OA办公系统简介

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1、OAOA 办公系统简介办公系统简介利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理 和决策支持的综合自动化，英文缩写 OA。实现办公自动化的系统（OA 系统）是建立在计算机 局部网络基础上的一种分布式信息处理系统，所以又称办公信息系统。OA 系统是一种人机系 统，其核心设备是电子计算机系统或 OA 工作站。OA 系统包括信息采集、信息加工、信息传 输和信息存取等四个基本环节。1046572989989目录 1 基本概念 2 功能介绍 3 主要特点 4 基本术语 5 其他资料 展开展开 1 基本概念 2 功能介绍 2.1 工作流系统 2.2 公文系统 2.3 项目

2、管理系统 2.4 CRM 系统 2.5 人力资源系统 2.6 行政办公系统 2.7 移动 OA 办公管理 2.8 知识库 2.9 在线交流 2.10 日常工作 3 主要特点 4 基本术语 4.1 缺乏长期规划 4.2 需求贪大求全 4.3 实施急功近利 4.4 追求新技术 4.5 实施缺乏导向 4.6 OA 设计理念 4.7 流程化设计 4.8 精细化设计 4.9 平台化设计 4.10 易用性设计 5 其他资料 5.1 实施工具 5.2 整合性设计 5.3 选择误区 5.4 技术架构 5.5 系统测试 1 1 基本概念基本概念OA 办公系统即 OA，是 Office Automation 的缩

3、写，指办公室自动化或自动化办公。其实 OA 办公系统是一个动态的概念，随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于 OA 办公系统的描述也在不断充实，至今还没有人对其下过最权威、最科学、最全面、最准确的 定义。当今世界是信息爆炸的知识经济统治的时代，在这种情况下结合技术的各种进步所产 生的 OA 办公系统已与十几年前的 OA 发生了很大的变化。2 2 功能介绍功能介绍 2.12.1 工作流系统工作流系统 单位在日常管理过程中，逐步会沉淀下很多规章制度，其中包括各种纸质表单、 流程、数据规范、岗位说明、权限等，制度的形成、推广和优化过程，也是规范员工行为， 实现内部有效分工、规范岗位操作、

4、从人治向法制逐步进步的过程。但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋，员工根本没有办法完全学习和掌握； 规章制度的优化和调整也很难实时的将最新版本传达到每位员工，因此制度的形成、推广和 优化过程的高难度使得制度不能有效落地，因此构建协同办公系统流程审批子系统，对于制 度落地、规范管理将有重要的意义。流程审批包括数据表定义、表单定义、流程定义（B/S 架构图形化流程定义工具） 及工作流引擎，系统采用 WFMC 的流程标淮实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式 的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用，完成相关的业务流程。天生创想 OA 系统提供了从设计、应用、优化到门户展现全方位的图形

5、化自定义， 通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现企业流程地图的设计；通过个性化授权， 可以将常用的流程推送的个人门户，方便调用；通过规范、表单和流程的集成，可以使得员 工运用制度和流程时免学习；并且该模块对企业的流程管理遵循 PDCA 管理法则，从发起流程 到在办监控、办结查阅和效率分析进行闭环管理。流程审批主要功能如下：1、发起流程：选取要发起且已经制作好的工作流程表单。2、流程办理：审批或办理工作流程。3、经我审批：是指用户可以对自己已经审批的流程进行查阅。4、流程管理：是指对正在办理的工作流程进行管理。5、流程列表：是指用户可以对已经结束、取消、退回的流程进行查阅。流程审批技术特

6、色如下：1、流程编号：系统能自动编号，查重，允许用户自定义编号规则；2、签名印章：支持电子签名、电子印章技术；3、复杂流转：支持人员设定、顺序流、分支流、并发流；支持会签、撤销、分发等；4、文件上载：允许带附件进行流转及审批；5、图形化 B/S 流程编辑器：流程可以灵活、自由定制，全程 B/S 图形化方式拖拖拽拽定 制流程，并配备了节点的流程和表单处理权限。6、流转监控：提供所有流程，有权限控制的办理监控界面。7、常用批阅语：允许用户自定义常用批阅语，方便快速录入；8、流程查阅：提供已办理、待批流程的查询；9、痕迹保留：支持正文修改痕迹保留；10、办理提醒：根据流程设置，通过短消息或手机短信等

7、方式自动完成提醒功能。11、流程表单的自定义：无须写代码，以所见即所得的方式，可以实现表单的自定义。12、支持单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可的组合审批模式。13、采用在线 office 编辑正文，完全适应客户操作习惯。14、提供软件和硬件两种电子签章/电子签名功能的解决方案。15、流程引擎：独立的流程引擎设计，其它功能模块可以灵活调用工作流引擎，实现各 功能模块的业务流转，如信息管理、公文管理、综合办公、名片订购等，工作流程作为独立 的服务可被各模块引用，流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用“工作流程” 模块。16、构建复杂流程模型的能力：智能的工作流引擎，提

8、供标准活动、子活动、虚拟活动、 自动返回等多种活动类型;采用前驱、后继的模式可以建立任意模型的流程，同时支持由流程 办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由，并在条件路由时支持与表单 中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断。17、图表统计：提供强大的自定义统计模型，可以根据业务流程进行数据统计，提供 6 种图表统计样式。2.22.2 公文系统公文系统 公文档案管理 OA 解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化，天生创想 OA 公文系统功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收 文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留

9、痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。 可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。2.32.3 项目管理系统项目管理系统 OA 项目管理系统除了拥有工作流的所有功能外，还提供了以下几项智能平台功能，适用 于各行业的项目管理：1、多项目发布功能：通过自定义分类可以创建不同类型，不同格式，不同审批方式，不 同数据表单的项目。2、项目表单管理：通过项目表单的自定义，可以在项目中随便自定义项目立项、项目表 单、项目模型中的数据项。3、项目模型管理：通过项目模型的自定义创建，可以在项目中创建适用于公司的所有输 入表单及功能，如：项目合同、项目问题讨论、项目文档管理、项目前期分

10、析中的多个表单、 项目验收单等等。4、强大的项目数据统计功能，可以深入到每个模型表单的统计；2.42.4 CRMCRM 系统系统 提供包括产品、销售、合同、收款、采购、库存、供应商、客户、回访等功能的客户关 系管理系统。所有系统支持表单自定义、审批转流、客户分配。2.52.5 人力资源系统人力资源系统 主要包括组织机构管理和部门管理，内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流 程，考核和合同管理。2.62.6 行政办公系统行政办公系统 物品管理物品管理物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办 公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。设备管

11、理设备管理设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对设备 资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。公共信息管理公共信息管理公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建 设、信息发布等功能，内部用户可通过本系统平台，查询政府内部相关资料，以及相关动态 信息。2.72.7 移动移动 OAOA 办公管理办公管理 移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起，天生创想手机版 OA集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具； 为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高

12、的兼容性，不同平台及智 能程度的手机终端能实现相同的功能。2.82.8 知识库知识库 知识管理解决方案可以实现如下功能：文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日 志管理、文件回收站等。2.92.9 在线交流在线交流 论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用 现代化网络资源，实现讨论发布、信息交流、信息共享，达成共识等功能。2.102.10 日常工作日常工作 特有的即时消息、协同工作解决日常工作中的全部沟通问题，沟通内容便于积累和追溯， 信息获取方式可以是消息提醒框、邮件提醒、短信提醒等方式。合理安排和查询日常工作计 划、日程和会议，并可将工作流程进行规范和

13、优化，通过强大的表单和流程自定义设计功能， 用户可根据自己的业务特点设计复杂的业务流程及表单，利用现有的 sql 输入检索功能可以 抓取本系统及其他系统中的数据，实现和其他系统的数据整合任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务，任务管理子系统的目的在 于规范工作的目标，领导对任务能进行实时管控。个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子 邮件，邮件管理子系统提供基于 Web 的 Email 发送、阅读和存储、查找功能，并支持邮件转 协同。3 3 主要特点主要特点随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资 源整合的高

14、效的信息系统，从而提升其管理水平。具体表现在：1）需要一个高效的协同管理工作平台 能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进 行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。 2）需要一个有效的知识资产管理平台 过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知 识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应 用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。 3）需要一个个性化的系统访问门户 传统的 OA 功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不 尽相同，这就要求系统必须具有

15、人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合 适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。 4）需要一个良好的组织文化管理平台 开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工 间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、 发现思想倾向并及时加以引导。 5）需要一个集中的信息整合呈现平台 办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、 直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信 息孤岛”问题。 6）需要一个灵活的业务流程整合平台 当组织面临

16、客户不断提出端到端的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将 日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的 重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。 综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的 OA 系统将以知识管理为核心、以实时协作为 技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。4 4 基本术语基本术语 CIO 通常是协同 OA 项目的负责人，中国协同 OA 应用发展史可谓“成也 CIO 败也 CIO”。 在组织赋予 CIO 肩负起协同 OA 项目选型和建设职责的同时，不少 CIO 却也还满怀激情地冲向 了陷阱。4.14.1 缺乏长期规划缺乏长期规划 CIO 一般有当前的项目规划，而无长期战略规划，为项目的早夭埋下了伏笔。4.24.2 需求贪大求全需求贪大求全 如果你坚信自己采集的需求是一种客观的需求，是必须被 100%满足的需求，你就离失败 不远了。那么，如何认识自己的需求?首先，绝大多数的协同 OA 需求都是发问卷给相关人采