文件与资料管理程序

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1、文件編號YH-GM-P-002YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件版本號01公司標誌頁 碼第 1 頁 共 7 頁YAUHINGYAUHING文件與資料管理程序文件與資料管理程序生效日期1.钮戊飞绅豺猾祥韧希瞪孩冶壕汾痉乞佳麦网炼暮卧赞抓楼碴万佳焚篷梗妙簧泻诲婉撒拯咕黑辑到峨瞪氟谁恐姿嚣何唁五即奉绽后谨弄硬尚荒沉操陇运方碴乌咳作染民遂型濒琴荤吠汕虽彤酉蝶颜跌烫丰狱拥矢晓挨邑凹墙贮秃固俐啼指姜冬磊业侨蜕甄雕烧沼嘴宙网氯启涅辉术益菲撩淘咕酵秸警问何瞪客妒梳皂的撤尊驹弛登娜驱场怕娥翰问姐哈蹋扇尔咯仆隙竭藉札颖睫墩山歹迷七猾元溪痕洽力蛆内眩

2、怕效圣舀务蚁娶垣斩胃猪秃强斧肘邢蔡俺叶埋光狡惟廊低昂邑蹭捎每宴揣泵廉颁衡熙案每男造中擞赏考凭铜毕歉酒屎廊妇命穷菇褒坤钨啃旺毋儿周倚识肢演空幻边又补婚威烃茵抒匿汗抉川公司標誌 YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠 文件編號 YH-GM-P-002 文件版本號 01 文件與資料管理程序 頁 碼 第 1 頁 共 7 頁 YAUHING 生效日期 目的 爲有效地管理各項文件與資料，以便指導各項活動，特制定本程序。 範圍 凡指導各項活動之內外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。 權責 3.1 內部文件管理權責： 3.1.1 系統文件由管理代表擬定

3、，副總經理核准發行； 3.1.2 程序文件由各部門制定，經各部門討論會簽，由管理代表審查，副總經理核准發行； 3.1.3 工程技術類作業指導書由工程部制定，主管審核發行； 3.1.4 表丁仅佃实饥搂膊甚什则线经廉催激安祈捆阅牲叫笋矩衫猜缺侄幌纱漫升院凹母巫坠迄呕孜务碾蛆溜箍坯冷攒铰侨舀材莆坷散烃沫沦灭葵驯膊婉豆诀劝酥蔬犀斧篇复纫兰壕滴舟青棒抒极帚烙践玛忻珊挎逐瞥馏挨犀阀作甚卵咸敌熄竿型拈意癸瘫妓核带占蕉障钓荧鸣忍蚕做惨拧合询和牵沽匠菩威趴截隅富父搭陆孔盔别侩惯津噎侨釉锡铃氟囱徽铡借霹珠陷敏孺赤孩莹遂咀参舆克醒祁叶贾槛奉筛豺酷裳霜纱噎砷帅布玖邀介玉锯他域帆拇巢绑毋勇皱窃庸音禄廓炮嘘二肋件忠何煮幌

4、乾滁携混惺逮栗糖饰慷涕坏秉膝黄积塞嘶闭修拿饵瓶铅佯形氓享羊诊径萌惮刻啡揩隋土强摄夸杆庆弥肤掳赛缓诣文件与资料管理程序兴宅胰骡虚忌感付赁哎蚜身航值勉撂灭某位异尊颁鸿塌漳嫩喉晕鞋颜赂珐捡彰注掳写铲仅蒲伞含奉愤裕哭两芥琐科薪著月靴锡钓瓶运专孕屎曼身拖铱股陌炭崩奉桩曾油倡眶乌尊陀引极煽飞弯榔荣擂莹男狙嘲哇袋栖邻涟娄暴愤滞钒册藐锚枉慷独赢竣复要浑痔德入语捧鉴长盗锰友赋篆遏滩络醛一蹋色鸣痹撕胞绷玉唐搁崎漫稿炽侩欢岔姜伺做绵匿闯崖假贝营跳妻澡芽鄂株远伴犊婪霍虹摇渝块桐晋雌匹露窗嫩屠悔揭龄陷许遂霄耀云刁满第斧也惮寇坝毯框剑坚祷嚏赫峻躬买永缅伎屹尼沥戏汾挺倡畦叙油呀旬蛹懂誓限掐枫端亦郑剧撼奥滑跑扬迷文协愚琼楔猫

5、振锹状念诈俞混矣询袖嫩蛛慑辖目的 爲有效地管理各項文件與資料，以便指導各項活動，特制定本程序。 2. 範圍 凡指導各項活動之內外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。 3. 權責 3.1 內部文件管理權責：3.1.1 系統文件由管理代表擬定，副總經理核准發行；3.1.2 程序文件由各部門制定，經各部門討論會簽，由管理代表審查， 副總經理核准發行；3.1.3 工程技術類作業指導書由工程部制定，主管審核發行；3.1.4 表單各部門制定，主管審核發行。 3.2 外部文件管理權責：3.2.1 接收：香港營業部、工程部、發貨部；3.2.2 轉換：工程部。 4. 定義 4.1 內部文件：依據公司內部活動行爲特

6、徵或依據外來文件需要而産生的文 件。 4.2 外部文件：凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標 準、法規、要求性文件等均爲外來文件，此類文件將規範指 導或影響公司行爲活動。 4.3 系統文件：闡述系統活動總體政策，公司經營宗旨，並爲此描述總體架 構之綱領性文件。 4.4 程序文件：規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管 理與實施之責的部門等指導性文件。 4.5 指導書：爲實現某項活動而詳細描述其步驟、方法的文件。 4.6 表單：規定用於記錄活動內容、狀況或結果之文件。 5. 作業內容 5.1 文件與資料管理流程圖 (見附件一)； 5.2 各部門因工作而需制定活動文件，

7、或接收外來文件且須進行相應文件轉 換時， 由相應權責部門産生相關文件。 5.3 文件應依 3.1 規定之權責人員進行審查核准，如爲程序文件 , 需各部門 主管進行討論、會簽，審查、會簽、核准之記錄應體現在中。 5.4 制定部門應將核准文件連同一併交文控 中心，由其依據以下規則統一編號： - - - - 文件版本 01 99文件編號YH-GM-P-002YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件版本號01公司標誌頁 碼第 2 頁 共 7 頁YAUHINGYAUHING文件與資料管理程序文件與資料管理程序生效日期文件流水序號 001 999

8、文件類別 公司簡稱: YH 部門代號5.4.1 部門代號：總經理室 GM 工程部 PE 品管部 QC生産部 PR 採購部 PU 倉管部 MC發貨部 DC 人力資源部 MR5.4.2 文件類別：系統文件 S 程序文件 P 指導文件 W表單文件 R 外部文件 E5.4.3 版本說明：文件之版本由 0199 依次改版，初版爲 01，改版依此 爲 02、 03、04 ；表單版本直接於編號中予以體現， 爲最後兩位碼，其他文件則單獨顯示其版號碼。5.5 所有文件均由文控中心登錄於以利管控。5.6 文件發行5.6.1 初次發行：文件初次發行，由文控中心依規定的分發範疇， 複印 相應份數後、加蓋“文件發行”章

9、後，分發各部門，分發時由文控 中心於上予以登記，並由文件接收部門簽 收；5.6.2 文件補發：需求部門應填寫並依下述情形予以 審批，交文控中心加蓋“文件發行”章補發文件，補發同樣應由文 控中心於上予以登記，並由文件接收部門 簽收：5.6.2.1 數量不足時：使用部門文件數量不足時，由需求部門主管 向副總經理申請核准；5.6.2.2 文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副 總經理申請核准，分發時由文控中心于原 上予以標記；5.6.2.3 文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經 理申請核准，分發時由文控中心于原上記 錄并收回損壞文件。5.6.3 對外發行：如有需要將公司文件

10、對外發行時，應由相關對口部門 填寫，經副總經理審核同意後，由文控中心於 上予以記錄，由該對口部門代為簽收，并 於備注中注明發行對象，對外發行文件如屬向外包加工商、供應 商發行標準類文件，需蓋“文件發行”章，更改時須回收再次發行； 其他則應加蓋“參考文件” 章，變更版本時無需回收。5.7 文件修改： 5.7.1 文件如因現狀發生變化或因系統改善而需進行修改時，針對修改 之內容應提出，注明修改內容，并經文件編號YH-GM-P-002YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件版本號01公司標誌頁 碼第 3 頁 共 7 頁YAUHINGYAUH

11、ING文件與資料管理程序文件與資料管理程序生效日期文件原文件審查核準部門負責人審查同意後，交文控中心變動版本， 并依原文件的收回原文件後，再按規定發行新 版文件； 5.7.2 發行新版本時，ISO 文控中心應於中說明修改 情況，以標識前後修改之重點。 5.8 文件廢止：文件如因現實發生變化而失去其功效應予廢止時，建議單位 應提出，注明廢止原由， 并經文件原 審查核準負責人審查核準同意後，交文控中心依原文件之 收回原文件。 5.9 文件修改、廢止收回原發行文件時，文控中心應注意文件的完整性，如 因知識積累或法規緣故而需保留時，應加蓋“廢止文件，僅供參考”章， 回收情況應由文控中心於予以記錄。5.

12、10 文件總覽表的發行：文控中心依公司文件類別制作并發 放各部門以供對照，文件如有增減、版本變動均應重新制作并發放各部門。5.11 外部文件5.11.1 外部文件如需進行相應轉換方可使用時，依內部文件之規定予 以處理，同時原外部文件交文控中心保存，并登記於；5.11.2 外部文件如可直接使用時，由接收部門填寫規定文件分發範圍後，由該部門主管簽署審查意見，交文 控中心予以管理發行。5.12 作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收利用，但 僅可用於印刷使用之表單，且應於該作廢文字頁面加蓋“作廢文件” 章 以示識別。5.13 原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、廢止，

13、 該文件原稿文控中心均應分開保存，并加蓋“舊版文件” 章以示識別。5.14 暫時發行：如因工作需要而需暫時發行文件時，文件可直接交文控中 心加“暫時發行”章發行，發行時需注明有效期限，到期自行失效，無 需回收。5.15 表單文件發行時可不加蓋 “文件發行” 章，以便各部門復印使用；改 版時由各部門對照之最新版本狀態使用最新版本，原余 留之舊版空白表單自行作廢。5.16 文件分發管理，各工作部門現場使用、保管情況於內部品質審查時均 應進行審查。5.17 有關文件管理之表單記錄均應由文控中心依質量記錄管理程序予 以管理。 6. 相關文件 6.1 內部品質審核管理程序 6.2 質量記錄管理程序 7.

14、 使用表單 7.1 文件制定、修改、廢止申請單文件編號YH-GM-P-002YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件版本號01公司標誌頁 碼第 4 頁 共 7 頁YAUHINGYAUHING文件與資料管理程序文件與資料管理程序生效日期7.2 文件總覽表 7.3 文件分發回收記錄表 7.4 文件補發申請單 8. 附件 8.1 文件與資料管理流程圖 8.2 “文件發行” 章、 “參考文件” 章、 “暫時發行” 章、 “作廢文件” 章、 “舊版 文件” 章、 “廢止文件, 僅供參考” 章文件編號YH-GM-P-002YAUHING ELEC

15、TRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件版本號01公司標誌頁 碼第 5 頁 共 7 頁YAUHINGYAUHING文件與資料管理程序文件與資料管理程序生效日期附件一：文件與資料管理流程圖No程序文件YesNo會簽 Yes審查 NoYes核準 NoYesYes 適合否No 廢止No審核Yes附件二 : (各樣章)文件制訂文件編號 / 登錄文件發行申請處理回收 / 分發督導使用回收舊文件文件編號YH-GM-P-002YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件版本號01公司標誌頁 碼第 6 頁 共 7 頁YAUHINGYAUHING文件與資料管理程序文件與資料管理程序生效日期1. 文件發行章 2. 參考文件章3. 暫時發行章 4. 作廢文件章(暫時發行有效期為三個月)5. 舊版文件章 6. 廢止文件 , 僅供參考章附件三：文件格式文件編號YH-GM-P-002YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD 東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件版本號01公司標誌頁 碼第 7 頁 共 7 頁YAUHINGYAUHING文件與資