erp环境下的企业物料管理研究

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1、ERP 环境下的企业物料管理研究 ERP 的实施，是为了实现企业物流、资金流和信息流的全面集成。大多数企业在实现信息化 的过程中选择了引进 ERP，ERP 系统的引进对企业管理架构造成很大的影响，它代表了一种 新的管理模式，突破了企业原来的管理局限。企业为了适应新的管理模式，首先要改变管理 理念，其次，认识 ERP 系统的巨大管理功能，掌握系统的操作方法，根据企业管理需要深入 开发、运用系统信息。ERP 环境下的企业管理围绕企业的供应链展开，而物料是供应链中的 重要环节之一，笔者将就 ERP 物料管理子系统的实施、运行进行简要的探讨。 一、ERP 系统和物料管理的正确理解 ERP（Enterp

2、rise Resource Planning）是企业资源计划的简称。企业资源是指支持企业业务运 作和战略运作的事物，也就是我们常说的“人” 、 “财” 、 “物” 。ERP 是一个有效地组织、计 划和实施企业的“人” 、 “财” 、 “物”管理的系统，依靠 IT 的技术和手段以保证其信息的集 成性、实时性和统一性。 ERP 简单原理：根据销售订单或销售预测，通过 MRP（物料需求计划，根据物料清单 BOM、 库存 INV、能力 CRP）计算，产生车间生产任务 WIP 与采购物料需求 PO。采购部门按照采 购物料需求同时考虑库存生产提前期进行采购。 车间根据生产任务组织生产， 同时到仓库领 料，

3、生产出的产品入库，进入销售。根据对应的价格与数量产生资金与成本的管理，所有信 息通过计算机管理，达到物流、资金流、信息流的统一。下文以美国 ORACLE 公司 ERP 软件 为例，就企业的物料管理（分销子系统）过程进行简要的说明和分析，简分为采购管理和库 房管理。 采购管理概述：ORACLE 采购管理系统可以帮助采购人员迅速处理采购请求、采购定单、定 单在线审批及供应商管理， 采购人员可把精力集中在战略性供应基地开发和采购过程控制的 改善及提高工作效率与质量上， 同时加强采购部门同相关部门的联系， 及时反馈信息与解决 问题等。 库存管理概述：ORALCE 库存管理模块是 ORALCE ERP

4、系统中的基础模块，它与采购、车间、 计划、质检、财务等模块高度集成，库存的每一笔出入库业务都实时产生相应的财务信息， 通过过账传入总账，形成会计凭证。 二、ERP 物料管理系统实现的功能和业务流程 ERP 应用实施过程实际上是企业的重组优化和管理现代化的过程， 因此正确认识 ERP 的作用 十分重要，首先要了解 ERP 物料管理系统实现的功能和业务流程。 采购管理模块实现的功能： （1）通过运行库存计划，自动产生采购申请，可以辅助制定科学 的采购计划； （2）根据采购计划自动创建采购定单，采购定单在线审批； （3）所有采购定单 均可以通过系统查询，提高采购定单的透明度，可以不断提高采购管理水平

5、； （4）建立详细 的供应商信息，记录供应商的产品准时交付率，记录供应商的交易历史与价格变化。 采购处理流程：生产部门根据生产物料需求计划向物资采购部门提交“采购申请单”采购 部门进行询价、列表比较、议价、价格审批、选择供应商、定价等环节后，计划员操作系统 自动创建“采购订单” （或者采购部门经过与供应商协议或招标方式确定物料采购价格后创 建“采购订单” ）采购员根据批准的采购订单进行物料采购实物交货，业务员对物料进 行接收或检验、接受入库。具体流程如图 1 所示。 库存管理模块实现的功能： （1）所有库存业务实时产生会计信息，财务人员不再重复录入会 计信息， 减少工作量， 解决账实的一致性控

6、制问题； （2） 可以实时了解库存现有量情况； （3） 通过查询事务处理可以获得所有仓库操作信息，领用单位可以获得本单位某一成本（费用） 类型的信息； （4）可以提供仓库一段时间收发业务的汇总数，通过运行报表也可以获得某一 会计期间（或时间段）的库存值，实时监控库存情况； （5）制定合理的库存计划，可以有效 控制库存积压。库存计划可以根据市场、生产情况进行调整，使库存计划不断趋向合理化， 加速流动资金的周转； （6）可以查询物料标准成本，并对成本进行修改，修改的成本可以实 时反映到库存物料中。 库存处理主要流程：采购接收检验物料交货入库退货发料计划和控制。具体如图 2 所示。 三、ERP 分销

7、子系统运行过程中出现的问题 在 ERP 系统运行过程中，部分系统缺陷和管理缺陷逐渐涌现，主要如下： 1系统功能强大，不过缺少开发，系统功能未能完全“为我所用” 一方面，我们难以完全理解其中的定义、概念和功能，即是说有部分系统功能未被我们了解 和吸收，也就无从开发、利用；另一方面，由于东方、西方企业的管理模式、管理方法、业 务流程和会计核算方法存在差异， 运行该系统生成的部分数据结果不符合企业会计核算的要 求，需要专业人员进行二次开发。 2人为录入错误，使系统产生许多“垃圾数据” ERP 系统是一种流程化的管理，一旦由于人员的疏忽或操作失误，在系统中输入错误的原始 数据，计算机无法识别，只会将错

8、就错地进行各种计算，自动处理的结果数据就变成“垃圾 数据” ，影响系统的正常运行。 3日常工作中，ERP 系统采购管理和库房管理模块的操作错误，严重影响了库存控制管理 和财务信息的准确性 系统操作错误主要有： （1）采购订单管理存在的问题：未及时或未按采购申请单下达采购订 单导致缺料影响生产； 不按实际采购价格下达采购定单； 下达采购订单的采购数量未按采购 申请进行，导致库存量太大等。 （2）管库管理存在的问题：实物送达仓库，管库员当天不做 采购定单接收，或发料不及时在系统中录入，导致物料入库、出库的系统操作与实物管理不 同步，出现账外料问题；须检验的物料接收后两天内未将送检单交检查员，或不及

9、时将检查 合格的物料入库等。 4子库存管理不到位，账实不符 系统设置“子库存” ，主要是用于存放那些已从物料库房中领出可还没投入生产而摆放在生 产现场的备用物料。由于这部分物料流动性比较大， “子库存”操作人员没及时登录系统进 行备用料补充入库和发料出库等操作，造成账实不符，严重影响生产成本的归集。 5物料的计划和控制管理存在缺陷，造成材料库存积压 库存控制问题长期困扰着企业， 库存量到底达到多少程度为最佳， 这已成为企业成本管理中 的一个难题。在实际工作中，经常发生生产计划变更或客户需求的变化而影响生产和采购， 由于信息沟通不及时，物资供应部门只是进行“机械采购” 。买回来的材料因产品品种变

10、更 或修理产品的修程（技术和质量要求）变更而变成了“无用”材料。 6缺乏监管 由于监督力度不够，操作错误不可避免地涌现， “垃圾数据”日积月累，影响系统数据的及 时性、真实性和准确性，甚至会危及系统的正常运行。 四、关于强化 ERP 系统管理的思考 针对系统运行过程中出现的管理缺陷， 企业要采取措施解决问题， 以充分发挥 ERP 系统的效 能。 1成立专门 ERP 系统管理机构，设置专业技术人员岗位 ERP 环境下的业务处理都是以电算化系统为主， 因而系统的运行维护需要企业拥有具有计算 机专业技能的员工，拥有对操作系统、应用程序或数据的管理权限，进行日常系统维护和系 统报表开发。在系统运用过程

11、中，需要系统管理员及时处理系统出现的异常问题，进行日常 维护和必要的数据备份。 系统的后期开发尤为重要， 为了满足企业的基础管理需求以及一些 特殊的需求，如企业需要的各项费用明细表、库存事务处理汇总表、配件更换率统计等，由 于原系统无法自动统计、汇总和输出，这需要专业技术人员进行系统二次开发，设计外挂程 序（编写开发程序，从系统中寻找数据源，自动生成数据结果） ，才能满足各单位的使用、 管理需求。因此无论是在系统的推行实施阶段，还是系统的正式运行阶段和升级阶段，企业必须配备专业机构或专职人员（系统管理员、网络维护员、软件开发人员等）对系统进行管 理与开发利用。 2加强员工入职前培训 ERP 系

12、统的实施， 不可避免地对企业原有的管理理念和管理模式、 作风和习惯、 程序和方法， 以及责权关系和体制结构等造成冲击。 且新的业务流程和新的管理方式对人员素质也提出了 更高的要求，引起部分员工的岗位危机，进而对系统运用产生抵触情绪。因此要高度重视员 工的入职前培训，深入宣传 ERP 系统管理模式，促进员工从管理思想、管理理念和服务意识 方面转变，让员工深入了解系统的内控制度和业务流程，熟练掌握系统操作方法，提高员工 的责任感，尽可能避免人为的操作错误，保证数据源的真实、准确性，提高工作效率。 3设置系统运行专职监管人员，完善奖励、处罚等激励机制 系统的运行靠人工操作，而人的疏忽不可避免，为尽可

13、能避免人工录入错误数据，保证系统 自动处理数据的准确性， 企业应高度重视系统日常监管的作用， 继续设置专职人员进行系统 运行监管，以监督、指导各岗位人员严格按系统操作规范进行操作，对日常发现的系统操作 错误及时通知当事人改正，并按规定进行考核，以减少操作错误。并且要不断完善系统运行 方面的奖励、处罚措施，提高员工维护系统正常运行的积极性。 4完善采购管理、库存控制制度，规范流程，加强库房日常管理 采购管理和库存控制得好与坏直接影响企业的经济效益， 企业要高度重视， 从降低库存的具 体切入点入手，不断完善采购管理和库存控制制度，规范流程，加强库房日常管理。为了解 决库存膨胀问题，建议物资供应部门

14、： （1）密切关注生产和销售的动态变化，合理控制供货 周期， 节约成本；（2） 规范管理补库流程， 物资供应部门需要对原材料等存货进行使用跟踪， 为什么根据生产请购单的时间采购回来的存货不能及时运用？为什么请购量远远大于实际 用量？为什么在生产中途轻易改变原定材料的用途？物资供应部门只有这样不断地询 问、不断地对问题追踪，才能真正降低原材料库存。如果不改变“机械采购”的状况，问题 永远不能解决。当然，这需要其他部门如生产部门、生产单位的配合； （3）应定期、不定期 进行实物盘点，保证物料现有量系统数据与实物数据相符； （4）清理积压物资，分析积压物 资的成因，尽可能避免同样情况的出现；与生产部门和外部兄弟单位多沟通，调剂使用还能 用的材料，对不能调剂使用的材料及时提出处理方案，以减少存货资金占用损失。 5加强信息沟通 为什么我们采购回来的材料长期积压得不到使用？主要原因是物资供应部门和生产部门 （或 单位）之间沟通脱节。财务部门、物资供应部门和生产部门应充分利用系统产生的信息，资 源共享，遇到问题及时沟通，及时反馈信息与解决问题。