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1、下载第1章O ffice 2000 体系结构概述如果有朝一日老板突然来到你身边说： “嗨，你最近做的事情真够多的了，今天下午可以去休个假了，怎么样？”你一定会欣喜若狂，是不是？尽管我不能保证你的努力一定会得到类似这样的回报，但是我却能保证你阅读完本书之后，使用 O ffice 的效率一定会比以前高得多。要做到这一点，最关键的因素之一就是深刻地了解每一个 O ffice 2000 应用软件能够做些什么，它们最适合的使用场合是什么。本章分别介绍组成 O ffice 2000 的每一个应用软件，并解释它们是如何工作的。注意 体系结构指的是什么？技术人员使用体系结构来描述一个程序是如何工作的，以及每一
2、个应用程序是如何和程序组当中的其他程序协调适应的（比如O ffice 2000 中的各个组件应用程序） 。如果将建筑和计算机程序做一个类比，理解起来会更加容易一些：在这两种情况下，体系结构指的都是将诸多事物组合在一起的蓝图，而不管其具体事物是摩天大厦还是一个字处理程序。O ffice 2000 是迄今为止Microsoft 推出的最复杂的产品之一。尽管M i c r o s o f t一直将易于使用性作为其设计目的，但是该产品仍然有许多特性和功能大多数人从来没有使用过。之所以如此，是因为他们根本不知道还有这些功能和特性。更让人尴尬的是，正是大多数这些不为人知的特性能够极大地提高个人生产效率、增
3、强工作成果（无论是一个信贷建议、一个We b页，还是一个将要展示的幻灯片）的专业水准。有趣的是，Microsoft 发现O ffice 2000 当中超过2 5 %的特性在O ffice 97当中已经具备了。那么，自然而然的问题就是：这个最受欢迎的 O ffice 套件的最新版本的其他特性怎么样呢？它们值得花费大量时间去学习掌握吗？本书假定读者已经具备了基本的 O ffice 使用知识，因此笔者将主要内容定位为：介绍和阐述那些鲜为人知的特性和功能。与此同时，笔者还将介绍每一个特性最适用的场合等等。1.1 什么是Office 2000O ffice 2000 专业版软件包含六个主要的O ffic
4、e 应用软件。虽然O ffice 2000 企业版和开发版包含有更多的应用软件（比如FrontPage 2000 和 PhotoDraw 2000） ，但是本书的主要内容仍然集中于O ffice 2000 专业版当中所包含的应用软件。之所以如此，是因为绝大多数用户机器上安装使用的都是 O ffice 2000 专业版。这些核心应用软件能够处理文档、分析电子表格、管理联系人以及设计图形。由于所有这些软件所提供的外观都是一致的，因此，从一个应用软件切换到另外一个应用软件会变得相当轻松。每一个O ffice 配置当中必定都包含的应用软件有：第一部分O ffice 2000基础 Microsoft W
5、ord 2000 无论是简单的信件，还是完整复杂的手稿，它都能够帮助你轻松创建这些文档。 Microsoft Excel 2000 帮助你建立电子表格和图形，进而对数据进行分析。 Microsoft Outlook 2000 提供了一个完整的解决方案，用于实现像“电子邮件” 、 “日历表” 、 “联系人”这样的人事管理工作。 Microsoft PowerPoint 2000 帮助你创建专业水准的演示文稿：艳丽色彩、动画文本、并且包含了许多不同的输出选项。你甚至可以通过Internet 或者Intranet广播这些演示文稿。 Microsoft Access 2000 由于进一步采用了向导机制
6、，你只要编写少许程序就可以使用该软件建立完整的数据库应用程序。对于那些想让员工访问存储在一个大型服务器上的数据的大公司，A c c e s s也是一个很好的选择。 Microsoft Publisher 2000 使用该软件，可以轻松创建简报、小册子以及其他文档，然后将它们印刷出版或者通过I n t e r n e t发布出去。尽管Internet Explorer 5 不是O ffice 2000家族的正式成员，但是实际上每一个 O ffice 2000应用软件都是围绕着它建立的。另外，还有许多在幕后工作的、为所有应用软件提供服务的小应用程序（即a p p l e t） 。比如，在任何一个应
7、用软件当中，你都可以使用 Clip Gallery导入分类汇编好的剪辑，使用Wo r d A r t将老的普通文本转换成为艺术字体。另外，Microsoft Office 2000 和其他M i c r o s o f t应用软件（比如MapPoint 2000 和M i c r o s o f tP r o j e c t）的协作使用也很方便。同样， Microsoft Office 也能和Windows NT Server 提供的许多服务协同使用，比如 E x c h a n g e、SQL Server 和 Internet Information Server。它们的协同威力远远超过了
8、各自功能的简单相加。最为出色的是，这种无与伦比的可伸缩特性使得O ff i c e2 0 0 0成为几乎所有人的最好选择无论是那些为本地的“保时捷”汽车拥有者俱乐部设计月度简报的家庭用户，还是那些计划在整个公司内部部署配置桌面电脑套件的跨国公司老板。Office 2000 的不同版本前面提到了 O ffice 2000 的不同版本问题。具体阐述它们之间的差别有点太复杂了（在Microsoft 的Web 网站上查找定位这些信息，就好比攀登一个虚拟的宝库） ，因此为方便起见，在这里将它们罗列出来。不是每一个人都需要Microsoft Office 2000套件的所有应用程序，因此Microsoft
9、 将该套件设计为5个版本，每个版本分别包含了六个主要应用软件和两组工具集的若干组合 (见表1 - 1 )。表1-1 Office 2000 包含的主要应用软件应 用 程 序标准版小 商 业 版专业版P r e m i e r e开发版Wo r d有有有有有 E x c e l有有有有有 O u t l o o k有有有有有 P o w e r P o i n t有无有有有 A c c e s s无无有有有 P u b l i s h e r无有有有有 F r o n t P a g e无无无有有 P h o t o D r a w无无无有有 Small Business To o l s无有有
10、有有 Developer To o l s无无无无有2计计第一部分 Office 2000基础下载1.2 Office 2000 是如何工作的O ffice 2000 绝不仅仅是一些应用程序的组合，实际上它是一个包含了许多集成组件的超级应用软件。各个O ffice 应用程序的7 0 %以上代码都是共享的。因此，只要学会了其中一个应用程序的特性（比如 Clip Gallery 或者文件“打开”对话框） ，你就学会了如何在其他应用程序当中使用这些特性。因为O ffice 2000 所具备的高度集成特性，所以所有的组件都能够协同工作。因此，无论是在一个PowerPoint 演示文稿当中插入一篇Wo
11、r d文档，或者是在一个P u b l i s h e r文档当中插入一个E x c e l电子表格，都能轻松快速地实现。什么是文档和模板所有O ffice 应用软件都将信息存储在一个特定格式的文件或者一组文件当中。从技术角度上，一般根据所用的应用软件将这些文件命名为文档、工作簿、演示文稿、数据库或者其他类名字。在谈及 O ffice 2000时，笔者在大多数场合将使用文档泛指包含 O ffice 2000信息的任何一种文件。经常会遇到这样的情形：你必须创建多个实质上非常类似的文档。比如，你要在每一页的顶部包含一个标准徽标或者包含一组预先定义好的样式代码，从而使公司发布的所有文档的文本都具备相
12、同的外观。如果能够创建一个包含这些信息的标准文档，那么以后在要使用这些信息时，只需要打开该特别定义的文档即可。当然，你必须记住使用一个新名字来保存这个新文档，否则将可能破坏标准文档。另外一种方法就是从该标准文档创建一个模板，并且在每次需要的时候调用该模板。模板只是用来创建空白文档的骨架文本。在某些情况下，这些模板也可能包含样板文本，用户可以在他们新创建的文档当中包含这些样板文本。创建模板的最大好处在于：你无须担心由于疏忽而删除存储文档；在你存储这些文档的时候，系统会提示你为该文件命名其过程跟你创建其他普通文档没有任何区别。1.3 Office 2000有哪些新特性任何新版本的软件如果没有能够提
13、供足够的新特性，那么购买该软件的价值就不大。同样，如果这些新特性的有用价值没有迅速被用户认可和接受，那么软件公司的业绩就要大打折扣了。软件公司需要游说潜在的用户：他们确实需要这些新特性；有了这些新特性，他们就能够更加快捷地完成工作或者保护系统资源；或者至少这些新特性非常有趣、非常酷。O ffice 2000 也不例外。尽管许多新特性只局限在某一个应用软件当中，但是关键的几个主要特性却贯穿于整个O ffice 套件。你可以利用这些新特性，完成下列工作： 使用新的H T M L / X M L格式存储文档，该格式保存了所有的信息，而在以前创建文档的H T M L拷贝时，这些信息会丢失殆尽。 使用增
14、强了的“打开”和“保存”对话框。该对话框记忆了更多有关你存储的文件地址信息，因此你就能够更灵活、主动地找到想要的文件。 使用新的O ffice 2000 Server Extensions，通过I n t e r n e t和其他用户实现协作。 使用新的样式菜单和工具栏提高个人效率。 使用新的剪贴板，收集和粘贴多个文本块。第1章计Office 2000体系结构概述计计3下载 建立包含多种语言的词汇和习惯用语的文档，其中包含了能够自动切换语言环境的拼写校对和语法校对。 为文档选择一个公共的可视化设计主题。 从增强的O ffice 助手那里得到更好的帮助。 使用新的安装程序定制个人的O ffice
15、 2000安装过程。1.3.1 使用新的HTML/XML格式存储的任何文档都可以通过Web浏览器查阅在O ffice 2000当中最显眼的变化可能就是对 Web 的完整支持了。不但可以将文档以原有的格式进行存储，还可以将其以 HTML/XML 格式进行存储。这样文档就成为了 We b页，因此能够非常方便地将其发布到We b上。注意XML 不是H T M L！不要把X M L和H T M L搞混了。它们各自的设计目的不同，不能互相代替。H T M L用来创建Web 页的可视化组件。X M L用来存储不可见的数据，比如文档属性和Web 页不可见的特定格式需求。在原来的O ffice 97当中，将一
16、个文档存储为H T M L文件后重新装载该文件，将导致格式化信息的丢失。O ffice 2000 不同了，它可以存储而后装载任何 O ffice 2000创建的文档而不丢失任何信息。1.3.2 使用增强的“打开”和“关闭”对话框查找所需要的文件O ffice 2000对文件“打开”对话框和文件“保存”对话框做了重大修改。在这些对话框当中提供了非常方便的途径，可以将文件视图切换到你曾经访问过的文件的历史记录、你的私人文件夹、桌面、个人收藏夹文档列表以及 Web 文件夹列表。所有这些易于访问的按钮统称为Places Bar（定位栏） 。Places Bar（定位栏）使得文件的查找定位工作变得非常轻松自如，而不是像O ffice 97那样仅仅提供一个包含了最近访问过的 4个文件的列表。而且，在该对话框当中还包含了一个B a c k（后退）按钮，提供和 Web 浏览器上完全相同的功能。使用该按钮能够返回到上一步打开的文件视图，而不是回到上一级的目录。提示Favorites文档并不一定是你所喜欢的。即将一个文档保存到Favor
