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1、电子政务 2 - 3 E-GOVERNMENT2009165论坛系统在协同办公中的应用陈玮中共福建省宁德市委党校 福建福安 5 5 0 0 0摘 要:关键词：论坛系统；协同办公；网上办公对将论坛系统改造为协同办公环境的可行性作出分析，并以D i s c u z ! 6 . 1 论坛系统为改造原型，对关键性设置内容作出说明，实现协同办公中对于流程管理、权限管理和文档版本管理三个方面的基本要求。论坛系统近年来发展很快，A p a c h e / M y S Q L / P H P 三个免费且强大的组合，给论坛系统的构建提供了强劲的后台支持。而开源思想也逐渐深入人心，越来越多的人投入到开源项目中，为
2、自己喜爱的项目贡献力量。目前国内比较流行的论坛系统有D i s c u z ! 和P H P W i n d 等，在功能和性能上都做得相当完善。D i s c u z ! 6 . 1 版还推出了集成安装包，一次性完成A p a c h e / M y S Q L / P H P 和D i s c u z ! 的安装和基本配置，使论坛系统的搭建非常快捷方便。笔者所在单位因为工作上的需要，希望能够构建一个网络环境，实现基本的协同办公应用。由于资金的限制，无法购置像L o t u s N o t e s / D o m i n o 或者M S O f f i c e /S h a r e p o i
3、 n t 这样的系统及其所需的硬件。但是在搭建局域网论坛系统时，发现若能对论坛系统加以改造和利用，仍然可以实现协同办公的目的。一、可行性分析从协同办公的基本要求看，主要是要实现流程管理、权限管理和文档版本管理三个方面。对于流程管理，论坛的发帖、跟帖的过程本身就是流程的体现；而论坛系统都有相应的权限控制功能，如用户分组、等级分类、板块 /分区的访问限制等，这些都是权限管理的实现形式；至于文档的版本管理则可以利用论坛的上传 /下载附件的功能来实现。另外，论坛系统大都还有“留言”或者叫“站内信” 、 “短消息”的功能，可用于相关提醒或简短的信息交互，作为流程管理的补充。更重要的是，这些论坛系统大都提
4、供了源代码，只要有一定的编程基础，完全可以根据实际情况，对其进行定制和改造，以适应个性化需求。当然，实际使用中要注意论坛系统的使用授权许可是否允许对其进行修改，另外，免费的授权许可大多只适用于非营利性的用途。由于笔者所在单位为学校，协同办公仅应用于内部网络，要求也不是很高，并不需要按照理论来实现真正完备的工作流或者文件流管理体系，只要能够达到和实现上述三方面的管理要求即可。于是，以使用中的D i s c u z ! 6 . 1 . 0 ( 2 0 0 0 8 0 8 0 5 版) 论坛系统为改造原型，大致确定了如下的构建方案：利用论坛的分区分板块功能，设置不同性质的板块，对应于不同的科室或部门
5、的工作环境；再建立用户组与各科室或部门相对应，每个用户组只在对应的板块中有相应权限；最后将不同的用户根据实际工作需要划分到不同的用户组中。这样就完成了最关键的权限管理形式的规划安排，而流程管理和文档版本管理则可以直接利用论坛系统本身的功能来实现。二、具体规划与设置（一）全局设置首先是全局环境的设置，在D i s c u z ! 论坛系统中，与协同办公相关的关键性全局设置不多，其中一个设置就是关闭注册，因为将论坛系统用于协同办公，用户是依166 电子政务 2 - 3 E-GOVERNMENT2009实际工作人员而定，由网络的管理人员来建立的，不需要也不允许自行注册新用户。同时，还需要根据用户组进
6、行权限的划分，这样即使自行注册了新用户，也没有任何可操作的权限。另一个设置就是隐藏无权访问的板块。这一项设置可根据实际需要进行。通常实际办公环境一般是多人共用一台电脑，如果忘记了用自己的用户名登录，对于隐藏无权访问板块的设置，用户会找不到所需的板块；而如果不隐藏，又会造成能进入却不能操作的误会。这种情况预先给使用人员做一下说明即可。另外D i s c u z ! 还提供了许多其他的全局性选项，比如统计和优化等，可以根据实际情况进行设定，因为这些内容和我们需要的协同办公本身没有直接关系，只是涉及到论坛系统的运行性能，在这里就不再予以赘述。（二）用户组设置用户组的设置，自然是根据本单位的人事分工和
7、级别的具体情况来进行。这种用户组可以分为校长副校长、校委委员、科室主任等一些属于全校性的、非单独部门的用户组，以及按照各个职能部门设置的用户组，比如办公室、行政处、信息中心等。这种用于进行权限安排的用户组类型，并没有使用D i s c u z ! 作为基本权限控制的积分制度，也就是所谓的“会员用户组” 。毕竟，我们是将论坛系统用于协同办公环境，而不是依靠发帖 /跟帖的数量来取得相应的权限。根据D i s c u z ! 所提供的权限管理功能，我们利用它的“特殊用户组”模块来实现用户权限管理，这种用户组也是惟一可以直接进行有针对性具体设定的组类别。而对于D i s c u z ! 提供的另外两个
8、用户组类别“会员用户组”和“系统用户组” ，它们的权限设置和使用方式，并不适合我们所需要的管理形式。另外，在设置时，注意最好将所有用户组的阅读权限都设置成一样，因为实际的权限是通过在不同板块指定用户组权限来实现的，并没有依据阅读权限进行相关的管理。具体来看，每个用户组的关键性权限设置如下：基本设置：允许访问论坛，阅读权限为1 ，允许查看用户资料( 方便“短消息”的发送) ，允许全文检索( 以方便查找内容) ；帖子相关：允许发表新话题 /回复，不需审核直接发帖，不允许匿名发帖，不允许设置帖子权限；附件相关：允许发布 /查看 /下载附件，不允许设置附件权限，不限制附件类型和文件大小。另外根据实际情
9、况，还设置了一个特殊的用户组“打字室” 。设置该用户组的目的是结合下文提到的特殊板块“文档打印” ，以完成相关文件的打印工作，具体的权限设置情况参见下述相关内容。其他方面的设置内容可以根据实际需要进行设置，比如是否允许隐身等。而和工作管理无关的内容，最好全部禁用，比如发起悬赏、发布商品、道具使用等等。（三）论坛分区和板块设置论坛的分区和板块的设置是重点内容，相应需要设置的部分也比较多。首先是分区和板块的划分，根据实际工作性质，设置三个不同类型的分区：综合办公区、部门办公区和特定事务办公区。综合办公区用于日常性的综合事务，部门办公区则用于各个独立部门的内部事务。这两个分区中下属板块的设置，就是根
10、据前面的用户分组来分别建立，比如综合办公区下设置有校长副校长、校委委员等板块，部门办公区下则设置有办公室、行政处等各科室的相应板块。而最后一个分区“特定事务办公区” ，则是针对一些很难依据职能部门来划分的事务，或者是需要根据具体情况来决定参与人员的特定事务。一般来说，这种类型的事务都是临时性的，因此其下属的板块，都是根据实际情况随时新建，比如有“大专体制验收” 、 “十七大教学研讨” 、 “图书馆数字化建设” ，等等。完成分区与板块的划分和建立后，接着设置各板块本身的权限。各个板块中共同的关键性设置有两点：一电子政务 2 - 3 E-GOVERNMENT2009167是发帖不需要审核；二是不允
11、许编辑帖子，因为是用于工作管理，随意编辑内容容易造成误解，也不利于工作的确认。当然，其他和工作无关的功能选项，比如发起商品主题、视频主题之类的内容，依旧是全部禁用。接下来就是针对不同板块来设置各个用户组所具有的权限。由于应用的目标是协同办公，因此某个用户组对于具体板块的权限，要么全有，包括阅读、发新帖、跟帖等，要么全无，连浏览的权限都不允许。另外，作为全校管理核心的校长副校长，有着最高的管理权，因此，对于“校长副校长”这个用户分组，在每个板块中都拥有全部的权限，以方便他们查看和管理相关事务。除了“校长副校长”这个用户组特殊以外，其他用户组在板块中的权限则根据板块定义来进行，比如“科室主任”组，
12、只拥有对“综合办公区”下面的“科室主任”这个板块的全部权限，对于其他板块的权限则全无。其他用户组在板块中的权限设置都与此相似。前文还提到了一个特殊用户组“打字室” 。该用户组所针对的板块为“文档打印” ，建立在“综合办公区”下。“打字室”这个用户组对于该板块拥有全部的权限，而其他用户组有浏览、发帖、跟贴和上传附件的权限，只是没有下载附件的权限。通过这样的用户设置，在需要打印时，只要将文档作为附件发布到“文档打印”板块中，打字室成员即可下载并完成相关的排版、公文编号等打印任务，而其他用户因为无权下载附件，不会产生信息泄密的情况。另外，在综合办公区还可以考虑增设一个“校务讨论”的板块，允许所有用户
13、组的全部操作权限，同时也允许匿名发帖。这样，就可以提供一个相对平和的环境，对学校的发展进行讨论。（四）具体用户的设置最后一步就是添加具体的用户并设置其所属组别。当然用户名称要使用实名，另外要注意同一个用户可能同时属于不同的分组，在D i s c u z ! 中利用“所属用户组”和“扩展用户组”来实现这种隶属于多个分组的情况。设置时，可以将人员所在的具体部门作为其“所属用户组” ，而按其人事分工所属的其他分组作为“扩展用户组” 。比如信息中心的主任，本身属于信息中心这个科室，同时又是科室主任和校委成员，那么他的“所属用户组”就可以设置为“信息中心” ，而“扩展用户组”就应该勾选“科室主任”和“校
14、委委员”两个组别。通过这样的设置，就可以实现针对具体人员的权限叠加，让他们在不同的板块中都拥有相应权限。以上设置主要是针对于日常性事务的权限设置。前面我们还提到了另一种可能经常遇到的临时性的综合事务。虽然对于这种情况随时在特定事务分区下建立了相应的板块，但是如何让相关的参与用户拥有在该板块中的权限呢？一种方法是也随之建立一个临时用户组，赋予其对此板块的权限，然后将参与此项工作的用户添加到该用户组中。另一种方法是直接赋予这些用户在该板块的权限。第一种方法在管理上比较直观，但是随着临时性板块的增多，临时用户组也在增多，给后期的管理带来不便，而且操作步骤也较烦琐。第二种方法虽然不是很直观，但是不会增
15、加用户组，因此在实际应用中可以考虑使用第二方法。（五）功能改进针对前面提到的临时性综合事务，实际上标准的方法应该是对于特定帖子，指定有浏览、跟帖权限的用户，从而达到限制、专属的目的。这项功能在其他论坛系统中称之为“定员帖”或者“认证帖” 。可惜在D i s c u z ! 6 . 1 版中，并没有提供这项功能，特定帖子的权限只能利用阅读权限来实现。也就是说，对于特定帖子的权限，在D i s c u z ! 6 . 1 中，只能控制到一组用户，而不能控制到特定用户。而且，对于阅读权限本身的设置来说，一方面它是全局性的设置，另一方面又是一个“二分值”的设168 电子政务 2 - 3 E-GOVER
16、NMENT2009置，无法做到诸如允许阅读权限为2 、5 、9这样具有跨越性的分段值设定。也正因如此，所以才会使用临时板块，通过设置整个临时板块的权限，来达到综合办公时所需权限的目的，当然随之也就带来了操作上的不便。不过，在D i s c u z ! 的官方论坛中，已经有热心的网友针对这种情况，提供了对源代码及数据库中相应部分进行修改的方法，来实现“定员帖”的功能，只不过在功能和表现形式上并不是很完善。如果有一定的编程基础，并且对源代码和数据库的结构有所了解，在参考网友代码基础上，完全可以自己动手，针对源代码和数据库进行改进。另外，在众多网友的建议下，D i s c u z ! 的开发人员已经表示会在新版本中提供此项功能。这样，存在众多临时板块的问题就可以得到解决，不再需要通过新建板块的方式来实现事务管理，只要在一个总的临时事务板块中，发布一个定员帖，直接通过帖子中的相应设置来控制相关用户的权限。通过以上的各项设置，就可以实现协同办公的基本需求，而且又可以随时定制，灵活性很强，操作也很简单；同时又是一个基于免费软件的实现方式，基本上没有资金上的要求。虽说并非是真正意义上
