商务邮件的礼仪汇总---让优秀成为一种习惯

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1、商务邮件的礼仪汇总商务邮件的礼仪汇总-让优秀成为一种习惯让优秀成为一种习惯关于主题关于主题主题要提纲挈领主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏 里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急， 分别处理。分别处理。1 1一定不要空白标题，这是最失礼的。一定不要空白标题，这是最失礼的。 2 2标题要简短，不宜冗长，不要让标题要简短，不宜冗长，不要让 outlookoutlook 用用才能显示完你的标题。才能显示完你的标题。 3.

2、3. 最好写上来自最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不 用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4.4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王王 先生收先生收” 。也不要用。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！嘿！”或是或是“收着！收着！” 5 5一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整一封信尽可能只针对一个主题，

3、不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整 理理 6 6可适当用使用大写字母或特殊字符（如可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*“* !”!”等）来突出标题，引起收件等）来突出标题，引起收件 人注意，但应适度，特别是不要随便就用人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急紧急”之类的字眼。之类的字眼。 7 7回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RERE RERE 一大串。一大串。 8 8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正 文却在发出前

4、忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。关于称呼与问候关于称呼与问候1 1 恰当地称呼收件者，拿捏尺度恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件 是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、 ALLALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x“x 经理经理” ；如果不清楚

5、职务，则；如果不清楚职务，则 应按通常的应按通常的“x“x 先生先生” 、 “x“x 小姐小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear“Dear xxx”xxx” ，显得很熟络。，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。关于格式，称呼是第一行顶格写。2 2EmailEmail 开头结尾最好要有问候语开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个最简单的开头写一个“H

6、I”“HI” ，中文的写个，中文的写个”你好你好”或者或者“您好您好” ，开头问，开头问 候语是称呼换行空两格写。候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个结尾常见的写个 BestBest RegardsRegards，中文的写个，中文的写个”祝您顺利祝您顺利”之类的也就可之类的也就可 以了，若是尊长应使用以了，若是尊长应使用“此致敬礼此致敬礼” 。注意，在非常正式的场合应完全使用信件。注意，在非常正式的场合应完全使用信件 标准格式，标准格式， “祝祝”和和“此致此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利顺利” 和和“敬礼敬礼”为再换行顶格写。为再换行顶

7、格写。 俗话说得好，俗话说得好， “礼多人不怪礼多人不怪” ，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方 不妥，对方也能平静的看待不妥，对方也能平静的看待正文正文1.1. EmailEmail 正文要简明扼要，行文通顺正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企 业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮 件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮

8、件来意。不可没头件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头 没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系 方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。EmailEmail 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达

9、，不要出现让人正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人 晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐 僧。僧。2.2.注意注意 EmailEmail 的论述语气的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不 同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮

10、件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门邮件门”就是深刻的教训！就是深刻的教训！3.3. EmailEmail 正文多用正文多用12341234之类的列表，以清晰明确。之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好如果事情复杂，最好1 1、2 2、3 3、4 4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持的列几个段落进行清晰明确的说明。保持 你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.4.一次邮件交待完整信息一次邮件交待完整信息 最好在一次

11、邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再 发一封什么发一封什么“补充补充”或者或者“更正更正”之类的邮件，这会让人很反感。之类的邮件，这会让人很反感。5.5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文 EmailEmail，最好把拼，最好把拼 写检查功能打开写检查功能打开; ;如果是中文如果是中文 EmailEmail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。，注意拼音输入法带给你

12、的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否 有错误。有错误。6.6.合理提示重要信息合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些 信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影 响阅度。响阅度。7.7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的

13、邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。 如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8.8.不要动不动使用不要动不动使用:):)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 BusinessBusiness EmailEmail 不是你的情书，所以不是你的情书，所以:):)之类的最好慎用。只用在某些你确之类的最好慎用。只用在某些你确 实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:):)附件附件1

14、.1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2.2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下 载后管理载后管理 3.3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4.4.附件数目不宜超过附件数目不宜超过4 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5.5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开

15、方式，以免影响使用 6.6.如果附件过大（不宜超过如果附件过大（不宜超过2MB2MB） ，应分割成几个小文件分别发送，应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码语言的选择和汉字编码1.1.只在必要的时候才使用英文邮件只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件 人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华 人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区人，也应采用英

16、文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区 可能显示成为乱码天书。可能显示成为乱码天书。2.2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给 他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。3.3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表 达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解 决。决。4.4.选择便于阅度的字号和字体选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 V