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1、小议工程项目施工档案资料管理罗敏华（广东省第四建筑工程公司）建设工程项目施工档案是项目工程施工管理过程中形成的 具有保存价值的各种形式的历史资料记录。加强项目施工档案 资料的管理， 确保工程项目施工管理档案的完整， 准确， 系统， 安 全， 是档案人员或项目部资料员的重要职责， 是工程施工项目本 身的需要， 也是档案部门的要求。 结合实际工作， 笔者认为， 如何 有序地管理好工程施工档案， 开发利用项目施工档案信息资源， 创新档案服务机制， 积极主动地为工程施工管理服务， 首先思想 上要重视工程档案管理工作，其次要做好档案管理的基础性工 作， 即档案的收集， 整理， 保管， 利用。身材料。使用
2、完毕后， 在收集的基础上， 将有保存价值的记录载 体按照档案管理的原则、 方法进行整理立卷， 就自然转化为工程 档案。由此， 工程档案不断地产生于工程施工活动中， 又不断地 为工程施工服务。由于工程施工档案资料是工程建设历史和建 设成果的真实记录， 具有不可再生性， 所以收集工作是做好档案 工作的第一个环节， 也是最基本最重要的环节。在档案资料收集 中也存在着诸多困难， 如参建施工单位多、 人员不稳定、 形成施 工文件质量差、对档案收集工作认识不够等因素造成档案资料 收集困难。只有将档案材料齐全、 完整地收集起来， 才谈得上以 后的档案管理和利用的各项工作，否则将是无米之炊、无源之 水。要收集
3、齐全、 完整的工程档案材料， 要注意以下几个方面： 1 思想上要重视工程档案管理工作工程项目施工建设过程中，产生和形成了大量的工程施工 档案资料， 真实地记录了工程施工建设的活动情况和建设成果。 有的施工单位对内业资料不太重视， 到工程完工后， 即将交工验 收， 才开始慌忙整理， 有时甚至连原始资料都难以找到， 给档案 资料整理归档带来很大难度。造成这种被动局面的主要原因有 以下几种。 （1） 认为收集、 整理、 保管资料是件苦差事、 技术含量低的工 作， 没有人愿意去干或者随意安排没有经过培训的人员上岗。 没 有配置专职、合格的档案工作人员，内业资料分散于工程技术 部、 试验室、 合同管理等
4、部门甚至个别工程施工人员手中。 （2） 工程到了收尾阶段， 大部分人员特别是相关技术、 管理 人员又撤离到新的工作岗位。 留下的人员对档案资料不熟悉， 加 之有些资料签字审批手续不完备， 需要建设、 设计、 施工单位或 监理人员会签审核， 人员很难一起召回， 拖延了档案资料整理归 档时间。（3） 由于工程施工建设中不注重资料收集， 为后期资料整理 带来巨大的工作量。 由于对内业资料不重视， 造成一系列的不良后果。 其一是拖 延了工程交工时间。 其二是耗费大量人力、 物力、 财务。 其三是为 项目档案管理带来较大难度。其四对工程质量检测单位资料审 查带来难度。因此施工单位应在工程建设施工过程加强
5、档案管 理工作， 自始至终配备专职、 合格的档案员或资料员， 做到工程 完工短时间内将内业资料整理结束， 为交工验收做好准备。2.1.1关口前移, 建立文件质量控制机制 关口前移， 就是指施工档案资料工作， 要从文件形成开始， 把好档案材料来源的质量关。把好档案资料质量关， 关键是建立 健全质量控制机制。一是建立岗前培训制度， 将档案业务培训作 为施工单位人员上岗的必修课；二是把档案管理纳入相关人员 的岗位职责， 建立考核奖惩制度； 三是同步检查， 实施档案资料 质量的全过程跟踪管理。 2.1.2 全过程的收集 从工程前期的准备、 勘察到设计、 施工、 竣工验收等各个阶 段各个环节以及工程竣工
6、后交付、 保修回访的整个过程中， 形成 的有查考利用价值的以文字、 图表、 声像、 电子文件等记录形式 的档案材料， 都要注意收集积累。 2.1.3 全员参与 在整个工程施工过程中，所有参与人员都要重视工程档案 收集工作， 以保证一项工程形成完整的档案材料。有价值的档案 材料往往产生于一线人员手中， 档案部 （资料部） 不一定了解到。 有时当事人随手毁掉的一张图、 一张纸或一个数据， 可能就是一 份对以后有重要查考价值的档案材料， 一旦毁掉无法弥补。 2.1.4 广泛收集、 积累 为了使档案材料齐全完整， 在收集阶段宁多勿少， 不要轻易 放弃。收集以后再进行分析、 审查、 鉴定， 决定其取舍，
7、 但必须是 在收集齐全的基础上完成。 2.1.5 做好收集阶段的管理工作 在档案的收集阶段， 由于工程还在施工进行当中， 收集工作 也在不断继续，这时已经收集和积累的有关材料还不算是工程 的完整档案。为了便于保管和利用， 要档案管理的原则、 方法进 行整理， 建立临时案卷。待工程结束竣工后， 将所收集到的档案 材料重新进行鉴定整理，按照工程项目和档案的内在联系组卷 立档， 保证其准确性、 完整性、 系统性、 可靠性， 移交档案管理部 门， 做好管理和利用工作。 2.2 档案的整理和立卷工程施工档案资料的鉴定、 整理、 立卷是对档案的最后一次 筛选加工及组合定位，关系到档案的完整和内在质量以及能
8、否2 做好档案管理的基础性工作, 即档案的收 集, 整理, 保管, 利用2.1档案的收集 工程施工档案资料反映了工程施工建设的历史面貌，体现了工程施工质量， 是工程项目交付使用、 维护的重要依据。它产 生于工程施工的各个阶段、 各个环节， 从工程的前期准备、 勘察 定点到工程设计以及施工验收等各个阶段所产生的以文字、 图 表、 声像、 电子文件等形式存在的记录载体， 均是工程档案的前 370 建材与装饰 2007 年 8 月下旬刊工程管理论建筑项目施工安全管理曾 亮（广东省第五建筑工程有限公司）摘 要:近年来安全事故接连不断的发生， 健全的安全组织机构与规章制度、 安全教育与培训及对危险源的识
9、别、 控制和安全检查， 对 减少安全事故的发生有着重要的意义。关键词:安全管理； 组织机构； 规章制度； 危险源； 安全检查条守则叫 “一快三好” ， 一快就是工期快， 三好就是质量好， 安全 管理好， 工作关系好。 这个守则明瞭易记， 符合实际情况。 企业全 体职工都能背诵这条守则。执行 “安全管理条例” ， 应该与 中华 人民共和国安全生产法 结合起来落实。 （以上两项简称条例， 安 全生产法） 其组织机构是： （1） 企业公司的第一负责人， 他是法人代表， 是本公司安全 生产第一负责人， 他应负责安全工作重大问题， 并且是组织研究 重大问题的决策者。 （2） 在公司安全工作第一负责人决策
10、下， 选定出安全工作主 要负责人， 落实本公司已经决策的工作和检查。 （3） 在以上主要负责人对安全决策工作规划下， 建立安全职 能部门， 主办安全日常业务， 对新开工地作出安全工作部署、 要 求，检查工地安全措施，建立下属单位成立安全管理部门和人 员。并根据实际情况， 制定工地各项工程安全措施。建立季度安 全大检查， 月检查， 每周每日工地安全检查记录。 预防为主， 消除 隐患。 以上这个三个机构组织完善后， 如何运作， 便是坚定执行的 日常工作了。但是以上三点建设， 不是一个空架子， 而是要具体 去工作。 （4） 以上 3 点， 是对管理安全机构组织问题， 有了机构还要 强调对安全的各种有
11、关认识， 它便是： 对安全工作要有丰富的理 论知识、 法律知识、 技术能力和有关规定。 同时， 还要认识到安全 工作不是单一的一项事务， 而是与生产紧密联系结合的工作。 所 以， 以往曾经提出过的 “生产不忘安全， 安全为了生产” ， 这两句前 言建筑业是衣、 食、 住、 行人的生活四大要素之一， 社会发展越 快， 建筑业成正比例突出发展， 改革开放 30 年来， 展望全国大、 中、 小城市高楼林立， 公路纵横， 外国人士来中国游览， 每年所见 其变化， 十分惊异。我国建筑的飞腾发展， 标志了我国经济发展迅速， 是件大好 事。 但是建筑业是一种露天作业， 与固定工厂不同。 它的生产者 是脚踏大
12、地， 头顶青天烈日工作， 庞大的建筑材料， 水平垂直运 输， 已由更多先进机械所代替， 但是职工操作， 还是在建筑物上 下走动， 无可代替。解放后我国政府高度关心职工生产安全， 发 出了很多专属建筑工程安全措施和规定，但是不安全事故仍然 不断。 从脚手架倒塌到塔机失稳事故；从高空坠落到触电事故的 发生； 从地下工程的塌方到地面的山体滑坡等等， 一件一件触目 惊心的现实已经给我敲响警钟。 对于我们， 项目施工的管理工作 者， 有责任、 有义务做好安全工作， 再不能让生命付出代价， 再不 能让财产遭受损失。近年来中央领导提出 “以人为本” ， 于 2003 年 11 月 11 日由国务院公布了 建
13、筑工程安全管理条例 ， 并于 2004 年2 月 1 日起施行。这说明中央领导对建筑业人身安全的 重视。 作为我是建筑行业职工如何坚定执行这个条例呢？ 提出我 个人的看法。 1 组织安全机构与执行规章制度我工作的单位， 是个老企业。一向重视安全工作， 本企业有!及时准确提供利用的问题。 因此， 首先要对收集到的档案材料进 行鉴定， 根据每份材料在今后的利用价值， 决定其取舍。对无保 存价值的或价值不大的坚决剔除； 对有保存价值的一定保留。 在 鉴定的基础上， 对档案进行立卷保存。 立卷工作要遵守档案成套 性原则， 保持档案的内在联系， 使档案内容不断线， 能够完整地 反映一项工程的施工概况和施
14、工成果。对档案信息资源的需求。 结合我司实际情况， 为适应社会主义市 场经济需要， 为适应建筑市场竞争的需要， 建立了信息化平台， 工程建设施工档案管理工作由传统的手工管理逐步转变为计算 机管理， 并加强各项事务管理， 促使档案管理现代化。利用计算 机技术， 有计划、 分期分批地把纸质、 胶片、 录音、 录像档案数字 化， 使工程项目施工档案信息与现有档案资源数据库并网， 将己 有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联，大大提 高资源利用率， 实现自动化管理， 提供方便、 快捷的利用服务。2.3档案的管理和利用 档案材料在经过立卷以后， 就处于定位状态， 等待利用。在工程施工过程中有关人
15、员要有档案利用意识， 要善于利用档案。 它可以带来很高的工作效率和经济效益，可以达到事半功倍的 效果， 为施工企业承揽施工任务、 开展工程建设、 开拓经营提供 真实、 客观的数据， 直接为社会和企业的建设发挥了重要作用。 信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的 资源， 档案部门作为社会信息产业的组成部分， 正面临着机遇与 挑战。 档案工作要发展， 仅靠传统手工管理己不能适应信息社会3 结 语工程项目施工档案是工程建设项目的宝贵财产，是工程建 设者智慧的结晶， 是历史的真实见证。 施工企业应该充分认识到 工程项目施工档案的重要性，档案工作者和工程建设者都应该 本着 “对历史负责、 为现实服务、 替未来着想” 的宗旨， 共同做好 工程项目施工档案管理各项工作。 371
