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1、打造智能的年终总结报告模板 每到年终，单位往往都要求部分或全部员工写一份年终工作总结。虽然年 年写工作总结，但是在撰写的时候常会出现一些问题，比如一些新员工不知道 年终总结的具体要求，往往写出来的总结达不到要求，即便是老员工写出来的 也经常由于格式不统一，千奇百怪，让领导看起来特别费劲！既然大学生可以 为招聘简历制作模板，那么我们也应该可以为员工制作年终总结模板。 利用 Word 的一些应用技巧，就可以创建一份专业智能的年终总结报告模板 （图 1），由于这份模板已经预设好总结所需要的各种元素，因此利用它就可 以非常方便地撰写出符合要求的高质量年终工作总结来！图 1 一、用域实现输入智能化一般情
2、况下，年终工作总结报告包括本年度主要工作情况、工作中的经验 教训以及下年度的工作计划等内容，为了让撰写总结的人员对报告总体结构一 目了然，可以使用 MacroButton 域，通过这个智能域，预设好总结的总体结构， 这样使用者就可以在指定的位置输入总结的相应内容，并且看到相应的提示内 容，从而使写总结如同作“完形填空”题一样简单快捷。 启动 Word，新建一份空白文档，在文档的顶部输入年终总结的标题，如： 2006 年度工作总结报告，由于在工作总结的标题前面一般需要添加撰写总结的 部门或者个人名称，因此将插入点移到标题前面，按下 Ctrl+F9 组合键，即可 键入一个域特征字符：即包含域代码的
3、大括号“”，在其中输入域代码 “MACROBUTTON EmptyMacro ”（不含引号，下同），然后在“”中输入提 示信息，如：请在此处输入总结部门或者个人名称（图 2）。图 2 小提示：MacroButton 域的作用是插入宏命令，其语法为 MACROBUTTON MacroName DisplayText ，而语句 MAC ROBUTTON EmptyMacro 显示文本的作用是可以在撰写总结时看到显示文本，并且输入的文本自动替 换所显示内容。采用同样的方法，在工作总结的其他相应的位置，插入或者复制 MAC ROBUTTON EmptyMacro 显示文本域代码，将“”中的文本替换为撰
4、写人、 前言、主要工作情况主标题、经验/教训主标题、2007 年工作计划主标题、结 束语等文本内容，并且在每个主标题下面插入相应的小标题以及正文，这样就 设计好年终总结的基本结构了。 按下 Alt+F9 组合键，就会切换到域结果状态，撰写总结的人员只要单击相 应提示内容，即可在正确位置输入总结的相关内容了。注意： 插入域特征字符“”符号时，必须通过按下 Ctrl+F9 组合键或者 通过“插入域”命令来完成，而不能够直接键入。 二、用样式与格式让模板美观大方作为一份标准的年终总结报告，其文档格式必须美观、协调，使用“样式 与格式”工具就可以使年终工作总结的样式、格式达到上述目的。 首先选定总结的
5、标题文字“2006 年度工作总结报告”，执行“格式样式 和格式”命令，从右侧弹出的“样式和格式”任务窗格的样式列表框中，选择 “标题”样式，这样标题文字的样式就会改为一般常用的文档标题模式：楷书、 居中、加粗。然后选定总结中的其他文字，设置不同的样式类型，如总结中的各个项目 内容的主标题选择“标题 1”、小标题选择“标题 2”，正文内容选择“正文” 等（图 3）。 图 3 小提示： 如果对 Word 某种样式类型预设格式不符合自己的需要，可 以修改此样式，比如觉得“标题 1”样式的字号太大，可以将它修改为较小的 字号，右击任务窗格中的“标题 1”，选择“修改”命令，在弹出的“修改样 式”对话框
6、中，将其字体大小修改为“小四”即可。 三、添加项目编号让文理更清晰由于年终总结的内容较多，因此给年终总结添加必要的项目编号是非常重 要的，另外一方面为了方便阅读者快速浏览总结以及迅速查找更新的内容，文 件目录也是必不可少的。 给年终总结添加编号时，执行“格式项目符号和编号”命令，在弹出的 “项目符号和编号”对话框中选择“多级符号”选项，由于在前面我们已经为 不同层次的段落设置了相应的标题样式，因此在这里选择一种包含文字“标题” 的列表格式，如“1 标题 1”、“1.1 标题 2”，这样就为总结中的不同级别的 标题设置了相应的编号，如：1 主要工作情况、1.1 具体工作事项之一插入总结的目录操作
7、也很简单，将插入点移动到总结标题的下面，执行 “插入引用索引和目录”命令，在弹出的“索引和目录”对话框中，单击 “目录”选项，将显示级别设置为 2，目录格式为“古典”（图 4），单击“确 定”按钮即可在文档的顶部添加一个带段落编号的目录了，当阅读者需要跳转 到相应段落时，只要按住 Ctrl 键，然后单击相应的目录即可。 图 4 小提示： 在默认的情况下，如果将文档标题设置为“标题”样式，则 在添加目录时，会将标题添加到其中，如果需要将它从目录中取消，可以在 “目录”对话框，单击“选项”按钮，然后在弹出的对话框中将“有效样式” 中的“标题”样式删除即可。 四、为总结加入图表在总结中仅仅以文字来表
8、述一年的工作情况是不是太单调了？这时候可以 引用一些图表，比如 Excel 图表等，而插入的图表往往需要添加一些题注，如 果手工添加题注太麻烦，可以采用自动插入题注的方式，并且能够在题注中添 加章节号。 执行“插入引用题注”命令，在弹出的“题注”对话框中，单击“自 动插入题注”按钮，在随之弹出的对话框中，从“插入时添加题注”列表框中 选择“Microsoft Excel 图表”；单击“新建标签”按钮，新建一个图表标签 “图”；选择题注位置为“项目下方”；单击“编号”按钮，在弹出的“题注 编号”对话框中，选中“包含章节号”复选框，然后选择“章节起始样式”为 “标题 2”，依次单击“确定”按钮。这样设置后，在总结中插入的每张 Excel 图表等就会自动在底部添加相应的题注了。五、设置页眉/页脚 给文档添加适当的页眉/页脚，会起到画龙点睛的效果，执行“视图页眉 和页脚”命令，在弹出的工具栏中切换到页脚编辑框中，在其中插入页数、页 码，并且插入公司的 LOGO 图片，这样年终工作总结是不是更亮丽了！年终总结模板编辑完毕后，如果觉得满意的话，就执行“文件另存为” 命令，将它保存为“文档模板（*.dot）”文件类型，然后发送给需要撰写年终 总结的员工，这定会让他们惊喜不已！
