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1、2 .制度管理。严格科学的制度管理是电子阅览室不断发展的保证。依靠制度强制力的威慑, 不仅有效地遏制不良行为的发生, 而且可以为电子阅览室创建一个良好的外部环境。 规章制度的内容包括:设备保养制度;网络维护制度;各类光盘电子读物管理制度;工作检查制度;读者上机守则;读者上机收费制度等。另外应倡导或教育读者自律, 使读者自觉按照正确的准则行事, 制度与自律需要相互补充, 只有两者形成良性互动, 才能使电子阅览室在有序中实现发展。3 .网络信息资源管理。电子阅览室资源的重要组成部分之一是网络信息。 由于整个网络及其信息产生的无序性, 网上信息资源缺乏秩序和控制, 对于网络用户来说, 他虽然可以很方
2、便的接触到信息, 却很难找到他所需要的。电子阅览室应利用自己的技术和优势, 对网络信息资源进行科学的组织和管理。根据教学和科研需要, 有目的、 针对性的选择一些网络信息资源, 组成专题、 特色数据库, 使之成为本馆的虚拟馆藏, 并方便地提供给读者。 4 .馆藏电子资源的组织与管理。电子阅览室的馆藏电子资源主要有: 随书光盘、 磁盘、 软盘、 磁带唱片、 光盘数据库等。光盘的整理加工。 光盘到馆后, 首先要入个别登记账, 并在每张光盘上粘贴与个别登记账相同的登录号, 既对其按收到的时间顺序依次加上I D号, 该号既可作为排架号, 又可作为机读记录号, 但每一个I D号必须是唯一的。这种按先后顺序
3、追加排架号的方式, 既方便上架索取, 又便于剔旧。建立电子资源数据库。 数据库包含的字段有: 中图法分类号、I D号、 资源内容名称、出版年、 光盘的总张数、 资源介质、 破损情况等。如果是属于随书光盘, 则要注明与之相应的书名及索书号等项目。对于电子期刊光盘, 则要熟悉其学科范围及检索方法, 以便向初次利用者介绍和指导。收藏和利用。 对随书光盘、 软盘等电子资源可按样张和库存分别装盒。样张放在电子阅览室, 其余的密集放在库房, 这样分别存放, 既节省空间又方便用户需要时对号索取。对光盘数据库可采用追加的方式全部镜像到服务器上, 通过校园网向全校师生提供免费服务。 这样既减轻了电子阅览室对到馆
4、读者服务的压力, 又方便了广大用户自由地在校园网上浏览、 检索和下载, 充实了校园网的信息, 同时也是传统图书馆向虚拟图书馆发展的必然方向。参考文献 1李伶:图书馆电子阅览室服务调查综述.图书馆理论与实践 2 0 0 2 ( 3 ) 2张鲁: 电子阅览室网络管理的一种实现方式.情报杂志2 0 0 2 ( 5 ) 3魏凤萍: 高校图书馆电子阅览室的信息服务.津图学刊2 0 0 1 ( 4 ) 4王汝江: 电子阅览室的建设与维护.现代图书情报技术2 0 0 1 ( 4 ) 5申艳:.浅谈电子阅览室的科学管理与信息服务 .图书馆学研究 2 0 0 2 ( 2 )(作者单位: 临沂师范学院) 责编:
5、兰欣今天, 人类正步入科技日新月异的信息化时代, 科技信息在促进经济发展和社会进步中发挥着日益重大的作用, 而作为科技信息载体的科技档案的价值也是越来越受到人们的关注。科技档案虽然本身具有较高的技术经济价值, 但这种价值是一种 “潜在的价值” , 只有通过转化和交换才能变成现实的价值,只有通过开发利用才能转化为现实的生产力, 实现它的真正价值。因此, 我们不仅要大力保护科技档案, 还要加强科技档案信息资源的开发利用, 充分发挥科技档案的作用。一、 科技档案及其价值科技档案是科技生产活动中直接形成的, 已归档保存的科技文件, 它是人们从事科研、 生产、 建设活动的第一手资料,是科技活动的原始记录
6、, 是科学技术最翔实、 最丰富的载体,它不仅对具体利用者有使用价值,而且对国民经济和社会发展有推动作用。在科技档案信息中储存着无数的科技成果、 技术秘密、 原始数据、 工艺方法及尖端技术, 人们在进行科学研究的过程中,如果能够事先充分掌握和利用前人科研的智力结晶, 掌握相关的科技档案信息, 就能缩短设计周期, 在科研方面避免重复试验, 少走弯路, 节省时间、 人力和物力, 降低成本, 提高生产效率, 加快科技成果向生产力转化, 促进经济效益的提高。二、 科技档案利用中存在的问题1 .科技档案的社会利用意识差。 在档案馆的传统管理中,管理人员思想保守, 观念落后, 以藏为主,其一切业务活动都是围
7、绕着收藏和保管档案这项工作而开展的。长期以来, 科技档案工作强调保密多, 实行开放型管理少, 科技档案往往 “重藏轻用” , 只重视保管, 而轻视利用。同时, 由于科技档案工作宣传力度不够, 科技工作者的社会档案意识也不强, 他们不知道到档案馆去查询科技档案信息。2 .科技档案信息资源的研究和编纂工作开展得不够。科技档案信息资源的研究和编纂工作是档案的深加工工程,是开发科技档案信息资源的一条渠道,是提高科技档案利用率的重要手段。目前, 多数科技档案信息资源的开发仍处于原始、 简单的数据整理状态, 信息含金量低, 且保密性差, 大量的科技档案信息没能开发出来, 单位间、 部门间、 社会上科技档案
8、信息封闭, 无法实现科技信息资源的共享。三、 提高科技档案利用效率的有效措施科技档案的利用是科技档案价值实现的重要途径,也是科技档案工作发展的动力源, 如何开发科技档案信息资源, 加大利用程度, 丰富利用手段, 是科技档案管理工作者面临的时代使命。1 .转变观念, 开发科技档案信息资源。 科技档案锁在柜子里而不利用, 就失去了它的价值, 所以保管只是一种手段, 利用才是目的。科技档案管理部门要改变现有的工作模式, 要从传统的档案实体的保管者向档案信息的管理者、档案信息产品的加工者、 档案信息利用的咨询者和服务者转变, 将以借阅为主要工作形式改为以信息资源开发为主要工作形式。必须兰台世界L A
9、N T A I WO R L D 2 0 0 5 . 1 25 2开发利用彻底转变过去那种只注重保管的思想观念, 使科技档案信息服务工作引入市场, 集中馆内优秀人才开发科技档案信息产品进入信息市场,通过无偿和有偿服务方式相结合,在深化信息服务的基础上改变科技档案馆被动服务的传统格局。 同时, 科技档案管理人员要树立创新意识, 更新观念, 摒弃传统的旧思想, 创造一种前所未有的观念, 变封闭型、 半封闭型向开放型转变, 变被动为主动, 为利用者提供方便, 不断开创档案工作的新局面, 真正使科技档案发挥它应用的作用。2 .做好基础工作, 为科技档案的利用打好基础。丰富的、高质量的科技档案材料是科技
10、档案利用的基础和前提, 科技档案材料匮乏、 不准确、 不系统、 不完整很难很好的进行利用。就科技档案业务工作各环节来讲, 档案的收集整理、 归档、 立卷、 鉴定和保管等工作, 都是为了科技档案的开发利用打基础的, 有了材料, 收集不全, 也会给利用工作带来很大的困难。因此, 在科技档案业务的基础工作中, 要做好科技档案材料的收集工作, 不断丰富馆藏档案内容, 否则, 提供信息资源和开发利用将是无源之水。 3 .加强科技档案编研, 提高科技档案利用率。科技档案要想很方便的被利用,必须要加强科技档案的编研工作, 那就是以现有的科技档案为对象, 经过加工, 提供简明扼要、 便于查询的内容体系, 包括
11、编制科技档案目录, 使科技档案利用人员及时了解和掌握馆藏科技档案的线索, 随时可以利用所需的档案资料, 使 “死” 档案变为活信息; 编撰科技档案参考资料, 对利用率高、 价值大、 利用范围广的档案资料作出专题索引或编写出专题资料, 以备查找。科技档案编研信息, 可提供给科研人员参考, 也可以在高校之间、 产业之间、 项目推介、 成果展览会上交换, 互通信息,促其转让。4 .加快科技档案信息化建设, 实现科技档案信息资源共享。要想提高科技档案信息开发利用的效率, 就必须对科技档案信息的存储、 检索采用现代化的管理手段。采用以高新技术为支撑的服务手段,积极组建档案馆局域网,努力实现基础业务工作的
12、计算机管理, 使用户在科技档案信息检索与利用中获得快捷、 方便的服务。加强科技成果信息网络化建设, 在网上公布本单位的科技成果, 加快科技档案信息传播的速度, 实现科技档案资源共享, 提高科技档案资源利用率。5 .加强科技档案的宣传工作, 提高全社会的科技档案意识。加强科技档案宣传工作, 提高全社会的科技档案意识, 让大家认识到科技档案是一个丰富的信息资源。在做好日常工作的同时, 要加大宣传力度, 将所保管科技档案的范围、 类别以及为社会提供服务的种类, 让社会了解。 通过编印介绍科技档案的小册子、 利用计算机网络发布科技档案资源的相关信息、举办相应展览或报告会等方式, 向人们宣传、 介绍科技
13、档案的资源优势, 把科技档案作为一种产品向人们展示、 推销, 让广大利用者认识科技档案为何物、 有什么作用、 如何利用等, 不断扩大利用者队伍。同时, 进行开发利用典型事例的宣传, 体现科研档案开发利用所产生的作用和带来的社会经济效益。6 .做好科技档案的保密工作。 由于科技档案信息自身的显著的经济效益, 为了保证科技档案所有者的利益, 同时也为了科技档案信息的安全性, 档案部门应注意科技档案信息的保密工作, 科技档案的保密工作, 实质上就是为了企事业乃至国家的利益。但也不能为了保密而不利用科技档案,从根本上说, 提供利用和保密, 既是对立, 又是统一的, 因此,要正确划分保密范围、 确定密级
14、, 既要确保科技档案的安全,又要最大限度地实现科技档案的有效利用。7 .建设一支政治、 文化、 业务素质较高的科技档案管理队伍。要做好新时期的科技档案利用工作, 必须有一支较高素质的科技档案工作队伍。由于科技信息具有很强的时效性, 因此, 必须在收集、 积累信息的基础上, 把处于相对静止状态的信息开发出来, 快速地促进信息与利用者结合, 这就要求档案管理人员具有较高的业务素质和专业技能, 只有精通档案业务知识和熟练的专业技能, 才能熟练运用现代化的管理技术, 提供及时、 高效、 科学的服务, 才能使科技档案利用工作更好地为经济建设服务。 同时科技档案工作者也要具有服务意识和服务能力, 科技档案工作者的服务意识和服务能力, 是搞好科技档案开发利用工作的前提。参考文献: 1党景丽: 浅议科技档案的开发与利用.甘肃科技2 0 0 4(4) 2杨艳娜: 高校科研档案开发与利用的思考.兰台世界2 0 0 5(5) 3肖静华:如何将科技档案转化为生产力.湖北档案2 0 0 5(5)4 陈晓霞:要正确处理科技档案保密与利用的关系.兰台世界 2 0 0 4(5)(作者单位: 河南大学科研处) 责编: 兰欣兰台世界L A N T A I WO R L D 2 0 0 5 . 1 25 3开发利用刘敏加强科技档案利用工作的思考
