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1、努力做好县供电企业股份制改革过程中档努力做好县供电企业股份制改革过程中档案处置工作案处置工作努力做好县供电企业股份制改革过程中档案处置工作刘镇榕县供电企业股分制改造,就是将代管的电力公司进一步改组为股分有限公司,是国家体制改革的重要组成部分,是县级供电企业实现政企分开,建立现代企业制度的必然途径,是县供电企业发展的方向之一.深化供电体制改革对进一步提高电力建设和管理水平,降低全社会用电价格,逐步实现县乡电力一体化管理以及城乡用电网同价,促进本市经济建设和电力事业的健康发展具有重大的意义,是提高党和政府在广大农民中形象的重大措施,是一项德政工程,民心工程.县供电企业股分制改革过程中档案的处置工作
2、是电力企业体制改革工作中的一项重要内容.这些档案对今后企业和有关部门的生产,经营,建设及管理工作有着重要的参考和凭证作用.因此做好县供企业股份制改革过程中档案处置工作,确保档案完整与安全显得十分重要.福州电业局所属的七个代管县中现已挂牌成立县供电有限公司的有二个,其它的也正逐步实现挂牌.笔者作为本局县股份制改革筹委会成员之一,参加了改制过程中档案处置工作,负责局属县供电企业股份制改革过程中档案处置工作的监督,检查,指导.现根据工作实际,就县供电企业股份制改革过程中档案管理部门负责的档案处置具体工作谈一些体会.在县供电企业股份制改革过程中,档案管理部门负责档案处置的具体工作是:51.收集,整理,
3、统计,保管企业在各项活动中形成的全部档案,清点库存;2.按有关规定做好档案留存与销毁的鉴定工作;3.按照档案的去向分别编制移交和寄存的目录;4.做好资产与产权变动中形成的文件材料的收集,整理,归档和移交工作.县供电企业股份制改革过程中档案处置工作首先是对库存档案的清点,为了确保县供电企业股份制改革工作中统计档案的完整性,首先要求改制单位对积压未整理的档案必须按档案管理的要求整理完毕,对尚未归档的档案要求尽快收集,整理,归档.然后按档案管理要求编制库存文书档案,会计档案,科技档案案卷目录,填写文书档案,会计档案,科技档案统计表.对档案管理基础较好(档案管理水平已达省级标准)的县电力公司来说,此项
4、工作较为轻松,已有档案案卷目录,无需再编,只需按现有库存档案,填写文书档案,会计档案,科技档案统计表即可.但对档案管理基础较差(无档案室,无专职档案员)的县电力公司来说困难很大,其公司的基建,生产,经营管理,科研等全部活动形成的记录即资料大都分散在各个部门,未收集形成档案.本局所属的七个代管县中有 5 个县电力公司档案是集中管理的(其中 2 个达到省级档案管理标准);2 个县电力公司没有设置档案管理机构,没有实行档案的集中管理,无专职档案员.对此,在股份制改革档案处置工作中,根据实际情况采取不同方法.对有条件的县电力公司要求清点后再挂牌.在清点库存档案的过程中,由于6时间紧,对原有的档案质量不
5、作要求,已有的档案案卷目录无需再编,但对新收集整理的文书,会计,科技档案要求:文书档案符合文书档案案卷格式(GB970588);会计档案符合福建省会计档案基础工作规范(闽财会 E2ooo74 号);科技档案符合科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T1l8222000).文书及科技档案要求按供电企业分类大纲进行组卷,为与福州电业局档案管理接轨打下基础.对无条件的(无档案室,无专职档案员)县电力公司,则采取先挂牌,再限期清点的办法.这些县由于没有设置档案管理机构,档案无集中管理,许多生产技术资料存放在生产部门(如生技科,调度所),或生产技术人员自己保存着;文书档案一年一摞存放在办公室收发员的柜子
6、里;财务档案存放在财务科.这样容易造成档案资料的流失,使档案的完整性,安全性,保密性得不到保证,更不利于档案信息资源的开发利用.要做好档案的清点工作,当务之急是成立档案管理机构,使档案集中统一管理.有的县公司如罗源县电力公司领导认识到档案对企业的重要,且意识到完成档案的清点工作首先要成立档案管理机构.为此,在筹备成立股份制公司的同时,成立了县公司档案室,并配足了档案员.由于档案员是从各部门抽调,从未做过档案工作,因此建立档案管理制度,培训档案员的工作迫在眉睫,我局档案室则责无旁贷地帮助他们建立健全档案管理各项规章制度,帮助县公司培训档案员,指导档案员向各有关科室收集基建,生产,经营管理,科研等
7、全部活动所形成的资料,实现资料集中统一管理.并按供电企业档案分类法示范?l整理出一个年度的文书档案,一个工程项目的科技档案作为范例,供他们在工作中参照学习.在档案清点工作中,为了便于县公司档案员操作,我们按照档案管理规范,编制了现成的文书档案,会计档案,科技档案案卷目录及统计表,为县公司顺利的完成档案的清点工作提供了更多的便利,加快了工作进程.由于他们的档案管理是从零开始,我们则按档案管理标准严格要求,并要求文书档案,科技档案按供电企业档案分类大纲组卷,档案管理一步到位,直接与我局的档案管理接轨.为了便于今后档案的保管和利用,要求县公司将改制前后的档案分立两个全宗.我局已挂牌的县供电有限公司属
8、省电力有限公司投资人股,清理后的档案由改制后的县供电有限公司集中保管.要求所有档案的案卷目录与统计表一式二份,分别由我局档案室与县供电有限公司保存.统计表的主要内容有:文书档案:年度,保管期限,总卷数.科技档案:项目名称,总卷数(其中农网档案按行政村,主干线,完善工程,卷数进行统计).会计档案:年度,档案类型(账册,报表,凭证)总卷数.根据此次改制工作时间较紧,及县公司档案管理实际情况,暂不要求县公司做档案的销毁鉴定工作.在做好档案清点工作的同时,我们还加强指导股份制改革工程形成的文件材料的收集,整理,归档工作.股份制改革工程形成的归档文件材料有:1.供电有限分司的协议书:2.关于成立县供电有
9、限公司筹委会的通知,农电体制改革工作程序;3.部与职工名册;资产评估报告及上报核准资料;5.公司章程,股东会决议;6.验资报告;7.县电力公司清处公告(共三次);8.其它有关改制工作中有凭证作用和保存价值的文件材料.股份制改革工作中形成的文件材料的收集,整理,归档工作,我们在改制筹备会上就明确要求并落实专人负责收集,整理,并强调一式六份,待改制工作结束,向供电有限公司档案室移交,县公司档案室再向福州电业局档案室移交,并由福州电业局档案室负责向省公司档案室,农电局及其他出资方移交.由于领导的重视以及我们超前介入,实时指导,使我局代管县在改制过程中档案处置工作得以顺利进行,并为县供电有限公司档案管理与我局接轨迈出了坚实的一步.(福州电业局 350009)7
