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1、职务分析职务分析过程与方法初探过程与方法初探 4626246262职务分析过程与方法初探职务分析过程与方法初探 2008-12-20 15:15:57摘要：1999 年 7 月 15 日至 8 月 6 日，在 b 教授的指导下，作者赴深圳某上市公司进行了为期 23 天的暑期研修，与该公司人力资源小组的同事们一起就人事管理的展开思路和职务分析、考核等一些具体问题进行了充分细致的探讨，并形成书面报告。本文是在此基础上进一步思考而成的。 本文分别对职务分析的作用、职务分析流程、组织的任务、职务调查、工作分析、业务流程重组与职务设计、职务说明书的形成、关于职务价值的确定、职务分析结果的运用等方面进行了
2、阐述，并以该公司总部人事部人力资源管理小组为例进行分析示例。并在附件部分列出了组织结构图、职务调查表、工作关系图、职务说明书示例等一些具体的示例或表格。 一、概述现代人力资源管理的核心命题之一是解决人与组织的关系问题，这一命题自然地集中在人与组织的结合点？工作及岗位上。职务是由工作内容基本相同的一族岗位构成，职务是人与工作结合的一种方式，侧重点在于人的工作，而非工作中的人。 职务分析是现代人力资源开发与管理的基础，只有科学、准确的职务分析才能准确刻画出工作职位的内容、性质等，才能在此基础上建立起来任职资格制度和职务等级制度，而这两制度恰是人力资源管理制度，如人事考核制度、工资报酬制度、教育培训
3、制度、晋升制度的基础和核心，见下图： 一.职务分析的作用： 职务分析作为人力资源管理的基础和核心，其结果可直接用于： l 组织设计和职务设计; l 人员录用与调配; l 员工教育与培训; l 职务价值确定，从而决定薪酬; l 考核的依据/标准; l 工作业务流程重组/改善业务/职务再设计。 二.职务分析流程： 职务分析的对象是组织中人的工作，因而就必须从以下几个方面来分析：1.组织的任务、职位的目标：分析所考察职务在组织价值链中的位置以及其所承担的目标，这是组织所赋予的任务; 2.工作所要解决的问题：即工作中所要完成的事件（事情）; 3.完成工作的人：即职务的担当者。职务担当者的能力与资格决定
4、了组织目标和工作事情的完成程度与质量。 通过以上三方面的分析，首先应明了组织赋予的任务、工作所要解决的问题以及任职者的能力;然后进行工作分析，即目标、人、事的具体结合，这是职务分析的核心所在，我们将在下面结合公司实际来说明;最后，职务分析的结果，将用于形成职务说明书、确定任职资格、评定职务价值。职务分析的流程可参见下图： 二、职务分析根据职务分析的流程，我们以深圳某公司人力资源小组为研究对象，进行示例分析： 一、组织的任务： 1.公司战略与目标：（略） 。 2.组织设计与组织结构图：（见附件 1） 3.部门的性质、任务与部门内组织设计： 人事行政管理部属于职能（参谋）部门，其主要职责为： a.
5、以规划、吸引、保留、发展、激励人才，为公司各项工作的有效开展提供组织保证;负责公司人力资源的开发与使用;建立或重组公司人事管理体制、制定或调整公司人事政策;进行日常人事管理（包括人员的调配、考核、任免等）;开展员工能力开发与培训工作; b.以为总部提供完善的后勤保障为目的，进行日常行政后勤事务、办公管理和车辆管理。 根据业务归类并考虑业务量，人事行政管理部可分为三个小组：人力资源管理小组;员工培训与开发小组;行政管理小组。 4.人力资源管理小组的任务：根据部门内小组分工，人力资源管理小组的职能为建立或重组公司人事管理体制、制定或调整公司人事政策、进行日常人事管理，具体有： a.招聘与调配：职务
6、分析、人力资源规划、甄选与录用、人员调配;b.绩效考核：人事考核制度的制定及组织、实施与分析; c.薪酬福利：薪金、福利（含保险、休假、体检等）制度的制定、检讨、核定及发放; d.员工关系：员工满意度调查、沟通及劳动纠纷的处理; e.人事信息：人事档案、劳动合同、电子文档、有关证明等。 二、职务调查： 1.职务调查的目的：调查出人事工作所需的各种基础信息，直接用于工作分析、业务流程设计与重组，从而形成职务说明书以明确岗位职责和任职资格;同时还可用于培训、考核等。 2.职务调查的方法：通常有实地观察法、面谈法、调查问卷法等。实地调查法适用于简单的、容易观察和度量的工作，如流水生产线上工人的工作;
7、面谈法适用于工作流程较为复杂、内容责任难以界定的工作;调查问卷法适应范围较宽，可广泛应用。在这里，我们采用调查问卷的方式进行调查。3.职务调查表的设计：职务调查表的内容应包含：岗位基本信息;工作的目标、内容、要点、程序、频度、审核权限;责任与权利;职务关系分析;工作基本特性的调查;任职资格调查等。 （详见附件 2） 。 4.职务调查的展开：以最小的业务单位（如小组）展开，主管或直接上司应仔细核对调查表内容是否属实，确保工作无漏项。 三、工作分析： 1.根据职务调查表反馈的信息，可归纳出部门或小组应完成的具体的事情。如人力资源小组的工作有： 工资政策、工资审计、工资核算、奖金核算及相关说明（含员
8、工关系）;保险研究、福利政策、实务操作与宣传推广;公司年度与年中考核评议;业绩考核及专项考核;激励体系（车房改革、期权、奖惩）的方案设计、实施监督与相关说明;招聘录用;工作分析;人力资源分析;满意度调查;月人力资源信息统计;外事工作（包括：办理集团出国件、办理临时赴港澳件、办理集团赴港长证及管理、每年度外事年审、办理深港两地车手续、与出国赴港相关的工作）;户口调动（包括接受应届毕业生、招调工与商调干手续、户口粮油落户手续、市内调动手续）;劳动合同（总部劳动合同签订与解除、集团劳动合同签订的跟踪与管理、暂住证的办理、年度劳动年审）;体检（年度集团职员体检工作、年度集团经理体检工作、帮助并指导集团
9、下属公司的年度体检计划、新职员入职体检安排、不定期做网上保健）;职称（办理每年度职称评审;安排每年度职称考试）;人事政策制定（有关招聘、薪酬、福利、考核等政策的检讨及修改完善）;人事政策推广、制度落实;职务任免审批;员工关系;薪金（包括工资、午餐费、饮料费、奖金、双薪、过节费等制单发放及申报工资报表、统计表）;档案、人力资源库、人事部文档管理（包括员工一、二级档案及人事部文件归档管理;人事资料库的增补和管理维护;新职员入职、转正资料审核及资料核对及归档工作;利用人力资源库资料做薪金、人员变动情况表、职务任免等统计表）;人事部内务及日常事务工作;集团公司的户口簿、粮油簿、人事部、公司党委等印章管
10、理;职员的贺礼、帛金及独生子女等制单发放工作;接待来访;人事审批;人事部网页维护;工资成本测算。 2.根据小组的任务，按事件的性质进行归类，可归集为以下几个模块： 进出、调配、任免模块：人员招聘录用、人员调配、人事任免; 工作分析、人力规划模块：进行工作分析，组织设计与职务系列确定，编制职务规范，职务价值评价;人力资源规划（预测人力资源需求，对人员需求与供给状况进行分析，编制人员招聘计划、晋升计划，人力成本分析与预算）; 杂项模块：满意度调查、人力资源市场调查、网页维护; 考核模块：建立考核体系并组织实施，包括年度年中考核以及业绩考核等专项考核; 薪酬前操作模块：工资审计、工资调整、工资核算、
11、奖金核算及相关说明; 保险模块：社会保险，商业保险的选择、谈判及投保; 福利模块：完善福利体系，制定福利计划并组织实施（体检、网上保健、医疗、休假）; 薪酬后操作模块：薪金（包括工资、午餐费、饮料费、奖金、双薪、过节费等制单发放及申报工资报表、统计表）; 户口、合同、印章模块：集团公司的户口簿、粮油簿、人事部、公司党委等印章管理;职员的贺礼、帛金及独生子女等制单发放工作;户口调动（包括接受应届毕业生、招调工与商调干手续、户口粮油落户手续、市内调动手续）;劳动合同（总部劳动合同签订与解除、集团劳动合同签订的跟踪与管理、暂住证的办理）; 人事信息管理模块：档案、人力资源库、人事部文档管理（包括员工
12、一、二级档案及人事部文件归档管理;人事资料库的增补和管理维护;新职员入职、转正资料审核及资料核对及归档工作;利用人力资源库资料做薪金、人员变动情况表、职务任免等统计表）;人事部内务及日常事务工作;人事部网页维护; 外事模块：办理集团出国件、办理临时赴港澳件、办理集团赴港长证及管理、每年度外事年审、办理深港两地车手续、与出国赴港相关的工作;年度劳动年审; 政策制定模块：各种人事政策的制定、检讨与改进;人事审批; 员工关系模块：劳资协调和咨询，劳资纠纷处理，离职面谈，人事申诉的处理，员工合理化建议制度的推行，接待来访等。 3.工作关系分析： 对上述十三个模块之间进行工作分析，找出各个模块之间的相互
13、关系，将主要和关键的关系列出。 4.工作分析的几点说明： a.工作分析中将职务调查中得到的工作事件打乱罗列十分重要，这有助于管理者对部门工作进行重新认识，有助于业务流程的创新; b.工作模块的设定与关系分析、职务设定实质上是同一过程、按同一思路进行的; c.在附件 3 中可看出，各工作模块与人事信息平台之间的关系十分紧密，这对于信息平台的要求很高，如人员素质达不到，有可能形成瓶颈现象;另外一种方案，将人事信息平台的功能分解到各个模块，由各个职位管理相应的信息，就象企业现实情况一样，这样一来关系图可大大简略，但由于不能信息共享而会造成资源浪费，亦不利于小组（部门）的长远发展与规范化建设，故在此不
14、对这一方案进行讨论。 四、职务设计： 在上述工作关系分析的基础上，再考虑任职者的能力与资格，就可以设计出职务，或对现有业务流程重组，进行职务再设计。 1.职务设计的原则： a.“因事设职”是总的原则，但在实践中应考虑人的因素; b.系统性原则：职务设计一定要与公司组织设计的思路相适应，不同的职务既要区别、又要相互依存，应形成一个有机的整体，发挥组织的最大效能;c.实用性原则：在将工作事件与工作目标结合过程中应充分考虑工作现状与人员的能力等方面，既不能要求过高，以免造成“寡妇的丈夫”这样的职位;但也不能过于迁就于任职者的能力，应在一定程度上让员工通过学习、努力来适应工作; d.简单化原则：在进行
15、职务设定时，应尽可能地将复杂的关系包含在一个职位中，这样可减少人力成本并提高效率; e.匹配原则：职务设计中应考虑每个人的工作量是否饱满，时间是否均衡等; 2.根据上述原则并结合小组情况，经讨论后认为可设定以下职位： a.人力资源主管：负责政策制定与员工关系模块，对小组工作全面负责; b.招聘与录用专员：负责进出调配任免模块、工作分析人力资源规划模块以及杂项; c.绩效与报酬管理专员：负责考核、薪酬前操作、保险、福利等; d.人事信息管理专员：负责人事信息管理模块、薪酬后操作模块以及户口、合同、印章模块; e.外事专员：负责外事模块。 五、职务说明书的形成： 1.职务说明书用于明确职务的职责权
16、限，岗位工作的基本特性，任职资格要求等，便于新任职者尽快了解熟悉工作，也便于对岗位工作进行考核与监督;2.职务说明书的要素应包含职位基本信息、工作内容、工作基本特性、任职资格等（详见附件 4）; 3.根据上面完成的职务分析与设计，可形成五个职务的职务说明书，在此仅以人力资源主管为例示意：（见附件 4） 4.注意事项： a.对于工作内容的描述，包括工作目标、要点、内容、时间频度、程序、审批权限以及失误等，应当尽可能地具体、量化（参见附件4）; b.区分职务与职位（岗位）的区别，工作目的、范围、方法、职责等完全相同的职位（岗位）族构成职务，在形成职务说明书时应注意，以免引起误解。如人事部定岗定编材料中对行政后勤岗位的描述，该岗位定员 4 人，工作内容为固定资产综合管理、前台接待、办公事务管理、宿舍房屋管理、食堂管理，显然岗位职责不清，亦不可能形成同一职务，职务说明书未起到应有的作用; c.对工作基本特性与任职资格的描述应按同一标准确定，以免发生偏差。 六、关于职务价值的确定： 1.职务价值评价的基本任务是对岗位进行价值排序，即评估岗位重要性、确定岗位的职等职级。以此为基础，确定薪
