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1、20123121企业应用系统企业应用系统曹洋 南京大学商学院会计学系本章内容企业系统ES/ERP 供应链管理系统SCM 客户关系管理系统CRM客户关系管理系统CRM 企业应用软件：机会与挑战 业务流程变革BPR美国钢铁公司?以产能而言，美国钢铁公司是世界第十大、全美 第一大的整合钢铁炼制商。2001年总收入为63.8 亿美元，但净亏损2.18亿美元。?福特汽车是其第三大客户。1996年，福特汽车扬 言要撤换美国钢铁“美国钢铁从未能告知福特言要撤换美国钢铁。“美国钢铁从未能告知福特 其订购的钢铁何时才能送达，让福特的生产无法 有效率地进行，对福特来说是相当严重的”。?福特的威胁正是一种警讯，促使
2、美国钢铁检查其 整个生产周期来找出问题所在。美国钢铁公司(续)?美国钢铁公司最大的问题反映在它的订单接收流 程，它的订单通常是人工填写，非常不精确且充 满错误，更糟糕的是，一旦收到订单后，美国钢 铁竟然无法追踪订单在生产流程中的动向。?美国钢铁拥有多达120家加工厂(其中有35到40家 是专门制造福特所需的产品)，在冶炼、塑形到完 成产品的过程中，一块钢铁需要经过多达5种加工 程序的处理流程。美国钢铁无法追踪每一张订单 在处理与运送时的状态。美国钢铁公司(续)?每一个加工厂各自拥有一套追踪与订购系统，各 自为其存货编定代码，使得流程追踪对美国钢铁 公司来说是完全不可能的。?此外，各家加工厂使用
3、一套拨接系统把它们的生 产数据传送到美国钢铁数据到达后美国钢铁产数据传送到美国钢铁。数据到达后，美国钢铁 尚需手动将数据转换成其系统所能使用的格式， 才能将信息送达客户手中，平均每转换一笔信息 必须花费高达90分钟的时间。这是一套非常昂贵 且没有效率的系统，客户缺乏足够的信息以帮助 其制订生产计划。美国钢铁公司(续)?美国钢铁确实传送预先送货通知给客户告知它们 产品送达的时间，但是客户却往往在钢铁送达之 后才收到预先送货通知。?有些福特工厂距离美国钢铁的加工厂只有20分钟 的路程如果未收到预先送货通知车车的钢的路程，如果未收到预先送货通知，一车车的钢 铁就运送到福特工厂内，福特的员工就必须手工
4、 记录送货信息，花费多余人力并产生更多错误。?这套系统也造成预测与存货的问题。美国钢铁不 得不持有过多的存货因而更提高其成本。20123122美国钢铁公司(续)?美国钢铁发现当客户订单与预先送货通知数据正 确的话，客户才比较有可能重复向钢铁公司下订 单。?美国钢铁的订单处理主管David Sherwin说：“大?美国钢铁的订单处理主管David Sherwin说：大 家都制造相同的钢铁；但如何来满足订单需求将 有相当大的差异。”企业系统?业务流程?材料、信息、知识的工作流?相关活动、步骤的集合?有些流程隶属于某职能领域，有些则是跨 部门的?企业可以被看作是业务流程的集合?业务流程可能是资产，也
5、可能是负债企业系统?业务流程订 单 实 现 流 程企业系统在信息孤岛环境中，各个信息系统相互信息孤岛独立，信息无法在不同的部门和地理边界之 间自由无缝地流动，企业的效率、成本和灵 活性都受到很大损害。企业系统 信息孤岛环境下的订单处理?客户抱怨无法得知产品交货日期和进度；?签定了销售合同，生产部门却没有办法如期交货；?车间管理人员抱怨说采购部门不能及时供应原料；?采购部门抱怨财务上拖延支付货款导致供应短缺；?财务部门则抱怨销售合同收不回款，资金周转困难；部?一旦客户对订单有所修改，各部门往往乱做一团?一旦不能及时完成订单，各个部门互相指责推诿?。眼看着成本居高不下，每个业务部门的具体困难却又都
6、是 事实；各个部门的统计数据不一致，时间上的延误也往往 无法满足迅速决策的需要。企业系统?企业系统?也称为ERP系统(Enterprise Resources Planning)?根据Gartner Group 的定义：ERP系统是“一 套将财会、分销、制造和其它业务功能合理集 成的应用软件系统”成的应用软件系统”?特点：?流程导向（取代职能导向）?信息集成与实时共享20123123企业系统?企业系统?建立在一套集成的软件模块和一个中央数 据库之上。?从企业各个部门收集信息，信息的范围涵 盖几乎全部企业内部商业流程?一旦信息进入一个流程，其它的业务流程 可以立即利用它企业系统企业系统 如何运行
7、企业系统建立在 一套集成的软件 模块和中央数据 库之上，这些信 息能够被企业中息能够被企业中 各个不同的业务 流程和功能领域 所共享。企业系统一家美国电脑制造商设在巴黎的销售代表使用ERP为顾客准备了一份报价。销售人员将有关顾客要求的基本信息输入便携式电脑后，ERP就自动生成一份正式的合同，明确地列出产品的配置、价格以及送货时间。当顾客接受报价时，系统就在确认该顾客的信用额度后登记这个订单。此外该系统还可安排送货、确定最佳线路从送货期起往前推算在库存中保留ERP环境下的订单处理确定最佳线路、从送货日期起往前推算在库存中保留所需的材料、向供应商订购所需部件并最终安排在台湾的工厂装配。 销售和生产
8、预测立即随之更新，生成一个物料需求计划表及材料价格表。销售人员的工资单账户上也相应地适当增加了用法国法郎计算的佣金。实际的产品成本和盈利率用美元计算出来，随后公司分部及整个公司的财务报表、应付和应收分类账、成本中心账目、企业现金水平都被自动更新。总之，系统几乎可以进行所有的售后信息处理。企业系统 ERP环境下的订单处理?在任何时候都可以找到订单在何处 ?管理人员在任何时候都可获得企业运行情况 的信息 ?部门之间无需手工传递凭证 订单处过程中发生任何变化系统可自?订单处理过程中发生任何变化，系统可以自 动及时地做出相应调整 ?系统也可以产生企业范围的数据，用做生产 成本和利润的管理分析 ?跨国企
9、业能够以同一种方式在世界各地做生 意企业系统?企业软件?按照数千个事先定义好的企业流程来建立的， 这些企业流程反映了最佳实践?财务/会计：总账，应付，等。?人力资源：人事管理，工资，等。?生产/制造：采购，运输，等。?销售/营销：订单处理，开票，销售计划，等。?如若实施，企业需要：?选择它们想要使用的功能?把企业的业务流程映射到软件流程中?使用软件的配置表来为企业量体裁衣企业系统?企业系统的商业价值?提高运营效率?提供能够改善决策的全局信息?使得企业能够快速回应客户需求 包括评估组织绩效的分析性具?包括评估组织绩效的分析性工具20123124集成的意义某发电厂案例B电厂已经投产发电4个月了，张
10、海是B电厂的财 务经理。但是直到现在，基建成本转固定资产的工 作还没有完成。问题是基建管理用的是一个专门的 软件，其中一共管理了500项WBS(工作细分结构)和 任务。 资产是1、基建成本转固定资产1、基建成本转固定资产固定资产的确认和划分与这些WBS有关，但是还 必须和设备清册核对，设备部门使用的又是另外一 个设备维护的专门软件。而项目的成本又是记录在 财务账上的，而财务账上只有科目的划分。 现在已经把凭证都翻出来了，张海感觉有点精疲 力尽。今天上午集团总会计师还打电话来问过情况， 看来必须尽快结束这件事，准确性过得去就行了。 但张海又担心将来税务审计的时候会有麻烦，真不 知如何是好。集成的
11、意义某发电厂案例 1、基建成本转固定资产1、基建成本转固定资产分析财务系统，基建项目管理系统，设备维护系 统，它们相互不集成的矛盾集中体现在转固 定资产阶段。转固只是必须要完成的一项工作之一。其他 的工作像项目成本和预算控制、设备维护成 本和定额控制等因为系统不集成，就只能放 弃了。集成的意义某发电厂案例李明是集团负责内审控制的财务经理。3月12日 他带领集团财务小张到下属A公司实地检查财务工作。 A公司的库存管理和付款管理一向比较混乱，所以李 明让小张着重检查这两个部分。 小张和A公司的财务人员交流了一下又看了看2、库存管理和付款管理小张和A公司的财务人员交流了一下，又看了看 财务的操作，没
12、有发现什么不妥。他决定抽点一下 库存，但是财务账上3月的库存明细只记录了采购增 加，没有反映领用。因为库存进出频繁，所以领用 情况要等到月底库存管理部门提供了汇总清单后才 能知道。而且A公司有五个仓库，财务账上也没有区 分(区分的话工作量太大)。另外，财务账上的物料 描述也搞不清到底对不对。所以用财务账抽点看来 没戏，那就用库存系统吧。集成的意义某发电厂案例库管部门很配合，给了小张一份清单。在小张抽 点的半个小时，还暂时停止了那小片库区的货物进 出。抽点的结果很满意。不过小张心里嘀咕：也不 知道这清单全不全，我也没法和财务账对啊。好歹 工作算是完成了2、库存管理和付款管理工作算是完成了。 库存
13、没有发现问题，但是付款还真给小张发现了 问题。由于A公司有些经常使用的备件每次的采购数 量和价格都一样，结果小张发现有一笔款竟然付重 了。好在发现得早，供应商也认账，没有造成什么 损失。李明把小张大大表扬了一番，这次检查看来 非常成功。集成的意义某发电厂案例分析由于财务系统和库存管理系统不集成，单靠 财务系统本身无法保证能够准确地核算库存。2、库存管理和付款管理2、库存管理和付款管理算由于财务系统和采购系统、库存系统不集成， 入库单和采购定单在财务系统中看不到，除 非财务人员到现场检查，否则看不出问题集成的意义某发电厂案例刘晨是集团负责预算管理的财务经理。最 近他刚负责实施了全面预算管理模块，
14、这个 模块是公司购买的财务软件包中的一个模块。 实施的过程很艰苦，现在强行推了下去。3、预算管理3、预算管理不过这两天他的日子一点也没比做项目的 时候好过，各公司有一堆问题提到了他的案 头，他总结了一下，其中资金预算的问题如 下。20123125集成的意义某发电厂案例1）预算和核算的集成 目前资金预算模块和财务会计模块是不集成的。 比方说，如果采购部买了一批备件，采购员先要拿 发票到预算部，预算部将发票输入资金预算模块， 审核预算通过后再拿到会计部去入账。为此财务3、预算管理3、预算管理审核预算通过后，再拿到会计部去入账。为此财务 部还增加了人手。而采购部怨言更大：流程太麻烦。 但是问题还不仅
15、如此，现在发票校验的工作是会 计部来做的，比如发票的单价是否与合同一致，数 量是否和入库单一致。一旦发票校验不通过，发票 被退了回去，但是预算却已经占用了，采购员换开 发票之前还得让预算部把上一张预算冲掉，简直是 苦不堪言。集成的意义某发电厂案例2）预算和采购的集成 采购部抱怨这样一个问题：“接近年底发 票拿来，预算部却通知预算超支，发票不能 支付。但是，采购定单也没有问题，货物也 收了质检也通过了现在我们不付款你3、预算管理3、预算管理收了，质检也通过了，现在我们不付款，你 让我对供应商怎么说?” 刘晨想：“看来预算检查还不能等到最后 入账时才做，必须在采购定单环节就进行检 查。这就是所谓的
16、财务对业务的全程监控吧? 不过预算模块和采购系统又不集成”集成的意义某发电厂案例分析“不集成” 不只是存在于财务系统和其他 业务系统之间。如果财务系统内部的不同模3、预算管理3、预算管理块之间不能紧密集成，财务管理的效果和效 率也会有很大问题。“集成”是“财务对业务的全程监控”的前 提。只要是合适的环节都可以是控制点，而 不必等到业务结束、财务入账的时候才开始。集成的意义某发电厂案例王华是集团的财务经理，她负责汇总和比较下属 电厂的KPI指标体系。其中一个重要的指标是每家电 厂单度电的发电成本，这个指标还分解到了单度电 的燃料成本、折旧费用、维修费用，等等。 这些指标的汇总编制工作本身倒没有什么问题， 华疼是常会“殊”4、精细化管理4、精细化管理但让王华头疼的是集团领导经常会问一些“特殊” 的问题，比如：“A电厂的发电成本高，你们说是因 为设备老化，技术陈旧。但我上次去，明显感到是 管理有问题。仓库和堆场乱七八糟，维修部门懒懒 散散。你给我分析一下，到底是什么原因。”“我 们目前有个设想：要统一集团的
