医院档案管理计算机网络化应用探讨(1)

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1、随着计算机技术的不断更新与普及应用, 网络时代已经到来。 信息成为无形的共享资源在人们的社会生活、生产中起着越来越重要的作用。档案作为一种信息资源也不例外, 近1 0年来不断步出“ 深宫” , 迈入现代化信息资源共享的轨道,为社会经济各领域服务并发挥着不可估量的作用。本文对近年来广州市医疗卫生档案应用计算机管理的现状及趋势进行分析和探讨,力求促进医疗卫生档案计算机管理及利用走向网络化的进程,与时俱进迎接网络时代的新挑战。一、广州市市属医疗机构应用计算机管理档案的现状1 9 9 7年以来, 广州市属医疗机构档案达标升级工作在市卫生局档案达标的带动下全面展开, 短短的5 - 6年里, 市一医院、市

2、二医院、 市八医院、 市十二医院、 市红会医院、 市儿童医院、 市妇婴医院、 市脑科医院、 市胸科医院、 市中医医院、 市皮肤病防治所等医疗机构先后达标,成为档案综合管理国家二级单位;市六医院达标为部级单位。档案综合管理已成为医院现代化管理的一部分, 并为医疗、 科研、 管理等工作发挥了重要的作用。档案管理现代化的核心, 就是计算机技术在档案工作中的运用。为了尽快适应医院现代化管理的需要, 在广州市档案局及珠海泰坦软件系统有限公司的指导下,市属医疗机构在档案达标工作中,全部同步使用单机版计算机管理档案, 成为档案达标升级的必备条件。多 年 来 , 单 机 版 计 算 机 档 案 管 理(D A

3、 R M S 2 0 0 0档案管理软件) 在各医院档案综合管理中发挥着不可磨灭的功绩。 计算机管理档案是对传统手工登记、 著录、 汇编、 检索、 利用档案方式上的最大改变。 首先, 计算机能够以更科学、更规范的操作标准录入、打印、 整理档案和编制档案目录; 其次, 计算机可以在最短的时间里以最快、 最准、 最高的效率检索,并可使检索的途径多种化, 便于查找和利用档案。因此, 单机版计算机管理档案使档案管理实现了质的飞跃。随着档案信息资源的快速增长和不同部门对档案信息利用需求的增加, 单机版计算机档案管理已逐渐不适应形势的发展。 特别是网络时代的到来, 局域网、 办公系统自动化、 无纸化办公已

4、形成趋势。许多医院的信息化建设不断改造、 更新、 升级、 换代, 从以往的挂号、 收费、 取药的收费系统, 药品价格、 医疗收费的查询系统, 病人用药治疗的住院管理系统、 城镇医疗社会保障信息系统等医疗项目的计算机联网向医生工作站、 财务管理系统、 办公自动化系统、 病案管理系统、 医院网站、 综合查询等系统的网络化目标发展。而且, 这种趋势将以很快的速度成为现实。在这种迫在眉睫的形势下, 档案管理使用的单机版已面临着许多问题。二、 档案管理使用计算机存在的问题1 .滞后于现代化信息时代, 档案信息无法实现资源共享。 计算机进行文件存储,一般有两种方式:一种是档案目录存储, 即将文件、档案条目

5、信息输入计算机进行存贮。另一种是全文存贮, 将文件、 档案全部信息输入计算机进行存贮。目前市属医疗机构的档案管理使用的是计算机单机版,主要是建立档案目录数据库。 也就是说, 只能收集和录入文件、 档案条目, 编制及打印档案目录和封面, 多途径或模糊检索档案目录等。 这种方式严重不足之处是不能进行文件、 档案全文存储和检索、 利用; 阅读者只能在档案室内通过计算机检索查找和利用档案, 在时间、 空间上有很大的局限性。 档案信息利用往往是多方面的, 单机版方式已不能适应现代信息网络化发展要求, 不能实现档案信息资源的有效开发和共享。2 .无法与办公系统自动化连接, 阻碍了工作效率的提高。单机版计算

6、机, 仅局限于档案室内使用, 只能一人一机一地操作。而档案的产生分别在不同科室和部门, 有的甚至在分院。每年产生的档案不能在异地整理、 录入、 检索、 利用, 都要搬回档案室操作。有时, 因日常工作需要, 还得把整理好的档案搬回档案分库房或使用科室利用。 虽然使用了计算机, 但工作效率仍低, 还常常不能满足档案编目、 检索、 利用的需要。另一方面,随着办公自动化系统的建立, 计算机多媒体技术的应用, 各类工作计划、 总结、 请示、 批复、 通知、 任务下达、 汇报材料等均可全部通过计算机网络上传下达到领导和有关部门及科室;各类文件的收发、 办理、 签发也可在计算机上完成。由于存在接口,存贮档案

7、数据方式不同和无法交换等问题,目前市医疗机构使用的单机版计算机不能与医院的局域网有效连接,因此, 文书工作与档案工作不能有机结合,文档一体化的工作流程难以实现,电子文件及公文最后难以转成档案。三、档案管理实现计算机网络化的建议和方式广州市市属医疗机构都建立了计算机信 息 网 络 中 心 , 医 院 院 内 的 局 域 网 与免” 两项内容, 我们分别采用不同字号或加黑字体来表示, 以达到醒目和便于查找的目的。第三阶段,“ 情况编制”内容的排列和目录索引的编制。为方便资料内容的查阅,在汇总的信息表前应编制一个目录索引。可以按照学校习惯的机构排列顺序,如首先是学校各职能部门, 党群机构在前, 行政

8、机构在后,接着是各学院、 系、 部、 所等依次排列其后。在名称目录之尾分别标明所在“ 情况编制”的页码, 以使利用者便于查找。几点注意的问题及要求:(1)“ 信息表”按学校现行机构的名称设立, 有多少机构就设立多少个信息表。 (2)“ 信息表” 内容的录入, 应将组织机构变更和人事任免的材料合二为一, 原则上按时间顺序由远而近进行排列, 顺序录入 (如例) 。 (3) 录入时, 一个机构内的任免情况应相对集中排放在一起。 (4)组织机构名称的录入, 必须是全称或约定俗成的简称。 (5) 一份涉及几个组织机构的人事任免文件内容, 应分别录入到相应的组织机构信息表中。 (6) 组织机构的撤销、 合

9、并、重组文件内容也应分别反映在相关机构的内容中。(责编: 刘薇薇)2 6兰台世界2 0 0 6 . 3工作版现代化管理医院档案管理广州市第十二人民医院王仲敏计算机网络化应用探讨I n t e r n e t网通过服务器及防火墙安全的分隔和连接,使各种信息资源得到纵向和横向交流共享。这些均为实现档案管理计算机网络化创造了良好的条件。医院档案管理实行计算机网络化已成为迫切需要。可根据本单位实际情况, 选择适合的方式进行。 根据我院开展医院档案网络化管理的工作, 从探讨的角度本人建议:第一种方式:在没有建立办公系统自动化 (O A) 的情况下, 利用医院网络的支持,将单机版改版为网络版,最好是使用“

10、 超越2 0 0 3网络版V 3 . 1文件档案资料综合管理系统” 。其主要优点是:所需经费少, 只需1 . 5万元左右;技术难度较小,安装网络版后马上就可与原单机版衔接,并可与O A接口,为以后建立文档一体化的O A系统预留衔接;可多点同时进行档案的录入、 编目、 打印、 检索、 查询及利用, 大大提高了工作效率;可通过网络把所有的档案信息存贮在计算机网络中心的服务器内备份, 保证档案信息不会丢失, 及满足今后不断大量增加的档案信息,特别是O A系统建立后电子文档以全文方式的大容量的存贮。 如: 我院是一所三级综合性医院,同时也是职业病防治的专科医院。2 0 0 0年开始使用单机版计算机管理

11、档案,医院的特殊性质,使医院的综合档案分为1 0大类, 职业卫生档案又分为9大类。由于广州市职业病防治院的工作职能和办公地点相对独立,为此专门建立了职业卫生档案的分库房。如果职业卫生档案管理再申请使用多一台单机版计算机,就形成了两大部分,不利于医院档案的整体管理及档案信息资源的共享。 显然, 单机版计算机已不能适应需要。2 0 0 5年, 我院在市属医疗机构中率先改版, 使用网络版 (超越2 0 0 0文件档案资料综合管理系统)管理档案, 网络版使用5个计算机端口: 医院综合档案室1台、 职业卫生档案分库房1台、 医院办公室1台 (用于文件收发及文件档案的检索) 、设备科1台、 财务科1台。

12、由于网络的连接,使用者可根据已设定的权限, 在5个端口的任意1台计算机上完成各类档案信息的录入、 编目、 修改、 打印、 统计、 检索, 使医院档案计算机管理迈上了一个新台阶。第二种方式:与医院办公自动化 (O A)系统同步进行改造。 由于不能与原单机版计算机接口,要与O A系统结合起来重新设计, 工程改造的费用大、 技术难度高, 但好处是能够最终解决电子文档一体化问题。档案管理计算机网络化已大势所趋,但要成为现实还需解决的相关问题:1 .领导重视是关键。档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。 尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分, 但却是医院领导决策所依据的信息体系。 在科学技术日新月异

13、的今天, 原有的档案管理模式在许多方面已经不适应当前的档案信息化建设。 这就需要领导更新观念, 提高对档案工作的思想认识; 调整档案管理模式, 使管理模式从单纯的纸质收集、 整理、 利用的管理, 逐步过渡到计算机网络化管理方式中来, 充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只有领导重视和支持, 通过档案人员的学习和努力, 医院档案管理计算机网络化完全可以实现。2 .人员素质的提高是必备条件。计算机技术的发展,特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,要求档案人员在网上进行收集、 整理、 编目、 检索、 借阅、 统计工作。 现代化档案管理工作中, 档案人员除了具备档案专业知识

14、外,还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低,知识面较窄。 因此, 档案专业人才的培养也日益显得重要了。 只有通过学习和培训, 提高档案干部队伍的综合素质, 才能适应计算机技术、 信息技术不断发展的需要,才能充分发挥档案计算机管理的优势,这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。(责编:刘薇薇)市场经济的发展, 知识经济的挑战, 要求秘书专业学生不仅要有宽泛深厚的基础知识和专业知识,还要具备高超的工作能力及丰富的工作经验。高校应切实注重秘书专业的实践教学,帮助学生顺利闯过用人单位招聘时 “ 要有工作经验”的

15、“ 鬼门关” ,走上工作岗位后尽快进入秘书角色,胜任秘书工作。一、 高校秘书专业实践教学存在的问题1 .秘书专业理论教学学时过多。秘书专业创建之初,课程设置基本适应社会发展的需要。近年来虽然教学计划在保持相对稳定的基础上有所变化,可无非是开设了大量选修课, 这使原已满额的课时膨胀,学生实践时间更加减少。要压缩理论教学学时,增强实践教学学时数,“ 理论教学环节应占总学时的3 5 %, 实验、 实习环节则应占总学时的6 0 %, 而毕业设计 (论文) 环节则以总学时的5 %为宜” 1 ,这种划分比较合理, 但目前并未真正推行。2 .教师理论与实践脱节明显。秘书人才的培养需要一支理论水平高又有丰富经

16、验的教师队伍, 目前秘书专业师资, 大多未受过正规、 系统的秘书专业训练, 很难摆脱坐而论道、 述而不作的旧框。 尽管经过学习进修, 可对秘书专业理论有较好把握, 但对秘书工作实践仍毫无经验。毕竟秘书专业的课程多是综合性、 应用性极强的课程, 缺乏实践经验的教师只能是照本宣科,极大影响了学生素质的提高。3 .实践教学基地缺乏相对稳定性。由于“ 万金油” 这一特点, 秘书专业选择实践单位比较随意, 虽然不是很单调, 可往往是“ 打一枪, 换一个地方” , 五花八门, 极不稳定。 学校应该通过各种渠道, 建立稳固的实践基地。4 .实践教学种类及时间安排不够合理。 大多数院校的实践教学种类繁多混杂,缺乏序列性。而且实习大都安排在毕业那年的第一学期, 由于时间限制, 学生刚熟悉业务,单位也肯放手让他去干时实习便结束了,而有些学生则很少或根本无机会参与策划和组织一些社会活动,单做一些接电话、 打开水、 搞卫生等繁杂琐事, 难以收到预期效果。二、 加强秘书专业实践教学的途径1 .开展形式多样的实践活动, 不断培养和提高学生各方面能力。 实践是让学生深入浙江丽水学院中文系余厚洪问题与