奇招妙术玩转办公软件

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1、奇招妙术玩转办公软件奇招妙术玩转办公软件 上篇上篇 办公软件技巧办公软件技巧 Word 第招 如何同时打开多个文档第招 如何同时打开多个文档 在使用 Word 时为了便于集中编辑或浏览可以同时打开多个文档下面就介绍几种 方法 1在资料管理器中选中要打开的多个 Word 文档按下回车键系统会自动启动 Word97/2000并将所选文档全部打开在选择文档时如果是要选中多个连续文档可以 按下 Shift 键再用鼠标单击相应的文件名如果要选中多个不连续文档就按下 Ctrl 键再 用鼠标单击相应的文件名 2如果 Word 已经启动了可以单击工具栏上的打开按钮在弹出的打开对 话框中找到文件所在目录然后选择

2、要打开的文件单击打开按钮就可以把选中的 文件依次打开了文件的选择方法与上面所讲是一致的 3如果文件在不同的目录中可以在资源管理器中的相应目录中选中要打开的文 档按下鼠标左键将文档拖到任务栏中的 Word 图标上注意:此时的 Word 中没有打开的 文档所选文档就被打开了再找到其他目录用同样方法将所选文档拖到 Word 图标上 第招 实时翻译工具第招 实时翻译工具 你的计算机装了实时翻译的软件吗一旦他们运行也消耗了不少的内存空间 一般不专 门翻译就不用他们可是您阅读文档碰到不懂的英文你如何做呢Word 2002 可以完全消 除你的烦恼您只需单词上单击鼠标右键从弹出的菜单中选择翻译命令在图中屏 幕

3、右侧的翻译窗格中立刻显示出了该单词的中文解释同时还有大量的短语及例句 当然你也可以选中中文翻译成英文而且可以通过 Web 翻译达到最佳的翻译效果 您也可在窗格最上面的 文字 输入框中 手动输入要查的单词 输入完后直接回车 在 结 果窗口中就会显示出该单词的中文意思 另外Word 2002 还提供了英汉互译功能在翻译任务窗格的字典一项的下拉 列表中选择中文(中国)到英语(英国)选中文章中的一个中文单词同样在单词上单 击鼠标右键在弹出的菜单中选择翻译命令在右侧的翻译窗格中已经显示出了 该单词的英文翻译 第招 格式刷巧利用第招 格式刷巧利用 文字拷贝很容易可如何能将文字格式拷贝给其他内容呢您只需用格

4、式刷就是工 具栏上这个按钮格式刷的作用顾名思义是刷格式用的它可以快速地复制格式 首先选中已经设置好格式的文字点一下工具栏上的格式刷按钮这时鼠标就变成了一 个刷子形按住鼠标左键用这把刷子刷过要复制格式的文字被刷的文字样式改变了 鼠标也恢复了原样这样就完成了格式的复制聪明的你一定看出了这种方法的缺点这样 复制格式 每次只能将格式复制一次 如果要多次复制同一个格式 怎么办呢方法很简单 选中设置好格式的文字这次双击格式刷按钮鼠标又变成了刷子形状现在你就可以 随心所欲的将其它文字复制成这种格式了复制完后再次单击格式刷按钮就可以恢 复正常的文字编辑状态了这就是格式刷按钮的使用方法单击可以复制一次格式双 击

5、可以连续复制格式 第招 两栏插入页码第招 两栏插入页码 你是否注意到在 Word2000 中将文档分成两栏然后在插入页码时每页两栏只有一 个页码然而在实际应用中我们需要两栏各有一个页码例如再打试卷文件等时一 般都是将纸张大小设置成 8 开纸 然后在文档中分成两栏 我们要求左右两栏各有一个页码 而且页码是连续的那么用传统的插入页码方法将不能实现其实计算机也能自动完成 (1)将文档的栏数设置成一栏点击菜单格式-分栏在弹出的对话框中如果显示 的不是一栏那么把它设置成一栏吧 (2)接下来进行页面设置选择文件-页面设置将纸张大小设置成所希望的大 小例如 8 开纸设置成宽 38cm高 26.5cm然后把方

6、向设置成横向点击页边距 标签将上下左右各自设置好再将拼页选中 (3)选择插入-页码在页码对话框中设置好页码的位置和对齐方式 确认首页显示页码被选中再点击格式按钮设置好数字格式和起始页码 两次点确定 第招 自动编写目录第招 自动编写目录 好不容易写了一篇很多页的论文想不想为它加一个目录放心吧不用你手动添加目 录Word 2002 可以自动帮你添加打开要制作目录的文档选择插入菜单中的引用 选项在从子菜单中选择索引和目录项弹出索引和目录对话框一般使用默认的 选项和设置就可以单击确定按钮咱们先看一下效果看目录做好了怎么样没 想到这么快吧现在按住Ctrl键再点击相应的标题就可以跳到标题内容所在的页 了使

7、用起来是很方便的试试吧当然你也要养成习惯将内容用正文格式标题用标题 格式这样做成的目录就非常好 第招 多文档共浏览第招 多文档共浏览 我们要打开多个文档往往一个一个地打开这样比较麻烦现在有一个简单的方法在资源管理器中选定多个要打开的 Word 文档然后右击打开右键菜单再执行其中的打 开这样就能够将选定的 Word 文档一齐打开由于每个打开的 Word 文档都在任务栏上放 一个最小化按钮所以可通过这些最小化按钮来切换浏览进而找到需要的信息 打开了多个 Word 文档以后保存或者关闭起来就成了问题逐个地进行当然太繁琐 这里也有一个窍门就是按住Shift键以后再打开 Word 2000 工作窗口里的

8、文件菜 单就会发现里面出现了全部保存和全部关闭指令用这些指令可以同时保存和关 闭所有当前打开的 Word 文档 如果觉得将多个 Word 文档同时打开来浏览还是不那么方便那么这里还有更好的方 法执行文件/打开指令打开对话框看到对话框中文档列表区域右上方的那个视 图按钮了吧单击这个按钮可以改变对话框的显示方式一共有 4 种显示方式可供使用 其中的一种就是预览在预览中对话框分割为两个主要的区域左边的是文档列表区 域右边的是文档内容显示区域在列表区域单击选定一个文档该文档的内容就显示在右 边供浏览由于通过列表可以方便地切换当前的焦点文档(鼠标点击或者用键盘上的箭头键 来选择)另外浏览的时候文档内容显

9、示区域能够自动折行进而显示每个内容行的完 整内容再加上文档内容显示区域支持上下的滚动操作因此可以很方便地浏览整个 Word 文档的内容 稍微研究一下您就会发现Word 不但能够浏览 Word 文档文本文档等而且还能够浏 览图片文件您需要做的就是通过对话框里的查找范围框打开相应的文件夹文件夹中 可以浏览的文件就会在对话框的文档列表里显示出来 再选定要查看的文件 即可在对话框 中显示出文件的具体内容虽然资源管理器本身也具有图像文档预览功能但需要最大化 其工作窗口才行而且显示的图片太小有时候甚至看不清其内容注意使用 Word 2000 的文档内容浏览功能缺点是不能对显示出来的文档直接进行编辑操作使用

10、 Word 2000 浏览图片文件的时候也不支持右键菜单指令将图片设置为壁纸之类的操作 第招 定制命令按钮第招 定制命令按钮 为了达到快速选择字体的目的 将常用字体以按钮形式设置在工具栏上 使它变成一个 按钮命令具体操作步骤如下 (1)首先在中文 Word2000 菜单中依次选择工具栏/自定义命令程序将弹出一 个自定义对话框 (2)然后 在 自定义 设置窗口中选择 命令 标签 并移动光标条到 类别栏中的 字 体设置项在字体设置 项中列出了 Windows 操作系统中已经安装了的所有字体(如图 5) (3)这时我们就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上直到将需要的字 体都设置到工具栏中

11、 当然我们也可以将其他功能拖到工具栏上 第招 通过双击格式刷可以重复复制格式第招 通过双击格式刷可以重复复制格式 多数 Word 使用者知道选中一部分文字时按下格式刷可以取出所在位置或所选内容 的文字格式用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制但每次刷完后格式刷就 变成不可用如果希望重复复制格式就要不停地重复上述过程有一个技巧可避免上述的 繁琐步骤通过双击格式刷可以将选定格式复制到多个位置若要关闭格式刷按下 ESC键或再次单击格式刷即可类似的还有绘制自选图形时也可以双击以绘制多个 第招 第招 替换字体替换字体功能功能 如果你的 Word 文档用了魏碑字体而在另一台计算机上没有这种字体你要如

12、何 解决呢虽然 Word 不能完全解决但它可以用最接近的字体来替代 (1)单击文件菜单的打开命令将包含有无效字体(即本计算机没有安装的字体) 的文档调入内存此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体 (2)单击工具菜单的选项 命令系统弹出选项对话框 (3)接着在选项对话框中单击兼容性标签程序将打开如图 6 所示的界面 (4)单击替换字体按钮若该文档中不存在无效字体则系统就会弹出Word 不需 要进行字体替换 文档中的所有字体都是有效的的提示否则将会弹出替换字体对 话框要求用户进行字体替换工作 (5)替换字体对话框的文档所缺字体框中将显示出所有本篇文档中使用了而 该计算机上 又没有安装的字体并

13、将同时显示出 Word 缺省的替换字体(系统缺省的替换字 体一般多为宋体) (6)从文档所缺字体框中选择某种无效的字体(如微软简楷体) (7)单击 替换字体 下拉框 从本计算机上所有已安装的字体中选择某种用以替换 微 软简楷体的字体如楷体这样即可令 Word 用楷体来代替微软简楷体进行显 示及打印 (8)采用同样方法将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体 第招 动态连接功能第招 动态连接功能 用 PowerPoint 汇报材料时我们总希望内容是最新的可是制作和正式演示之间有时 间的差异怎样能在播放 PowerPoint 文件时保证表格中的数据是最新的呢这正是动态 链接功能的魅力所在 首先将数

14、据输入到 Excel 中建立一个工作表然后在 PowerPoint 中打开插入 菜单选择对象选项在插入对象对话框中(如图 7)将根据文件创建单选按 钮选中单击浏览按钮找到要链接的 Excel 工作表文件选中链接前的复选框 单击确定按钮在 PowerPoint 中就插入了一个看似普通的表格现在你可以随意修 改 Excel 工作表中的数据在播放幻灯片时只要在表格上单击鼠标右键选择更新链 接表格中的数据就是最新的了怎么样满足你的要求了吧 最后还要提醒你一点如果要在其它计算机上播放链接了 Excel 工作表的幻灯片文件 必须将 Excel 文件和 PowerPoint 文件一起复制到那台计算机中否则就

15、不能更新数据了 第招 修复受损第招 修复受损 Word 2002 文档中的文字文档中的文字 在你试图打开一个 Word 2002 文档时如果系统没有响应则可能的原因是该文件已经 损坏你可以在任何时候使用恢复文本转换器来打开被损坏的文档并恢复文本成功打 开损坏文档后可将它保存为 Word 格式或 HTML 等其他格式段落页眉页脚脚注尾 注和域中的文字将被恢复为纯文本不能恢复文档格式域图形对象和其他非文本信息 一打开并修复 1.单击文件菜单中的打开命令在打开对话框中选定要恢复的文件 2.单击打开按钮旁边的箭头选择打开并修复 命令如图 1 此时Word 将检测文档中的问题并显示是什么错误及出错的部位

16、同时Word 会对 错误进行修复并提示用户保存修复结果 二用从任意文件中恢复文本转换器提取文字 1.单击工具菜单中的选项命令单击常规 选项卡选中打开时确认转 换复选框单击确定按钮 2.单击常用工具栏中的打开按钮在文件类型框中单击从任意文件中恢复 文本*.*如果在 文件类型框中没有看到从任意文件中恢复文本*.*则需 要安装恢复文本转换器选择要恢复的文件单击 打开按钮 3.在文件类型框中选择需要的文件类型比如单击纯文本如图 2然后单 击确定按钮 安装恢复文本转换器的方法运行 Microsoft Office 安装程序;在安装程序的要 安装的功能窗口中单击 Office 共享功能旁边的展开指示器+单击转换器和 过滤器旁边的展开指示器+然后单击文本转换器旁边的展开指示器+单击选 项旁边的箭头然后单击从本机运行命令如图 3;单击更新按钮即开始安装 恢复文本转换器 万一你的 Word 文档受损而无法打开时这个修复文档的功能说不定能够帮你挽回不少 损失呢 第招 显示过宽文档第招 显示过宽文档 在打开文档时有时会发现因为文档过