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1、利用利用 Excel 进行固定资产核算的方案进行固定资产核算的方案目录：目录：一、 固定资产的编码.2二、 核算表格设置及操作.3一） 总体方案.3二） “固定资产”表.41、 表格设置.42、 折旧计算公式.63、 操作注意事项.9三） “固定资产减少”表.91、 表格设置.92、 操作过程.10四） 报表.101、 表格设置.112、 操作过程.11五） 日常操作.12三、 与财务软件的对比.12四、 总结.13利用 Excel 进行固定资产核算的方案 Page 2 of 14利用利用 Excel 进行固定资产核算的方案进行固定资产核算的方案固定资产的核算是重要的会计业务之一，业务发生较少
2、，记账量不大，而计算比较繁琐。使用 Excel 以表代账，可以摆脱繁琐的手工计算，提高准确性，方便、高效。从技术上看，利用 Excel 进行固定资产核算并不复杂，但也有其特点、难点。本文提出的方案中，第一个月建账必须建立一个 Excel 文件（工作簿） ，进行必要的设置，以后每个月主要工作是拷贝建立新文件、输入新数据等，大大减轻工作量。为更好的说明核算方案，本文附有简单案例。该案例文件在 Excel2002 中调试通过。一、一、固定资产的编码固定资产的编码在建立电子表之前，应对所有固定资产进行编号。资产数量少的企业没有编码固然可以，但建立编码，可以方便查询和日常管理。编码应当注意：1.划分类别
3、时，尽量不考虑可变属性要素，而主要依据不变属性要素，如物理技术性质分类。可以在数据库（清单）中设专门字段反映可变属性，如存放地点、使用部门、用途等要素。如果将可变属性列入编码，则每次改变地点、使用部门、用途就必须改变资产编号，难以跟踪，容易发生混乱，造成不必要的麻烦。2.尽量简单。常见的是由类别、添置年月、流水号三个部分构成，总共需要912 位左右。类别、添置年月、流水号三个部分用分隔符号隔开，方便识别。其中，类别可细分为大类、中类、小类，占 35 位。添置年月占4 位基本可以满足需要。流水号（顺序号）则视公司规模大小而定，一般3 位即可。每部分不足位数的，用“0”补足。甚至也可以象大型 ER
4、P 软件那样，直接用流水号作为编码，在 Excel 数据库（数据清单）中，设立类别、添置年月字段。但一般财务软件功能难以适应这种做法。3.每件资产都要有唯一的专用编码，即使是同一批次、同一时间购入、存放在同一地点也不能整批使用同一编码。因为购入时以上因素虽然一致，但利用 Excel 进行固定资产核算的方案 Page 3 of 14今后每一件的用途、存放地点、寿命都可能有变化。分别编码，才能分别跟踪每件资产。4.如果是集团性企业，固定资产编码规则应该统一，保证不重码，今后使用专门的管理信息系统如 ERP 软件时，可以减少编码工作。5.减少的固定资产使用过的号码不得重复利用，以方便档案信息管理。6
5、.为方便识别，应将号码签贴在每台资产上。如果体积允许，每件资产应贴两份号码签，分别在显眼位置和不显眼位置，以防时间长以后遗失或磨损难以识别。较小型的设备、工具则使用牢固的号码签，贴一份即可。由于资产购进时间涉及保修期、更新决策等重要事项，如果号码中没有包含购进日期信息，最好能在标签上注明购进年月。7.资产较多的单位，号码签如果能由编号和条码共同组成，则盘点时可以使用读码器采录数据，更方便、快捷。8.编码尽量统一采用数字，不要混入字母、汉字等，以便在利用计算机输入数据时，不必在文字与数字键盘之间切换，提高速度。二、二、核算表格设置及操作核算表格设置及操作一）一）总体方案总体方案固定资产核算的主要
6、业务包括：增加、减少、折旧等。日常核算、管理需要建立一套明细账（卡片） ，增加、减少、折旧都在这套账上进行。利用 Excel处理，需要分别设立“固定资产” 、 “固定资产减少”及“报表”三个主要表格。其中， “固定资产”相当于固定资产明细账（卡片） ，记录需要计提折旧和已提足折旧的在用固定资产。 “固定资产减少”表相当于投资转出、报废、对外捐赠、无偿调出等减少资产的档案记录，相当于把这部分资产的明细账（卡片）另行抽出装订备案。 “报表”用于分类汇总、分配资产折旧费用，汇总资产的原值、累计折旧等数据，制作固定资产报表。二）二）“固定资产固定资产”表表1、表格设置表格设置如图 1，设“固定资产”表
7、，包括以下字段：利用 Excel 进行固定资产核算的方案 Page 4 of 14列号字段名内容说明A行次记录的行次B编号固定资产编码C入账日期入账日期D入账凭证号入账的凭证号E名称固定资产名称F规格型号品牌、规格、型号等说明G物理类别按物理技术性质的大类（如计算机及通讯设备、交通运输设备、机器设备、家具及办公设备、房屋建筑物）H用途生产经营用、非生产经营用I原值按会计制度入账的金额J残值率预计残值率K预计使用年限预计经济使用寿命L已提折旧月份计算已计提折旧的月份，以判断是否应当继续计提M每月折旧每月的平均折旧额N本月折旧当月计提的折旧额O累计折旧累计计提的折旧额P净值原值扣除累计折旧后的余额
8、Q使用部门使用部门R存放地点存放地点S折旧科目计提折旧的费用归属科目T状态在用、出租等U备注补充说明资产的有关事项利用 Excel 进行固定资产核算的方案 Page 5 of 14图 1：固定资产图 2：固定资产减少利用 Excel 进行固定资产核算的方案 Page 6 of 14表中首列为“行次” ，其作用是，由于经常需要进行排序等操作，打乱原数据排列顺序，按“行次”排序就可以恢复原有顺序。建立数据表后，就可以把账簿数据录入表中。其中，月折旧、本月折旧、净值等字段可以计算得到，不必录入。值得注意的是，累计折旧是历史数据，必须按账簿数据录入。如果发现以前计提折旧有错误，最好在录入前编制凭证调整
9、准确。注意，由于需要用到 Excel 的数据库（数据清单）功能，除表头、明细数据之外，表中不要录入其他无关的内容。为免程序在判断数据范围时出错，Excel 的数据库（数据清单）功能要求：1)每列都要有列头（字段名、标题） ；2)每一列中包含有相同类型信息；3)数据清单中不能有任意一行或一列空白（即中断） ；4)在数据清单范围外相临的行列（包括上下各一行、左右各一列）不能有数据；2、折旧计算公式折旧计算公式固定资产的折旧计算包括每月折旧、本月折旧、累计折旧、净值等。在判断是否需要计提折旧时，还要用到已计提折旧的月数。1）每月折旧）每月折旧Excel 提供了直线法、双倍递减余额法、年数总和法等各种
10、折旧方法的函数。本文以最常用的直线法为例，不必使用专门的函数。每月折旧原值（1残值率）预计使用年限12例中，每月折旧在 M 列，公式为：=(I2*(1-J2)/K2)/122）已提折旧月份）已提折旧月份判断一项资产是否已经提足折旧，本月是否应当计提，可以根据累计折旧、利用 Excel 进行固定资产核算的方案 Page 7 of 14净值或已提折旧月份。这里介绍根据已提折旧月份判断的方法，通过比较已提折旧月份是否小于预计使用寿命期，来判断是否应当继续提取折旧。从计算方法上看，已提折旧月份等于两个日期（最近折旧月份与入账日期）的间隔月份。Excel 没有直接提供计算两个日期之间相隔多少月份的函数。由于每个月天数不固定，如果直接利用两个日期之间的间隔天数计算，比如“（折旧日期入账日期）30” ，结果是不准确的。许多书刊介绍了如下变通公式：TRUNC（折旧日期入账日期）（36512） ）1其中，TRUNC 的含义是去除小数点后面的数字。其实不需要考虑间隔天
