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1、如果我们在用 Excel XP 处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可 能会花费很大的精力。因此如何巧用 Excel 来快速输入信息就成为各个 Excel XP 用 户非常关心的话题. 1、快速输入大量含小数点的数字如果我们需要在 Excel XP 工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方 法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入 0.05 这个数字 时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字 时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工 作量会变大，输入效率会降低。其实，我
2、们可以使用 Excel XP 中的小数点自动定位功 能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功 能时，我们可以先在 Excel XP 的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编 辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编 辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字 时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中 键入 0.06 的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为 2，然后直接在指定单元格中 输入 6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，
3、怎么样简单吧？2、快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成 Excel XP 的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样 做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要 在 Excel XP 中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需 要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在 Excel XP 编辑区中，依次 用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会 话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会
4、弹出一个文本导入向导 对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的 格式了。3、快速输入大量相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一 个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作 方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中 需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左 键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选 中的所有单元格同时填入该数据。4、快速进行中英文输入法切换一张工作表
5、常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表 就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以 用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME 模式” 标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区 域，在“有效数据”对话框中，单击“IME 模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭 （英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元 格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。5、快速删除工作表中空行
6、删除 Excel XP 工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删 除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量 呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的 工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而 插入一新的列，在列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使 所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去 列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用 Excel XP
7、编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的 字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中 的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些 单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻 字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要 Excel XP 根据单元格的宽 度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/ “对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮 ；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长
8、度超过了单元格的宽度， Excel XP 能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元 格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应 新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。7、快速输入多个重复数据在使用 Excel XP 工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无 疑工作量是巨大的。现在我们可以借助 Excel XP 的“宏”功能,来记录首次输入需要重 复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮 上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我
9、们可以按照以下 步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标 单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随 后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元 格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。8、快速处理多个工作表有时我们需要在 Excel XP 中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表， 如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打 开多个工作表的目的就是要减轻处理
10、多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样 的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift“键或“Ctrl“键并配以鼠标操作，在 工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批 量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表 的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置”，将选中的多个工作表设成相同 的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替 换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元 格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选 项”，在
11、弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的 视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完 成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。高效办公 Excel 排序方法“集中营“排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算（类似成绩统计中的名 次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据 排序方法。一、数值排序1.RANK 函数RANK 函数是 Excel 计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref， order），其中 numbe
12、r 为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref 是对参与计算的数字 单元格区域的绝对引用，order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略，则 以降序方式给出结果，反之按升序方式）。例如图 1 中 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是: 在 F2 单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的 产值排名是 2。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、 F4 单元格按 Ctrl+V，就能计 算 出其余两个车间的产值排名为 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK（E2， $E$2:
13、$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3。需要注意的是:相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续 数字的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名 分别是 3、3 和 1（降序时）。2.COUNTIF 函数COUNTIF 函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为 COUNTIF （range，criteria）。其中 range 为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达 式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。仍以图 1 为例，F2 单元格内输入
14、的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， “组合键。七、输入时间在 Excel 中输入时间时，用户可以按 24 小时制输入，也可以按 12 小时制输入，这两 种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午 2 时 30 分 38 秒，用 24 小时制输入格式为：2:30:38，而用 12 小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一 个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按 Ctrl+Shift+;键。了解 Excel 公式的错误值经常用 Excel 的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A！、#VALUE ！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因
15、有很多种，如果公式不能计算正确结果， Excel 将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的 单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方 法。1#！原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产 生了一个负值，就会产生#！错误。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的 宽度来修改列宽。如果使用的是 1900 年的日期系统，那么 Excel 中的日期和时间必须为 正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#！错误。如 果公式正确，也可以将单元格的格式改
16、为非日期和时间型来显示该值。2#VALUE!当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产 生错误值#VALUE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel 不能将文本转换为正确的数据类 型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有 效的数值。例如：如果单元格 A1 包含一个数字，单元格 A2 包含文本“学籍“，则公式 “=A1+A2“将返回错误值#VALUE!。可以用 SUM 工作表函数将这两个值相加（SUM 函数忽 略 文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或 列。 3#DIV/O!当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在 Excel 中如果运算对象是空白单元格
