行政人事6+6全解析

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1、行政人事（6+6）全解析 资深 HR 版权所有 全面解析行政六大模块和人事六大模块 具体内容、注意事项、实操方法和部门案例 (c) by Foxit Software Company, 2004 Foxit PDF Editor -第一章 行政人事概述 说起行政人事大家并不陌生，这是一个无论大小公司都会有的一个职能部门，也是常被人提起，看似 又无关轻重的一个部门，也曾听人说： “行政人事不就是一个打杂的嘛，是个人就能干得了” ，话说的偏激 了一点，但当下形势也就是如此。 经历了很多公司，不得不承认行政人事部一直都是各公司中的边缘部门，这点在公司例会上应该很清 楚，每次会议内容份量最重的一定是生

2、产、销售或业务等部门，行政人事部定位就是后勤部门，所以也注 定了做行政人事的人成长空间是有限的。行政人事做到最高职位也就是一个 CHO(人力资源总监)，而公司 的副总、总经理一般都是生产或销售出身，道理很简单，一个公司的老大，是要带领这个公司赚钱的，不 是用来花钱的。 认清了行政人事的定位，就要知道行政人事具体包含的内容，我们经常讲的行政人事，其实行政和人 事本来就是分属不同的范畴，如果正规的大公司应该设立两个部门，一个是行政部，一个是人力资源部， 但多数公司为了成本考虑，将行政和人事和在一起，这也很正常。 一、 行政人事定义 一个公司的行政人事部确实是一个后勤部门，部门的职能核心理念就是解决

3、公司日常生产经营中员工 的衣食住行等问题，不能为公司创造直接的经济效益，但是同样不可或缺，行政人事运转正常，对公司规 章制度的执行、企业文化的建立、员工的稳定性、生产效率的提高都会起到积极的推动作用，而相反则会 严重影响公司前进的步伐，就像前进的汽车后面挂了一块大石头。 二、 行政人事现状 随着社会经济的发展，行业竞争日趋激烈、原来靠低成本、低人工、低品质赚取巨额利润的年代已经 过来，尤其是劳动密集型企业，不仅在地方政府方面得不到支持，而且企业内部也面临管理危机。众多企 业反映出来的核心问题就是“原材料、人力资源和市场”三大方面的问题。而原材料受国家政策影响 不可控。市场的竞争是必然的结果，符

4、合市场规律，优胜劣汰必须适应，唯独人力资源所包括劳动力 成本和技术创新成本，是可以培养和开发的。劳动力成本（工资）的上升是必然，可以通过提高质量和效 率来平衡，技术创新永无止境，可以提供更为先进的研发平台和专业培训来提高。 鉴于此现实情况，越来越多的企业开始重视行政人事的工作，具体的讲就是重视人才了。企业中行政 人事的地位势必会慢慢得到重视和提升。据专业机构评估，一个称职的总经理，必须具备的三个技能：生 产工艺或销售、人力资源和财务。 三、 行政人事入门 因为行政人事入职门槛很低，也就是通俗的说法，是个人就能干的活，导致行政人事的人才秩序混乱 参差不齐，由于有些企业对行政人事部也不看重，做好做

5、坏都没关系，再加上裙带关系，部门价值就更加 低了，没有增值空间，也没有发展空间。好的人才留不住，二等人才管理整个公司行政人事后果可想而知。 所以奉劝那些想入门行政人事的人，一定要看清自己的能力，没什么水平的，在优秀的环境下混不下 去。有高水平的，一定要找到合适自己的一个平台，做人力资源对自己都没有一个清晰的定位，这是很不 应该的，就像木工不会用斧子的一样。 以后的人才竞争，一定会更专更尖，想混日子的人，想守着自己一亩三分地不思进取的人、想高不成 低凑合的人不用企业淘汰你，你自己就把自己淘汰了。 四、 行政人事分类 行政和人事分属不同范畴，行政包括六大模块，分别为：文控文秘、活动组织、后勤杂务、

6、保安、厨房和网管；人事六大模块，分别为：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、薪酬和福利、绩效管理和 员工关系。 行政和人事不同之处在于，行政工作主要侧重于管物，人事工作侧重于管人；行政工作是干活的，人 事工作是用脑的；行政工作务实，人事工作务虚；行政工作重在执行，人事工作重在计划。随便拿出两个 模块，对比一下，厨房：就是管员工吃饭的，实实在在的事情，一天不干就没饭吃，人员素质要求不高， 能炒一手好菜就行；员工关系：整天就是于员工斗智斗勇，如何摆平千奇百怪的员工矛盾，一个矛盾的处 理，有可能要想几天。 五、行政人事展望 为什么很多人想做行政人事，一个是因为入门容易，另外一个就是真的可以学到很多

7、东西，一个人无 论是开店、打工、做老板，无非是两点要求：做人和做事，而行政人事工作正好就是锻炼你这两方面的能 力，行政工作重在做事，人事工作重在做人。如果你能做到行政人事经理这个位置，相信你在为人处事方 面一定有所建树的。没有什么岗位比这个更能锻炼一个人，你所具备的能力和素质，不仅在工作中有用， 在将来生活上都受益无穷。 第二章 文控文秘 文控文秘主要是指行政人事部办公室内的一些日常工作，岗位为文员，工作是文职工作，职位包括： 前台，秘书，办公文员等。 一、 岗位职责 文控文秘主要职责在于文件的控制和信息的传递，有形资料的整理、归档、查询，无形信息的记录、 传递、落实。按行政部门正常设置岗位分

8、为：前台接待、办公文员和秘书。 前台接待主要职责电话转接、客户接待、文件收发、会议预定、车票机票、通讯信息等，不同公司内 容稍有差异，但主要是就是以上几点。 办公文员主要职责，因为这个职位经常是万金油，所以涉及工作内容也比较杂，不仅仅要做行政中份 内的工作，比如办公用品、费用催缴、费用报销、文件打印、宿舍、厨房、清洁卫生、活动组织等内容， 还可能会协助人事方面的内容，比如说，考勤、入职离职手续等。 秘书主要是为行政副总或人力资源总监配置的， 主要工作就是协助副总或总监的工作， 完成文件撰写、 打印、通知、翻译、上传下达、督促等工作，可能会出席一些应酬活动。 二、 任职要求 前台文员对形象要求比

9、较高，长的不能太丑或太妖艳，淑女型为首选。另外对情绪控制、文明礼貌、 电脑操作有一定的要求。前台的工作相对来说是比较单调的工作，岗位流动率是较大的，一般能做到三年 就已经是老员工，为了人才的梯队培养，应该尽快转到下一个岗位即办公文员，当然有些前台文员会谋它 路的。 附上一段公司前台的招聘要求： 1、女性，未婚，18 岁30 岁，中专以上学历 2、身体健康，五官端正，举止大方，气质佳，有修养 3、普通话和粤语流利 4、有耐心和亲和力，沟通顺畅 5、熟悉办公设备操作及电脑办公软件使用 6、具备商务礼仪知识和技能，有工作经验者优先 办公文员涉及的工作内容非常杂， 应该是所有行政人事工作最杂最乱的岗位

10、， 要求要有一定的条理性。 做事认真，有安稳的性格，女性较佳，年纪在 25 岁30 岁左右，太年轻不定性，太老了，家事又影响较重。有一定的专业经验，能够很快上手的，虽然办公文员的工作专业性要求不高，但还是需要具备一定的工作 经验和工作能力的，对电脑，文件处理，撰写文稿要比较擅长，还要有亲和力，因为涉及到和人打交道的。 行政工作杂乱没有什么技术含量，但却非常能够锻炼一个人，一般的行政老大，都是从这步干起的， 多积累点经验，多学学与人沟通、处理问题的方法，举一反三，在工作中悟出做人做事的道理，不要为干 活而干活，要带着脑袋做事。不要怨天尤人，每天要死不活的样子，拿出你的认真和细致，把最简单的工 作

11、做好，你才可能成大器。 举个例子： 一个省长的秘书，每天的工作无外乎给省长端茶倒水，送递文件，就是这样简单的工作，至少有四五 个秘书在做，但大家都知道，一定要混到秘书长这个职务才最有发展。所有的秘书都重复同样的工作，重 复到想吐，慢慢的有些人就可以松懈了，而省长也在观察，五个秘书做同样的工作，表面根本看不出分别， 那只有看细节了。突然有一天一个秘书晕乎乎的敲门而进送递文件，就是这样简单的动作，太熟悉了，结 果开门时碰到省长走过来，把文件撞了一地了。这个秘书基本被 PASS 了，因为省长使用的是排除法。 秘书相当于副总或总监的私人文员，技术含量更高，当然素质要求就更高，这里着重谈素质，因为在 这

12、个位置，已经进入公司的中高层。总监不仅要求你完成任务，还要求你懂得思考，权衡和随机应变。责 任心、忠诚、善于沟通、有亲和力都是你必须具备的能力。 到达这个位置时，作为一个女性的秘书，你有可能就有考虑到什么该坚守，什么该放弃了。将来事业 达到什么样的程度，你想成为一个什么样的人，全在你的选择。那种只想着完成工作、做好自己，虚荣心 很强的人是不适合这个位置的 第三章 组织活动 行政部组织活动是一大课题，组织活动的主要目的也是笼络人心，塑造企业文化（关于企业文化，在 后面有讲） ，对于大公司每次活动都是对组织人的一次考验。通过组织一个活动可以学到很多东西。真心 希望组织人不仅仅为了完成任务，而是从统

13、筹全局的角度去享受整个活动的过程。 一、 组织活动的类型 对于一个企业来说，有很多常规的活动，比如说，春茗晚宴、运动会、员工旅游、春晚（吃饭，表演 和抽奖） ；特殊节目的活动，如，元宵节灯会、3.8 妇女节、5.1 劳动节、5.4 青年节、10.1 国庆节、8 月 15 中秋节、元旦晚会等；还有员工福利方面的，如，员工生日会、联谊晚会等；企业方面，如，周年庆典、 技能比赛、优秀员工评比、供应商接待等。 以上活动形式各有不同，但只要组织一次就应该没问题了，重点在于推陈出新，有新花样。 二、 组织活动的流程 对于任何一个活动的流程都大同小异，无非是：审批，策划、组织，协调、执行、监督、总结。逐一

14、环节分解说明。 审批：主要是取得公司书面形式的同意，摸清公司领导费用标准和预期效果。 策划：组织部下各抒己见，全盘考虑，详细注明活动的每一步骤。 组织：活动方面确定后分工到人，发挥每个参与人的功能，统筹兼顾。 协调：处理不同组织和个人之间信息互动和分歧解决，保证活动的畅顺。 执行：强有力的执行手段，确保活动不因故停滞，排除困难，执行到底。 监督：及时发现活动过程中偏离方向或者违规的行为，及时纠正适当给予警告或处罚。 总结：活动结束后，总结本次活动的亮点和不足，为下次活动做准备，同时也是自我成长的过程。 三、 组织活动的要点 一个活动是否成功，要抓大放小，不可能做到完美，但关键环节不能出错。下面

15、就总结几个关键点供大家参考： 1、 责任心 凡是这种大规模的群体活动，都是有一定潜在风险的。作为组织方必须具备严谨认真的心。听起来做 活动就是玩的。对于员工来说是“享受” ，对于组织方来说就是“受累” ，如果组织方应付了事，也沉于享 受，那这样的活动即使办下来了，效果和质量也不会好。因为角色定位很关键，作为组织方就是干活的， 责任心的体现主要是跟进、随时注意活动中的每个细节，如，领导没茶水了、员工要上厕所、红地毯拱起 来了、讲台偏了、气氛太闷等等，没有责任心就发现不了。 举个例子： 搞春晚时，第一个节目是所有管理人员合唱，由于平时忙就排练几次，演练时退场是由每排第一个人 带着离场，结果正式开场

16、时，老总没上场，离场时无人带队，退场时很乱。分析，本来是好意，让老总带 领，但组织者没有预计到老总很忙的，万一不能上怎么办？所以还是考虑的不周全。 2、 全面策划 一个活动的成败之初就在策划，而这不仅需要一个丰富经验的组织者，更需要相互配合的一个团队， 作为组织者就必须争求每位成员的意见，运用头脑风暴的方法，将活动中可能出现的问题全部罗列出来， 一一解决。把流程梳理几遍，不要漏掉一个环节，重要步骤可以现场演示、彩排，把策划方案打印出来， 随身携带与其他部门主管反复推敲，尤其是老总的意见，这样做，一方面得到各部门的支持，一方面得到 老总的信任。一个成功的组织活动实际上已经在组织者的头脑里举行多次了。 3、 信息汇总点 这点其实在公司各方面的工作中都是尤为重要的，我们的很多公司明知道这点，但一样犯错的，因为 公司规模大了，部门多了，人员复杂了，很难保证信息传递的集中性和质量。无论我们是组织一个大型的 活动，还是做一个项目，公司都会指派一个项目负责人。这个负责人有时是一个虚职，有