数码照片档案管理办法

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1、数码照片档案管理办法数码照片档案管理办法关于印发关于印发股份公司数码照片档案管理办法股份公司数码照片档案管理办法的通知的通知股份公司各子、分公司：在工程项目实施过程中，照片可以真实记录重大事件和整个施工过程。为进一步加强项目实施过程中数码照片的档案管理，整理、归档有保存价值的历史记录，更好地开发利用数码照片档案信息资源，服务企业发展，各项目部应切实加强数码照片的管理。鉴于传统纸质照片数量的大幅减少和数码照片大幅增加的现状，为更加科学地对数码照片档案进行管理，规范数码照片档案在收集、整理、归档、保存等各环节的工作流程，依据中华人民共和国国家标准照片档案管理规范 （GB/T 118212002）和

2、电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合数码照片档案在产生、编辑、存储、传输等环节的特点，及股份公司实际，现将股份有限公司数码照片档案管理办法 （见附件一）印发给你们。各单位组织所属项目部依据本办法，使用符合本办法要求的专业的数码照片档案管理软件数码照片档案管理系统 PMS ，对在建工程的数码照片档案开展收集、整理和归档工作。 数码照片档案管理系统 PMS软件介绍参见附件二。各单位应足够重视数码照片档案的归档工作，应本着“传承历史、服务当代、功在千秋”的历史责任感，认真做好各项目部在建工程数码照片档案的收集、整理和归档等工作，各级机关产生的数码照片档案可参照

3、执行。数码照片档案可通过邮件或刻制光盘的形式逐级移交股份公司档案馆。为切实做好数码照片管理，股份公司档案管理部门将建立项目信息台帐，逐一审核项目数码照片档案提交情况，审核结果纳入股份公司经营业绩考核范围。特此通知。二一二年二月二日附件一：股份有限公司数码照片档案管理办法股份有限公司数码照片档案管理办法第一章 总则第一条 为加强和规范数码照片档案的管理，根据中华人民共和国国家标准照片档案管理规范 （GB/T 118212002）和电子文件归档与管理规范 （GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合股份有限公司（以下简称股份公司）的实际情况，制定本办法。第二条 数码照片是指用扫描仪、数码

4、照相机等设备获得的，以静止摄影影像为主要反映方式的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。第三条 本办法所称的数码照片档案指：股份公司各级机构在施工、生产、外事、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的历史记录，是本单位电子档案的重要组成部分。数码照片档案一般由数码照片和文字说明两部分构成。第四条 本办法适用于股份公司各单位、各指挥部（项目部） 。第二章 数码照片档案的收集第五条 数码照片档案的收集1、收集范围（1）反映项目安全生产、文明施工、环境保护、质量管理、科学研究、进度管理、基本建设、设备管理、人员培训等职能活动和工作成果的照片档案

5、。（2）领导人和著名人物参加项目有关重大公务活动的照片档案。（3）项目组织或参加的重要外事活动的照片档案。（4）记录项目相关重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。（5）反映项目相关地区地貌、地质、气候、水文、民间风俗等的照片档案。（6）与其他载体档案有密切联系的照片档案。（7）其他具有保存价值的照片档案。2、收集要求（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，由本级档案部门集中统一管理，任何单位或个人不得据为己有。（2）非特殊情况，照片应未经编辑。应保证编辑后的照片能反映真实情况，并在备注栏说明。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。（

6、3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要的、有代表性的照片归档。（4）为统一管理，照片档案的格式统一为：*.jpg。对于采用非通用文件格式的照片，收集时应在保证分辨率优良的前提下，将其转换成 JPEG 通用格式。（5）反映项目安全生产、质量管理、进度管理等主要职能活动和工作成果的实物拍摄照片像素在 200 万（照片尺寸为 16001200pix）以上，其他拍摄照片像素在 300 万（照片尺寸为20001500pix）以上，扫描照片的分辨率应不低于 600dpi。（6） 归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。3、收集时间（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或责任部门

7、应及时收集、整理，一般不应跨年度。（2）各级档案部门应按收集范围随时征集零散的对国家、社会、本单位具有保存价值的历史照片。第三章 数码照片档案的整理第六条 整理原则：数码照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则进行整理。第七条 保管期限：指根据数码照片档案的保存价值划定的存留年限。本规定划分的照片档案保管期限有永久和定期两种，其中定期为 30 年。第八条 鉴定：没有保存价值的或重复的数码照片不归档。反映同一场景的照片一般只收集一张。第九条 数码照片档案的整理1、照片分类、排列、编号：各项目部根据项目特点，可按照单项工程、单位工程、分部工程、分项工程；里

8、程顺序；工序顺序；时间顺序等进行分类、排列。2、同一问题的若干张照片应配有总说明文字，每张照片应配有说明文字，说明文字应包含以下要素：（1）题名：准确反映或揭示照片基本内容，如题名能全面反映照片信息，文字说明可从简或省略；（2）事由：照片影像所反映事件，事物的情由；（3）时间：事件发生或事物变化、产生的时间（拍摄时间） 。 年、月、日采用 8 位阿拉伯数字标注，时分采用 24 小时制标注，如：拍摄时间 2010 年 1 月 1 日 15 时 10 分，标注为20100101-15：10；（4）地点：被摄物所在的具体地点；（5）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人；（6）人物：照片影像上主要人物的姓名

9、、身份；应在照片上做相应无损标识或在说明中明晰说明，应使用“前排左一为*”等语句；（7）背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。第十条 管理数码照片的软件一般应符合以下要求。1、一般情况下，一个问题的照片整理在一个数据库文件中。当照片数量多（超过 500 张） 、数据库文件大（超过 300MB） 、分问题较多时，照片可以整理在多个数据库文件中，但应编制主数据库文件，通过主数据库文件中目录树节点或显示的照片中的标识链接子数据库文件，以便查阅照片。2、为利于照片分类管理，管理照片的软件应具有目录树功能，通过设置目录树节点分类管理照片；根据问题特点制定目录树节点的内容，可按照里程顺序、工序顺序或

10、时间顺序等编制目录树节点，以增强照片数据库文件阅读性。3、为利于引用数据库文件中的照片，不宜在照片上做不可逆的标识。管理照片的软件应具有无损标识照片的功能，以突出照片主题，但又不损坏照片。4、为方便查看照片细节，管理照片的软件应具有放大、缩小显示照片的功能。5、为更好地理解照片，管理照片的软件应具有与显示的照片相对应的说明栏，应具有通过查找说明栏文字快速检索照片的功能。6、为方便使用照片资料，管理照片的软件应具有从照片数据库文件中提取单张或多张照片的功能。7、为加强信息资料保密工作，管理照片的软件应具有加密照片数据库文件的功能。8、为满足必要时的照片编辑处理需要，管理照片的软件应具有照片格式转

11、换，照片旋转，照片尺寸调整，照片文件大小调整，照片亮度及颜色调整，增加永久性线条、文字、图片标识等功能。9、为保证照片数据库文件具有良好的通用性，管理照片的软件应适用于 windows 98 及以上版本的操作系统，采用中文界面，具有完整的使用说明。第十一条 数码照片档案的移交：一般情况下，照片应在一项工作结束后或一项工程竣工后，由其摄影者或责任部门及时向本级档案部门移交归档。双方应办理移交手续。特殊情况下，经同级档案部门同意可以提前或延迟移交。随同移交的照片数据库文件，应提交能阅读该数据库文件的软件。第四章 数码照片档案的保管第十二条 数码照片档案与文书档案、科技档案的载体不同，保管应符合照片

12、档案管理规范和电子文件归档管理规范的要求 。第十三条 存放数码照片档案要远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离，存放环境温度应控制在 17-20，相对湿度应控制在 35-45%，日温度变化幅度不超过2，日相对湿度变化幅度不超过5%。第十四条 如将数码照片刻制光盘存储，应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放，在使用中要避免发生盘体的擦、划现象。第十五条 应建立数码照片档案的定期检查和定期备份制度。保持数码照片档案的可读性。第五章 数码照片档案的利用第十六条 各单位应建立数码照片档案借阅、利用制度，严格审批手续，对于有特别重要的数码照片档案，应加强管理，严把利用关。第十七条

13、 数码照片档案的管理应积极配合股份公司各单位的中心工作，利用数码照片档案主动为股份公司各单位各项活动服务，利用数码照片档案举办展览、编辑综合性和专题性宣传资料、培训教材等。第六章 附则第十八条 本办法未涉及事项，仍按股份有限公司声像档案管理规则 （号）中的相关规定执行。第十九条 本办法自公布之日起施行，由股份公司总裁办公室负责解释，并根据实际情况负责修订完善。附件二： 数码照片档案管理系统数码照片档案管理系统 PMSPMS软件简介软件简介1、 数码照片档案管理系统 PMS软件主界面，见图 1；图图 1 1 数码照片档案管理系统数码照片档案管理系统 PMSPMS软件主界面软件主界面2、 数码照片

14、档案编制部门应用软件的“制作图片库制作图片库”功能，以归档的数码照片为素材，编制照片库文件，如：“NJ-1 标施工照片.PMT”文件，见图 2；图图 2 2 利用竣工资料中归档的利用竣工资料中归档的“施工照片施工照片” ，编制，编制“NJ-1“NJ-1 标施工照片标施工照片.PMT”.PMT”文件文件3、 各立档单位上报的文件均放在统一命名的文件夹下，上报的文件夹应包含的文件见图3；图图 3 3 立档单位上报的文件夹内容立档单位上报的文件夹内容当编制的照片库文件中的“目录树节点”或照片的“无损标识”设置“链接文件”时，将数码照片档案管理系统 PMS软件安装目录下的“picmanagezy_re

15、ader.exe”文件拷贝到“图 3”中文件夹下，并将此文件名称改为：“NJ-1 标施工照片.exe” ，运行“NJ-1 标施工照片.exe”文件，以正常打开“NJ-1 标施工照片.PMT”及“链接文件” 。4、 数码照片档案管理系统 PMS提供免费的照片库文件制作、阅读功能。软件下载地址：http:/ 。使用说明使用说明：文件下载后请解压，软件安装前请关闭运行中的“杀毒”软件。1 1）以系统管理员身份运行“数码照片管理系统(294 210 882)”文件夹下 Autoplane.exe文件进行安装：a、win7win7 系统系统，右击“数码照片管理系统(294 210 882)Autopla

16、ne.exe”文件，在显示菜单中，点击以“系统管理员”身份运行 Autoplane.exe 文件，按照安装界面提示，安装软件；b、winxpwinxp 系统系统，右击“数码照片管理系统(294 210 882)Autoplane.exe”文件，在显示菜单中，点击“运行方式”-不选“保护我的计算机.”-“确定” ，按照安装界面提示，安装软件；2 2）文件下载解压后，autoplane.exe 文件路径太长时，可能不能正常安装，现象如下：a、D:数码照片管理系统(294 210 882)Autoplane.exe 右击安装正常；b、F:数码照片管理系统数码照片管理系统数码照片管理系统数码照片管理系统(294