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1、17 采购风险防范与绩效评估采购风险防范与绩效评估7.1 采购风险与防范采购风险与防范一、采购风险一、采购风险 采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险，具体说来，如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商群产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、呆滞物料增加、采购人员工作失误或和供应商之间存在不诚实甚至违法行为。( (一一) )企业采购的风险分析企业采购的风险分析 1.企业采购外因型风险 (1 )意外风险。物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。 (2)价格风险。一是由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，
2、有意抬高价格，使企业采购蒙受损失；二是当企业采购认为价格合理情况下，批量采购，但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。(3)采购质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品中达到质量标准，或给用户在经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害；另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。 (4)技术进步风险。一是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值、无形损耗甚至被淘汰，原有己采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损失；二是采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进
3、了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。 (5)合同欺诈风险。合同欺诈风险涉及以下几种情况： 2以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他假产权证明作为合同担保。 接受对方当事人给付的货款、预付款、担保财产后逃之夭夭。 签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司“，将骗来的合同转手倒卖，从中牟利，而所需的物资则无法保证。 供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能性及造损失。2.企业采购内因型风险（1）计划风险(2)合同风险。一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子 协定；鉴证、公证合同比例过低等
4、。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不 利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优 惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业 利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。 (3)验收风险。在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求；在价格上发生变动等。 (4)存量风险。一是采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险；二是物资过多，造成积压，大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存 储损耗风险；三是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货
5、，造成价格风险。 (5)责任风险。许多风险归根到底是一种人为风险，主要体现为责任风险。例如，合同签约过程中，由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷；或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。 ( (二二) )企业降低采购风险的关键企业降低采购风险的关键 企业要降低质量、交期、价格、售后服务、财务等方面的采购风险，最关3键是要做好以下 几项工作： 1.供应商的初步考察阶段 2.产品认证及商务阶段 对所需的产品质量、产量、用户的情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流。3.小批量认证阶段 对供应商的产品进行小批量的生产、交货期等方面的认证。4.大批量采购阶段 根据合作情况，逐步
6、加大采购的力度。5.对供应商进行年度评价 对合作很好的供应商，邀请他们到公司交流明年的工作打算。二、采购风险的防范二、采购风险的防范 企业可以从以下几个方面去防范采购的风险： ( (一一) )建立与完善企业内部控制制度，加强教育，提高素质建立与完善企业内部控制制度，加强教育，提高素质 建立与完善内部控制制度与程序，加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业区风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。 ( (二二) )加强对物资采购招标与签约的监督加强对物资采购招标与签约的监督1.加强对物资采购招标的监督 2.加强签约监督 (
7、(三三) )加强对物资采购全过程、全方位的监督加强对物资采购全过程、全方位的监督 全过程的监督是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同、质量验收和结账付款四个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。 41.加强对物料需求计划、物资采购计划的审计 审查企业采购部门物料需求计划、物资采购计划的编制依据是否科学；调查预测是在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。 2.做好合同鉴证审计 3.做好对合同台账、合同汇
8、总及信息反馈的审计 4.加强对物资采购合同执行中的审计 5.加强对物资采购绩效考核的审计 6.选择合适的采购方式 企业在具体的采购活动中，要注意选择合适的采购方式，对那些复杂或高成本的采购项 目，要进行市场调研等工作。目前，国际上通行的采购方式很多，有招标采购、询价采购、单一来源采购、谈判采购等。每一种采购方式都有其自身的特点、优缺点和适用范围。如果在选择采购方式时不根据采购项目的要求和特点灵活选取，必然会增大采购风险，增加不必要的人力、物力和财力消耗。 7.针对不同风险采取不同措施 企业最为直接和有效的防范风险的方法就是针对不同风险采取不同措施。比如针对预付款风险，企业可以采取的措施就是对供
9、货方的产品质量、价格、财务状况、偿债能力等进行分类管理，对产品质量好、信誉好、规模大的供货方可以实行预付款，并加强预付款购货的追踪管理，防止欺诈行为；针对存货风险企业可以采取的措施就是以销定购，适时控制，盘活库存，及时清理和报批；针对合同风险，企业可以采取的措施就是组织业务人员认真学习合同法，在采购活动过程中除“即时清结“外，必须签订合同，明确双方的权利、义务及违约责任，定期进行合同追踪调查，加强监控力度。 57.2 采购绩效评估采购绩效评估一、采购绩效评估概述一、采购绩效评估概述 绩效评估要包括三个基本因素：一是评估的基准；二是责任的归属；三是责任落实的追踪考核。( (一一) )评估采购绩效
10、的好处评估采购绩效的好处 1.有利于采购目标的实现 2.采购绩效评估的结果可以为采取正确行动和做出正确决策提供依据3.通过分离有问题的区域,有助于与其他的职能部门发展良好的关系4.采购绩效评估使员工和企业管理层重视人员培训的需要5.通过定时的绩效评估,人员或计算机支持等额外资源的可能需求也可以列入文件6.通过绩效评估,可以提供最高管理部门对采购进展保持了解所需要的信息7.有利于处理好采购和其他部门的关系8.人员的奖惩是企业激励员工的有效措施( (二二) )采购绩效评估的目的采购绩效评估的目的 1.确保采购目标的实现 2.提供改进绩效的依据 3.作为个人或部门奖惩的参考 4.协助甄选人员与训练
11、5.改善部门关系6.提高人员的士气 ( (三三) )采购绩效评估的标准采购绩效评估的标准 1.历史绩效 2.预算或标准绩效63.行业平均绩效标准4.目标绩效标准 二、采购绩效评估的方式二、采购绩效评估的方式 （一）制定采购绩效评估制度的条件（一）制定采购绩效评估制度的条件1.公开化 2.个性化3.评估的目的必须明确化 （二）采购绩效指标体系的设定和相关内容（见（二）采购绩效指标体系的设定和相关内容（见 P187-189P187-189）1.数量绩效指标 2. 质量绩效指标 3. 时间绩效指标 4.价格绩效指标5. 采购绩效指标（三）采购绩效评估人员（三）采购绩效评估人员1.采购部门主管2.财务部门3.工程部门或生产部门主管4.供应商5.外界专家或管理顾问（四）采购绩效评估的一般做法（四）采购绩效评估的一般做法1.设定目标 2.规划沟通3.分析说明 4.执行计划5. 追踪检讨 6.整合成果三、复习与小结三、复习与小结四、作业四、作业 193193 实训题实训题
