情报管理制度

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1、 情报管理制度 报告义务业务员对“顾客情报报告书”的各项目应不断地注意并向上司报告。 报告的种类及方法(一)日常报告：口答。(二)紧急报告：口答或电话。(三)定期报告：依照“顾客情报报告书” 。 顾客的级别分类依顾客的信用状况，将其分为 3 个等级。(一)A 等级：以公司的大小，对信用问题能安心者(与本公司现在的交易 大小没有关系)。(二)B 等级：普通的信用状态。大多数的优良顾客属于此项。(三)C 等级：要注意的店。1. 中间批发商(比较大的店也将其列入注意团体里)。2. 尚欠帐款者(达 50 万元以上)A 等级以外的公司。3. 尚欠帐款者达 20 万元或未满的公司，其大小比例与本公司的交易

2、额 比较多的店。4. 从业人员 20 人以下的小公司或个人商店。5. 有前例的公司6. 评判不好的公司7. 新开发顾客(不问其规模如何，一年间将其列为 C 等级。)A 等级的“业界的一流公司”及 B“大多数的优良顾客”并不由所长来做 判断，而由营业主管来分级，指定以外的顾客都列为 C 等级。 定期报告(一)业务员对于 ABC 各等级的分类，依照“顾客情报报告书”向所长做 定期报告(二)主管对上项报告做整理，依下列事项经由总经理向董事做报告。A 等级：6 个月一次(每年 9 月、3 月)B 等级：3 个月一次(每年 1 月、4 月、7 月、10 月)C 等级：每月一次(三)报告书于每月底向营业主

3、管提示，营业主管从第 2 天算起 5 日内向 总经理提示，总经理阅览后送到总公司。 日常报告以“顾客情报报告书”的各项准则实行。 紧急报告拒付发生，拒付的可能大的支票的延期提议等紧急情报，依各情况 尽可能以最迅速的方法做报告。市场调查及预测工作管理制度搞好市场调查及预测工作，并据此作出正确的经营方针，是企业提高经 济效益十分重要的环节。为对广泛的市场信息进行有效的管理，从而作出近 乎实际的市场预测，特制定本工作管理制度。第一条 市场调查及预测工作在经营副厂长领导下由销售科归口，全质办、研究所、计划科、信息中心等有关科室参与共同完成此项工作。第二条 市场调查及预测的主要内容及分工：1.调查国内各

4、厂家同类产品在国内外全年的销售总量和同行业年生产总 量，用以分析同类产品供需饱和程度和本厂产品在市场上的竞争能力。此项 资料每年六月前由工厂信息中心提供。2.调查同行业同类产品在全国各地区市场占有量以及本厂产品所占比重。 此项资料每年六月前由工厂信息中心提供。3.了解各地区用户对产品质量反映，技术要求和主机厂配套意见，借以 提供高产品质量，开发新品种，满足用户要求。此项资料由全质办和研究所 分别在每年六月前提出。4.了解同行业产品更新其改进方面的进展情况，用以分析产品发展新动 向。此项工作由研究所在每年六月前提出。5.预测主机配套，全国各地区及外贸销售量，平衡分配关系，此项工作 由销售科在当年

5、六月前予以整理并作出书面汇报。6.搜集国外同行业同类产品更新技术发展情报，外贸对本厂产品销售意 向，国外用户对本厂产品的反映及信赖程度，用以确定对外市场开拓方针。 国外技术更新资料由研究所提供，外贸资料由销售科提供。第三条 市场调查方式：1.抽样调查：对各类型用户进行抽样书面调查，征询对本厂产品质量及 销售服务方面的意见。根据反馈资料写出分析报告。2.组织厂领导、设计人员、销售人员进行用户访问，每年进行一次，每 次一个月左右，访问结束，填好用户访问登记表并写出书面调查汇报。3.销售人员应利用各种订货会与用户接触的机会，征询用户意见，收集 市场信息，写出书面汇报。4.搜集日常用户来函来电，进行分

6、类整理，需要处理的问题应及时反馈。 5.不定期召开重点用户座谈会，交流市场信息，反映质量意见及用户需 求等情况，巩固供需关系，发展互利协作，增加本厂产品竞争能力。6.建立并逐步完善重点用户档案，掌握重点用户需要的重大变化及各种 意见与要求。第四条 市场调查用户预测所提供的各方面资料，销售科应有专人负责 管理，综合、传递并与工厂信息中心密切配合，作好该项工作。企业部业务接洽追踪办法(一)为使各企业部充分了解本部产品之推销情况，分析业务绩效，及增 强各企业部间横向联系，特订定本办法，以收控制与拓展之效。(二)营业目标：1.各企业部应按照年度营业计划目标，逐月订立每位营业人员销货目标， 并加以控制。

7、2.各部营业人员应将每日接洽业务情况详细填入“业务接洽追踪记录卡” ， 于次日呈阅副总(协)(经)理，如当日无订货实绩或接洽时，亦应于三日内必 须呈阅一次。3.各企业部副总(协)(经)理应于每日订定固定时间，召集营业主管及营 业人员依据“业务接洽追踪记录卡”所列情况，开会检讨当日营业情况加以 研究与决定。4.公司各企业部营业人员，应同时对有关客户推销其他企业部之产品， 并联合争取，以达到整体目标。(三)填写记录卡注意事项：1.业主、负责人、地址、电话等均应详细填入。2.工程或货品内容(规格)尽可能详细填入，必要时可附简图或样品，以 便研讨。 3.工程开工及完工日期，或交货日期，应予注意，以便工

8、厂配合争取业 务。 4.为便于分析及配合争取业务，依工程或产品成交可能性予以区分为 A、B、C、D 四级。(1)A 级以成交可能在 80%以上者。(2)B 级以成交可能在 60%以上，并需再加努力及上级主管协助可能成交 者。(3)C 级以成交可能性在 60%以下，并需长期努力追踪或上级主管协助始 能成交者。(4)D 级为各种原因影响致不能成交者，但需具体事实，可作为改进及研 究的参考。5.各企业部所填的记录卡为机密文件应慎密保管。(四)联络及追踪：1.营业人员应按记录卡所登记内容，采紧迫钉人方式务必求得争取到业 务为止。2.营业人员对所接的业务应设法了解已有或可能已与业主发生关系之同 一目标竞

9、争者，设法防止其先声夺人，更应探听其人事关系，以备采取策略 之参考。3.各级主管除随时执导其所属营业人员采取各种方法，以求获得业务外， 每日应按卡上记载情形督促营业人员如期与业主联系。4.营业人员外出时应委托本部同仁或主管如有业主外来电话，请代接听 并予记录，以便继续联络。5.检讨记录卡内容时，务必商得策划结果，必要时可请示上级执导之。 (五)奖惩：1.营业人员得按照“责任奖金的计算及分配办法”之规定，发给营业人 员责任奖金，计算方法因各企业营业性质不同，得分别制订各部应公布奖金 标准，使营业人员明了，以示激励。 2.营业人员如销售成绩优异，有事实可稽者，得按“员工核薪及升迁细 则”规定办理后

10、，由各部主管签报总经理核定从优加薪及升迁以示鼓励。3.如甲部推销乙部之产品，或外界人士及公司同仁(不含业务人员)推销 产品，成交后应照规定发给奖金，其奖金标准由各部订定核准后公布。使共 同努力开拓业务。4.如营业人员连续六个月不能达到营业责任额时，应即时改调他职。(六)本办法经呈奉核定后公布实施，修改时亦同。客户名簿处理制度 目 的交易往来客户名簿是公司对于往来客户在交易上的参考资料的整理，将 交易状况记录下来。例如：往来客户的信用度，及其营业方针与交易的态度 等资料都在这里面。也就是说交易往来客户名簿是要将交易往来客户的现状 经常性的记载出来。 交易往来客户名簿的种类(一)交易往来客户名簿是

11、以交易往来客户原始资料(以卡片方式一家公司 使用一张)和负责部科别的交易往来客户一览表来区分。在总务部财务科里记 载、订正等。前者留在总务部经理室备用，后者则分配给各负责部门使用。 (二)交易往来客户原始资料是将交易往来客户的机构、内容、信用，与 本公司的关系等详细记入，而交易往来客户一览表则将这些简单的列入记录。 交易往来客户原始资料的保管和阅览各部门在必要的时候，可随时向经理室介阅的常备的交易往来客户资料， 在这种情况各负责以外的人如要阅览时，则必须经过总财务科的承认才行。 经理对于资料的保管要十分留意，避免污损、破损、遗失等。 做成记录及订正(一)无论买或卖，对于开始有交易往来的公司，各

12、负责者要在“交易开 始调查书”里，记入必要事项，并且取得单位主管的认可并禀报董事长。取得董事长的承认后，依照调查书，在财务科里将交易往来客户原簿作 成，并在交易往来客户一览表里记入。(二)财务科应一年 2 次(2 月、8 月)定期对交易往来客户作调查，如果有 变化的时候，在交易往来客户原簿及交易往来客户一览表里记入、订正。(三)财务科对于有关交易往来客户的记入事项的变化，或有其他新的事 项时，随时记入之。(四)交易往来客户如果解散或者是与本公司的交易关系解除的时候，财 务科应该尽速将其从交易往来客户原簿及交易往来客户一览表中除去，并将 其交易往来客户原始资料分别保管之。 各负责者的联络各负责者

13、对于担当交易的状况要经常注意，如果有变化的时候，要向财 务科传达，经常保持交易往来客户原始资料及交易往来客户一览表的正确性 而努力去做。 不要资料的整理及处理交易解除后的资料要以“交易中止”或者“交易过去”的资料里分别放 入并整理。完全不可能恢复交易来往的名簿，取得主管经理的承认后将其处 理掉。竞争对手调查实施要点 从经营者的动向来把握情报(一)虽然是没有什么变化的事情，如果仔细做分析的话，将会有一些深 入的发现，至于能否发觉问题就要看营业员了。(二)对经营者的评价往往是信用调查中最困难的一环。(三)对经营者进行评价时应和本人保持密切的接触，而依此来做判断虽 然是原则性的，但如果不可能做到或者

14、有困难的情况时，应配合联系依几个 已知的要素来做推测的方法。(四)如果将经营者评价做区分的话，可将其大致分为：1.经验。2.能力。3.性格三点。如果能做到不偏向任何一方，而取其平 均的话，就可称其为优秀的经营者了。(五)“经验”并不只意味着经历。虽然说其有十年的事业经历，但是过 去在事业上有没有失败过，或者在经历上有不凡的风格和实绩，这些都是非 常重要的评估资料。(六)“能力”有着许许多多的要素，行销能力、计数能力、劳务能力、 管理能力、金融能力等是主要的，这些可从日常的营业活动中得知。(七)经营者的“性格” ，是可以从营业员的身上反映出来的。营业员的言 语、作为、动作中就可判断其经营者是否为

15、一个不平凡的人物。 从营业状态中抓住情报(一)所谓营业状态，并不是指和本公司的交易额的多少，而是指顾客将 售货款提高而得到利益，是否顺利的上升的事情。(二)营业状态是经营实态把握的第一步，这是很容易从外观上抓住的， 唯独营业员的判断是重要的。(三)判断营业状态的基准，大致可区分为：1.营业情况；2.与交易往来 户的关系；3.决裁条件、支付情况；4.与交易往来银行的关系和评价；5.业 绩现况等。(四)“营业情况”因范围广大，所以要将其重点抓住。不但不可轻视本 身的感觉，同时绝对禁止只从外观上来做判断。广泛的同同行业和交易往来 户，再加上交易往来银行的评价，来做最终判断。(五)从“交易往来户关系的

16、好坏”就可以看得出其公司的将来极为重要 的进货处的质量上、信用上是否有问题，而没有实力者是不行的。贩卖处也 不只是贩卖处，连和他有交易来往的地方的好坏也要调查清楚。(六)“决裁条件、支付情况”即可知其经营恶化的前兆。应注意其原因 和理由及看其经过情况，是非常重要的。(七)“与交易往来银行的关系和评价”虽然在调查上是相当困难的，但 却可以知道许多事情真相。(八)“业绩、现况”从头到尾所说的就是这点。营业员的顾客管理的原 则就在这里，如果做不到，那就不算是个合格的营业员。 从会计方向来抓住情报(一)要从会计上来抓住情报的话，大前提就是要能拿到损益表。(二)将自己的经营实绩展示给别人看并非是不好的事。营业员必须能有 这种说话的工夫。(三)在此之前，交易开始时即应确实将损益期中的损益表的交付、明