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1、版 本A.0A.0编 号Q/QLQP01-2004Q/QLQP01-2004重庆长安群力汽车 配件有限公司文件和资料控制程序文件和资料控制程序页 数1 1/6/61 1 目的目的对与质量有关的文件进行控制，确保文件控制过程符合本规定要求。2 2 适用范围适用范围本程序适用于与质量有关的技术文件、质量管理文件、外来文件控制过程的管理。3 3 职责职责3.1总经理负责质量手册和程序文件的批准和发布。3.2管理者代表负责质量手册和程序文件的审核。3.3各部门负责人负责本部门作业指导书和管理文件的编制、批准和管理。3.4质管科负责质量手册 、 程序文件及相关的作业文件的归档管理。3.5技术科负责产品设
2、计文件和工艺文件的编制、绘制、更改控制，并负责技术文件及与产品有关的外来文件（含顾客提供的产品规范）的管理。3.6办公室负责公司行政文件的编制和管理。4 4 定义（无）定义（无）5 5 程序程序责任部门 工作程序质管科/办公5.1 文件的管理和控制室/技术科5.1.1 在对质量体系运行起重要作用的生产现场、检验岗位等场所都能易于得到相应文件的现行有效版本。5.1.2 能从使用现场及时撤出失效的/作废的文件，或者带有明显的时间、版次等标识，确保防止误用。5.1.3 为法律的或者积累知识为目的保留的任何作废的文件都要进行标识，并加盖作废留用章。5.2 文件的分类质管科5.2.1 质量体系文件：如质
3、量手册（SC） 、程序文件（QP）以及三层次作业文件（WI） 、质量记录（QR）等；技术科5.2.2 技术文件：如设计图样、技术规范、工艺文件、设备文件、工装文件、检验文件等；技术科5.2.3 外来文件：与技术质量相关的国家标准、行业标准、法律法规、顾版 本A.0A.0编 号Q/QLQP01-2004Q/QLQP01-2004重庆长安群力汽车 配件有限公司文件和资料控制程序文件和资料控制程序页 数2 2/6/6客提供的文件等。5.3 文件的编制5.3.1 质量体系文件的编制依据：a） 质量管理体系标准；b）适用的法律法规和其他要求；c） 公司的经营、规模。质管科5.3.2 质量手册和程序文件应
4、标识编号、状态、修改、文件批准、发布日期等。质管科5.3.2.1 质量手册的编号组成如下：Q/QL SC 颁布的年份号（如 2004，2005）质量手册代号公司企业标准代号质管科5.3.2.2 程序文件的编号组成如下：Q/QL QP - 颁布的年份号（2004，2005）程序文件编号（01，02，03，）程序文件代号公司企业标准代号质管科及5.3.2.3 作业文件的编号组成如下各部门 QP - WI -颁布的年份号（2004，2005）作业文件编号（01，02，03，）作业文件代号程序文件编号(业务流程号)程序文件代号版 本A.0A.0编 号Q/QLQP01-2004Q/QLQP01-2004
5、重庆长安群力汽车 配件有限公司文件和资料控制程序文件和资料控制程序页 数3 3/6/6技术科5.3.3 技术资料的编制按技术文件编写规定执行。总经理5.4 文件的审批质管科5.4.1 体系文件由质管科组织编制，其审批应符合以下规定：总经理5.4.1.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准发布；总经理5.4.1.2 程序文件由管理者代表审核，总经理批准；各主管领导5.4.1.3 作业文件由主责部门编制，并经部门负责人审核后，报主管领导批准。技术科5.4.2 技术文件由技术科编制，其审批按技术文件管理作业指导书规定执行。质管科/办公5.5 文件的归档和发放室/技术科5.5.1 体系文件的归档和发
6、放5.5.1.1 体系文件的归档质量手册、程序文件、三层次管理文件、作业文件由质管科归档管理；5.5.1.2 体系文件的发放质管科/办公室 1）质量手册、程序文件、三层次管理文件、作业文件由质管科按文件发放/技术科/收回记录发放。 文件发放/收回记录由质管科提出，部门领导审核， 管理者代表批准。质管科2）若文件丢失，使用者应办理申请领用手续，文件管理单位在补发文件时，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。质管科3）体系文件由质管科制定受控文件清单 ，在发放文件时应加盖“受控”标识，编号登记发放。发放新的文件时，要同时收回被替代的文件。质管科4）凡用户、上级机关需要质量体系文件，经管理者
7、代表同意，发放非受控文件，做好记录。质管科5）在受控文件清单中填写发放质量体系文件的版本状态。技术科5.5.2 技术文件的归档与发放技术科5.5.2.1 技术文件的归档按技术文件管理作业指导书执行。技术科5.5.2.2 技术文件的发放 技术科5.5.2.2.1 技术科根据生产、供销、检验各部门的需要确定发放范围和发版 本A.0A.0编 号Q/QLQP01-2004Q/QLQP01-2004重庆长安群力汽车 配件有限公司文件和资料控制程序文件和资料控制程序页 数4 4/6/6放份数（参照技术文件管理作业指导书 ） 。资料员按确定的范围和份数发放技术文件，并使用技术文件发放/收回一览表(需受控)进
8、行记录。外购、外协厂家需要的技术文件也按规定登记、编号发放。发放技术文件要加盖技术文件受控章（红色）和相应标识，以防止误用失效/作废的文件。技术科5.5.2.2.2 技术文件、图纸资料遗失需补发的，要写出遗失报告，写明遗失原因和防止遗失文件又被发现使用的措施，经技术科科长批准后补发。5.5.3 外来文件的归档与发放技术科5.5.3.1 外来国家标准、行业标准和地方标准、顾客提供的文件由技术科归档和发放。 技术科5.5.3.2 顾客提供的技术文件、图纸资料及其更改通知由技术科在 5 日内评审、分发和实施，并记录顾客更改通知在生产中实施的日期。5.6 文件的更改5.6.1 体系文件的更改各部门5.
9、6.1.1 编制部门填写文件更改通知单 ，报质管科备案，经总经理批准后，由文件管理员实施更改。质管科5.6.1.2 体系文件的更改应在修改记录予以记录。各部门5.6.1.3 文件修改由相关各部门提出，由原批准部门/人员批准。质管科5.6.1.4 质量体系文件修改采用换页的办法。换页时，取下修改前的页次，盖上作废章收回，换上修改后的页次。每修改一次都要填写在文件后放置的修改记录 。质管科5.6.1.5 质量体系发生重大变动，经总经理评审认为有必要全面修改文件，则应该及时换版。文件换版后要作换版标记，收回的文件应销毁，留用的加盖作废留用章。文件改动之处采用下划线的方式予以标识。技术科5.6.2 技
10、术文件的更改技术科5.6.2.1 当产品图样、工艺文件需要更改时，要填写技术文件更改通知单 ，并填写更改前后内容、更改原因和更改性质。 技术文件更改通知单经主管技术干部审核，由技术科科长批准。当他人对更改进行审批时，要提供原批件的背景材料。版 本A.0A.0编 号Q/QLQP01-2004Q/QLQP01-2004重庆长安群力汽车 配件有限公司文件和资料控制程序文件和资料控制程序页 数5 5/6/6技术科5.6.2.2 技术人员持经审批的技术文件更改通知单更改归档的蓝图和底图，更改采用划改的方法。经资料员确认后在技术文件更改通知单上加盖“底图已改“章，其后，技术科通知编制人员持技术文件更改通知
11、单按技术文件发放/收回一览表更改发放的全部同一文件，并在技术文件更改标题栏内写明更改编号、处数、标记和更改人、更改日期。并保存在生产中实施日期及结果的记录。质管科/办公5.7 文件回收、作废和销毁室/技术科5.7.1 文件由归口管理部门回收。5.7.2 更改、换版、破损等原因造成的作废的文件应以旧换新。并注“作废”标识。5.7.3 归口管理部门对回收文件应建台帐予以记录，注明“作废” ， “保留”或“销毁”的处置状态。5.8 文件有效性的检查、评价办公室5.8.1 办公室负责对行政文件的使用、管理情况每年底进行一次检查，并记录。技术科5.8.2 技术科对技术性文件的使用、管理情况每年底进行一次
12、检查，并记录。质管科5.8.3 质管科负责对体系文件的使用、管理情况每年底进行一次检查，并将检查情况书面汇报管理者代表。技术科5.8.4 外来文件由技术科对其使用、管理情况每年底进行一次检查，并记录。为保证外来资料现行有效，标准化员每半年要对外来资料进行检索。资料检索要加盖“检索“章，并标记检索日期。标准化员保存外来资料检索记录 。质管科5.8.5 由质管科收集文件有效性检查情况，在次年初组织技术、质量、生产等部门对文件的有效性进行审查评价，根据评价结果实施改进。注：所有带有版本控制的文件更改（包括外来文件）均在文件资料最新版本一览表中予以登记管理。外来文件的接受日期为接受版本的有效日期。对电
13、子文档要定期备份。版 本A.0A.0编 号Q/QLQP01-2004Q/QLQP01-2004重庆长安群力汽车 配件有限公司文件和资料控制程序文件和资料控制程序页 数6 6/6/66 6 相关文件相关文件6.1. 技术文件管理作业指导书6.2. 记录控制程序6.3. 文件编写规定7 7质量记录质量记录7.1 受控文件清单 QR-QP01-017.2 技术文件登记表 QR-QP01-027.3 文件发放/回收记录 QR-QP01-037.4 技术文件发放/回收一览表 QR-QP01-047.5 文件更改通知单 QR-QP01-057.6 技术文件更改通知单 QR-QP01-067.7 外来文件登记表 QR-QP01-077.8 外来文件检索表 QR-QP01-087.9 文件销毁记录 QR-QP01-098 8 程序流程图（无）程序流程图（无）附加说明：本标准由质管科提出；本标准由质管科、技术科和办公室共同起草；本标准主要起草人：本标准审核人： 本标准批准人：
