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1、1采购业务管理制度采购业务管理制度第一章第一章 总总 则则第一条第一条 为了加强公司采购业务管理，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，根据财政部内部会计控制规范采购与付款等法律法规，结合本公司采购业务特点和管理需要，制定本制度。第二条第二条 本制度所指采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。第三条第三条 本制度适用于公司总部及所属子公司、分公司的采购业务管理与控制。第二章第二章 岗位分工与授权批准岗位分工与授权批准第四条第四条 公司建立采购业务岗位责任制，明确规定各岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离
2、、制约和监督。第五条第五条 公司物资采购业务严格规范和执行如下程序：一、计划与审批；二、请购与审批；三、询价与核价；四、确定供应商；五、订立合同；六、采购与验收；2七、物资入库；八、账簿登记与支付采购款。第六条第六条 公司采购业务的基本分工如下：一、物流中心负责编制物资储存计划；二、采购部负责编制物资采购计划，填制请购单、询价与价格谈判、签订合同、采购物资等业务；三、成本控制中心负责核定物资采购价格；四、财务部负责结算采购款项、登记存货及应付账款等；五、物流中心负责根据物资储存计划和采购计划办理物资入库，登记保管账等；六、品质部负责物资入库前的质量验收；七、审计部负责定期审计检查采购业务的合规
3、性、合理性和会计记录的正确性与及时性。第七条第七条 公司办理物资采购、核价与付款业务的员工应当具备良好的业务素质和职业道德，办理采购、核价与付款业务的人员在同一个岗位上连续工作时间不得超过三年。第八条第八条 物资的采购价格、付款政策要严格执行公司授权文件的规定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。第九条第九条 公司授权成本控制中心、采购部、品质部、物流中心、财务部分别办理物资核价、订购、检验、收存和付款业务，其他任何部门均无权经办采购与付款业务。3第十条第十条 公司对于重要的、技术性较强的采购业务，应当专家评审、集体决策制度。第十一条第十一条 公司对机器设备的采购，以及一次采购
4、价值超过50 万元的材料采购一律实行公开招标办法采购。第三章第三章 计划与审批控制计划与审批控制第十二条第十二条 公司对采购业务实行严格的计划管理和采购目标责任制。每年 12 月份，公司总经理与采购部经理签订下一年度的采购目标责任书 ，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标及奖惩兑现政策。第十三条第十三条 采购部要将年度采购目标层层分解落实到各个采购岗位，并将目标分解落实情况报公司备案。第十四条第十四条 物资采购计划的制订、审批程序和责任分工如下：一、计划部负责编制产品生产计划和物资耗用计划 ；二、物流中心根据物资耗用计划和库存储备情况编制物资储存计划 ；三、采购部根据物资储存计划编制物资采购
5、计划 ；四、成本控制中心审核、平衡上述各项计划，确保各项计划与公司的全面预算相吻合；五、公司总经理审查并批准物资储存计划和物资采购计划 。4第十五条第十五条 实施物资采购的具体依据是物资请购单 。 物资请购单的填制、审批程序如下：一、采购部根据物资采购计划填制物资请购单 ， 物资请购单中必须列明如下事项：1.采购物资的依据；2.采购物资的名称、规格型号、数量和技术要求；3.物资用途及最迟入库时间；4.供应厂家和询价结果；5.采购金额、付款方式与付款时间；6.采购员及采购部负责人签字。二、成本控制中心对物资请购单中的价格进行核定。三、公司有关领导按以下审批权限在物资请购单审批：1.总金额 1-1
6、00 万元以下的采购业务，由总经理审批；2.总金额 100 万元以上的采购业务，由董事长审批。四、经过公司有关领导审批的物资请购单 ，是采购物资及办理验收、入库及付款的依据。第四章第四章 采购价格控制采购价格控制第十六条第十六条 物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。第十七条第十七条 采购部和成本控制中心要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。5第十八条第十八条 物资采购价格的确定要履行询价、核价、审批、谈判和备案五项程序：一、询价：采购部按照公司批准下达的物资采购计划 ，根据采购项目的时间要求，在了
7、解市场行情、参考过去采购记录的基础上，向供应商咨询价格。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。二、核价：成本控制中心根据物资请购单中的询价情况，在了解采购部询价过程的基础上，通过电话、计算机网络等渠道查询、核实采购部的询价结果，并将核价的情况记录备案，然后在物资请购单中列明核定的最高采购限价。三、审批：成本控制中心核定的最高限价，经成本控制中心主任填写审核意见后，按照公司价格管理制度规定的价格审批权限办理价格审批手续。四、谈判：采购部根据领导审批的最高限价，与供应商进行价格谈判，力争以较低的价格签订采购合同。五、备案：采购部与供应商最终确定的采购价格要填写物资采购
8、价格反馈表报成本控制中心备案；与供应商签订的物资采购合同 ，也要报成本控制中心备案。第五章第五章 采购与验收控制采购与验收控制第十九条第十九条 根据采购物资的性质不同，公司分别采取如下采购方式：一、一般采购物资在货比三家的基础上，采用订单或合同订6购方式采购；二、小额零星物品采用择优定点采购方式；三、符合公司招标管理制度的采购业务及设备购置一律实行招标采购。第二十条第二十条 除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求外，公司主要物资的采购应当选择两个以上的供货商，要从质量、价格、供货能力、信誉等方面择优定点采购。第二十一条第二十一条 公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格
9、；对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况。第二十二条第二十二条 物资采购到厂，需办理如下验收入库手续：一、物流中心保管员核实到库物资是否与物资请购单规定的品名、数量、供货厂家相符，凡核实无误的，保管员开具采购物资待检单 ；二、品质部根据采购物资待检单 ，对待检物资进行质量检验，并将检验结果填写质量检验报告单 ；三、物流中心保管员将检验合格的物资验收无误后，收存物资并开具物资收存单 ；四、供应商开具增值税发票后，经材料核算中心会计对价格、数量等项目审核无误后，开具正式物资入库单 ；五、 物资入库单经保管员签字后生效，财务部据此登记账簿和办理有关结算事宜。7第二十三条第二十三
10、条 到库物资与物资请购单不符或未经质量检验的，一律不予办理入库和结算手续。第二十四条第二十四条 质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验，并对检验结果承担责任。第六章第六章 货款支付与账目核对货款支付与账目核对第二十五条第二十五条 采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件：一、订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款；二、要在公司货币资金预算范围内付款；三、要在对采购发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核、确认无误的前提下，办理付款。第二十六条第二十六条 采购付款时，由采购部填写采购物资付款单 ，财务副总经理按预算审批；超出预算的付款，
11、必须由采购部申明理由，经总经理批准后，从预算外资金列支。第二十七条第二十七条 财务部要加强应付账款和应付票据的管理，已到期的应付款项必须安排到货币资金支出预算中，并经财务副总经理的审批后，方可办理结算与付款事宜。第二十八条第二十八条 财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核对一次账目，核对结果要填制应付账款核对表备案；核对出的未达账项，要逐项逐笔查明8原因，杜绝串户等错误现象的发生。第二十九条第二十九条 采购部要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、付款及应付账款余额增减变动情况。第三十条第三十条 采购入库的物资在保管或使用过程中，发现数量和质量
12、不符合要求的，采购部要及时与供应商联系，并分别情况按以下程序进行处理：一、数量不足的，要求供应商予以补足；质量问题，尚能使用的，要求供应商给予价格折让；不能使用的，要求供应商退货或换货。二、需要退货或折让的物资，均需供应商开出红字发票。三、退货通知单、红字发票均应及时报送财务部入账。第七章第七章 采购业务的监督控制采购业务的监督控制第三十一条第三十一条 审计部负责对公司的采购业务进行监督检查。第三十二条第三十二条 采购业务监督检查的内容主要包括：一、采购业务相关岗位及人员的设置情况；二、采购业务授权批准制度的执行情况；三、采购计划与合同情况；四、采购价格及采购渠道情况；五、货款结算情况；六、应付账款和预付账款的管理情况；七、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。9第三十三条第三十三条 审计部对监督检查的结果要出具审计报告 ，发现的薄弱环节和问题，有关部门要采取措施，及时加以纠正和完善。第八章第八章 附附 则则第三十四条第三十四条 本制度经公司董事会审议批准。第三十五条第三十五条 本制度由财务部负责解释。第三十六条第三十六条 本制度自颁布之日起施行。2009 年 11 月 12 日
