因公出访办事指南目录

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1、时间就是金钱，效率就是生命！唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！因公出访办事指南目录因公出访办事指南目录1. 因公出访（短期）1.1 院内审批1.1.1 农业科技交流1.1.2 参加国际学术会议1.1.3 执行项目任务1.1.4 参加外单位组团1.2 信息公示1.3 办理出国批件1.4 申请因公护照1.5 办理签证1.6 申请外汇1.7 购取外汇1.8 外汇核销1.9 提交出访报告2. 因公出访（中长期）2.1 院内审批2.2 办理出国批件2.3 申请私人护照及办理签证2.4 申请外汇2.5 购取外汇2.6 签订出国协议时间就是金钱，效率就是生命！唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！2.7 外

2、汇核销2.8 提交回国证明和出访报告因公出访（短期）因公出访（短期）根据江苏省农业科学院外事管理办法 （苏农院字2012136 号）规定， 因公短期出访是指出访期限在三个月以内（含三个月）的考察访问、合作研究、 学习进修和参加国际会议等业务性出访。短期因公出访的程序短期因公出访的程序 院内审批信息公示办理出国批件申请因公护照办理签证 申请外汇购取外汇外汇核销提交出访报告1.1 院内审批（院内审批（10 个工作日）个工作日） 出国人员，在取得国外正式邀请函后，应及时到院外事办公室办理院内审 批手续，并根据不同出访任务类别，分别提供以下材料： 1.1.1 农业科技交流农业科技交流 1. 填写完整、

3、由所在单位分管外事领导签字及加盖所章并由科研处及财务 处有关人员签字的江苏省农业科学院短期出国境人员审批表 （可在 院科研处网站资料下载院有关资料中下载） 。 2. 外方邀请函及其翻译件。 3. 省外办规定格式的出访活动日程表 （可在院科研处网站资料下载 院有关资料中下载，请注意：须将离抵境当日计入在外时间，并注 明拟搭乘往返航班） 。 4. 出访费用来源（可提供项目合同书或项目限额执行情况表） 。 5. 出访费用预算（包括往返国际机票费用，在外期间住宿费、伙食费、城时间就是金钱，效率就是生命！唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！市间交通费和杂费等） 。 提醒提醒：根据省外办对在外时间的规定，

4、一般性质的学术交流或访问考察，原则 上一个国家不得超过 5 天，两个国家不得超过 8 天，三个国家不得超过 10 天。 1.1.2 参加国际学术会议参加国际学术会议 1. 填写完整、由所在单位分管外事领导签字及加盖所章并由科研处及财务 处有关人员签字的江苏省农业科学院短期出国境人员审批表 （可在 院科研处网站资料下载院有关资料中下载） 。 2. 外方邀请函及其翻译件。 3. 向会议提交并被接收的会议论文或摘要（出访人员须为论文或摘要的第 一作者/通讯作者/内容的实际完成人） 。 4. 省外办规定格式的出访活动日程表 （可在院科研处网站资料下载 院有关资料中下载，请注意：须将离抵境当日计入在外时

5、间，并注 明拟搭乘往返航班） 。 5. 出访费用来源（可提供项目合同书或项目执行情况表） 。 6. 出访费用预算（包括往返国际机票费用，在外期间住宿费、伙食费、城 市间交通费和杂费等） 。 1.1.3 执行项目任务执行项目任务 1. 填写完整、由所在单位分管外事领导签字及加盖所章并由科研处及财务 处有关人员签字的江苏省农业科学院短期出国境人员审批表 （可在 院科研处网站资料下载院有关资料中下载） 。 2. 外方邀请函及其翻译件。 3. 省外办规定格式的出访活动日程表 （可在院科研处网站资料下载 院有关资料中下载，请注意：须将离抵境当日计入在外时间，并注 明拟搭乘往返航班） 。 4. 项目合同书

6、（如参加外方项目，需提供相关材料） 。 5. 出访费用来源（可提供项目合同书或项目执行情况表） 。 6. 出访费用预算（包括往返国际机票费用，在外期间住宿费、伙食费、城 市间交通费和杂费等） 。 1.1.4 参加外单位团组参加外单位团组 1. 填写完整、由所在单位分管外事领导签字及加盖所章并由科研处及财务 处有关人员签字的江苏省农业科学院短期出国境人员审批表 （可在 院科研处网站资料下载院有关资料中下载） 。 2. 外方邀请函及其翻译件。 3. 组团单位征求意见函。 4. 省内外单位：任务批件；省外单位：任务通知书及任务批件 5. 出访费用来源（可提供项目合同书或项目执行情况表） 。 6. 组

7、团单位出具的费用收取通知或费用预算明细（可后补） 。1.2 信息公示（信息公示（5 个工作日）个工作日） 根据中央和省有关文件规定，因公临时出国（境）须实行信息公开制度， 院外办须对我院因公临时出访人员的有关信息进行公示，公示时间不少于 5 个 工作日，公示内容包括：出访人员姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程 安排，往返航线，邀请函，经费来源和预算，公示无异议后方始报送上级管理 部门办理出国批件。时间就是金钱，效率就是生命！唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！1.3 办理出国批件（办理出国批件（5 个工作日）个工作日） 1. 因公临时出国人员备案表 （可在院人事人才网站下载，填写后将电 子

8、版发送给人事处干部科吴云良即可） 2. 其它材料由院外事办公室准备。1.4 申请因公护照（申请因公护照（5 个工作日）个工作日） 无需新办因公护照的出国人员（根据出访国家要求，因公护照有效期在半 年或一年以内）应提供白底小二寸照片一张、身份证复印件一份。 需新办因公护照的出国人员应提供白底小二寸照片两张、身份证复印件一 份并亲自前往院外事办公室在因公护照申请卡上签名。1.5 办理签证办理签证 各国家对申请签证所需提交材料要求有所不同，院外事办公室有关负责同 志会根据出访国家的材料要求，及时将相关链接发送给出访人员。 以下为根据工作经验概括的材料要求，供需提前准备的出国人员参考： 1. 由邀请人

9、亲笔签名的邀请信原件（电子签名不能申请签证） 。 2. 填写完整的签证表格。 3. 白底小二寸或特殊规格的签证照片。 4. 所在单位的派遣函（由院外事办公室负责出具） 。 5. 机票订单、旅馆订单及保险（欧洲国家） 。1.6 申请外汇（申请外汇（3 个工作日）个工作日） 1. 往返国际机票购票单第一联（国际机票需在财政厅定点单位采购，定点 单位及其联系方式见附件 1） 。 2. 其它材料由院外事办公室准备并将财政厅出具的用汇审批通知单及用汇 通知书转交给出国人员。1.7 购取外汇购取外汇 出国人员取汇前，应先将人民币汇到省财政厅指定的中国银行股份有限公 司江苏省分行营业部配汇账户上，待省中行确

10、认到帐后，出国人员即可凭财政 厅出具的用汇审批通知单及用汇通知书、银行进账单、退款账号，到省中行提 取外汇。 购汇地址：南京市中山南路 148 号 1 楼营业大厅 配汇账户：中国银行股份有限公司江苏省分行营业部 账号：04413842 开户银行：省中行营业部 联系电话：84207888-60122 （非美元币种及超过 5000 美元以上金额需于 下午 3：00 前电话预约，隔日取汇）1.8 外汇核销外汇核销 出国人员回国后，应在 15 日之内到院外事办公室办理外汇核销手续，如实 填写用汇分项目支出明细账单（指票据张数较多的团组，明细账单见附表 2） ， 由团组负责人签字后连同在国外原始票据及国

11、际机票定点售票单位的专用发票时间就是金钱，效率就是生命！唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！或电子客票行程单报送至院外事办公室外事管理科。 根据省财政厅规定，除零用钱、伙食费、公杂费外其他所有支出费用均必 须取得境外的分项原始发票回国核销。票据须由经手人和团组负责人签字方可 核销。原始发票上需用中文注明日期、用途、金额等有关项目。1.9 提交出访报告提交出访报告 出国人员回国后，应在 20 日之内将出访报告报送院外事办公室，出访报告 的内容依据苏农院字2012136 号文（关于印发江苏省农业科学院外事管理工 作办法的通知）中的附件 5（出访报告编写提纲 ，文件电子版可在院科研 处网站资料下载院

12、有关资料中下载） 。此外，还需单独以 word 文档提 供与出访内容相关的电子照片并对照片做简要说明。因公出国（中长期）因公出国（中长期）根据江苏省农业科学院外事管理办法 （苏农院字2012136 号）规定， 因公中长期出访是指出访期限在三个月以上（不含三个月）的合作研究、学习 培训、执行项目任务等业务性出访。中长期因公出国的程序中长期因公出国的程序 院内审批办理出国批件申请私人护照及办理签证申请外汇 购取外汇签订出国协议外汇核销提交回国证明和出访报告2.1 院内审批（院内审批（10 个工作日）个工作日） 出国人员，在取得国外正式邀请函后，应及时到院外事办公室办理院内审 批手续，并提供一下材料

13、： 1. 填写完整、由所在单位分管外事领导签字及加盖所章并由科研处及财务 处有关人员签字的江苏省农业科学院中长期出国境人员审批表 （可 在院科研处网站资料下载院有关资料中下载） 。 2. 外方邀请函及其翻译件。 3. 在外期间工作计划（包括主要出访任务和分阶段工作内容） 。 4. 出访费用来源（可提供项目合同书或项目执行情况表） 。 5. 主持项目移交表（可在院科研处网站资料下载院有关资料中下 载） 。 6. 主持项目移交汇总表（可在院科研处网站资料下载院有关资料 中下载） 。2.2 办理出国批件（办理出国批件（5 个工作日）个工作日） 1. 因公临时出国人员备案表 （可在院人事人才网站下载，

14、填写后将电 子版发送给人事处干部科吴云良即可） 2. 其它材料由院外事办公室准备。2.3 申请私人护照及办理签证申请私人护照及办理签证 由于我省外办不受理超过三个月以上出国人员的因公护照申请和签证申请， 因此出国人员需自行前往南京市公安局出入境管理处申请私人护照并自行办理时间就是金钱，效率就是生命！唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！前往国的签证。2.4 申请外汇（申请外汇（3 个工作日）个工作日） 1. 往返国际机票购票单第一联（国际机票需在财政厅定点单位采购，定点 单位及其联系方式见附件 1） 。 2. 其它材料由院外事办公室准备并将财政厅出具的用汇审批通知单及用汇 通知书转交给出国人员。

15、2.5 购取外汇购取外汇 出国人员取汇前，应先将人民币汇到省财政厅指定的中国银行股份有限公 司江苏省分行营业部配汇账户上，待省中行确认到帐后，出国人员即可凭财政 厅出具的用汇审批通知单及用汇通知书、银行进账单、退款账号，到省中行提 取外汇。 购汇地址：南京市中山南路 148 号 1 楼营业大厅 配汇账户：中国银行股份有限公司江苏省分行营业部 账号：04413842 开户银行：省中行营业部 联系电话：84207888-60122 （非美元币种及超过 5000 美元以上金额需于 下午 3：00 前电话预约，隔日取汇）2.6 签订出国协议签订出国协议 出国人员在出发前，应与院签订出国协议，明确出国人

16、在外期间应完成的 工作任务、达到的目标要求及享受的国内待遇。出国协议文本将由院外事办公 室有关同志负责准备，经出国人确认无异议后，由出国人、担保人、出国人所 在研究所、院人事处和院外事办公室共同签订。2.7 外汇核销外汇核销 出国人员回国后，应在 15 日之内到院外事办公室办理外汇核销手续，将国 际机票定点售票单位的专用发票或电子客票行程单报送至院外事办公室外事管 理科。2.8 提交回国证明和出访报告提交回国证明和出访报告 出国人员回国返岗后，应及时将由所在单位出具的回国证明报送院外事办 公室，同时于 20 日之内提交出访报告，出访报告的内容依据苏农院字2012 136 号文（关于印发江苏省农业科学院外事管理工作办法的通知）中的附 件 5（出访报告编写提纲 ，文件电子版可在院科研处网站资料下载 院有关资料中下载） 。此外，还需单独以 word 文档提供与