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1、论高校采购与供应管理的协调机制 - -论文关键词：物资采购；协调机制；采购管理 论文在市场经济的条件下，高校的物资采购工作有了较快的发展。在新 的机遇和问题面前，如何从不同角度探讨高校物资采购的发展方向，分析其协 调的类型，并考虑建立对高校采购管理的发展有重要作用的协调机制。 伴随着 21 世纪经济全球化、信息迅猛化、技术尖端化的浪潮，高等学校 也在快速发展，且规模不断扩大，教学基础条件投入也相应改善，高校物资采 购的规模也在扩大，但高校工作也面临着诸多挑战，其中之一是学校的发展带 来了对采购与供应管理的体制建立与完善、协调机制建立的思考。在全球加强 采购战略与供应链竞争的形势下，如何随着全球
2、经济运行方式、生产方式、流 通方式的改变而变化，调整自身的运作模式，实施新的采购战略与优化采购供 应管理成了必然选择。 1 高校采购与供应管理的发展趋势 1.1 新形势下的问题。在日益激烈的全球竞争环境下，新型采购与供应管 理有了迅速的发展，建立了新型供需关系，如何实现从供应商、厂商、分销商 到最终用户之间的物流、信息流和资金流的一体化管理，对于整个供应链低成 本、高效能运作具有重要的意义。供应链管理模式实质包含“供”与“需”两方面， 物流从供方开始沿着各个环节向需方移动。每一个环节都存在“需方”与“供方” 的对应关系，形成一条首尾相连的供应链。高校采购是整个供应链上的一个环 节，它联接了供应
3、商和学校的最终用户，属于供应链中的一部分，但也有其高 校的独特之处，如何优化供应链的整体效率，保证高校供应链的内部化，设计 供应链上的各种解决方法，促使高校采购与供应也得到相应的协调发展，这一 问题亟待探索和解决。 1.2 转变思想观念。从管理的角度来看，采购与供应管理是一种专业的管 理思维方式，它执行供应链中从供应商到最终用户的物流计划和控制等职能。 在供应链管理的大环境下，一方面企业要达到快速响应市场需求的目的，另一 方面高校也要获得自身的最大利益，那么采购管理工作面临着诸如供应目标与 需求目标的协调一致、采购前期沟通、采购信息化及反馈、采购质量、采购成 本和采供关系等挑战。 1.3 业务
4、范围广。高校采购紧密地联系了学校和市场，涉及到处理学校与 供应市场之间的各类业务活动，如申购、审核、采购、物流、验收、服务等， 涉及到政府、相关职能部门和供应商，但不包括供应商的供应商，即只与第一 级供应商的业务有关。高校物资采购管理是基于学校的发展，其中关系到高校 的各个方面，重点就在于严格执行国家采购的政策法规，按照各种采购方式执 行采购计划，千方百计地提高学校的投资效益。 1.4 制度不断完善。实施政府采购制度的财政资金采购管理的新型制度， 委托政府采购机构执行政府采购集中目录中货物，而高校实行内部集中采购和 各院系的非集中采购。高校采购管理部门除了代表学校与国家设立的集中采购 机构办理
5、事宜外，主要工作就是组织公开招标、竞争性谈判等采购方式的采购与管理，它强调采购的公正、公开、公平，遵循提高经济效益、维护公共利益 等原则。 2 当前面临的阻碍协调的因素 如前面提到，高校的采购也属于供应链中的一个链条，采购与供应管理 的协调是为了使高校采购供应的各种操作能顺畅地在采购流程中传递，减少因 信息不能共享或不一致所造成的提供、采购和到货等环节的不确定性，以及消 除因内部因素或纵向的各部门目的不同而造成的利益冲突，提高采购与供应管 理的整体绩效而采取的任何措施。采购与供应管理的协调要求每个流程节点的 每个阶段都考虑自身的行为对其他阶段的影响，如果采购与供应管理的各个阶 段都采取了有利于
6、整个供应链效益提升的行为，那么其协调性就会得到改善。采购与供应管理中阻碍协调的因素归结为以下几个方面： 2.1 程序性上的阻碍因素。反映在规章制度和条例办法上。比如，采购工 作的相关制度与人的认识上的不统一，采购政策和制度涵盖面窄，加上采购中 主客观原因的影响，给采购工作带来不必要的影响。采购价格的核定不合理， 招标只以低价作为中标价，没有考虑用户的实际需要、市场因素和质量因素等 问题，使采购结果很难得到实惠。 2.2 结构上的阻碍因素。涉及到相关的组织和部门，以及关注责任和参与 过程。采购的相关部门没有统一协调运作机制，缺乏合理有效的监督体系。采 购工作关系到高校各方面的实际利益，各部门理应
7、相互配合，互相履行职责， 互相监督。但由于没有统一协调运作机制，有的监督部门竞参与实际采购，使 采购过程缺乏监督，操作不能顺利进行，遇到比较棘手的事情，部门之间又互 相推委，给采购工作造成不必要的经济损失。 2.3 行为上的阻碍因素。涉及地位导向和复杂的人际关系。采购单位所在 位置的关系，上级领导的权力行使，各个监督部门的参与，政府采购工作部门 的协调等，都影响着采购工作的进行。比如，上级的命令与本岗位的职责相矛 盾，如何处理，通过什么来协调，值得深入思考。 2.4 技术上的阻碍因素。由于各种客观原因，高校预算和采购计划目标与 实际目标不能达到一致。高校投资主体多、资金来源广，所需商品的品种和
8、质 量也随着技术开发和技术创新而快速地变化，因此很难提前半年就提供技术参 数、商品质量、数量、金额等完全准确的采购计划，因此，采购工作不能顺利 的进行。采购人员与使用用户在思想认识方面很容易产生偏差，在具体操作过 程中也存在不少问题，比如：采购任务的轻重缓急、设备型号厂家的不确定、 所供货物的质量问题、售后服务的不到位、维护工作的不及时等，都有可能产 生沟通障碍。有的使用单位申购追求高档次、高标准，违反了采购工作的初衷， 必然会与主管部门的原则存在矛盾。 从某种程度来说，这些阻碍因素可能是交叉的，去掉一种阻碍因素可能 会关联到另一种阻碍。例如，结构上的严格程序并不值得相信，或具有偏见， 所以，
9、它是行为阻碍因素的突出特点 115。 3 协调的两种类型 在某种意义上讲，采购与供应管理的协调机制是为了实现学校采购管理 系统的目标而设计的行为规则或处理过程，表现为对参与各方相关行为设置的 守则，或关于业务过程细节的一系列规范的设置。也就是说，协调机制可以定 义为系统组成部分的某些具体安排，行为或任务执行的一定顺序，以及系统成 员的行动及相互之间的行为交互必须遵循的一定规则 75。根据学校的内外关系， 可把这种协调分为内部环境层次和外部环境层次两方面。高校从外部购买物品 需要更多的外部协调，而需求和计划执行的协调主要是内部协调，它们形成了 高校采购与供应的互补协调关系 114。 3.1 内部
10、环境层次的协调。是指在高校内部环境下的影响，比如纵向的行 政职能，横向的院系（部）处，也可以认为是学校供应整体控制下的协调以及 内部不同成员单位之间的需求与分配协调问题，这些部门或成员不是独立的， 它们都处于学校整体规划的统一管理下。中央决策层的决策目标是稳定和发展 的利益最大化，该类型的研究内容主要体现为有关的成员选择及与之相关的信 息披露与激励机制、双方的合作协调机制以及成员单位行为与决策的相互作用 与影响。各个单位部门都服从内部的规章制度和法规，它们能否紧密合作，在 最大程度上共享信息，消除供应关系中的不确定性，作为一个利益整体参与管 理，是实现学校效益最大化的关键所在。 3.2 外部环
11、境层次的协调。是指与学校相关的外部环境，如与政府关系， 与供应商关系。政府采购制度不仅是指政府机关的采购办法，而且也是指使用 财政性资金进行采购的单位必须遵循的经济法规。实施政府采购制度，加强政 府采购程序的监控，严格按照政府集中采购目录做好高校采购工作。高校采购 与供应管理部门应与供应商建立一种相互协作的关系，控制和管理供应商，真 正体现高校采购市场的优势，并建立健全供应商体系。供应商的纵向一体化的 协调管理，通过合同/协议方法松散型使用的协调机制来约束双方的行为。负责 双方的整体利益协调和成员之间的冲突消解，处理高校与外部市场环境之间的 有关事务。 4 建立协调机制的对策 高校采购与供应工
12、作在严格遵守高校采购制度的前提下，采用政府采购 的原理和运作机制，强化学校采购管理，为创造出更大的经济效益和社会效益 提供有力保障，有必要的在环境、信息、行为等方面来形成有效的协调措施。4.1 进一步完善高校采购制度体系。是指高校依照政府采购的法规、政策 和制度，结合本校的实际情况而制订的一系列规章制度的总称。高校采购制度 的建设，贯穿于采购工作的全过程，是高校庞大的采购系统工程的执行依据和 准绳，只有建立完善且行之有效的制度体系和科学的管理机制，才能真正规范 高校的采购行为，保障高校采购公开、透明地运行。因此，高校采购制度体系 完善从根本上保证了采购管理的协调。 4.2 完善物资供应的管理体
13、制和监督机制。首先应当建立健全相关的规章制度， 制定可操作性强的工作流程，完善岗位职责，加强对采购工作的行政监督，强 化采购部门与使用管理部门的约束机制，使得物资采购中的主要环节处于有关 部门、使用单位的参与和群众的监督之下，强调增加采购环节中的透明度。其 次建立有效的监督机制，保证高校采购工作的规范运作。因此，高校采购工作 应形成行为主体之间责权明晰、相互制衡的约束机制，它必须涵盖采购工作的全过程，即采购的事前、事中和事后监督。 4.3 加强对采购工作的领导，统一思想认识。高校采购工作的有效开展， 应对采购工作进行统一的领导和管理，避免多头领导和管理的弊端，这样，才 能统一全校的思想认识，避
14、免因对采购工作的思想认识偏差而带来的种种不利 因素，保证高校采购工作统一、有序地开展。 4.4 建立供应商管理体系，掌握好市场信息动态。建立供应商管理体系可 以保证采购产品的质量，提高采购效率，降低采购成本。学校和供应商的长期 合作是基于采购管理基础上的，是以长期契约来进行的，它提供一个行为规范， 这个规范不但供应商应该遵守，高校自己也必须遵守。充分的信息交流是采购 管理良好运作的保证，实际环境的不断变化，需要双方的不断协调，建立良好 的合作关系。学校采购管理部门应做好市场调研，掌握好了市场信息，了解各 种仪器设备的技术现状，掌握用户使用意见，这样才有利于学校的采购与供应 管理。建立供应商信用
15、资料库，做好基础工作，可以针对不同商品不同批量邀 请不同供应商参与竞标活动，不仅有利于查询比较，而且有利于提高学校采购 效益。 4.5 调查研究，使其尽可能准确。由于学校年度预算一经财政部门批复后， 其数量、规格、技术指标和参数就很难更改，所以在预算编制过程中，必须制 定完整的收支范围和加强收支项目的分类，这样才有利于国库集中支付制度的 实行；在预算执行过程中，为保证预算的刚性，必须建立高效、严格的预算执 行机构，科学、严密的预算控制系统，完善的监督检查机制，这样才能强化预 算的约束，确保政府采购在高校的全面展开。 4.6 个人素质的提高。采购人员要提升自己的综合分析能力与整体意识。 在采购过
16、程中，应当注意处理好先进与实用的关系，不盲目追求多功能、高性 能，获取最好的性能价格比，因为一些价格相对较低的产品虽然也符合用户的 质量要求，但产品质量和服务质量不能保障，长远来看这未必经济。最适宜的 因素应该是质量、价格、时间、服务四点综合最优。且采购人员要处理好和用 户的协调关系，做好学校的服务。 综上所述，建立合理的采购与供应管理协调机制，严格按此思路来规范 日常供应管理工作中的行为，强化采购与使用、使用与管理的约束机制，增加 监督实效，才能保证仪器设备的投资效益并取得较好的社会效益。 5 简单归纳采购与供应管理的协调机制基本特点 市场竞争扩展到高校采购管理当中，采购供应的效率日益成为成功的决 定性的因素，而有效的协调机制则是提高学校的整体竞争力和系统效率的基本 保证。总体来说，有效的供应链协调机制应该具备以下基本特点: （1）有效性。加强成员之间的合
