档案管理工作精髓&加强竣工档案管理服务和谐社会建设

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1、档案管理档案管理摘要随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。 关键词档案管理 爱岗敬业 档案意识 信息网络技术 随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值

2、的档案信息资源。 一、领导重视支持是做好档案管理工作的关键 每个单位的每一项工作，领导的关注和支持是关键，只有得到领导重视和支持，才能确保这项工作的顺利开展。而档案工作如何能得到领导的重视和支持，档案管理人员主要应具备以下几个方面： 一是爱岗敬业，认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高管理水平，要做档案工作的行家里手，干一行爱一行、钻一行，以出色的工作业绩，给领导和同志们留下良好的印象。 二是勤请示汇报，增强领导档案意识。有些单位的领导对档案工作还不够重视、还缺乏档案意识，与其他业务工作相比，认为档案工作无关紧要，可有可无。由此看来，经常向领导请示和汇报档案

3、工作，以引起领导的关注和支持，是档案管理人员应努力做好的一项工作。 三是树立大局意识，主动服务中心工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。 二、提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提 随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为要从以下几个方面入手。 一是配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，

4、尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作. 二是掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理

5、技术，以适应现代化档案管理工作的需要。三是档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。 三、提高档案人员业务素质是做好档案管理工作的条件 随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要。因此，加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，要尽快

6、培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才。 一是建立健全继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。 二是要因材施教、多渠道地进行人才培训 要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，使档案管理人员缺啥补啥，取长补短。 三是加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行档案法、 保密法以及国家有关档案工作法规

7、的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及到保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失（泄）密现象发生。 加强竣工档案管理加强竣工档案管理 服务和谐社会建设服务和谐社会建设发布时间： 2007-12-27 访问次数： 字体：【大 中 小】 党的十六届六中全会提出构建社会主义和谐社会的战略性决定，对档案 工作服务和谐社会建设，促进档案工作自身的和谐发展，提供了广阔舞 台。竣工档案管理作为整个档案管理的一个组成部分，应努力搭建起服 务和谐社会建设的新载体，形成服务和谐社会建设的新机制。

8、本文将自 己在工作中得到的一点肤浅认识，与同仁们一起探索。一、对照项目建设工程进度，建立有效的服务机制一、对照项目建设工程进度，建立有效的服务机制档案工作的本质特性之一是服务。对竣工档案工作服务有其自身的特点。我们把竣工档案的管理过程作为档案工作服务过程，围绕服务项目建设这个中心，就竣工档案而言：首先应做的工作是帮助各参建单位尽快渡过工程档案管理适应期。在项目建设档案管理中，对照项目建设工程进度，把竣工档案划分为三个阶段：第一阶段是建设项目立项阶段所形成的各类文件材料，申报、审批文件，合同、招投标资料等等，也称前期文件；第二阶段是设计、施工、设备安装过程中形成的施工设计图纸、设备制造厂家出厂文

9、件资料、现场施工文件，也称项目文件资料；第三阶段是调试、竣工验收资料，也称竣工验收资料。分析三个阶段档案形成的特征，我们认为：第一、第三阶段是以建设单位为主，使设计、施工、设备安装与建设单位档案管理相统一。第二阶段主要是由各参建单位独立完成。各参建单位不同的专业档案管理特色，向建设单位统一的档案管理相统一。而第二阶段正是项目文件资料形成积累的高峰期阶段，也是项目竣工档案初步成形的关键阶段。建立有效的服务机制，帮助各参建单位尽快渡过项目工程文件资料管理适应期，是建设单位档案服务的一个新的内容。需要做好三个方面：1. 规范项目档案管理制度，将项目档案工作纳入项目建设管理程序。规范项目档案管理制度，

10、将项目档案工作纳入项目建设管理程序。 项目工程文件资料是竣工档案的前身，作为建设单位应根据项目 自身建设的特点，规范项目工程档案管理制度。主要有：施工设计图 纸发放登记制度，它的作用是：规范项目工程图纸发放、运行流程； 规范了设计图纸变更后，失效图纸资料的回收程序。设备开箱资料验 收管理制度，它的作用是：规范采购部门对随设备到工地的资料，在 质量和数量上是否符合设备订货合同要求；规范出厂资料的基本质量要 求和资料验收责任。施工文件管理制度，它的作用是：规范施工文 件的发放、接收流程；规范施工文件的管理职能。竣工档案管理实施 细则，它的作用是：规范竣工档案验收程序，落实竣工档案归档的职 能。 建

11、立项目档案管理制度，引导各参建单位确立项目档案管理目标， 在同一个项目档案管理的起跑线上出发。2. 按照项目工程管理进度，实行单位工程文件包管理。按照项目工程管理进度，实行单位工程文件包管理。 项目文件资料是伴随着工程进度开展而不断增加，作为建设单位 应根据项目工程实际进度，以单位工程为立卷基本单位，实行单位工程 文件包管理。文件包的作用是：在工程管理中，它把项目工程中将要产 生的项目文件资料进行预分类，把每个文件包按照单位工程编制要求进 行排列，并按单位工程分类规则，编上相对应的流水号。按照各参建单 位的专业分工，分发到各施工专业组，由施工专业组技术人员作为第一 线项目资料管理人员，进行项目

12、文件资料的原始积累。在竣工资料管理 中：它将竣工档案管理，从项目资料形成时入手，实现零距离的接触， 是竣工档案的基础。它确立了由项目文件资料向竣工档案转变的目标， 以及如何转换的过程。在日常管理中，将项目工程管理与项目文件资料 管理同步，在档案管理上得到体现。明确了项目文件资料收集与项目工 程实际相统一的实际内容；使档案案卷形成与项目工程开展保持一致。 实行单位工程文件包管理，使项目档案管理工作具体化，增强施 工专业组技术人员对项目资料管理的认识和管理的责任，提高项目档案 的管理意识，养成随时归档良好习惯。3. 履行单位工程验收程序，实现项目文件资料向竣工档案的链接。履行单位工程验收程序，实现

13、项目文件资料向竣工档案的链接。 工程项目管理是以分项工程、分部工程、单位工程为等级进行划 分，单位工程是工程管理的最基本点。每一个单位工程结束，就要组织 建设单位、监理单位、施工单位进行认真的验收。其作用是：确保工程 质量。验收竣工图是否与设计变更单相符，设计变更单是否齐全，设计 变更单的内容是否闭环；验收开工、交工、竣工记录是否齐全。确保竣 工档案合格。验收所有资料是否符合归档的要求。验收所有表格填写的 格式是否正确；同一案卷内单位工程名称是否一致；会签、盖章是否符合档案书写要求；综合组卷和专业组卷是否合理；竣工图是否实行档案 标准管理；照片档案归档是否符合特种载体管理要求等等。通过单位工

14、程验收，实现项目文件资料向竣工档案的过渡。 履行单位工程验收程序，引导各参建单位将竣工档案总体目标进 行分解，按照单位工程验收时间，制订单位工程收集、整理、立卷计划， 保证项目档案管理的有效实施。二、二、 对照对照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，摸索有效服务的新途径。摸索有效服务的新途径。项目档案管理是个复杂的有机系统，仅仅依靠建设单位的现有档案管理人员是不能满足项目工程管理的需要。项目档案管理必须要有系统的视野。因为项目档案管理所面对的是一个临时性的、庞大的组织机构，而这样一个组织机构，要在短期间内达到高效率运行，实行全过程的动态管理，实

15、现项目建设最优化的管理模式。同时也包含着完成竣工档案验收工作。项目档案管理要在这样一个高效率运作机制中，要较短时间内完成大量工程文件资料的审核与归档，实现在工程竣工后 3 个月完成竣工档案移交。因此项目建设档案管理必须从项目档案管理的基本要素入手，把握竣工档案质量为原则。从相互关联的多个部分以系统的视野实施项目档案程序。对照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，指导参建单位资料管理人员，熟练掌握项目档案的基本要素，作为建设单位档案服务的又一个新的内容。应开展以下三个方面工作：1. 培训参建单位项目资料管理人员，熟悉项目档案管理新环境。培训参建单位项目资料管理人员，熟悉项目档案管理新环境。

16、在项目建设中，每个人员有着明确的分工，项目档案工作如果真正纳入 项目建设管理后，就会出现档案管理的两个层面：一是档案人员从竣工 档案角度，抓项目档案管理。二是项目资料管理人员从项目进程中抓项 目资料管理。资料管理人员成为连接项目资料管理向竣工档案过渡的纽 带，从竣工档案实体管理上说，资料管理人员承担着比档案人员更大的 责任。因此培训参建单位资料管理人员，使他们熟悉项目档案管理新环 境，是决定参建单位项目档案质量的重要因素。对于竣工档案管理来说 能起到事半功倍的效果。从对资料管理人员管理状况分析，大部分资料 管理人员已具备建设项目的资料管理工作经验，有一套项目资料管理的 基础方法。进入新的建设环境后，帮助熟悉项目档案管理新环境需要做 的工作有：一是项目工程的现行文件管理程序，熟悉现行施工管理中形 成的管理表格模板，管理事项，规范填写标准。二是项目文件资料工作 流程，熟悉项目资料接收、登记、发放、保管、收集、整理、统计等基 本要求。三是项目工程进度安排和定