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1、 摘要 英语商务信函作为一种体裁, 属于边缘文体, 同时具有书面语和口语的文体特征。本文旨在从语言的角度, 商务英语论文题目在例证的支持下, 就该体裁的文体特征和语言特征进行讨论。关键词 商务信函; 文体特征; 语言特征一、商务信函的概念和特点商务信函( 以下简称商函) 是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函, 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间没有隶属关系, 其性质是相互商洽相互询问和答复这两个方面看, 商函和函有一致性。但商函和函的使用主题不同。商函的使用主体是企业或企业的代表人; 函的使用主体是国家机关、社会团体、企事业单位。从制
2、作上讲, 函要执行国家技术监督局发布的国家行政机关公文格 式 ( GB/T9704- 1999) 和 发 文 稿 纸 格 式 ( GB8026- 1989) 的规定; 商函没有严格的规定, 按照惯例来制作。从文书内容上讲, 函比较宽泛, 商函则仅限于交易磋商。商函与私人信函的区别非常明显。私人信函是个人使用, 内容是私人事务。商函和公关文书中的感谢信、慰问信等专用书信也不同。企业也使用这些书信, 但所针对的事项和所要达到的目的都和商函不一样。商函和国家机关、企事业单位、社会团体使用的便函也不同。企业也使用便函。便函也和商函一样没有固定的体式, 但便函的内容和函一样比较宽泛。商函有这样几个较为明
3、显的特点: 1、内容单一。商函以商品交易为目的, 以交易磋商为内容。这不适用与商品交易无关的事情。同时, 商函内容单一还体现了在一文一事上, 即一份商函只涉及某一项交易, 而不同时涉及几项交易。2、结构简单。商函因内容单一, 段落较少, 篇幅也较短, 整体结构比较简单, 所以看上去一目了然。这种简单明了的结构, 体现了商函完全服务于交易的实用功能, 便于对方阅读和把握。3、语言简练。商函以说明为主, 或介绍业务范围, 或报知商品品种与价格, 或提出购买品种与数量,或要求支付货款, 或通知货物发运和到达的日期, 直截了当, 言简意明。二、英语商函的种类及范例英语商函基本上可以分为交易磋商函和争议
4、索赔函两大类。交易磋商是交易双方就买卖某种商品及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商, 若协商一致则达成协议的过程。交易磋商有口头磋商和书面磋商两种。书面磋商包括通过信函磋商和通过电报、电传磋商等方式。交易磋商过程中形成的信函即交易磋商函( 范例 1 及范例 2) 。当然, 随着科技的发展, 通讯技术日益发达, 电报、电传等传统方式已淡出人们的视野。传真、电子邮件的应用变得十分普遍。本文中的信函概念,便排除了电报、电传这两种传统的交流方式。在履行合同过程中, 只要买卖双方中的任何一方认为另一方没有履行或没有全部履行合同所规定的义务, 如拖延交货, 交货数量、品
5、质、包装与规定不符, 不按规定支付货款, 无理拒收货物等, 均会引起交易纠纷, 发生争议。争议发生后, 受损方可向违约方提出索赔要求, 而违约方则需要就受损方的索赔要求做出答复或受理受损方的索赔要求。争议发生过程中或争议发生后索赔理赔过程中使用的函即争议索赔函( 范例 3)范例 1:Dear Sirs,In reply to your esteemd letters of Feb.13, we are now sending you our latest price list, together with our illustrated catalogue. In the above- men
6、tioned list, you can see we have bid you the lowest prices and offered our best goods. We believe that will make you give us your valued orders.We are waiting for your immediate reply.Yours faithfully范例 2:Dear Mr. Johnson,We are really grateful on receiving your letter of Nov. 3 in which you showed
7、great interest in our products.Actually, we have an agncy in Shanghai , China , through which we sell our products in China. Therefore, we have passed your letter on to them, adking them to consider it soon. You will surely receive their letter.Thank you very much for your interest in our products.H
8、ope that can satisfy you.Yours sincerely范例 3:Dear Mr Douglass,We refer to your previous letter sent on Feb. 28, 2000 in which you were asked to clear the balance of $600 000 which had been outstanding since January. As you have not replied to the letter, you leave little choice for us but to place t
9、he matter in the hands of solicitors, However, we are reluctant to do this and are offering you further month to settle the account. Yours sincerely三、英语商务信函的文体特征英语商务信函有其独特的文体 ( style) 和格式( format) .一般来说, 英语商务信函应做到:( 一) 清晰( clarity)清晰就是指写信者将所需传递的信息表达清楚, 以免对方产生误解。下面一例就句义含糊, 容易使人产生误解:Mr. S mith wrote t
10、o Mr.wang that he had received his order. 商函的这一文体特点要求我们要特别注意:1. 缩写: 除了少数国际商业界确认的缩写, 如: CIF( 到岸价) , FOB( 离岸价) 外, 应尽量避免使用缩写, 尤其是机构或组织名称, 量好写出它的全部字母。2. 数字: 不同的国家的人对某些数字的表达方式也不一样, 例如: 英国人和美国人对“billion”和“million”的理解就不一样。又如 4.255, 法国人喜欢写成 4 255 (英国人会以为是四千二百五十五), 所以最安全的办法是数字和文字同时使用。例如:10 575.90 ( ten thous
11、and five hundred and seventy- five pounds, ninety pence)3. 介词: 数字如果要用介词则须十分小心。下列三个例句中, 因为介词不同, 句子表达的意思不同。The price had increased to20. 价格提高到 20 美元。The price had increased by20. 价格提高了 20 美元。The price had increased from 20. 价格从 20 美元提高。(二) 简洁( conciseness)商函要尽可能简洁明了, 采用通俗易懂的语言和简明扼要的格式, 避免使用陈旧的套话( cilc
12、he) 和没什么实际意义的词语。简而短的词通常是最好的词, 赘言繁语打印阅读起来, 既费时又费力, 不符合商函明确直接的特点,也不受现代人欢迎。同时还要注意句子的长度 ( length of sentences) .据统计( Leech and Short, 1981) ,英语句子的平均长度为 17.8 个词, 也就是说每个句子平均由 17.8 个词构成。在所有 13 个句子中, 有 7 个句子平均用词低于 16 个。可以看出, 英语商函应行文流畅, 言简意赅, 避免冗长,用尽可能少的文字表达其必须传递的信息。正确的分段也是商函简洁的一种途径。一事一段这一规则能够使信函更清晰, 阅读更方便,
13、看起来也较简洁、整齐。(三) 礼貌( corrtesy)收信交往, 需以礼待人。虽然商函要求简洁明了, 开门见山, 但也要保持礼节。不论写何种信函都要写得客气而有分寸。复信要及时要体贴, 设身处地想到对方, 尊重对方的风俗习惯。当然, 这些并不意味着低三下四。要做到不卑不亢。例如: 1) Thank you for your letter of March 3, 2005. 2 )Please feel free to let us know if you need more information.(四)准确( Accuracy)一封信能反映出公司的面貌。所以在写商务信函时,除了内容要明白无
14、误外, 还要注意准确性。1. 注意正确书写收信人的职称、姓名和地址( title,name and address) 。地址写错, 信件不能及时到达收信人手里, 会给双方都带来很大不便, 而且还给对方造成你工作疏忽大意的印象。同样将收信人的职称或姓名写错也是很不礼貌的, 也会给对方留下不良印象, 所以要格外小心。你不知道对方的性别, 最好写: Dear Sir or Madam. 如果你知道对方的性别和姓名, 则最好写 Dear Mr. XX 或 Dear Mrs. XX. 如果是给对方回信, 最好写清楚你指的是哪 一天的来信。例如: With reference to your letter
15、 of April 6,2000.2. 注明随信附件( Enclosure) 。如果你随信寄去附件的话, 一般宜在信中说明。例如: Enclosed please find 这时千万别忘了附寄你信中提及的附件, 而且注意不要搞错。四、英语商务信函的语言特征( 一) 词汇特点1. 常用词语。英语商函可能因商品、标题而异, 但作为一种文体, 在用词方面逐渐形成了固定的格局和常用的词汇。一些普通的英语单词, 在外贸中可能被赋予了一些完全不同的意思。Confidence(信心),在状况咨询信函( status enquiries) 中就可能是“绝密”的意思, 相应的我们就有了 confidential
16、ly(绝密地)一词。Average(平均数; 普通的)在保险中则为“海损”的意思。其他的词, 比如表示度量衡的词 metric ton (公吨) long ton (长吨); 表示包装容器的 carton (箱), wooden case(木箱)container(集装箱)等, 都是外贸业务中常见的词汇。它们的特殊意义会给初学者造成理解、记忆上的困难, 尤其是一些外贸术语, 像 accepting bank(承兑行), confirming band (保兑行), insurance policy(保险单), bill of lading(提单)等, 更需要学习者勤于思考, 不断积累。2. 大词固定性及动词的简单化趋势。英语词汇主要包括两类: 拉丁语系词( latinate words) 和安格鲁萨克逊词( Anglo- Saxon words) 。拉丁词源词汇源于拉丁美洲, 希腊,法国, 包括拉丁语, 希腊语, 法语的一些词汇。它们经常应用于科教, 宗教, 官方语言, 也就是说它们频繁地出现在正式文体中。拉丁词源的词汇能达到一种冷静庄重的效果。相反,
