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1、制作 BY：常逍遙 好累！会议筹备方案的拟订会议筹备方案的拟订 内容内容：1 确定会议的主题和议题2 名称 3 议程 4 时间和地点 5 所需的设备和工具 6 会议文件的范围以及文印或复制工作 7 与会代表的组成 8 经费预算 9 住宿和餐饮安排 10 会议的筹备机构与人员分工。 作用作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。电话会议电话会议 （适用于规模不大办公地点相对集中的企业） 交流信息交流信息的特点的特点 1 方便灵活准备时间短回复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点 2 缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递
2、大量细节信息 3 为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式 4 适用于分公司不远规模不大的企业 电话会议信息工作要求电话会议信息工作要求 1 准确发出开会信息，说明是否设分会场 强调准时到会 2 认真发放会议书面信息材料 3 合理安排会场信息传输设备 4 按时接通电话 5 互相通报出席情况 6 做好会议记录视频会议视频会议 特点 1 实现了声音图像同时传送 打破了空间的限制 2 节省时间费用 3 交流效果好 4 局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛 要求要求 1 发出开会信息 2 分发文件信息资料 3 布置会场 4 设置于检查会场信息传输设备 5 做好会议信息
3、准备 6 采用先集中后分散的形式 7 汇总情况信息组织视频会议的方法组织视频会议的方法 1 视频会议的会场 2 做好会场布置工作 配备和检查设备 3 设备维护 4 为减少租用通信线路的时间 5 节约费用 远程会议筹备方案特点远程会议筹备方案特点 1 远程会议具有节省时间和金钱,能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录,且交流更加直接,简短的优点。 2 远程会议筹备方案拟定时,应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告诉电信服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。3 会议程序、议程及
4、其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论）4 远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求 会务机构分工的要求会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1 要根据会议的规模和类型组织人员队伍 2 会务机构要分工明确、责任到人 3 加强协调，定期沟通 会议筹备方案的制定程序会议筹备方案的制定程序 1 组建会议筹备委员会 2 分成筹备小组3 形成筹备方案 4 领导审核方案检查会务筹备情况检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材
5、料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。方法方法 1 听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2 会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室. 检查检查结果的形式结果的形式:书面.口头.协调会检查会议筹备情况的工作程序检查会议筹备情况的工作程序:开开会检查的程序会检查的程序 1 会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2 会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3 召开协调会并在会上现场解决问题 4 汇报会后对检查中发现的问题予以催
6、办和落实.现场检查的程序现场检查的程序 1 指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹备部门 2制作检查单，以便记录和汇总 3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录 4 对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 新闻发布会的注意事项新闻发布会的注意事项 1 确定新闻主题，选择发布良机 2 挑选媒介单位、落实宴请范围 3 确定会议主持人，精选发人 4 处理好应回避的问题制定各种应变措施庆典活动组织工作重点庆典活动组织工作重点 1.前期调查研究 2.精心策划准备 3.选择最佳时机 4.邀请嘉宾光临 5 编排活动程序 6 安排其他活动 7 善后工作处理对检查所发现问题的纠正对检查所发现问
7、题的纠正 1 首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度 2 找出产生问题的原因寻找解决问题的方法 3 在人财物方面为纠正偏差做好相应准备 4 责任到人抓紧落实将纠正结果通报会议文件审核内容与工作程序会议文件审核内容与工作程序: :内内容容：1 审核会议文件的准确性和完整性 2 具体内容（审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）工作程序工作程序 1 起草该文件的秘书就内容进行自审 2 主观秘
8、书进行初审 3 如内容涉及部门较多，要进行会审 4 审核修改后主要领导或主管领导进行终审与领导沟通有关会议事宜与领导沟通有关会议事宜 1 原则原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。2 方法方法:定期向领导提交书面报告；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲自参加会议，其他途径 3 程序程序：明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要达到的阶段性目标；制定目标时留出意外情况时间；明确沟通会议有关事宜的方法和途径：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领导。 注意事项注意事项
9、 1 对领导的指示和双方讨论的结果尽快落实部署 2 坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈 3 在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点会议应急方案的内容会议应急方案的内容1.会议中可能出现的问题：人员问题 场地 设备 资料 健康与安全 与会者情绪 与会者返程 行为 2.明确问题出现时负责解决的会议工作人员 3.处理会议突发事件的方法：同上 会议应急方案的工作程序：会议应急方案的工作程序：1 预测情况 2 准备应对备选方案 3 讨论会议紧急情况 4 确定会议应急方案 注意事项注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务
10、力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位提示会议按计划进行：原则：提示会议按计划进行：原则：认真倾听，最少限度打断谈话；树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧。工作程序工作程序 1 了解议题和议程 2 准时宣布开会 3 有效引导议题 （会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，规定讨论范围并保证平等发言；议题结束后简单总结并宣布结束。）制作 BY：常逍遙 好累！会议经费的监督方法会议经费的监督方法：报告和会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核时要逐项细审。 会议经费使用的
11、程序会议经费使用的程序:1申请经费 2 主管领导审批 3 财务部审批 4 财务人员提取现金或填写支票 5 经费支出 6 审核会议经费支出处理会中突发事件处理会中突发事件 1 类型：人员问题，健康与安全，处理行为 2程序程序：对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的善后工作 3 注意注意事项事项：1 责任分工：综合管理，统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制。2 突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护制度；值班工作责任到人制度会议总结
12、工作会议总结工作 1 目的目的 目标实现情况 小组执行情况 总结经验教训 奖惩人员解决遗留问题 2 内内容容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或讲话的要点,对会议的基本评价和贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等。3 程序程序：对会议征询意见，拟就工作总结稿 ；向领导报告会议结论；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结 4 方方法法：座谈会 表彰会 书面总结中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结，如有的领导有具体要求，就需要在开号总结会的基础上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后作为大会的
13、文件材料连同会议记录会议简报会议文件等一并作为完整的卷宗归入档案，对于重要的会议秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分，所涉及的方面包括明确的会议目的完成任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，实事求是；会议的总结赢一分为二，激励为主。会议评估工作内容会议评估工作内容：1 构成有效构成有效会议的要素会议的要素（目标清晰，适当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递，周密的前期准备合理内容安排）2 影响会议效率的影响会议效率的主要因素主要因素（会议必要性；会议前
14、期准备工作的质量；会议责任分工；会议的多，长，大，高，支出超标、浪费惊人，准备不充分质量不高，组织不当。3 会议评会议评估标准估标准：目标（是否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共鸣，会议形式地点是否合适，资料是否及时），会议时间评估，与会人员参与会议的状态和收获，会议服务评估，会议实际费用、成本支出、再度召开时继续推进与维持的事项。会议评估工作程序会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、设计会议效果评估表、汇总评估结果。 注意事项注意事项：避免欠缺会议记录，落实不力，得失进行总结，不解散已完成任务的工作组；与会人员对会议不满。 高效率会议的决定因高效率会议的决定因素：素：会议要开的短；
15、安排较多的活动使会议获最大价值；特别注意选择地点；对与会人员名单要精益求精；请公关公司筹办时应多看多问；对某会议承办公司的工作感到满意时可考虑长期合作；讨价还价。涉外接待原则涉外接待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗。礼宾次序礼宾次序:1国家地区名称的拉丁字母 2 具体身份职务高低 3 抵达时间 4 告知东道主自己决定到访的具体时间5 不排列礼宾次序确定步骤礼宾次序确定步骤 1 确定礼宾次序方案 2 提前通知有关各方 3 按礼宾次序排列座次、名次、出场次序涉外迎送仪式要求涉外迎送仪式要求：1 发出邀请2 准备工作：清楚来访者的基本情况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟定
16、访问日程；安排食宿 3 善始善终着装要求：穿正装安排涉外迎送工作程序安排涉外迎送工作程序 1 确定迎候人员 2 准备迎宾的物品 3 见面讲究礼节 4 送行前的拜访 5 安排送行仪式安排涉外会谈的要求安排涉外会谈的要求:充分了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录，问题要落实.拜访要求：拜访要求：拜访前线电话联系；到达宾馆大厅通知对方；初次见面可不送礼物。会见会谈工作程序：会见会谈工作程序：1 约定 2 通知对方有关事项 3 准备工作：背景资料，会见场所布置，人员安排 4 迎接客人 5 会见会谈 6 送别客人涉外宴请的原则涉外宴请的原则：宴请环境要雅致安静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地方特色，参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装干净得体、女士要化妆、不穿白天的工作装 选择礼品的注意事项选择礼品的注意事项: 1 与受礼者的关系 2 明确送礼的原因 3 了解受礼者的特点 4 经济方面的限定办公模式发生变化的原因办公模式发生变化的原因:1 办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公
