答复审批事项，根据新办法第九条第（十二）项的 规定，应当使用“函”（即申请函）与“复函”（即答复函）。如果市教委向市政府或市教委申请批准 或答复审批事项，即可分别使用“请示”与“批复”。 10、不相隶属的机关之间请求批准和答复审批事项应选用何文种？ 省属某盐业集团公司向所在地的市土地规划局申请划拨土地扩建盐业职工医院，开始写 的是关于扩建职工医院所需用地的函，结果被对方退回，要求改换“请示”方能办理审批事宜， 该

10、土地局这种作法对不对？ 【解答】 不对。这种情形目前相当普遍，究其原因，有的是出于对公文处理的知识不甚了 解，更多的是因为受文单位手握一定的审批大权，于是就自觉不自觉地把自己放在了不适当的 位置上，故在行文时提出一些无理要求。解决这些问题的办法，只能靠宣传学习，增强有关方面 对公文知识的了解，自觉地按新办法的要求办事。盐业集团本是省属国有大型企业，与所在 地的市土地规划局之间相互无隶属关系，根据条例第七条第（十三）项及新办法第九条的 规定，不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项应当用“函”。所以此例中市土地规划局要求 申请者用“请示”行文是不妥当的。 11、向下级询问有关事宜，使用“通知”可不

11、可以？ 【解答】 不可以。因为不管是上级对下级，还是下级对上级，凡属询问事宜（如上级向下 级征求意见、探询情况、了解问题或下级向上级探询、了解某一事项），均应使用“函”这个文种。 因为“通知”是知照性文种，是把上级的工作意图、要求告知下级并要下级照此办理；而向下级 进行询问，只是要下级对某一问题向上级做出说明回答，不存在贯彻执行的问题，所以要用“函” 。 12、下级答复上级的询问使用“报告”，那上级答复下级的询问是否可以使用“批复”？ 【解答】 不可以。 “批复”虽然是答复性文种，但它答复的是下级的请示内容，其中包括的 是批准、确认或否定以及一个新的决策，而不是一般常规性的说明与回答，它所针对

12、的是下级 报上来的“请示”，而不是带有询问性质的“函”。所以，不能用“批复”。那用什么文种合适呢？要3用“复函”。国务院在答复湖北省人民政府询问国徽的悬挂问题是就是使用“复函”，足以说明用 “复函”为宜。由于这里面有一个上级对下级的问题，所以人们从实际情况出发，给这种变通了 （即本质行文的变化）的“函”起了一个别号，称为“函代批复”。 13、向上级询问有关事宜，是否可用“请示”？ 【解答】 不可以，应用“函”。现举一例证明： 1980 年 6 月 3 日，湖北省人民政府就国徽悬挂问题行文给国务院进行询问，使用的就是 “函”， 即湖北省人民政府就国徽悬挂问题给国务院的函。省政府与国务院是下级与上

13、级的 关系，并未因此就使用“请示”。这里主要取决于行文的内容。因为它不是请求上级批准某个事 项，而是向上级探询、了解既定的某个事宜，不需上级进行专门研究决定，更不需要上级做出新 的决策加以确认，属于工作中的日常常规性行文，所以要用“函”。 “函”的本质是平行文，但在这 里就出现了一个小小的变通，由于这种询问总归是下级对上级，所以，人们称这种变通为“函代 请示”。 14、同样一个内容的事情，同样要求下级贯彻执行，为什么有时会用“通知”，而有时又用 “通报”？ 【解答】 这其中的奥妙就在于所依据的事实是某一方面问题的情况综合，还是刚刚发生 的某一典型事例，虽然都要提出解决的意见，要求下级去办，如属

14、前者应用“通知”，如系后者可 用“通报”。比如：入冬以来，火灾不断发生，为扼制火灾上升的趋势，我们将近一个时期以来发 生火灾的情况加以综合，分析原因，提出要求，特别是在“两节”期间要坚决防止重大火灾的发 生，这样行文应用“通知”。不是上述情况，而是近期我市某购物超市发生一起群死群伤的特大 火灾，为举一反三，严防此类事故的再次发生，提出一系列防范要求，在此种情况下不可使用 “通知”，而应以“通报”为宜。 15、 “批复”的“批示”是一码事吗？ 上报的文件，上级在批复时为什么有的是用“批复”，而有的却使用“批示”？如果不一样， 区别何在？ 【解答】 在党政公文这个大家族中， “批复”和“批示”是一

15、对孪生兄弟，它们均是审批性的 文种，即对上报的文件加注批语、做出批示。但两者之间也有一定的不同。 （1）法律地位不同。 “批复”是党和国家行政机关两大公文处理法规明确规定的一个主要文 种，在学术界亦将这类文种称作“法定文种”，而“批示”则不是。 （2）审批文件的对象不同。 “批复”是答复下级的“请示”而使用的文种，它与“请示”是一上 一下、一来一往，既对立又统一，缺一不可。 “批示”是针对下级报来的“工作总结”类、 “工作计划” 类（如计划、工作要点、方案、安排、设想、纲要等）、 “报告”类（如工作报告、情况报告、调查报告、 考察报告、检讨报告、分析报告、论证报告等）及各种简报、信息反映、快报

16、等文件，就其中的某 一成功之点、问题之处所做的批语，对推动下级工作、解决问题具有启迪、参考、借鉴、警戒的 作用。 （3）行文方式不同。 “批复”的主送单位是行文“请示”的单位，如具有普遍意义，可将“批复” 抄送其他下级一并周知。 “批示”则不然，如具有普遍意义，可将原上报文件的单位与其他下级单 位一并列为主送，不存在主送、抄送之分。 15、 “报告”与上行的“意见”有什么区别？ 【解答】 “报告”与上行的“意见”，不仅在行文方向上安全一致，而且内容也很近似，均含 有陈述性的内容，有时在陈述情况的基础上均有相应的今后工作意见。但这两个文种之间也有 一定的不同。 “报告”侧重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体工作意见，也不要 求上级做出批示，只有所反映的情况涉及到工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问 题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，这就是人们通常所说的“呈转性报告”。 “意见”（上 行的）虽然也陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对