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1、凯莱国际酒店管理集团 财务管理制度及操作程序 凯莱国际酒店管理集团凯莱国际酒店管理集团财务管理制度及操作程序目录 TABLE OF CONTENT 财务 会计 Finance - Accounting 银行存款余额调节表 现金长短款 备用金管理制度 折扣 财务预算 固定资产的控制与管理 酒店审计工作 酒店合同签订程序财务 - 成本控制 Finance Cost Control 库存管理 收货 客房小酒吧 积压存货 菜单价格的制定 酒吧吧台标准库存 食品及酒水成本日报财务 计算机操作程序 Finance Computer 系统数据备份 电脑系统出现故障时的紧急应对计划编号 REF.NOGHR-F
2、A-001 GHR-FA-002 GHR-FA-003 GHR-FA-004 GHR-FA-005 GHR-FA-006 GHR-FA-007 GHR-FA-008GHR-FC-001 GHR-FC-002 GHR-FC-003 GHR-FC-004 GHR-FC-005 GHR-FC-006 GHR-FC-007GHR-FE-001 GHR-FE-002财务 行政及其他 Finance General & Administration 审批权限 招待宴请GHR-FG-001 GHR-FG-002凯莱国际酒店管理集团财务管理制度及操作程序目录 TABLE OF CONTENT 差旅费报销 休假
3、及迁居路费 交通费报销 员工在餐厅的签单权 发票 商业交换协议 保险管理 财务总监交接记录 禁止接受礼品、宴请 保险索赔 支付客户佣金程序 保护凯莱国际酒店的品牌 财务报表及报送期限 酒店内部钥匙管理程序 公费电话控制制度 损益会议 休假机票的支付规定 财务会计档案的整理 损坏、遗失酒店财物的赔偿规定 轻逸卡的规定编号 REF.NO GHR-FG-003 GHR-FG-004 GHR-FG-005 GHR-FG-006 GHR-FG-007 GHR-FG-008 GHR-FG-009 GHR-FG-010 GHR-FG-011 GHR-FG-012 GHR-FG-013 GHR-FG-014
4、GHR-FG-015 GHR-FG-016 GHR-FG-017 GHR-FG-018 GHR-FG-019 GHR-FG-020 GHR-FG-021 GHR-FG-022财务 采购及付款 Finance Purchasing & Payable 采购-固定资产 采购-直购 采购-补仓GHR-FP-001 GHR-FP-002 GHR-FP-003凯莱国际酒店管理集团财务管理制度及操作程序目录 TABLE OF CONTENT 采购-零星采购 采购-集团采购 付款程序 零用现金报销 市场调查程序编号 REF.NO GHR-FP-004 GHR-FP-005 GHR-FP-006 GHR-FP
5、-007 GHR-FP-008财务 应收及信贷 Finance Receivable & Credits 应收帐款 信贷会议 信贷执行程序 客人预付定金或押金余额处理财务 前台 Finance Front Office 预付押金 现金退款 信用卡提现 外币兑换 未及时收回的帐款 免费房 支票 平均房价的计算 客用安全保险箱 礼券 旅行支票 冲减帐款 宴会或团队会议的结算程序GHR-FR-001 GHR-FR-002 GHR-FR-003 GHR-FR-004GHR-FF-001 GHR-FF-002 GHR-FF-003 GHR-FF-004 GHR-FF-005 GHR-FF-006 GHR
6、-FF-007 GHR-FF-008 GHR-FF-009 GHR-FF-010 GHR-FF-011 GHR-FF-012 GHR-FF-013凯莱国际酒店管理集团题目：银行存款余额调节表规定和程序编号：GHR - FA - 001页数：1/2 准备：财务副总裁日期：2008-8-1 批准：行政副总裁日期：2008-10-1 传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义是指每月月初酒店收到开户行的对帐单后，将上个月的存款和付款金额与酒店银行存款日记帐逐一核对，编制成“银行存款余额调节表”附上产生差异的相 关附件。目的酒店每天的运作过程中，现金收付量大，而且存取频繁，大部分的现金收付都是通过银
7、行结算进行的。为了保证银行存款余额的正确性，以免影响酒店资金的 运转，必须随时注意银行存款的增减情况，定期与开户银行核对存款余额。规定1. 银行存款余额调节表每月编制一次，按时完成，不得拖延。2. 银行存款余额调节表由总帐编制，需由总会计师审核并交与财务总监审批。3. 确保当月未达帐项(已查明原因需调整的款项)在次月及时入帐调整。4. 对于已签署并发出的支票，但银行尚未支付造成未达帐项，若未达时间超出支 票的有效期，则由应付帐会计及时联系收款人，确认支票是否已作废或有更换 的必要。5. 支票受领人有可能变为不可追溯及过期支票。此类支票从开出之日起超过六个 月以上查无结果的，写书面报告经财务总监
8、批准后调帐处理。6. 银行存款余额调节表永久保存。财务规定和程序凯莱国际酒店管理集团题目：银行存款余额调节表规定和程序编号： GHR - FA - 001页数：2/2 准备：财务副总裁日期：2008-8-1 批准：行政副总裁日期：2008-10-1 传达致：各酒店生效日期：2009-1-1程序1. 向开户行取得对帐单，以便及时逐一核对。2. 用银行存款日记帐与银行对帐单逐项核对，并仔细检查上月未达帐项本月是否 已清，由于财务记帐和凭证传递的时间差异或有可能存在记帐上的错误而产 生： 酒店已收，银行未收 酒店已付，银行未付 银行已收，酒店未收 银行已付，酒店未付3. 如出现上述情况，银行存款日记
9、帐与银行对帐单往往会不相一致，须查明原 因，予以调整及作未达帐项。4. 银行余额调节表：银行对帐单余额 酒店银行存款日记帐余额加： 酒店已收，银行未收 加： 银行已收，酒店未收 减： 酒店已付，银行未付 减： 银行已付，酒店未付 _ _ 调节后的存款余额 调节后的存款余额5. 编制完成，经总会计师审核后，连同相关附件(包括对帐单复印件、银行存款日记帐复印件、逐笔未达帐项明细、试算平衡表复印件)交与财务总监审批。6. 批准后，由总帐会计整理保存。财务规定和程序凯莱国际酒店管理集团题目：现金长短款规定和程序编号： GHR - FA - 002页数：1/1 准备：财务副总裁日期：2008-8-1 批
10、准：行政副总裁日期：2008-10-1 传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义现金长短款是出纳或收款员工作当中，因工作差错或时间的差异发生的一种现 金收支现象。规定1. 所有现金长款属于酒店资金，任何人不得私自拥有或挪用。2. 每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写长短款报告，并报 告部门直隶主管。不允许收银员隐瞒营业收入长款或短款，更不允许私自占有 或填补。长短款报告将会由部门直隶主管签署处理意见，并报财务总监审 批，若查实长款或短款是收银员的过失造成，收银员将要承担经济责任。3. 收入审计对所有现金长短款发生的原因和处理有监督的责任和权力。收入审计 应核查所有现金长短款原因
11、的真实性，经确认由于工作偶尔疏忽造成短款的， 应提出处理意见，要求相关部门给予员工相应的警告并赔偿短款金额；由于经 常性疏忽大意造成短款的，除赔偿全额外，应给予处分甚至开除处理；若查出 存有犯罪动机而造成短款者，除上述处理外，依据法律承担相应刑事责任。4. 赔偿金额偏大，酒店财务总监有权批准分期赔偿。程序1. 每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写长短款报告，并报 告部门直隶主管。收款员应当及时将现金投放缴款袋中并投入保险箱，现金长短 款应于当日及时送存总出纳，每天日审汇总现金长短款。2. 收入审计每月应根据每个收款员及营业点统计现金长短款金额，上报财务总监 审核。财务规定和程序凯莱
12、国际酒店管理集团题目：备用金管理规定和程序编号： GHR - FA - 003页数：1/2 准备：财务副总裁日期：2008-8-1 批准：行政副总裁日期：2008-10-1 传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义备用金是指饭店财务部事先预付给各部门，用于各部门周转备用的一笔款项。目的备用金用作日常的流动资金，以备各部门使用。规定1. 任何时候备用金均为酒店财产。2. 备用金应控制在最低限度。3. 备用金按其用途不同分为两种： 各部门日常急用备用金 前台外币兑换备用金4. 备用金必须妥善保管、专人负责，不得与私人款项相混淆，不得私用、挪用或 借给他人使用。必须定期清点自己的备用金，备用金必
13、须保持酒店发给本人所 使用的正确数额，不能多，也不能少。5. 财务收入审计同总出纳应不定期抽查各收银点及部门的备用金，如发现长短 款，应立即上交入帐或补齐，有任何过失或欺骗行为将给予处罚，严重者给予 开除处理并承担相应的刑事责任。6. 备用金要保存在指定的安全保险柜内。财务规定和程序凯莱国际酒店管理集团题目：备用金管理规定和程序编号： GHR - FA - 003页数：2/2 准备：财务副总裁日期：2008-8-1 批准：行政副总裁日期：2008-10-1 传达致：各酒店生效日期：2009-1-1程序1. 备用金申请： 备用金申请部门填写备用金申请表，经部门总监或经理签字 后，报财务总监和总经
14、理批准，饭店财务部预先按批准的金额支付给所需部 门。2. 备用金报销： 各部门在实际支用后，根据财务部指定的报销时间，凭零用现金 支出传票经财务部核实后，按定额补足报帐部门的备用金。3. 备用金盘点： 每天下班前，备用金保管人员应清点现金，做到日清月结。4. 备用金抽查： 收入审计同总出纳应每月不定期抽查各收银点及部门的备用金。5. 备用金报告： 收入审计每月要及时更新备用金档案，每月核对签收一次，并作 出备用金清点报表交财务总监审核。6. 备用金退还： 部门不需要此备用金时，需将预先核定发放的备用金如数退还。财务规定和程序凯莱国际酒店管理集团题目：折扣规定和程序编号： GHR - FA -
15、004页数：1/2 准备：运作副总裁、财务副总裁日期：2008-8-1 批准：行政副总裁日期：2008-10-1 传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义折扣是指酒店在原价的基础上给予消费者一定比例的减让。目的1. 作为一种促销经营手段，吸引和鼓励更多的客人来酒店消费。2. 给予酒店管理人员的一种审批权限。3. 客人对酒店提供的食品或服务不满意而在价格上给予某些折让，从而对客人满 意程度的补偿，维护酒店的声誉。规定1. 为确保酒店收入的实现，酒店应制定折扣权限标准，并报集团审批。2. 住房折扣权限以门市价为基础。3. 客人持打折卡消费，打折时在帐单上印上卡号，并由客人签字。打折卡过期无 效
16、。4. 折扣应作为营业收入的抵减项目入帐。5. 无论酒店推出的住房折扣、餐饮折扣、洗衣折扣、娱乐健身等其他折扣，都应 提前通知相关部门及前厅部，以便及时输入电脑，在给予客人优惠的同时，能 够正确入帐。6. 除酒店促销打折以外的非正常折扣，必须清楚写明原因，否则财务总监或总经 理有权拒签。财务规定和程序凯莱国际酒店管理集团题目：折扣规定和程序编号： GHR - FA - 004页数：2/2 准备：运作副总裁、财务副总裁日期：2008-8-1 批准：行政副总裁日期：2008-10-1 传达致：各酒店生效日期：2009-1-17. 若需给予特殊折扣签免，如酒店精品屋、客人自理餐费、电话费等，必须上报 总经理批准。8. 酒店根据各自拟定的享有不同折扣权限的员工，应严格执行折扣权限的规定。9. 酒店员工禁止冒用酒店给予客人的折扣谋利，禁止服务员、收银员带有酒店折 扣卡。10. 酒店有规定
